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「Googleフォームで受け付けた問い合わせを、わざわざ手動でBacklogに転記している……」 「標準項目だけでは情報が足りず、結局あとからカスタム属性を手入力していて二度手間になっている……」
このように、ツール間のデータ連携において、入力の手間や情報の不足にストレスを感じていませんか？
もし、Googleフォームへの回答を検知して、Backlogのカスタム属性まで含めた詳細な課題を自動で作成する仕組みがあれば、こうした定型業務から解放されます。転記ミスを防げるだけでなく、チーム全体の対応スピードを向上させる貴重な時間を生み出すことができるはずです。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもスピーディーに設定でき、すぐに業務効率化を実感いただけます。
この記事を参考に、手作業をなくしたスマートな業務フローを構築しましょう！
YoomにはBacklogにカスタム属性を含んだ課題を自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Googleフォームに回答が送信されたら、その内容を元にカスタム属性の情報も含めてBacklogに課題を自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Google フォーム
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Backlogのマイアプリ登録】
以下のナビ動画を参考に設定してください。
【Googleフォームのマイアプリ登録】
Google フォームは基本のナビ動画のGoogle スプレッドシートと同様の手順です。
動画を参考に設定してください。
【事前準備】
このテンプレートはGoogleフォームで回答が送信されたら起動するフローのため、事前にGoogleフォームを作成し、テスト回答を送信しておいてください。
今回は各部署からの備品要請を受け付ける以下のようなフォームを作成しました。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
フォームIDは脚注を参考に入力してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※取得した値とは 設定時の「テスト」で取得した値のことです。後続ステップの入力値として利用でき、実行のたびに最新の内容に更新（変動）します。
Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法を参考に「取得する値を追加」から設定してください。
メッセージから必要な情報を取得するためにテキストを抽出します。
フローに戻り、「テキストを抽出する」をクリックします。
今回は「3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」が設定されています。
「変更」から変更可能です。業務フローにあわせて変更してください。
なお、()内のタスクを消費しますので、使用プランやデータの容量を踏まえて選択してください。
取得した値を活用しているため、トリガー実行のたびに最新の情報を自動で反映します。
デフォルトで設定されていますが、【←トリガーで取得した値を引用してください】という補足文は削除して設定してください。
ここでは、テキストからカスタム値を抽出したいので、以下のように設定しています。
入力できたら、「テスト」をクリック。
今回のフォームの回答ではキーボードを選択していたので、３と抽出されました。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
プロジェクトIDは脚注を参考に設定してください。
課題の件名は取得した値から設定します。
デフォルトで設定されていますが、【←トリガーで取得した値を引用してください】という補足文は削除して設定してください。
課題の種別IDは候補から選択してください。
課題の詳細は取得した値から設定しています。
カスタムキーは該当するものを候補から選択します。
入力できたら、「テスト」をクリック。
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
Backlogへ課題を確認すると値が追加されていました！
これで設定はすべて完了です！
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Chat Plusでチケットが作成されたらBacklogにチケット情報を追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応ツールとしてChat Plusを利用している企業
・チケットの内容を他のツールに追加・管理して、顧客対応の品質を向上させたいと考える方
2.プロジェクト管理ツールとしてBacklogを利用している方
・Backlogを活用してプロジェクトや課題管理を行っているが、外部ツールとの連携を強化したい方
・顧客からの問い合わせや依頼を自動的にBacklogに反映し、タスク管理をシームレスにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
Chat Plusのチケット情報をBacklogにも登録して、チーム内で共有したい場面があると思います。
しかし、通常は手作業で情報を転記する必要があり、時間も手間もかかってしまいます。
そこで、このテンプレートの利用がおすすめです。
Chat Plusでチケットが作成されたら、自動的にBacklogに情報が登録されるため、手作業の負担が大幅に軽減されます。
これにより、情報を入力する時間を節約でき、作業効率の向上や生産性アップにもつながります。
■注意事項
・Chat PlusとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chat Plusのトリガー設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
チャネルトークでチャットが開始されたらBacklogに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客対応をチャネルトークで行う方
・チャネルトークを利用してリアルタイムで顧客対応を行っている方
・顧客対応の効率化でチャネルトークを導入している企業
2.業務でBacklogを活用する方
・Backlogをタスク管理ツールとして利用している方
・顧客対応のタスクをBacklogで管理している方
■このテンプレートを使うメリット
チャネルトークはリアルタイムでの顧客対応やチャットボットの設定をすることができ、業務の効率化に寄与するツールです。
しかし、顧客対応の中で発生したタスクを他のツールで管理している場合、毎回の追加作業が手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、チャネルトークでチャットが開始されるとBacklogにタスクとして追加できるため、タスク管理を効率化します。
顧客対応が立て続けに発生している場合でも、タスクの追加はシームレスに行われるため、顧客対応に集中することができます。
また、タスクの追加漏れも防止できるため、対応の抜け漏れを防ぎチーム全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
■注意事項
・ チャネルトーク、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TrelloとBacklogを連携して、Trelloでカードが作成されたら、Backlogに自動的に課題として登録するフローボットです。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。
◼️概要
Backlogに課題が追加されたら、指定のMicrosoft Teamsチャネルに通知します。
通知内容には、課題のタイトルや説明などを含むことが可能です。
◼️設定方法
1.BacklogとMicrosoft TeamsそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガーの「Backlogに課題が追加されたら」を選択し、連携アカウントやプロジェクトを設定してください。
3.Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや送信先のチャットルーム、メッセージ内容を設定してください。
4.メッセージ内容は、Backlogから取得した課題の情報をもとにカスタマイズできます。
5.最後にフローボットのトリガーをONにしてください。
6.これにより、Backlogに課題が追加されると、指定したMicrosoft Teamsチャネルに通知が送信されます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Microsoft Teamsの投稿先や通知文を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理をBacklogで行っている方
・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム
・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方
2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方
・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Backlogで課題が登録されたらDiscordに通知するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Backlogを使用しているプロジェクトチーム
・課題の進捗を管理するプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・新規課題を速やかに確認したいチームメンバー
2. 業務でDiscordを利用している方
・Discordでチーム内のコミュニケーションをとっている方
・他のアプリの情報をDiscordで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクト管理に役立つツールですが、新しい課題が登録されるたびにチームメンバーに手作業で課題情報を共有する場合、時間や労力がかかります。
このテンプレートを使うと、Backlogで課題が登録された際、Discordで自動的に通知されるため、連絡作業の負担が軽減されます。
さらに、スムーズに情報を共有できるほか、新しいタスクや取引先からの要望を共有し忘れたり、誤って伝えたりする心配がなくなることで、プロジェクト進行が円滑になります。
■注意事項
・Backlog、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
Googleフォームなどの外部ツールとBacklogを連携させることで、これまで手作業で行っていた課題の作成やカスタム属性の設定といった作業を完全に自動化し、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者はタスクの登録作業から解放され、より迅速に本来の業務に取り掛かることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：通知先をBacklog以外のSlackやMicrosoft Teamsにも追加できますか？
A：
はい、可能です。
連携できるアプリは連携可能なアプリからご確認ください。
Q：課題の「担当者」を条件によって自動で振り分けられますか？
A：
はい、可能です。 プロンプトに指示だしすることで、課題を追加するだけでなく、「種別」や「回答内容」に応じて適切な担当者を割り当てることもできます。
Q：一度登録した課題を、フォームの再回答で「更新」することは可能？
A：
はい、できます。
Backlogには「課題の更新」などのアクションもあるので、アクションの変更を行うことで、「更新」にも対応できます。
詳しいアクションの種類はBacklogのAPIと今すぐ連携 | Yoomからご確認ください。
