従業員の異動や昇進など、社内への情報共有は誰もが取り残されることの無いよう周知したいものです。部署ごとに連絡のタイミングにバラつきがあると、情報の行き届きが不十分になってしまうシーンが発生すると考えられます。Yoomではそのタイムラグを解決するために「カオナビで従業員が更新されたら、Slackに通知する」フローボットを作成しました。人事部で情報が更新されたら、社内全体・もしくは関係者が参加しているチャンネルへ自動で一斉通知ができます。
本記事では、自動化でどう便利になるかに注目した考察と、プログラミング不要で連携する設定方法をご紹介します。
自動通知を行うと人事担当者の業務負担が減る他、他部署との連携がスムーズになります。
従業員情報を更新するたびに手動で関係者へ通知する作業は、連絡が必要な部署が複数あると、同じ作業が発生します。「あの部署も、あの部署にも連絡しなくては…」と確認している時間と労力を、自動化すると他の重要業務にあてられるようになり、<span class="mark-yellow">業務パフォーマンスの向上に期待できます。</span>
福利厚生などの管理を行う総務部は、従業員情報の変更と業務がリンクしています。カオナビからの通知をリアルタイムに行うと、総務部や<span class="mark-yellow">他部署との連携が強化できるようになります。</span>
重要な人事情報の共有はSlackの特定チャンネルへの通知が可能です。例えば経営層はセキュアな環境で重要なコミュニケーションをとっています。そういった<span class="mark-yellow">一部の人のみ参加のチャンネルへの通知が可能です。</span>
アプリ同士の連携は、これまでプログラミングの知識と経験が必要でした。Yoomではその負担を減らせるように、プログラミングを使わず設定できるツールを提供しています。
直感的に操作がわかりやすいインタフェースを設計しています。プログラミングの知識や経験がなくても、画面の指示に従うと自動化が実現できます。
国内外のさまざまなサービスと連携可能！これまでの使い慣れたツールを変えなくても、自動化できます。業務内容を大幅に変更せず効率化を図れるのは嬉しいポイントです。
AIやRPAなどの操作もプロセスに追加できます。あらゆる事業の業務フローに合わせてカスタマイズ可能のため、ルーチンワークの完全自動化もできるかもしれません。
次のセクションから「カオナビで従業員が新規登録されたらSlackに通知する」フローボットの作り方をYoomのテンプレートを用いてご紹介します。
お試しはフリープランから！まずはご登録をどうぞ♪
連携作業の中で使用するものをリストアップしました。
＞ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
＞Slack公式：ワークスペースの管理
Yoomへご登録後、こちらのバナーをクリック！Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
コピーされたら、右上の「編集する」をクリックで、各プロセスの設定・編集に進みます。
テンプレートの1番目のプロセスをクリックします。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更が可能ですが、このまま進んでOKです。
カオナビと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。こちらの表示がポップアップされます。
アカウント名：任意（メールアドレスなど）
APIトークン：カオナビの管理画面からAPIトークンの取得を行ってください。Consumer KeyとConsumer Secretの発行からエンコードを生成し、APIトークンに入力します。
＞ヘルプ：詳しくはこちら
マイアプリ連携が完了したら、次に進みます。
→次へをクリック！
Webhookを設定するため、カオナビの管理画面の開きます。
管理者機能トップ →公開API v2 情報 →左側のWebhook直下の設定をクリック →Webhook設定の「＋Webhookを追加」をクリックします。
Yoomの画面に表示されているWebhookURLをコピーし、カオナビの↓のボックスにペーストします。イベントに「メンバー情報の更新」にチェックを入れて保存ボタンを押下します。※検証用トークンは自動で文字列が生成されている状態です。
Yoomの画面に戻り、テストをクリック！ →成功 アウトプットには社員番号が抽出されました。
テストでエラーが表示されたら、イベント（社員の情報更新）ができていない可能性があります。社員情報を更新したら「再テスト」を押下してください。
→保存する
テンプレートの2番目のプロセスをクリックします。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更できますが、このまま進んでOKです。
Slackと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。
ワークスペースのURLを入力し、続行するをクリックします。
YoomからSlackへアクセスの許可をリクエストする画面に移ります。
＞ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
＞Slack公式：ワークスペースの管理
ワークスペースとの連携ができたら次に進みます。
→次へ
投稿先のチャンネルID：編集欄をクリックすると、ワークスペースのチャンネルが候補としてピックアップされます。該当のチャンネルを選択すると、自動でIDが引用されます。もしくはチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。
メッセージ：編集欄をクリックすると、先ほどアウトプットした社員番号がピックアップされます。任意のメッセージと一緒に引用すると具体的な指示が伝わりやすくなります。今回は「社員情報が更新されました。関係者はカオナビのご確認をお願いします。」と入力しました。もっと具体的に「総務部は福利厚生の手続きを開始してください」などの文言も良いと思います。
→テスト →成功 アウトプットではタイムスタンプが抽出されました。このプロセスの次に別のプロセスを追加する際に引用できます。
→保存
フローボットの1番上のプロセスについてるスイッチを【ON】にすると、設定完了です。Slackにはメッセージが登録されていました。
こちらで連携作業は完了しました！<span class="mark-yellow">テンプレートを使ったので、プログラミング言語を習得していない私でも簡単に設定できました。</span>今回使ったのテンプレートはこちらです。
Yoomでは、ユーザーのニーズを集約し便利なテンプレートを日々作成しています。カオナビとSlackを使ったテンプレートはたくさんご用意があります。ご自身のチームに合った自動化の仕組みを探してみてくださいね。
今回は従業員情報を更新すると即座に関係者や社内全体へ通知できるフローをご紹介しました。社内全体への通知では、社員間のコミュニケーションが円滑になり、特定のチャンネルへの通知では情報共有が効率的に行えることが期待できることがわかりました。
<span class="mark-yellow">Yoomのツールを使って定型業務を自動化し、コミュニケーションやブレストにあてる時間をもっと増やしましょう！あなたとチームの環境をよりよくすることにお役立ていただけます。</span>早ければ今日から実現できます、ぜひお試しください！
では、また〜！
.avif)
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)