Outlookで承認通知を自動送信！ジョブカン経費精算・ワークフローの活用法

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを連携させることで、経費精算やワークフローの承認プロセスが一元化されます。承認の自動通知、スケジュール管理の効率化、コミュニケーションの簡略化といったメリットにより、業務全体の業務効率が向上すると期待できます。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを連携する具体的なメリットと連携方法を解説します。
経費精算の承認状況を把握することでスムーズな業務を進めたい方におすすめです。

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを連携するメリット

メリット1: コミュニケーションの効率向上

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookが連携することで、経費申請や承認に関するコミュニケーションの効率向上が期待できます。これにより、重複する連絡や不明点の確認作業が減少するでしょう。例えば、申請内容や進行状況に関するメール通知が自動化されることで、必要な情報を関係者全員がタイムリーに受け取れるため、確認や追加の説明の時間を省けるでしょう。
この連携により、プロジェクト全体の進行スピードが向上し、チーム間の連携がよりスムーズになります。

メリット2: スケジュール管理の一元化

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを連携することで、スケジュール管理が一元化されます。例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認期限や重要なタスクの締切が、Outlookのカレンダーに自動で反映されるため、従業員は別々のアプリケーションを確認する手間を省けるでしょう。このように、スケジュールの見逃しを防ぎ、重要なタスクや申請の遅れを未然に防止できるため、業務の流れがより円滑に進むメリットがあります。

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookの連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する」フローを一緒に作っていきましょう！

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

(5)次はOutlookをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からOutlookをクリックします。
(6)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：トリガーを設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「申請が承認されたら」をクリックします。

(2)ジョブカン経費精算・ワークフローの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「申請が承認されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔をプルダウンより選択します。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Outlooklと連携してメールの設定をする

(1)次に、Gmailと連携してメール設定を行います。
「メールを送る」をクリックします。

(2)Outlookの「メールの設定」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認します。

下へ進み、送られるメールの文章を入力します。
赤枠の「＋添付ファイルを追加」をクリックすることで、ファイルを添付することができます。

入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックします。
(3)「メール送信のテスト」画面から、メールの送信内容を確認します。
問題がなければ、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する」フローボットの完成です。

今回使用したフローボットテンプレート
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOutlookを送信する

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Google スプレッドシートに追加する
このフローを使うことで、手動入力の削減が期待できます。特にジョブカン経費精算・ワークフローの内容をGoogle スプレッドシートに手動で転記している方におすすめです。
さらに、コミュニケーションツールと連携することで、申請の承認が完了したことを特定のメンバーに通知することも可能です。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Google スプレッドシートに追加する

差し戻しされた申請内容をGoogle スプレッドシートで一元管理することができます。また、コミュニケーションツールと連携することで、担当者へ差し戻されたことを通知することが可能です。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらOutlookで自分のカレンダーにイベントを登録する

Google スプレッドシートに入力することで、Outlookのカレンダーに自動でイベントが登録されます。
スケジュール管理をスムーズに行いたい方や登録漏れを防ぎたい方におすすめです。

さらに、ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローを使用したフローボットテンプレート一覧

Outlookを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookの連携により、申請承認の自動通知やスケジュール管理の一元化、コミュニケーションの効率向上が期待できそうです！
この連携により、手作業によるミスが防げるだけでなく、時間の節約や透明性のある承認フローの構築にも役立つでしょう。ビジネスのスピード感を保ちながら効率化を図りたい企業にとって、ジョブカン経費精算・ワークフローとOutlookの連携は大きな価値をもたらすでしょう。