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■概要
Backlogでプロジェクトを管理する中で、完了済みや不要になった課題が溜まり、手作業で一つずつ削除するのに手間を感じていませんか。
定期的な整理が必要なものの、単純作業に時間を割くのは非効率的です。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Backlogの課題を一括で自動削除できます。これにより、プロジェクトの棚卸し作業などを効率化し、整理された状態を保つことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
プロジェクト終了後やテスト用に作成したBacklogの課題が大量に残ってしまい、整理に手間取っていませんか？
一つひとつ手作業で課題を削除するのは時間がかかるだけでなく、誤って必要な課題まで消してしまうリスクもあり、精神的な負担も大きい作業です。
もし、特定の条件に合致するBacklogの課題を、指定した日時に自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうした面倒な作業から解放されます。
そうすれば、プロジェクトの管理や本来集中すべきコア業務に、より多くの時間を充てることができるはずです！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう。
YoomにはBacklogの課題を一括削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Backlogでプロジェクトを管理する中で、完了済みや不要になった課題が溜まり、手作業で一つずつ削除するのに手間を感じていませんか。
定期的な整理が必要なものの、単純作業に時間を割くのは非効率的です。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Backlogの課題を一括で自動削除できます。これにより、プロジェクトの棚卸し作業などを効率化し、整理された状態を保つことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、指定した日時にGoogle スプレッドシートから情報を取得し、Backlogの課題を一括で削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Backlogでプロジェクトを管理する中で、完了済みや不要になった課題が溜まり、手作業で一つずつ削除するのに手間を感じていませんか。
定期的な整理が必要なものの、単純作業に時間を割くのは非効率的です。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Backlogの課題を一括で自動削除できます。これにより、プロジェクトの棚卸し作業などを効率化し、整理された状態を保つことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
はじめに、Yoomと各アプリを連携して、操作が行えるように設定します。
以下をご参照いただき、連携をお試しください。
以下をご参照いただき、連携をお試しください。
これで今回使うアプリのマイアプリ登録が完了します。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要
Backlogでプロジェクトを管理する中で、完了済みや不要になった課題が溜まり、手作業で一つずつ削除するのに手間を感じていませんか。
定期的な整理が必要なものの、単純作業に時間を割くのは非効率的です。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートにまとめた情報をもとに、Backlogの課題を一括で自動削除できます。これにより、プロジェクトの棚卸し作業などを効率化し、整理された状態を保つことが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、「スケジュールトリガー」を設定していきましょう。
今回は以下のように、「曜日設定」で平日毎朝9時にフローボットを起動する設定にしました。
ここは適宜変更して問題ありません。
設定したら「完了」ボタンを押してください。
次にGoogle スプレッドシートからレコードを取得していきます。「複数のレコードを取得する」をクリックしてください。
今回はGoogle スプレッドシートに、以下のような課題を管理する簡易なシートを作りました。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
「スプレッドシートID」、「スプレッドシートのタブ名」は連携が行えていれば候補に表示されますので、そちらから選択してください。
テーブル範囲は「A1:B」としています。
設定が済みましたら「次へ」をクリックして進みます。
取得したいレコードの条件は、今回は以下のように入力しました。
値が入っている部分は抽出される設定としています。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは下記をご覧ください。
入力が終わったら「完了」ボタンを押してください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
「繰り返し対象の取得した値」が以下のようになっているか確認しましょう。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
最後に課題の削除を行います。「課題の削除」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを確認していきます。
アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
アクションはデフォルト設定のまま、「次へ」を押して進みましょう。
Backlogのドメインを入力し、課題IDまたは課題キーの部分に「課題IDのループ変数」を取得した値から入力します。
ここまで設定したらテストボタンを押します。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
Backlog側も見に行き、該当のタスクが削除されていれば完了です。
確認が終わったら「完了」ボタンを押してください。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。
今回ご紹介した連携以外でも、BacklogのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
業務管理ツール間で情報を自動連携し、課題の登録・更新・削除や期限の共有、進捗ステータスの反映を自動化できます。これにより、重複入力や通知漏れを防ぎ、チーム間でのタスク共有と進行管理を効率化できるでしょう。
■概要
Backlogで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Backlogでプロジェクト管理を行っている方
・プロジェクトのタスクやイベントをBacklogで一元管理している方
2.Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方
・チーム間のスケジュール共有でGoogleカレンダーを利用している方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーにはリマインダーや通知機能があり、登録したタスクやイベントの期日を効率的に確認できます。
しかし、Backlogで追加されたタスクを手動でGoogleカレンダーに連携している場合、予定の登録漏れや期日の転記ミスが発生する可能性があります。
このテンプレートを利用することで、Backlogでタスクが登録されるとGoogleカレンダーに自動で予定を登録できるため、ヒューマンエラーの発生を防止することができます。また、手動によるGoogleカレンダーへの登録作業が効率化されるため、情報共有をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Backlogでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットを活用し顧客の問い合わせ内容や課題の進捗状況の管理をしている担当者
・優先度を明確にして課題に取り組む方
2.Backlogを活用してプロジェクト進行を行う方
・視覚的にタスクを管理し活用している方
・優先度や状態の色分けで効率的にタスク解決を進める方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは迅速な顧客対応を行い顧客満足度を高めるために有益なツールです。
さらにBacklogでタスクを管理しZendeskの顧客情報と関連付けることで、チーム内の迅速な情報共有ができます。
しかし、Backlogのタスク完了後、毎回Zendeskに手作業で反映するのは、ヒューマンエラーのリスクを高めます。
チーム内のヒューマンエラーをなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、Backlogのタスク完了を自動でZendeskにも反映することで、共有する情報の精度を保ちます。
手作業によるミスや漏れを未然に防ぐことで、チームの生産性向上につなげることができます。
■注意事項
・Zendesk、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
BacklogとTrelloを連携し、Backlogで課題が追加されたらTrelloに連携するフローボットです。
Backlogで課題が追加されたら、課題の期限をTrelloの仕様に合わせて「YYYY-MM-DD」形式に変換した後に、Trelloにカードを登録します。
Backlogの課題をTrelloでも管理する際などにご利用ください。
Trelloのどのボード、どのリストにカードを追加するかも自由に設定が可能です。
■注意事項
・Backlog、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからTrelloに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Outlookに追加された内容を送付するフローです。
BacklogとOutlookを連携すると課題の内容を自動的にOutlookに送信されるので情報の抜け漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Microsoft Teamsのチャットで受けた依頼を、Backlogへ手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや転記ミスが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルにメッセージが投稿されると、自動的にBacklogへ課題が登録されます。これにより、タスク管理の正確性を高め、チームの生産性向上を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Slackでタスク依頼やバグ報告などを受けた際に、都度Backlogを開いて課題を手動で登録する作業は手間ではないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、登録漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへの投稿をきっかけに、自動でBacklogへ課題を登録することが可能になり、タスク管理の初動を迅速かつ正確に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
このワークフローでは、kintondeでの不要なレコード削除時にBacklogの対応する課題も自動的に削除することが可能です。この自動化によって、両システム間の連携がスムーズになり、業務効率が向上します。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
ホットプロファイルで商談が受注になった後、Backlogで関連部署へのタスク発行を手作業で行っていませんか？
この連携作業は、対応漏れや情報伝達のミスを引き起こす原因となりがちであり、迅速なプロジェクト開始の妨げになることもあります。
このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルで商談が受注になったことをトリガーに、Backlogへ自動で課題が登録されるため、こうした連携業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Backlogの課題を一括削除する作業を自動化することで、プロジェクト終了後の整理や定期的なメンテナンスにかかっていた時間を削減し、手作業による削除ミスを防ぐことができます。
これにより、エンジニアやプロジェクトマネージャーは、より創造的で価値の高いコア業務に集中可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：誤って削除した課題は復元できますか？
A：Backlog側に課題を削除後に復元する機能がないため、誤って削除した課題を復元することは出来かねます。このため、削除のフローは慎重に設定してください。
Q：スプレッドシートを使わずに削除できますか？
A：今回はGoogleスプレッドシートで管理をしている場合のフローでしたが、「課題の削除（Webhook）」をトリガーにすればシートを使わずに削除可能です。
Q：削除実行前に承認フローを挟めますか？
A：削除フローの前に「承認を依頼する」などのフローを挟むと可能です。お試しください。
