・
現代のビジネスシーンでは、複数アプリの活用した運用も増えてきました。
これらを効率的に運用するためには、アプリ間でのスムーズな情報連携がますます重要です。
そこで今回は、KintoneとAKASHIを連携させて、従業員情報を自動で登録する方法をご紹介します。
情報量が多く、管理の手間のかかる従業員情報をシンプルな設定で効率化し、業務をよりスムーズに進める方法を詳しく解説します。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を説明するので、ぜひ参考にしてください！
kintoneとAKASHIの連携により、手動で従業員情報を二重に入力する必要がなくなります。
<span class=“mark-yellow”>情報登録にかかる時間が大幅に削減され、管理者の作業負担の軽減が見込めます。</span>
例えば、新入社員が入社した際に、kintoneに情報を登録するだけで自動的にAKASHIにも反映されるため、勤怠管理がスピーディーに始められます。
自動連携により、kintoneとAKASHI間でのデータが統一されるため、手動入力による誤りや重複の防止が期待できます。
これにより、<span class=“mark-yellow”>従業員情報が常に正確で、一貫性のあるデータ管理が期待できます。</span>
正確なデータ管理は、勤怠計算や給与管理にも直結する重要な要素です。
例えば、従業員の住所変更や役職変更があった場合でも、kintoneでの更新が素早くAKASHIに反映されるため、常に最新の情報を保つことが可能になります。
それではここから実際にYoomというツールを使って連携設定をしていきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。
AKASHIの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
AKASHIのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローを作成します。
kintoneで従業員データが登録されると、対応する従業員情報がAKASHI側にも自動で登録されるようになります。
このフローにより、手動入力を省き、業務の効率化が図れます。
また、データを用いて登録されるので、入力ミスや漏れといった人的エラーが防げます。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
適宜変更してください。
3)「アプリトリガー レコードが登録されたら(Webhook起動)」をクリックします。
4) アクションは「レコードが登録されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
詳しいWebhookの設定はこちらを参考にしてください。
kintoneでWebhook設定を行う | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
6) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
7) アクションは「レコードを取得する」を選択し、データベースIDは先ほど選択したデータベースIDを候補から選択します。
完了したら、「次へ」をクリックします。
8) 「取得したいレコードの条件」を入力します。
連携済みのNotionのアウトプット情報を活用できるので、{{レコードID}}を入力してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
9)フローに戻り、「アプリと連携する 従業員を追加」のアイコンをクリックします。
10)アクションは「従業員を追加」を選択して、必須項目を入力します。
完了したら、「次へ」をクリックします。
11) 次に各項目を入力します。
連携済みのkintoneのアウトプット情報を活用できるので、必要に応じてアウトプット情報を引用して入力してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
12)これで【kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです！
他にも、kintoneやAKASHIを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1、2及び3は今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリが異なります。日常的に使用しているアプリに合わせて、これらテンプレートを活用してください。
1. Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する
Googleスプレッドシートで情報が更新されたらその情報を用いて、AKASHIの情報も更新されます。ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことで、従業員管理の精度が向上し、管理業務の負担が軽減されます。
2. Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
Notion情報が更新されたら、その情報を用いてAKASHIの情報も更新されます。
ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことで、従業員管理の精度が向上し、管理業務の負担が軽減されます。
3. Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
Airtableの情報が更新されたらその情報を用いて、AKASHIの情報も更新されます。
ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことで、従業員管理の精度が向上し、業務負担が軽減されます。
4. kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させて、定型メールの送付を自動化できます。
メール送付にかかる時間を削減でき、業務の効率化が見込めます。
5.kintoneのステータスが更新されたら、Chatworkに通知する
ステータスが更新されたらChatworkへ通知をすることで素早い情報共有が期待できます。
また、kintoneの内容を引用してチャットを作成できるため、正確性の高い情報を共有することが見込めます。
kintoneとAKASHIを連携したら、kintoneでデータが登録されると、AKASHIの従業員情報も自動で登録されるようになりました。
自動化によって、従業員情報の管理業務の効率化が見込めます。
また、手作業による入力ミスや二重入力の防止にもつながり、正確かつ一貫性のあるデータ管理が実現できそうです。
さらに、Yoomを使用することで、シンプルな設定で自動化を導入できるため、専門的なプログラミング知識が必要ないため、初心者でも気軽にアプリ連携にチャレンジできます。
ぜひみなさんも、このブログを参考に、業務の効率化を進めてください！
.avif)
.png)
.avif)
