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経費精算や申請処理は、多くの企業で時間と手間がかかる業務の一つです。ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを連携することで、これらのプロセスを自動化し、効率化することが可能になります。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された際に、kintoneに自動的にレコードを登録する方法を解説します。
ノーコードで設定できるため、専門的な知識がなくても、簡単に導入できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する方法をご説明します。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、kintoneが提供するAPIを用いて、kintoneのレコード登録に用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と入力し、検索結果からジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。
2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてkintoneをマイアプリ登録します。
ジョブカン経費精算・ワークフローの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「kintone」と入力し、検索結果からkintoneを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「申請が承認されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
4.アプリと連携する「レコードの登録」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
5.API接続設定を行います。
「サブドメイン名」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アプリID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「フィールドコード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
その他にもYoomにはジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。申請の承認件数が多い場合でもメンバーへの通知は自動で行われるため、効率的な業務進行が期待できます。また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができるでしょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.経費精算の業務でジョブカン経費精算・ワークフローを活用している方
・承認プロセスや経費精算の効率化でジョブカン経費精算・ワークフローを利用する方
・ジョブカン経費精算・ワークフロー導入している企業
2.Google Chatを利用している方
・社内コミュニケーションをGoogle Chatで取る方
・申請の承認をスピーディーに把握したい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは、申請業務やワークフローの自動化をすることができ、業務効率化に役立つツールです。
しかし、申請フローの承認状況を都度チャットツールから連絡している場合、毎回の作業は時間がかかり非効率的だと感じているかもしれません。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとGoogle Chatから自動で通知することができます。
申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能です。
また、承認の通知漏れや宛先誤りも防止できるため、情報連携をより正確にすることができます。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。これにより、担当者は承認された申請をすぐに把握し、スピーディーに対応できるでしょう。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ジョブカン経費精算・ワークフローを利用する経理担当者
・経費精算の承認をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・承認完了の通知をGmailで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・承認された経費精算の内容に応じてGmailの通知先を柔軟に設定したい方
2.ジョブカン経費精算・ワークフローの申請状況を把握したい従業員
・自分の経費精算の承認状況をGmailで通知を受け取りたい方
・経費精算の承認状況を把握することによってスムーズな業務遂行をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経費精算・ワークフローは経費精算業務を効率化する優れたツールですが、申請承認後の通知を手作業で行うのは、担当者にとって負担が大きくなる場合があり、ミスや遅延に繋がる可能性も懸念されます。
このフローを導入すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGmailで承認内容が送信されます。
これにより、担当者は承認された申請をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知する
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。このフローを導入すれば、手入力によるミス減少に繋がります。また、契約書の処理速度が向上し、スピーディーな情報共有が期待できます。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しLINE WORKSに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Gmailを用いた業務管理を行っている企業や個人の方
・Gmailで重要な契約書のやり取りを頻繁に行っている方
2.kintoneを活用してデータ管理や業務管理を行っている企業
・kintoneで契約書の管理や分析を行っている方
3.LINE WORKSをコミュニケーションツールとして利用している方
・LINE WORKSを利用してチーム内の情報共有を行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取り、kintoneに追加しLINE WORKSに通知することで、多くのメリットがあります。
まず作業の自動化により、手入力によるミスが減少します。
また、契約書の処理速度が向上し、迅速な情報共有が可能となります。
その結果、業務の効率化が実現し、重要なビジネス情報がスピーディにチーム全体に共有されることで、意思決定のスピードアップにもつながります。
■注意事項
・Gmail、kintone、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・LINE WORKSのマイアプリ登録方法の詳細はこちらをご覧ください。
経費精算や申請の承認プロセスは、手作業では時間がかかり、エラーも発生しやすくなります。ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを自動連携することで、承認された申請データがすぐにkintoneに登録されます。例えば、経理担当者は手動でデータを入力する手間が省け、他の重要な業務に集中できるでしょう。また、自動化することですぐに情報が反映され、経理担当者は申請状況をすぐに確認できるため、支払い処理や帳簿記録のスケジュールがスムーズになるでしょう。特に、経費精算の締め日が近づいた際に業務が集中しがちな状況において、大きなメリットを発揮することが期待できます。
手作業でのデータ入力は、ヒューマンエラーを招くリスクがあります。自動化を導入することで、申請が承認されたタイミングで正確にkintoneにデータが転送されるでしょう。具体的には、申請内容の誤入力や漏れを防ぎ、常に最新の正確なデータ管理が期待できるでしょう。監査の際には、kintoneに記録されたデータを参照するだけで履歴を確認できるため、経理担当者の負担が軽減され、内部監査や外部監査のスムーズな対応に繋がります。
業務プロセスを自動化することで、手作業に費やしていた時間を大幅に削減できるでしょう。例えば、経理部門のスタッフが経費精算処理に費やす時間が減り、人件費の削減につながります。また、スピーディーなデータ処理により、経営判断のスピードアップも期待できます。さらに、ジョブカン経費精算・ワークフローの承認済みデータがそのままkintoneに登録されるため、正確性が向上し、担当者の作業負担の大幅な軽減が期待できます。また、手動作業がなくなることで、経理担当者は他の重要な業務に集中できるようになるでしょう。
今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneを連携させ、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録する方法をご紹介しました。
ジョブカン経費精算・ワークフローとkintoneの連携により、経費精算業務の効率化と正確性の向上が実現できるでしょう。また、手動でのデータ入力や確認作業を削減し、ヒューマンエラーのリスク低減が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひこの機会に、業務プロセスの自動化を検討してみてはいかがでしょうか。
