kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知する方法

・「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。

ステップ2：トリガーとなるkintoneの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではkintoneにレコードが登録されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー レコードが登録されたら（即時起動）」をクリックします。

3.kintoneと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.WebhookURLをkintoneに設定し、テストを行います。
※WebhookURLの設定方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

5.テストが成功したら、保存します。

ステップ3：kintoneからレコードを取得する設定

次に、kintoneから登録した情報の詳細を取得する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを取得する」をクリックします。

2.kintoneと連携するアカウントを確認し、アプリIDを設定したら次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※アプリIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。

3.取得したいレコードの条件を設定し、テストを行います。
※左枠には、レコード番号を設定します。右枠には、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（即時起動）」からレコードIDを設定します。

4.テストが成功すると、アウトプットにkintoneから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

※今回は、テスト用にkintoneで従業員情報を管理するアプリを作成しました。そのため、アウトプットが上記の内容になっています。

ステップ4：Chatworkの設定

最後に、Chatworkに通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する メッセージを送る」をクリックします。

2.Chatworkと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.ルームIDとメッセージ内容を設定し、テストを行います。
※ルームIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージ内容には、定型文を直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードが登録されたら（即時起動）」や「レコードを取得する」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これにより、レコードごとに変わる内容を動的に反映できます。

4.テストが成功すると、Chatworkにメッセージが通知されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、kintoneにレコードが登録されるたび、Chatworkに自動通知されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

kintoneやChatworkを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍kintoneとChatworkを連携した自動化例

kintoneでコメントが投稿されたらChatworkに通知したり、kintoneのステータスが更新されたらChatworkに通知したりする連携も可能です。
また、Chatworkに送信されたメッセージをkintoneに追加することもできます。

kintoneを活用した自動化例

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

Chatworkを活用した自動化例

Chatworkに投稿されたメッセージをタスク管理アプリに追加する

Chatworkに投稿されたメッセージをTrelloやAsanaなどに自動で追加します。

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受信したメールをChatworkに転送する

GmailやOutlookで受信したメールをChatworkに自動転送します。

Web会議が終了したら文字起こししてChatworkに通知する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、文字起こししてChatworkに自動で通知します。

kintoneとChatworkを連携するメリットと具体例

メリット1:手動作業削減による業務効率化

kintoneにレコードを登録したことを、Chatworkで手動通知する作業は手間がかかりますよね。
メッセージ作成に時間をとられると、他の業務に遅れが生じることもあるのではないでしょうか。
kintoneとChatworkを連携すれば、手動の通知作業を削減できるので、業務効率が向上するはずです！
例えば、営業チームのメンバーがkintoneに新規顧客を登録し、それを上司にChatworkで報告する場合、顧客数が増えるほど通知作業が大変になりますよね。
しかし、連携を導入することで、手動通知が削減されれば、他の業務に対応できる時間を作ることができるので、業務の効率化を図れるのではないでしょうか。

メリット2:リアルタイムで情報を共有

kintoneにレコードを登録した後、手動でChatworkに通知する作業は、タイムラグが発生することがありませんか。
情報共有が遅れれば、関係者の業務を妨げてしまうこともありますよね。
kintoneとChatworkを連携することで、情報の追加をリアルタイムで通知できれば、情報共有が円滑化するのではないでしょうか。
例えば、kintoneに人事部門が新入社員情報を登録し、その情報をもとにIT部門でツールのアカウントを発行する場合、情報共有が遅れることで、IT部門のオンボーディング準備も遅れてしまいます。
自動化を導入すれば、情報の登録を即座に通知できるので、結果としてIT部門はスムーズに業務を進められそうですね。

メリット3:通知漏れを防止

手動での通知作業には、抜け漏れが発生するリスクがありますよね。
通知が漏れてしまえば、業務が進まなくなってしまうこともあります。
kintoneとChatworkを連携して通知を自動化すれば、確実にメッセージが通知されます！
例えば、タスク情報をkintoneで管理し、Chatworkに通知する場合、通知漏れがあるとタスクが進まないことがありませんか？
ツール同士を連携すれば、情報が確実に通知されることで、タスクの対応漏れを防ぐこともできるのではないでしょうか。

まとめ

kintoneにレコードを追加した際にChatworkで手動通知する作業は、忙しいときには負担になりますよね。
さらに、通知漏れやタイムラグが発生すると、関係者の業務が妨げられることもあります。
こうした課題は、kintoneとChatworkを連携することが、有効な解決策になるはずです。

kintoneとChatworkの連携は、Yoomを使えばノーコードで簡単に実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会に通知業務を自動化してみてくださいね。