kickflowとSlackを連携し、承認結果を自動通知する方法とメリット

申請の承認結果を確認し、チームに共有するまでの作業を効率化しませんか？
本記事ではkickflowとSlackを連携し、承認結果を自動で通知する方法とそのメリットについて詳しく解説します。
手動作業を減らし、業務効率を向上させるこの連携は、特にプロジェクト管理や経理業務での効果が期待できます。
プログラミングは不要で手軽に導入できる方法となっています。ぜひご覧ください。

こんな方におすすめ

・複数のツールを活用しているが、承認状況の確認や通知に手間を感じているプロジェクトリーダー
・経費精算や申請フローをスムーズに進めたいと考えている経理部
・リモートワーク環境で、承認フローをスピーディーに管理したいマネージャー
・Slackを社内で主要なコミュニケーションツールとして利用しているが、業務通知の効率化に課題を感じている本部長

kickflowとSlackの連携メリットと具体例

メリット1: 承認プロセスを効率化

kickflowとSlackの連携により、申請が承認されたら素早くSlackに通知されるため、スピーディーな状況把握につながります。
これにより複数のツールを確認する手間が省け、対応スピードの向上が期待できます。
特に承認ステップが複雑でも、次の担当者に正確に引き継げるため、プロジェクトの進行を支援します。
例えば、経費申請の承認作業では、承認が完了するとSlackで次の担当者に自動通知が届く仕組みを構築できます。
これにより、担当者が次のアクションをすぐに把握できるため、タスク漏れの防止やスムーズなプロセス進行が期待できます。

メリット2: 自動通知でタスク漏れを防止

承認後の自動通知を活用することで、日々の業務における「申請状況確認」というルーティンを削減できます。
これにより、重要なタスクに集中できる業務環境の整備が期待できます。
例えば、経費申請の承認作業において、自動通知によって次のステップが明確になり、タスク漏れの防止につながります。

メリット3: 承認履歴の確認を効率化

kickflowの承認履歴がSlack通知によって、チャンネルやDMに蓄積されるため、過去の承認状況を簡単に参照できます。
必要に応じてSlackの検索機能を使えば、特定の申請に関する情報をすぐに見つけられるため、スムーズな意思決定やレポート作成に寄与します。
特にこの仕組みは、チーム全体で進捗を共有したい場合などに大きな効果が期待できます。
例えば、過去に承認された出張申請の詳細を確認する必要がある場合、Slackの検索機能を使えば該当する通知を素早く見つけることができます。
この仕組みは、申請に関する問い合わせ対応やレポート作成の際に効果を発揮し、効率的に情報を確認できるようサポートします。

[Yoomとは]

kickflowとSlackの連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。
大まかな流れは以下となります。

・kickflowとSlackをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・kickflowでトリガーを設定し、Slackでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoom登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録してから設定を進めましょう。

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ステップ1：kickflowとSlackをマイアプリ連携

まずkickflowとSlackをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めましょう。

次にkickflowを検索しクリックしてください。‍

アカウント名は「管理者アカウント」など、任意で設定可能です。
アクセストークンは、注釈を参考にしながらkickflowで発行したアクセストークンを設定してください。
最後に「追加」をクリックして、kickflowのマイアプリ連携を完了しましょう。

同様にSlackを検索しクリックしてください。

すでにSlackにサインイン済みの場合は、画像のようなページが表示されます。
まだサインインしていない場合は「ワークスペースにサインインする」の画面でサインイン操作を行なってから下記の操作を実施してください。
また、別のワークスペースに通知したい場合は、画面右上の「別のワークスペースを追加する」をクリックしサインインしてください。
サインイン後、画面下の「チャンネルを検索」から通知先のチャンネルを選択し「許可する」をクリックすると、マイアプリ連携が完了します。

次にフローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：トリガーを設定

次にkickflowのトリガーを設定します。
「kickflowで申請が承認されたら」をクリックしてください。

次は、タイトルの任意編集とアカウント情報の確認をします。
「kickflowと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集できます。一方で、「トリガーアクション」は変更せずに「次へ」をクリックしてください。

続いてWebhookの設定を行います。
画面のWebhookURLをコピーし、注釈を参考にしながらkickflowにて設定を行いましょう。
設定が完了したら、『テスト』をクリックしてください。

テストが成功すると、kickflowから取得した情報が表示されます。
アウトプット情報を確認したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次にSlackのアクションを設定します。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

こちらは先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行い、アクションは変更せず「次へ」をクリックして先に進みます。

次に、接続詳細とメッセージを設定します。
「投稿先のチャンネルID」は、Yoomアプリが追加されているチャンネルを候補から選択してください。
「メッセージ」は、任意で編集可能です。欄をクリックするとkickflowから取得した情報を引用できます。
※SlackのチャンネルにYoomアプリを追加する方法はこちらで解説しています。

各項目の設定後「テスト」をクリックし、選択したチャンネルにメッセージが送信されるか確認しましょう。
問題なければ、「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでkickflowで申請が承認されると、Slackに通知が自動送信されます。

kickflowを使ったその他の自動化例

1.kickflowで承認されたらkintoneに情報を追加する

kickflowで承認された情報を基にkintoneに必要なデータが、自動登録されます。
これにより、手動入力を省き、業務データを一元管理できます。特に、複数の申請データを一括処理したい場合に活躍が期待できます。

2.kickflowで申請が承認されたらMicrosoft Entra IDに新規ユーザーを登録する

kickflowで申請が承認されるとMicrosoft Entra IDに、新規ユーザーが自動登録されます。
この自動化により、従業員アカウントの作成がスムーズに進み、入社準備やシステム利用開始の迅速化が期待できます。

3.kickflowの情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付する

kickflowの承認内容を基に、契約書作成とGMOサインを通じた送付が自動化されます。
作業の自動化により契約業務のスピードアップと、人為的ミス防止につながるかもしれません。

まとめ

kickflowとSlackを連携させることで、承認プロセスの効率化、タスク漏れ防止、承認履歴の確認が簡単になります。
これにより業務のスピードアップと効率化につながり、プロジェクト管理や経理業務で大きな効果が期待できます。

プログラミング知識が不要で簡単に導入できるため、ぜひこの機会に試してみてください。