kintoneとGoogleカレンダーを連携して、kintoneに情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を自動作成する方法

ステップ1:kintoneとGoogleカレンダーをマイアプリ登録

kintoneとGoogleカレンダーをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になります。

まず、kintoneのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の検索機能を利用してkintoneを検索するか、一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
マイアプリ登録の方法は、こちらを確認してください。

次に、Googleカレンダーのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、アプリ一覧からGoogleカレンダーを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Googleカレンダーにログインします。

kintoneとGoogleカレンダーがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、kintoneの設定を行うので、「レコード登録」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるkintoneのトリガー設定とその後に続くGoogleカレンダーのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→レコードが登録されたら

kintoneの画面に移動し、テスト用にGoogleカレンダーに登録したいデータを入力します。
※日付や時間を設定する場合は、「2021-01-01」、「12:30」という形式で記載しましょう。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、必須項目を設定しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください
• 「サブドメイン」、「アプリID」→説明に従って設定

設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Googleカレンダーの設定を行うので、「予定を作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→予定を作成
  

以下の画面が表示されるので、「カレンダーID」を設定してください。
候補から設定するか、説明に従って設定しましょう。
枠内をクリックすると、候補が表示されます。

スクロールし、「予定のタイトル」を設定しましょう。
kintoneのアウトプットを活用して設定を行うことで、自動的にタイトルを作成できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、任意で設定してください。

他の項目も先ほどと同様に設定を行いましょう。

予定の説明欄は以下のように設定することも可能です。
ご自由に設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、kintoneとGoogleカレンダーの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のkintoneやGoogleカレンダーを使った自動化の例

他にもkintoneやGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneのレコードにコメントが書き込まれたら、連携したGoogleカレンダーに予定を自動作成するフローです。
kintoneに登録された予定情報にコメントが書き込まれると、自動的にGoogleカレンダーに予定が登録されるので、Webミーティングや採用活動を行っている方におすすめの自動化です。
手動で予定情報を転記する手間が省けます。

2.kintoneから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、自動的に会議URLをGmailで送信するフローです。
‍Chrome拡張機能を活用することで、kintoneのWebサイトから直接予定を登録し、通知することができます。
チーム内へ予定情報を共有したい方におすすめの自動化です。

3.毎朝Googleカレンダーの予定をSlackに自動通知するフローです。
毎日設定した時間にGoogleカレンダーの予定をSlackで共有できるため、予定の確認がしやすくなるでしょう。
手動でスケジュールを共有する必要がなくなり、共有漏れを防ぎます。

kintoneとGoogleカレンダーの連携メリットと具体例

メリット1:ダブルブッキングを防止できる

予定管理において、訪問や会議のダブルブッキングは誰もが経験したことがあるでしょう。
kintoneとGoogleカレンダーを連携することで、予定管理がしやすくなり、予定の日時や情報を簡単に確認できます。
たとえば、<span class="mark-yellow">営業チームがkintoneに予定を登録すると、Googleカレンダーに自動反映されるので、他のチームが予定を入れてしまうといった事態を避けられそうです。</span>
これにより、kintoneの予定情報を確認するだけで済むので、スムーズにスケジュールを調整できるでしょう。

メリット2:スケジュールの共有を簡素化できる

社外でミーティングを設定する際は、スケジュール調整に時間がかかることがあります。
特に、異なる企業同士のスケジュール調整は、メールで行われたり、日程確認が必要な場合もあるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">商談スケジュールをkintoneに登録すれば、Googleカレンダーに自動登録されるため、社内メンバーへの共有がしやすくなります。</span>
その結果、スケジュール調整のために、社内メンバーに確認を取る必要がなくなり、予定登録やコミュニケーションが円滑になるでしょう。

メリット3:スケジュールの登録手間を省く

kintoneとGoogleカレンダーを連携すれば、スケジュール登録の手間が省けるかもしれません。
たとえば、kintoneとGoogleカレンダーに同じ予定を登録している場合、手動登録ではスケジュールの重複や漏れが発生する可能性があります。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を導入すれば、kintoneに登録したスケジュールがGoogleカレンダーに自動反映されるため、スケジュール管理の手間が省けます。</span>
これにより、正確に予定情報を登録しつつ、担当者の作業負担軽減につながるでしょう。

まとめ

予定のダブルブッキングや正確に予定を登録するためには、kintoneとGoogleカレンダーの連携が有効です。
kintoneのデータ登録をトリガーにGoogleカレンダーに予定を自動登録することで、予定管理がしやすくなるだけでなく、手作業の負担を軽減できます。
これにより、kintone上のスケジュールを確認するだけで済むので、ダブルブッキングを防ぐことができるでしょう。
さらに、新規スケジュールをkintoneに登録すれば、Googleカレンダーに自動登録されるため、社内メンバーへの共有がしやすくなります。
ぜひ、本記事を参考にして自動化を導入してみてください。