ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを連携して、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する方法

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneをマイアプリ連携

ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と入力し、検索結果からジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてkintoneをマイアプリ登録します。
ジョブカン経費精算・ワークフローの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定と、その後のkintoneのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「申請が承認されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「レコードの登録」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
「サブドメイン名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「アプリID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「フィールドコード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを使った自動化例

その他にもYoomにはジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。申請の承認件数が多い場合でもメンバーへの通知は自動で行われるため、効率的な業務進行が期待できます。また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができるでしょう。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。これにより、担当者は承認された申請をすぐに把握し、スピーディーに対応できるでしょう。

3.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知する
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。このフローを導入すれば、手入力によるミス減少に繋がります。また、契約書の処理速度が向上し、スピーディーな情報共有が期待できます。

ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneの連携メリットと具体例

メリット1:業務効率の向上

経費精算や申請の承認プロセスは、手作業では時間がかかり、エラーも発生しやすくなります。ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを自動連携することで、承認された申請データがすぐにkintoneに登録されます。例えば、経理担当者は手動でデータを入力する手間が省け、他の重要な業務に集中できるでしょう。また、自動化することですぐに情報が反映され、経理担当者は申請状況をすぐに確認できるため、支払い処理や帳簿記録のスケジュールがスムーズになるでしょう。特に、経費精算の締め日が近づいた際に業務が集中しがちな状況において、大きなメリットを発揮することが期待できます。

メリット2:データの一貫性と正確性の向上

手作業でのデータ入力は、ヒューマンエラーを招くリスクがあります。自動化を導入することで、申請が承認されたタイミングで正確にkintoneにデータが転送されるでしょう。具体的には、申請内容の誤入力や漏れを防ぎ、常に最新の正確なデータ管理が期待できるでしょう。監査の際には、kintoneに記録されたデータを参照するだけで履歴を確認できるため、経理担当者の負担が軽減され、内部監査や外部監査のスムーズな対応に繋がります。

メリット3:時間の節約とコスト削減

業務プロセスを自動化することで、手作業に費やしていた時間を大幅に削減できるでしょう。例えば、経理部門のスタッフが経費精算処理に費やす時間が減り、人件費の削減につながります。また、スピーディーなデータ処理により、経営判断のスピードアップも期待できます。さらに、ジョブカン経費精算・ワークフローの承認済みデータがそのままkintoneに登録されるため、正確性が向上し、担当者の作業負担の大幅な軽減が期待できます。また、手動作業がなくなることで、経理担当者は他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。

まとめ

今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを連携させ、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する方法をご紹介しました。
ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneの連携により、経費精算業務の効率化と正確性の向上が実現できるでしょう。また、手動でのデータ入力や確認作業を削減し、ヒューマンエラーのリスク低減が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひこの機会に、業務プロセスの自動化を検討してみてはいかがでしょうか。