kintoneとChatworkは、有用なビジネスツールです。
しかし、kintoneにレコードを登録したことをChatworkで手動通知する場合は、時間がかかり、タイムラグや通知漏れが発生するリスクがあります。
こうした課題は、ツール同士を連携し、レコードの登録に併せて通知を自動化することで解決できるでしょう。
本記事では、kintoneとChatworkをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的な知識がなくても簡単に導入できるので、通知作業の自動化を検討する際に参考にしてみてください。
kintoneにレコードを登録したことを、Chatworkで手動通知する作業は手間がかかります。
メッセージ作成に時間をとられると、他の業務に素早く着手できなくなってしまいます。
kintoneとChatworkを連携すれば、手動の通知作業を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
例えば、営業チームのメンバーがkintoneに新規顧客を登録し、それを上司にChatworkで報告する場合、顧客数が増えるほど通知作業の負担が増大します。
しかし、連携を導入することで、手動通知が削減され、他の業務に対応する時間を確保でき、業務効率化が図れるでしょう。
kintoneにレコードを登録した後、手動でChatworkに通知する作業は、タイムラグが発生するリスクがあります。
情報共有が遅れれば、関係者の業務を妨げてしまいます。
kintoneとChatworkを連携することで、情報の追加をリアルタイムで通知でき、情報共有が円滑化するでしょう。
例えば、kintoneに人事部門が新入社員情報を登録し、その情報をもとにIT部門でツールのアカウントを発行する場合、情報共有が遅れることで、IT部門のオンボーディング準備も遅れてしまいます。
自動化を導入すれば、情報の登録を即座に通知でき、結果として部門間の連携強化にもつながるでしょう。
手動での通知作業には、抜け漏れが発生するリスクがあります。
通知されなければ、業務が進まなくなってしまうことがあります。
kintoneとChatworkを連携して通知を自動化すれば、確実にメッセージが通知される仕組みを実現できます。
例えば、タスク情報をkintoneで管理し、Chatworkに通知する場合、連絡漏れが発生すればタスクが進まない可能性があります。
ツール同士を連携すれば、通知漏れによる課題の発生防止につながり、抜け漏れがないタスク対応が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、kintoneにレコードが登録されたことをkintoneのAPIを利用して受け取り、Chatworkの提供するAPIを用いて指定のルームに通知することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、kintoneとChatworkをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、kintoneとChatworkを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。
＜Chatworkの場合＞
・ログイン後、下記画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.kintoneとChatworkを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではkintoneにレコードが登録されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー レコードが登録されたら（即時起動）」をクリックします。
3.kintoneと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをkintoneに設定し、テストを行います。
※WebhookURLの設定方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
5.テストが成功したら、保存します。
次に、kintoneから登録した情報の詳細を取得する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを取得する」をクリックします。
2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
3.取得したいレコードの条件を設定し、テストを行います。
※左枠には、レコード番号を設定します。右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（即時起動）」からレコードIDを設定します。
4.テストが成功すると、アウトプットにkintoneから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※※今回は、テスト用にkintoneで従業員情報を管理するアプリを作成しました。そのため、アウトプットが上記の内容になっています。
最後に、Chatworkに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックします。
2.Chatworkと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ルームIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※ルームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（即時起動）」や「レコードを取得する」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、レコードごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.テストが成功すると、Chatworkにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、kintoneにレコードが登録されるたび、Chatworkに自動通知されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもkintoneとChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知する
kintoneでコメントが投稿されたことをChatworkに自動通知できます。
この連携により、コメントを手動確認する手間が削減し、業務に集中できるようになるでしょう。
2.kintoneのステータスが更新されたらChatworkに通知する
kintoneでステータスが更新されたことをChatworkに自動通知できます。
この連携により、ステータスの更新がリアルタイムで共有され、メンバーや部門間の連携強化が期待できます。
3.kintoneでレコードが編集されたらChatworkに通知する
kintoneでレコードが編集されたことをChatworkに自動通知できます。
この連携により、情報更新を即座に周知でき、業務を最新情報で進められるようになるでしょう。
kintoneにレコードを追加した際にChatworkで手動通知する作業は手間がかかり、業務効率化が難しくなります。
さらに、通知漏れやタイムラグが発生すると、関係者の業務が妨げられる可能性があります。
こうした課題は、kintoneとChatworkを連携することが、有効な対処法になるでしょう。
kintoneとChatworkの連携は、Yoomを使えばノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に通知業務を自動化してみてください。
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