【kintone API】各種アプリとの連携方法から活用事例まで徹底解説。

kintone APIでできること

kintone APIの利用で多くのニーズがあるのは、入力フォームの内容をkintoneに自動で登録することです。
kintoneでは、外部のフォームやアプリケーションから送信されたデータをAPI経由でkintoneのアプリに自動で登録できます。これにより、手動でのデータ入力の手間を省き、効率的に情報を収集・管理できます。たとえば、ウェブサイトのフォームや営業支援ツールからのデータを自動でkintoneに反映させることが可能です。

次に利用されるのは、ステータスをトリガーにして書類を自動で作成することです。
kintone APIを活用することで、レコードのステータスが変更された際に、関連する書類を自動生成することができます。たとえば、案件の進捗状況が「完了」に変更された場合に、契約書や報告書などの書類を自動で作成し、必要な担当者に送信することが可能です。これにより、業務の進行に合わせて文書管理を効率化できます。

さらに、別アプリの情報をkintoneに自動で同期することもできます。
kintone APIを使って、他のアプリケーションとkintone間でデータの同期を自動化することができます。たとえば、CRMやERPシステムからkintoneのアプリにデータを同期させることで、複数のシステム間でデータの一貫性を保ちながら、効率的に情報管理を行うことができます。

加えて、レコードが登録された際にチャットツールへ自動で通知を送ることもできます。
kintone APIを利用することで、新たなレコードが登録された際に、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールへ自動的に通知を送ることができます。これにより、チーム全体ですぐに情報を共有し、迅速な対応を促進することができます。

kintone APIを活用することで、業務の自動化や連携が進み、作業効率が大きく向上します。

kintone APIの利用方法

ここからは、kintone APIを実際にどのように使っていくかを解説します。
ノーコードでアプリ連携ができるYoomというサービスを利用することで、簡単に設定ができます。

[Yoomとは]

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

kintoneをYoomと接続する方法

マイアプリ連携の設定

連携するアプリをYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログインいただき、マイアプリの項目から新規接続をクリックしましょう。

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する「kintone」を検索していきます。

検索窓に「kintone」と入力して、kintoneをクリックします。
そうすると入力画面が表示されるので、ログインをしてください。

kintone上での操作については以下のヘルプ記事を参照してください。

＞ヘルプ記事：kintoneマイアプリ登録方法
＞ヘルプ記事：kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
＞ヘルプ記事：kintoneでWebhook設定を行う

それぞれの項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックするとマイアプリ登録は完了です。
マイアプリに登録することで、kintoneが用意しているあらゆるAPIをYoomから利用することが可能になりました！

Yoomのテンプレートを利用してkintone APIをつかいこなそう！

Yoomにはたくさんの「フローボットテンプレート」が用意されており、クリックするだけで、たくさんのフローボットが利用できるようになります。フローボットについては以下の動画で詳しく紹介されています。

ここからは実際の利用シーンやおすすめの職種ごとに用意されているテンプレートを紹介していきます。

kintoneを利用して実現できる自動化の例

入力フォームの内容をkintoneに登録

kintone APIを活用することで、外部の入力フォームの内容を自動的にkintoneに登録することができます。この自動化により、データの手入力を省き、情報の収集から管理までを効率的に行うことができます。たとえば、ウェブサイトの問い合わせフォームやアンケートフォームから送信されたデータを、API経由でkintoneのアプリに直接登録できます。これにより、情報がすぐにkintoneに反映され、データの整理や分析を迅速に行うことが可能です。

また、APIを使えば、フォームの内容がkintoneに追加される際に、特定のフィールドに自動的に入力値をマッピングすることができます。たとえば、ユーザーがフォームに記入した名前、メールアドレス、問い合わせ内容などを、kintoneの指定のフィールドに自動的に反映させることができます。さらに、入力内容がkintoneに登録された後、特定のアクションをトリガーにしてワークフローを進めることも可能です。

このように、kintone APIを使うことで、データ入力の手間を省き、情報の一貫性と精度を高め、業務の効率化を図ることができます。

ステータス変更をトリガーに書類を自動作成

kintone APIを活用すると、レコードのステータス変更をきっかけに、関連する書類を自動的に作成する仕組みを構築できます。これにより、業務プロセスを効率化し、手動での書類作成の手間を削減できます。たとえば、営業案件やプロジェクトの進捗状況に応じて、特定の書類（契約書、見積書、報告書など）を自動で作成することが可能です。

具体的には、案件やプロジェクトのステータスが「完了」や「承認待ち」などに変更された際に、kintone APIを利用して、必要なデータをテンプレートに自動で入力します。このとき、kintone内のフィールドデータ（顧客名、案件番号、金額、期日など）をAPIで取得し、WordやPDFなどの書式に埋め込むことで、所定の書類を自動生成できます。

たとえば、契約案件のステータスが「契約締結済み」に変わると、関連する契約書が自動的に作成され、担当者に通知されるようなフローを設定できます。このような仕組みを導入することで、書類作成の時間を大幅に短縮できるだけでなく、書類のフォーマットや内容に関する人的エラーを減らすことができます。

さらに、生成された書類は指定のクラウドストレージに保存したり、メールで関係者に送信することもAPIを通じて自動化できます。これにより、手動での作業を大幅に削減し、業務の効率化を図ることができます。

kintone上から1クリックで別アプリを操作

kintone APIを活用することで、kintone上から1クリックで他のアプリケーションを操作する自動化を実現できます。特に、YoomのChrome拡張機能を利用すると、kintoneのアプリ内で操作を完結させることができ、定型メールの送信や帳票出力などの手間を大幅に軽減できます。

たとえば、kintoneで顧客管理アプリを運用している場合、顧客情報を基にした定型メールを、Yoomの拡張機能を使って1クリックで送信できます。kintone上でボタンを押すことで、事前に設定されたメールテンプレートに必要な情報が自動的に反映されて送信されます。この自動化により、手動でのメール作成や送信の手間が省け、スピーディーな顧客対応が可能になります。

また、帳票の出力も同様に、kintoneのレコードデータを基にして、指定したテンプレートから帳票（PDFやExcelなど）を1クリックで生成できます。たとえば、営業進捗のレポートや契約書のひな型を使用し、kintoneのデータを反映させて帳票を作成することができます。このように、定型業務を簡素化し、手作業でのデータ入力ミスや時間を削減することができます。

このように、YoomのChrome拡張機能を利用することで、kintoneのアプリ内から他のシステムと連携した操作がスムーズに行え、業務の効率化とミスの削減が実現します。

別アプリの情報をkintoneに自動同期

kintone APIを活用することで、別アプリケーションとのデータ同期を自動化し、複数のシステム間で情報の一貫性を保ちながら効率的なデータ管理を実現できます。特に、CRMやERP、販売管理システムなど、異なるアプリケーション間でのデータ連携が重要な業務で効果を発揮します。kintoneに蓄積された情報と外部のデータソース（例：Salesforce、Google Sheets、社内データベースなど）を自動同期させることが可能です。

具体的には、別のアプリケーションに新しいレコードが追加されたり、既存のデータが更新された際に、kintone APIを通じてその情報を自動的にkintoneに反映させることができます。たとえば、Salesforceに登録された顧客情報が変更された場合、その変更をkintoneの顧客管理アプリに自動で同期させ、最新の情報を常に維持することができます。

APIを利用することで、異なるアプリ間でデータのマッピングや変換を自動化できます。たとえば、Salesforceの「顧客名」や「取引先」フィールドをkintoneの「会社名」や「担当者名」フィールドに正確に転送することができます。これにより、手動でデータをコピー＆ペーストする必要がなくなり、エラーのリスクも減少します。

また、kintoneに新たに追加された情報を外部のアプリケーションに同期することも可能です。たとえば、kintoneで作成された注文データをERPシステムに自動で転送することで、在庫管理や発送処理をスムーズに行うことができます。このように、kintone APIを利用すれば、さまざまなシステムとデータをすぐに同期して、業務のスピードと正確性を向上させることができます。

レコード登録時にチャットツールへ自動通知

kintone APIを活用することで、新たにレコードが登録された際に、自動でチャットツール（SlackやMicrosoft Teams）に通知を送ることができます。この自動化により、チームメンバーはすぐに重要な情報を把握でき、迅速な対応が可能となります。

たとえば、営業活動を管理するkintoneアプリで、新しい商談レコードが登録されると、担当者や関連部署に自動的に通知が届きます。通知内容には、レコードのタイトル、重要なフィールド情報（顧客名、商談内容、期限など）を含めることができ、チャットツール上で簡単に確認できます。このように、アクションが発生した際にすぐに通知を送ることで、情報の漏れを防ぎ、業務の進行を円滑にします。

この自動通知機能により、特定の業務やプロジェクトの進捗に関する重要な情報をチーム全体で共有できるため、遅延やコミュニケーションの断絶を防ぎます。また、通知内容をカスタマイズすることで、特定のステータスや優先度に応じた重要度に基づいた通知を送信することも可能です。これにより、業務の優先順位に応じた柔軟な対応が可能となり、業務の効率化が図れます。

kintone APIの利用をおすすめしたい方

チーム内の情報共有に課題を感じている方
複数のシステム間でデータ連携を行いたい方
手動でのデータ入力ミスを減らしたい方

まとめ

この記事では、kintone APIを利用したアプリ連携と実際の自動化例をご紹介しました。kintone APIを用いることで、ステータスに応じた書類の自動作成やアプリ間の情報を自動同期することが可能になります。これにより、管理業務にかかる時間を大幅に削減できるので、業務効率の向上が期待できます。記事内でご紹介したテンプレートで気になるものがあれば、「試してみる」を押すだけで簡単に使用可能です。

Yoomを活用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を導入できます。体験してみたい方は、こちらから無料登録してください。

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