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忙しさに追われていると、kintoneにデータを追加する度にChatworkで共有する作業が負担になりますよね。
それに、データの共有が漏れてしまうと、対応漏れやミスにつながることもあるのではないでしょうか。
そんなときは、kintoneにデータを追加したら、Chatworkに自動通知する仕組みを利用しませんか？
本記事では、kintoneとChatworkをノーコードで連携し、通知を自動化する方法をご紹介します！
プログラミング知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知する」方法を紹介します。
この方法は、kintoneにレコードが登録されたことをkintoneのAPIを利用して受け取り、Chatworkの提供するAPIを用いて指定のルームに通知することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
まず、kintoneとChatworkをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、kintoneとChatworkを検索して選択すると、次の画面に進みます。
＜kintoneの場合＞
・サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力して「追加」をクリックし、続く画面で「許可」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録に必要な各項目の取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
※マイアプリ登録ができないときは、こちらの対処法を確認してください。
＜Chatworkの場合＞
・ログイン後、下記画面で「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.kintoneとChatworkを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開いて「詳細を見る」をクリックします。
・「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではkintoneにレコードが登録されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー レコードが登録されたら（即時起動）」をクリックします。
3.kintoneと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.WebhookURLをkintoneに設定し、テストを行います。
※WebhookURLの設定方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
5.テストが成功したら、保存します。
次に、kintoneから登録した情報の詳細を取得する設定を行います。
1.「データベースを操作する レコードを取得する」をクリックします。
2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
3.取得したいレコードの条件を設定し、テストを行います。
※左枠には、レコード番号を設定します。右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（即時起動）」からレコードIDを設定します。
4.テストが成功すると、アウトプットにkintoneから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※今回は、テスト用にkintoneで従業員情報を管理するアプリを作成しました。そのため、アウトプットが上記の内容になっています。
最後に、Chatworkに通知する設定を行います。
1.「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックします。
2.Chatworkと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ルームIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※ルームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（即時起動）」や「レコードを取得する」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、レコードごとに変わる内容を動的に反映できます。
4.テストが成功すると、Chatworkにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、kintoneにレコードが登録されるたび、Chatworkに自動通知されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
本日ご紹介した連携以外にもkintoneやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知したり、kintoneのステータスが更新されたらChatworkに通知したりする連携も可能です。
また、Chatworkに送信されたメッセージをkintoneに追加することもできます。
kintoneの情報をもとに書類を発行する
kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。
kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する
kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。
フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する
Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。
Chatworkに投稿されたメッセージをタスク管理アプリに追加する
Chatworkに投稿されたメッセージをTrelloやAsanaなどに自動で追加します。
受信したメールをChatworkに転送する
GmailやOutlookで受信したメールをChatworkに自動転送します。
Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する
Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。
kintoneにレコードを登録したことを、Chatworkで手動通知する作業は手間がかかりますよね。
メッセージ作成に時間をとられると、他の業務に遅れが生じることもあるのではないでしょうか。
kintoneとChatworkを連携すれば、手動の通知作業を削減できるので、業務効率が向上するはずです！
例えば、営業チームのメンバーがkintoneに新規顧客を登録し、それを上司にChatworkで報告する場合、顧客数が増えるほど通知作業が大変になりますよね。
しかし、連携を導入することで、手動通知が削減されれば、他の業務に対応できる時間を作ることができるので、業務の効率化を図れるのではないでしょうか。
kintoneにレコードを登録した後、手動でChatworkに通知する作業は、タイムラグが発生することがありませんか。
情報共有が遅れれば、関係者の業務を妨げてしまうこともありますよね。
kintoneとChatworkを連携することで、情報の追加をリアルタイムで通知できれば、情報共有が円滑化するのではないでしょうか。
例えば、kintoneに人事部門が新入社員情報を登録し、その情報をもとにIT部門でツールのアカウントを発行する場合、情報共有が遅れることで、IT部門のオンボーディング準備も遅れてしまいます。
自動化を導入すれば、情報の登録を即座に通知できるので、結果としてIT部門はスムーズに業務を進められそうですね。
手動での通知作業には、抜け漏れが発生するリスクがありますよね。
通知が漏れてしまえば、業務が進まなくなってしまうこともあります。
kintoneとChatworkを連携して通知を自動化すれば、確実にメッセージが通知されます！
例えば、タスク情報をkintoneで管理し、Chatworkに通知する場合、通知漏れがあるとタスクが進まないことがありませんか？
ツール同士を連携すれば、情報が確実に通知されることで、タスクの対応漏れを防ぐこともできるのではないでしょうか。
kintoneにレコードを追加した際にChatworkで手動通知する作業は、忙しいときには負担になりますよね。
さらに、通知漏れやタイムラグが発生すると、関係者の業務が妨げられることもあります。
こうした課題は、kintoneとChatworkを連携することが、有効な解決策になるはずです。
kintoneとChatworkの連携は、Yoomを使えばノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に通知業務を自動化してみてくださいね。
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