・
現代のビジネスシーンでは、複数アプリの活用した運用も増えてきました。
これらを効率的に運用するためには、アプリ間でのスムーズな情報連携がますます重要です。
そこで今回は、KintoneとAKASHIを連携させて、従業員情報を自動で登録する方法をご紹介します。
情報量が多く、管理の手間のかかる従業員情報をシンプルな設定で効率化し、業務をよりスムーズに進める方法を詳しく解説します。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を説明するので、ぜひ参考にしてください！
kintoneとAKASHIの連携により、手動で従業員情報を二重に入力する必要がなくなります。
<span class=“mark-yellow”>情報登録にかかる時間が大幅に削減され、管理者の作業負担の軽減が見込めます。</span>
例えば、新入社員が入社した際に、kintoneに情報を登録するだけで自動的にAKASHIにも反映されるため、勤怠管理がスピーディーに始められます。
自動連携により、kintoneとAKASHI間でのデータが統一されるため、手動入力による誤りや重複の防止が期待できます。
これにより、<span class=“mark-yellow”>従業員情報が常に正確で、一貫性のあるデータ管理が期待できます。</span>
正確なデータ管理は、勤怠計算や給与管理にも直結する重要な要素です。
例えば、従業員の住所変更や役職変更があった場合でも、kintoneでの更新が素早くAKASHIに反映されるため、常に最新の情報を保つことが可能になります。
それではここから実際にYoomというツールを使って連携設定をしていきます。
[Yoomとは]
まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。
AKASHIの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
AKASHIのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローを作成します。
kintoneで従業員データが登録されると、対応する従業員情報がAKASHI側にも自動で登録されるようになります。
このフローにより、手動入力を省き、業務の効率化が図れます。
また、データを用いて登録されるので、入力ミスや漏れといった人的エラーが防げます。
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理でKintoneを使用している方
・kintoneで従業員情報を管理している人事部門の方
・AKASHIへのデータ移行をスムーズに進めたい方
2.AKASHIを活用している方
・kintoneに登録した従業員情報をAKASHIに自動で追加したい方
・kintoneとAKASHIの従業員情報の一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
AKASHIは従業員の勤怠管理を効率化できるツールです。
しかし、kintoneで管理している従業員情報をAKASHIにも登録する際、手動による登録作業が発生するため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、AKASHIへの手動による登録作業が不要になります。
AKASHIへの登録作業が自動化されることで、管理作業の負担を軽減することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、AKASHIへの手動による作業が不要となるため、ツール間の従業員情報に一貫性が保たれ、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・kintone、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーします。
2)以下のような表示が出てきます。
右に表示される「！」のアイコンを順番にクリックし、フローを編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
適宜変更してください。
3)「アプリトリガー レコードが登録されたら(Webhook起動)」をクリックします。
4) アクションは「レコードが登録されたら(Webhook起動)」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行します。
「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
詳しいWebhookの設定はこちらを参考にしてください。
kintoneでWebhook設定を行う | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
6) フローに戻り、「データベースを操作する レコードを取得する」のアイコンをクリックします。
7) アクションは「レコードを取得する」を選択し、データベースIDは先ほど選択したデータベースIDを候補から選択します。
完了したら、「次へ」をクリックします。
8) 「取得したいレコードの条件」を入力します。
連携済みのNotionのアウトプット情報を活用できるので、{{レコードID}}を入力してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
9)フローに戻り、「アプリと連携する 従業員を追加」のアイコンをクリックします。
10)アクションは「従業員を追加」を選択して、必須項目を入力します。
完了したら、「次へ」をクリックします。
11) 次に各項目を入力します。
連携済みのkintoneのアウトプット情報を活用できるので、必要に応じてアウトプット情報を引用して入力してください。
完了したら「テスト」をクリックし、成功後「保存」します。
12)これで【kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する】というフローの完成です。
最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動させ、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちらです！
■概要
kintoneで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.データ管理でKintoneを使用している方
・kintoneで従業員情報を管理している人事部門の方
・AKASHIへのデータ移行をスムーズに進めたい方
2.AKASHIを活用している方
・kintoneに登録した従業員情報をAKASHIに自動で追加したい方
・kintoneとAKASHIの従業員情報の一貫性を保ちたい方
■このテンプレートを使うメリット
AKASHIは従業員の勤怠管理を効率化できるツールです。
しかし、kintoneで管理している従業員情報をAKASHIにも登録する際、手動による登録作業が発生するため、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、kintoneで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、AKASHIへの手動による登録作業が不要になります。
AKASHIへの登録作業が自動化されることで、管理作業の負担を軽減することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、AKASHIへの手動による作業が不要となるため、ツール間の従業員情報に一貫性が保たれ、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・kintone、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
他にも、kintoneやAKASHIを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。
1、2及び3は今回紹介したフローと同様の流れですが、トリガーとなるアプリが異なります。日常的に使用しているアプリに合わせて、これらテンプレートを活用してください。
1. Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新する
Googleスプレッドシートで情報が更新されたらその情報を用いて、AKASHIの情報も更新されます。ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことで、従業員管理の精度が向上し、管理業務の負担が軽減されます。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらAKASHIも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで情報管理を行う事務職の方
・同時にシートの編集を行いたいチームの責任者
2.AKASHIを使用し、勤怠管理などを行う企業
・月毎のシフト表を管理する支店長
・従業員の勤怠管理を行う人事部門の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは従業員に関する情報や資料を管理するのに有効的なツールです。
加えてAKASHIを日々の従業員管理に活用することで、人事業務を円滑に進めます。
しかし、Google スプレッドシートの従業員情報が更新されたら手動でAKASHIに反映させることは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
手作業などの手間のかかる業務を自動化し、他の業務に時間をかけたいと考える方にこのフローは有効的です。
Google スプレッドシートで編集された従業員情報を基にAKASHIのデータ更新を行い、手作業の手間を省き業務の効率化を促進します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2. Notionで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
Notion情報が更新されたら、その情報を用いてAKASHIの情報も更新されます。
ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことで、従業員管理の精度が向上し、管理業務の負担が軽減されます。
3. Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録する
Airtableの情報が更新されたらその情報を用いて、AKASHIの情報も更新されます。
ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことで、従業員管理の精度が向上し、業務負担が軽減されます。
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらAKASHIにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Airtableを活用している方
・従業員情報をAirtableで管理している人事担当者
・Airtableで管理している情報をAKASHIに自動で反映させたい方
2.データ管理でAKASHIを導入している方
・AKASHIで勤怠管理を行っている方
・AKASHIへの手作業による登録作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
AKASHIは勤怠管理の効率化を図れることがメリットです。
しかし、従業員情報の登録をAirtableとAKASHIの両方で行う場合、手動入力によるヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートは、Airtableで従業員情報が登録されたら、自動でAKASHIにも登録できるため、情報の一貫性を保つことができます。
ツール間の情報の不一致やデータの更新漏れを防ぐことができるため、従業員管理の精度を向上させることができ、管理業務が楽になります。
また、チャットツールと連携することで、従業員情報の追加を特定のメンバーに通知することも可能です。
■注意事項
・Airtable、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
・AKASHIのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
4. kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信する
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させて、定型メールの送付を自動化できます。
メール送付にかかる時間を削減でき、業務の効率化が見込めます。
■概要
kintoneから1クリックで定型メールをOutlookで送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで企業情報や案件の進捗状況を管理している企業
・取引先企業の情報を管理している営業アシスタント
・営業案件ごとに採番して情報追加を行う企業
2.Outlookを主なコミュニケーション手段として使用している方
・関連企業との連絡に使用している営業担当
・お礼メールの送付に使用しているカスタマーサービス部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
kintoneで案件を管理することで全体への情報共有ができ、業務進行をスムーズにします。
しかしお礼メールを送る際、kintoneに登録されている情報をその都度手入力するのは手間がかかり、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
お礼メールなど定型文のメールの送付を簡単に行いたいと考える方にこのフローは適しています。
Chrome拡張機能を使用し、kintone上から直接トリガーを起動させため、定型メールの送付を自動化し、手作業を省くことができます。
メール送付にかかっていた時間を短縮し、他の業務への時間を多く取ることができます。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
5.kintoneのステータスが更新されたら、Chatworkに通知する
ステータスが更新されたらChatworkへ通知をすることで素早い情報共有が期待できます。
また、kintoneの内容を引用してチャットを作成できるため、正確性の高い情報を共有することが見込めます。
■概要
kintoneでの案件進捗やタスク管理において、ステータスの更新があるたびに手動で担当者へ連絡するのは手間がかかり、報告漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、指定したChatworkのルームへ自動でメッセージを送信できます。これにより情報共有の遅延や漏れを防ぎ、チーム全体の業務を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
kintoneとAKASHIを連携したら、kintoneでデータが登録されると、AKASHIの従業員情報も自動で登録されるようになりました。
自動化によって、従業員情報の管理業務の効率化が見込めます。
また、手作業による入力ミスや二重入力の防止にもつながり、正確かつ一貫性のあるデータ管理が実現できそうです。
さらに、Yoomを使用することで、シンプルな設定で自動化を導入できるため、専門的なプログラミング知識が必要ないため、初心者でも気軽にアプリ連携にチャレンジできます。
ぜひみなさんも、このブログを参考に、業務の効率化を進めてください！
