ジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogを連携してタスク管理を自動化する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐに始められます！
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogをマイアプリに登録

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

(4)次はBacklogを登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からBacklogをクリックします。
(3)ドメインを入力するページが表示されるので入力し、追加をクリックします。
(4)以下のような画面に移行されるので、「許可する」をクリックします。
Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合はこちらを参考にしてください。

Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

これでジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogのマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2:アプリトリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「申請が承認されたら」をクリックします。

(2)ジョブカン経費精算・ワークフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「申請が承認されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:Backlogに課題を追加

(1)次にBacklogと連携を行います。
「課題の追加」をクリックします。

(2)Backlogの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Backlogと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「課題の追加」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の件名、課題の種別ID、課題の優先度を入力します。
・ドメイン：直接入力
・課題を登録するプロジェクトID：候補から選択
・課題の件名：アウトプットから選択
・課題の種別ID：候補から選択
・課題の優先度：プルダウンから選択

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(4)その他の項目は必須項目ではありませんので、必要な箇所を入力をしてください。
入力が完了しましたら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(5)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたらBacklogにタスクを追加する」フローボットの完成です。

ジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleスプレッドシートで行が更新されたらジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も更新する

Googleスプレッドシートで取引先情報が更新されることで、自動でジョブカン経費精算・ワークフローの取引先情報も更新されるフローです。営業アシスタントや経理部門の方など、入力作業を自動化したいと考えている方におすすめです！

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請を承認すると、自動で添付ファイルをGoogle Driveにアップロードすることができます。自動化することで、申請から承認までを一貫して管理しやすくなります。

3.Microsoft Teamsにメッセージが投稿されたら、Backlogに課題を追加する

Microsoft TeamsとBacklogを連携することで、Microsoft Teamsにメッセージが投稿された際に、自動でBacklogに課題が追加されます。情報管理の抜けや漏れを防ぎたい方におすすめです。

他にもジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogのテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。‍

ジョブカン経費精算・ワークフローを使用したフローボットテンプレート一覧

Backlogを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogの連携することで、経費申請やタスク管理の効率が上がりそうですね！
申請が行われるたびにタスクが自動的に追加されるため、手動での作業負担が減り、業務の流れがスムーズになります。また、コミュニケーションが一元化されることで、チーム内での情報共有が強化され、ミスや遅延を防ぐことが期待できるでしょう。
ぜひ、この記事を参考にして、ジョブカン経費精算・ワークフローとBacklogの連携を試してみてください。