Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する
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■概要 「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する」業務ワークフローは、受信メールを自動でkintoneへレコード登録する仕組みです。YoomのRPAやOCR機能とkintone API連携を活用し、メールの内容を正確に取り込むことで、入力ミスや二重登録を防止します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Zoho Mailでフォルダ管理しているが、受信メールを手動でkintoneに転記している方 ・kintone APIを使ったアプリ連携に興味があり、メールデータをスムーズに取り込みたい情報システム担当者 ・大量の問い合わせメールをkintoneで一元管理したいサポートチームリーダー ・メールの転記作業によるヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したい方 ■注意事項 ・Zoho Mail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneを使った顧客管理や案件管理で、別アプリからの情報転記やデータ更新を手作業で行っていませんか? 手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 しかし、社内にエンジニアがいない場合や、リソースが限られている状況では、API連携による自動化を検討したくても「プログラミングの知識が必要なのでは…」と、高いハードルを感じてしまうこともあるかと思います。
そこで本記事では、kintone APIの基礎知識から、プログラミングの知識がなくても様々なアプリとkintoneを連携させる具体的な方法 までを解説します。 この記事を読めば、これまで手作業で行っていた定型業務を自動化し、ミスをなくしながら本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになるでしょう!
とにかく早くkintoneのAPIを利用したい方へ
Yoomにはkintone APIを使った様々なアクションや、業務フローを自動化するためのテンプレート が用意されています。 今すぐ試したい方はこちら から詳細をチェックしてみてください!
kintone APIとは
kintone APIはkintoneと外部アプリ(Google、Microsoft、Salesforce、Notionなど)を繋げてデータの受け渡しを行い、kintoneを使った業務フローを自動化できるインターフェースです。 ※ APIはアプリケーション・プログラミング・インタフェース (Application Programming Interface)の略語です。 インターフェースとは簡単に言うと「何か」と「何か」を「繋ぐもの」で、kintone APIの場合は「kintone」と「外部のアプリ」を繋ぐインターフェースを指します。 また、APIでは大きく分けて以下のような指示を出すことができます。
取得:APIを経由して、データを取得することができます。
追加:APIを経由して、データを追加することができます。
更新:APIを経由して、データを更新することができます。
削除:APIを経由して、データを削除することができます。
kintone APIでできること
kintone APIでできることをいくつかピックアップしたので、ご覧ください! 気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにkintone APIを使った自動化を体験できます。 登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください!
レコードを自動で追加する
kintone APIのレコード追加アクションをフローの中に組み込むことで、Zoho Mailのようなメールサービスで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でkintoneのレコードとして追加できます。 これまで手作業で行っていた問い合わせ内容の転記作業などが不要になり、対応漏れや入力ミスを防げるでしょう。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する
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■概要 「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する」業務ワークフローは、受信メールを自動でkintoneへレコード登録する仕組みです。YoomのRPAやOCR機能とkintone API連携を活用し、メールの内容を正確に取り込むことで、入力ミスや二重登録を防止します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Zoho Mailでフォルダ管理しているが、受信メールを手動でkintoneに転記している方 ・kintone APIを使ったアプリ連携に興味があり、メールデータをスムーズに取り込みたい情報システム担当者 ・大量の問い合わせメールをkintoneで一元管理したいサポートチームリーダー ・メールの転記作業によるヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したい方 ■注意事項 ・Zoho Mail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
レコードを自動で更新する
レコードを更新するアクションを活用することで、SalesforceなどのCRMツールでリード情報が更新されたタイミングで、kintone上の関連レコードも自動で更新。 アプリ間の情報が常に同期され、データの二重管理や更新漏れといった課題も解決できます。
Salesforceのリード情報をもとにkintoneのレコードを更新する
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■概要 「Salesforceのリード情報をもとにkintoneのレコードを更新する」ワークフローは、情報更新の手間を削減します。 手作業で行う業務が減るため作業効率が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Salesforceを活用して営業活動を行っている方 ・Salesforceでのリード情報を他のシステムと連携させたい方 ・手動でリード情報を更新する手間を省きたいと考えている方 ・効率的に情報を管理し、営業活動をスピーディに進めたい方 ・kintoneを活用して顧客管理やプロジェクト管理を行っている方 ・kintone上の情報を常に最新に保ちたい方 ■注意事項 ・SalesforceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 ・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
コメントが書き込まれたら自動で起動する
kintoneのコメント投稿を自動化の起点として利用することで、レコードに新たなコメントが書き込まれた際に、その内容をMicrosoft Teamsなどのチャットツールに即座に通知。 関係者への迅速な情報共有を実現し、重要な更新の見逃しを防ぎます。
kintoneでコメントが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知する
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kintoneでコメントが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
その他にも下記のようなアクションをAPI経由で実行が可能です。
ダイレクトメッセージを送る
ファイルを送る
チャンネル内のメンバーIDを取得する
チャンネルを作成
ユーザーグループの一覧を取得
スレッドにメッセージを送る
チャンネルをアーカイブ
スレッドのメッセージを取得
チャンネルの一覧を取得
プライベートチャンネルからメンバーを退出させる
投稿されたファイルをダウンロード
メールアドレスでユーザーを検索
ユーザー情報を取得
特定のメッセージを取得
kintone APIの利用料金と注意点
kintone APIは、kintoneのプランに関わらず利用することができます。 ただし、プランによってAPIのリクエスト数(APIを通じてデータをやり取りできる回数)の上限などが設けられています。 ご利用の際には、以下の点にご注意ください。
リクエスト制限 :kintoneではプランごとに1日あたりのAPIリクエスト数の上限が定められています。 上限を超えるとAPIが利用できなくなるため、自動化する業務の頻度やデータ量に合わせてプランを検討することが重要です。
パフォーマンスへの影響 :短時間に大量のAPIリクエストを行うと、kintoneの動作が遅くなる可能性があります。 システムのパフォーマンスに影響を与えないよう、適切な頻度でリクエストを行うようにしましょう。
認証情報の管理 :APIを利用するためのAPIトークンなどの認証情報は、第三者に漏洩しないよう厳重に管理してください。
※ 詳細はkintoneのサービスサイトをご確認ください。 ※ 2025年06月16日時点の情報です。
実際に連携してみた!
ここではノーコードツールYoomが用意するテンプレートで、実際の設定方法を用いてkintone APIを使った具体的な連携方法を紹介していきます! Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
kintone APIとの連携方法
はじめにkintone APIとYoomを連携する方法を紹介します。 この設定は初回のみ必要です。
Yoomにログイン後、ワークスペースのサイドバーから「マイアプリ」を選択。
マイアプリ画面の右側にある「+新規接続」をクリック。
アプリ一覧画面が表示されたら、右上の検索バーでアプリ名(ここではkintone)を検索して選択。
こちらのヘルプページ を参考に、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」をそれぞれ設定します。 ※ クライアント証明書認証を設定されている場合は、「クライアント証明書ファイル」と「クライアント証明書ファイルパスワード」の設定も必要です。
設定を終えたら、「追加」をクリック。
Yoomからkintoneへのアクセス権限を確認し、「許可」をクリックします。
マイアプリ画面に戻ります。
kintoneが追加されていれば、連携は完了です。
今回は先程ご紹介した「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する」というフローボットを作成していきます! 作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Zoho MailとYoomの連携
テンプレートのコピー
トリガーとなるフォルダと各アクション(データ抽出・レコード追加)の設定
フロー稼働の準備
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する
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■概要 「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する」業務ワークフローは、受信メールを自動でkintoneへレコード登録する仕組みです。YoomのRPAやOCR機能とkintone API連携を活用し、メールの内容を正確に取り込むことで、入力ミスや二重登録を防止します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Zoho Mailでフォルダ管理しているが、受信メールを手動でkintoneに転記している方 ・kintone APIを使ったアプリ連携に興味があり、メールデータをスムーズに取り込みたい情報システム担当者 ・大量の問い合わせメールをkintoneで一元管理したいサポートチームリーダー ・メールの転記作業によるヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したい方 ■注意事項 ・Zoho Mail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※ 事前準備
レコードを追加するkintoneアプリを事前にご用意ください。 ここでは例として、Zoho Mailが受信したメールから署名情報を抽出し、下図の「顧客リストアプリ」に追加します。
ステップ1:Zoho MailとYoomの連携
kintoneと同様に、Zoho Mailのアカウントも連携させていきます。
アプリ一覧画面でZoho Mailを検索して選択。
画面の案内に従って「ドメイン」を設定します。
「追加」をクリック。
Zohoのサインイン画面が表示されます。 Zoho Mailを運用しているアカウントでログインしてください。
YoomからZohoアカウントへのアクセス権限が表示されます。 内容を確認し、「承認する」をクリック。
マイアプリ画面に戻ります。
Zoho Mailが追加されていることを確認してください。
Zoho Mailも追加されていれば、このフローで使用するアプリのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2:テンプレートのコピー
Yoomのフローボットテンプレート から使用するテンプレートを選び、「このテンプレートを試す」をクリックすると、テンプレートがコピーされます。 ここでは、冒頭でご紹介したテンプレートを使用するため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する
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■概要 「Zoho Mailの特定のフォルダでメールを受信したら、kintoneに追加する」業務ワークフローは、受信メールを自動でkintoneへレコード登録する仕組みです。YoomのRPAやOCR機能とkintone API連携を活用し、メールの内容を正確に取り込むことで、入力ミスや二重登録を防止します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Zoho Mailでフォルダ管理しているが、受信メールを手動でkintoneに転記している方 ・kintone APIを使ったアプリ連携に興味があり、メールデータをスムーズに取り込みたい情報システム担当者 ・大量の問い合わせメールをkintoneで一元管理したいサポートチームリーダー ・メールの転記作業によるヒューマンエラーを減らし、業務プロセスを標準化したい方 ■注意事項 ・Zoho Mail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
そうしますと、Yoomのワークスペースにテンプレートがコピーされ、自動化フローの設定画面(フローボット)が開きます。 「OK」をクリックして、フローの設定に進みましょう。
※ 以降、コピーしたフローボットには、プロジェクト一覧の「マイプロジェクト」からアクセスできます。
ステップ3:トリガーとなるフォルダの設定
先ずは、フローの起点となるトリガーアクションを設定していきます。
Zoho Mailの「特定のフォルダにメールが届いたら」をクリック。
「タイトル」は任意の名称に変更可能です。 アクションの内容が分かりやすいタイトルにするとよいでしょう。
連携アカウントとアクションの内容を確認し、「次へ」をクリック。
「トリガーの起動間隔」のプルダウンから任意の間隔を選択。 トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。 そのプランの最短の起動間隔にすることで、メール受信時により早くkintoneアプリへのレコード追加が行えるようになります。 ※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。 起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
「アカウントID」に連携するアカウントのIDを設定。 入力欄をクリックすると候補が表示されますので、対象となるアカウントを選択してください。
「フォルダID」にトリガーとなるフォルダを設定。 ここで指定したフォルダにメールが振り分けられるとフローが起動します。 入力欄クリック時に表示される候補から選択してください。 検索欄にラベル名を入れることで候補が絞られます。 参照)受信メールの自動振り分け
Zoho Mailアカウントに、指定したフォルダに振り分けられるテスト用のメールを送信します。 ※ 受信するメールの例
Yoomに戻り、「テスト」をクリック。 ※ 直近1時間以内に、指定したフォルダにメールが振り分けられていない場合はテストに失敗します。
テストが成功すると、「取得した値」に受信したメールの情報が追加されます。 これらの値は、以降のアクションで変数(フローが稼働する度に更新される値)として使用できるようになります。 詳しい説明は、こちらのヘルプページ をご覧ください。
テスト用に送信したメールが取得できていれば、ページ下部の「保存する」をクリック。
トリガーとなるフォルダの設定が完了し、フロー画面に戻ります。
ステップ4:データの抽出
受信したメールから、レコードに追加するデータを抽出していきます。
AIオペレーションの「テキストからデータを抽出する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
目的に応じて「変換タイプ」を選択。 データを抽出するテキストの文字数によってタスク数が変わります。 長文テキストからデータを抽出する場合には「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
「次へ」をクリック。
「対象のテキスト」にはデフォルトで、受信したメールから取得した「要約」が設定されています。 これは受信したメールの本文を指しており、ここからデータを抽出していきます。
「抽出したい項目」に、レコードを追加するデータベースに沿った項目を設定します。
必要に応じて「指示内容」に抽出時の指示を設定。
設定を終えたら、「テスト」をクリック
テストに成功すると、「抽出したい項目」に設定した項目が対象のテキストから抽出され、「取得した値」に追加されます。 ※ 期待する値が抽出されていない場合には、「抽出したい項目」の名称や「指示内容」を変更して再度お試しください。
ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ5:レコードの追加
それでは、メールから抽出したデータをkintoneのアプリに追加しましょう。
kintoneの「レコードを追加する」をクリック。
適宜「タイトル」を変更。
連携アカウントと実行アクションを確認。
「アプリID」に事前準備で用意したアプリのIDを設定。 アプリIDはkintoneアプリのURL(/k/≪アプリID≫/)で確認できます。
「次へ」をクリック。
追加するレコードの値の各項目に、メールから取得したデータを設定していきましょう。 入力欄クリック時に表示されるデータ抽出アクションのメニューから、対応する項目を選択してください。 項目をクリックすると、入力欄に{{項目名 取得した値}}という形で追加されます。
設定を終えたら、「テスト」をクリック。
テストに成功すると、指定したkintoneアプリにレコードが追加されます。 ※ 追加されるレコードの例
ページ下部の「保存する」をクリック。
ステップ6:フロー稼働の準備
フロー画面に戻り、「全ての設定が完了しました!」と表示されていればフローの設定は完了です。 早速フローを稼働させるのであれば、「トリガーをON」をクリックします。
あとで稼働させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
トリガーをONにしたら、実際に動作することを確認しましょう。 指定したフォルダに振り分けられるメールを送信し、そのメールから抽出されたデータがkintoneアプリに追加されていれば成功です。
今回のフローボットをベースに、他にも様々な作業の自動化が実現できます! ぜひ、Yoomの便利な機能をお試しください。
kintone APIを活用した自動化の例
今回ご紹介した自動化以外でも、kintoneのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。 もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください!
kintoneをトリガーとして使用したテンプレート
kintoneのステータス更新やレコード登録をトリガーに通知したり、データベースに転記可能です! これにより、kintoneのデータをスピーディーに確認したり、正確に登録することができます。
kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知する
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kintoneに新規のレコードが登録されたら、Microsoft Excelのデータベースに格納してMicrosoft Teamsに通知するフローです。
kintoneでレコードが編集されたら、Microsoft Teamsに通知する
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kintoneでレコードが編集されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneでレコードが追加されたら、Salesforceにリードを自動で追加する
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■概要 「kintoneでレコードが追加されたら、Salesforceにリードを追加する」フローは、営業活動におけるデータ管理をスムーズにする業務ワークフローです。 営業チームがkintoneで新しいリード情報を登録すると、自動的にSalesforceにも同じ情報が追加されます。 これにより、二重入力の手間を省き、データの一貫性を保つことが可能です。 kintone 自動化を活用して、営業プロセスを効率化しましょう。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・kintoneを営業活動で活用している営業担当者の方 ・Salesforceとkintoneのデータ連携を効率化したい営業チームリーダーの方 ・データ入力の手間を減らし、営業プロセスを自動化したい経営者の方 ・kintone 自動化を導入して業務効率を向上させたいIT担当者の方 ■注意事項 ・kintone、SlaesforceのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
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kintoneに新しくレコードに登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知する
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kintoneのステータスが更新されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneをフローの中で使用したテンプレート
チャットツールのメッセージ投稿や他システムのタスク・リード登録をトリガーにkintoneのレコードを更新したり、追加したりできます。 これにより、メッセージ内容やタスクを転記する手間が省け、作業時間を大幅に短縮できるはずです!
Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、kintoneにレコードを追加する
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Microsoft Teamsに新しいメッセージが送信されたら、kintoneにメッセージの内容をレコードに追加するフローです。
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらkintoneのレコードを更新する
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■概要 Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたらkintoneのレコードを更新するフローです。 このフローを活用することで、情報共有の円滑化、業務効率の向上、そしてより効果的なデータ活用を実現することができます。 Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Microsoft Teamsとkintoneを日常的に使用し、両ツール間の連携を強化したいチーム ・Microsoft Teamsでの進捗報告をkintoneのタスク管理に連携させたい ・Microsoft Teamsでの営業活動をkintoneの案件管理に連携させたい ■注意事項 ・Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
Microsoft Teamsで会議メモや議事録が投稿されたら、kintoneに追加する
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■概要 「Microsoft Teamsで会議メモや議事録が投稿されたら、kintoneに追加する」フローは、Microsoft Teamsで共有された会議メモを自動的に要約し、kintoneに反映させる業務ワークフローです。このフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された会議メモを自動で要約し、kintoneのコメント欄に追加することが可能になります。これにより、情報の一元管理と効率的な共有が実現し、チーム全体の業務効率が向上します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ・Microsoft Teamsを活用して日常的に会議を行い、会議メモの管理に課題を感じているビジネスパーソンの方 ・kintoneを利用してプロジェクト管理やチーム内の情報共有を行っており、手動でのコメント追加に時間を取られている方 ・会議の内容を効率的に整理し、チーム全体で共有したいと考えているチームリーダーやマネージャーの方 ・業務の自動化を進めたいと考えており、API連携やAIを活用したワークフロー構築に興味がある方 ■注意事項 ・Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 ・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録しSlackに通知する
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Salesforceのリードオブジェクトに新しいレコードが登録されたら、kintoneにもレコードを登録してSlackに通知するフローです。
Zoho CRMでタスクが登録されたらkintoneに追加する
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Zoho CRMでタスクが登録されたらkintoneに追加するフローです。
まとめ
kintone API連携を行うことで、これまで手作業で行っていたkintoneへのデータ入力や他アプリとの情報同期といった業務が自動化され、日々の手間やヒューマンエラーを削減できます。 また、単純な繰り返し作業から担当者が解放されることで、本来注力すべき分析や企画といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化はノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。 もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、こちら から無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください!