ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
ジョブカン経費精算・ワークフロー
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請書の添付ファイルは、どのように管理されていますか？承認の都度、手動でファイルをダウンロードしてGoogle Driveに保存する作業は、手間がかかるだけでなく、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると、添付ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の煩わしさから解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認後のファイル管理を手作業で行っている経理担当者の方
- Google Driveを活用して、承認済みの申請書に添付されたファイルを一元管理したいと考えている方
- 申請承認フローにおける定型的な作業をなくし、バックオフィス業務の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるたびに、添付ファイルが自動でGoogle Driveへ保存されるため、ファイル移行にかかる時間を短縮します。
- 承認済みファイルの保存先がGoogle Driveに一元化されることで管理が容易になり、必要な時にすぐにファイルを探し出すことが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Driveとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「 申請の詳細情報を取得（汎用フォーム） 」アクションを設定します。
- さらに、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、承認された申請に添付されているファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- ジョブカン経費精算・ワークフローの各アクションでは、トリガーで取得した申請情報などを変数として設定し、処理対象の申請を特定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダを任意に指定したり、ファイル名に申請日や申請者名など、前段のステップで取得した情報を変数として組み込んだりすることができます。
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくはジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご参照ください。
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