kintoneに情報が登録されたらGoogleカレンダーに予定を自動作成する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、kintoneの設定を行うので、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるkintoneのトリガー設定とその後に続くGoogleカレンダーのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→レコードが登録されたら（Webhook起動）

kintoneの画面に移動し、テスト用にGoogleカレンダーに登録したいデータを入力します。
※日付や時間を設定する場合は、「2021-01-01」、「12:30」という形式で記載しましょう。
以下は例ですので、お好みで設定してください。

WebhookURLを設定しましょう。
設定方法は、こちらを確認してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、kintoneからレコードを取得するため、「レコードを取得する」をクリックしましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する
• 「アプリID」→候補から選択

取得したいレコードの条件を下記のように設定します。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Googleカレンダーの設定を行うので、「予定を作成」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可能
• 「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
• 「アクション」→予定を作成
  

以下の画面が表示されるので、「カレンダーID」を設定してください。
候補から設定するか、説明に従って設定しましょう。
枠内をクリックすると、候補が表示されます。

スクロールし、「予定のタイトル」を設定しましょう。
kintoneのアウトプットを活用して設定を行うことで、自動的にタイトルを作成できます。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。
以下は例ですので、任意で設定してください。

他の項目も先ほどと同様に設定を行いましょう。

予定の説明欄は以下のように設定することも可能です。
ご自由に設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、kintoneとGoogleカレンダーの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

kintoneやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍kintoneとGoogleカレンダーを連携した自動化例

kintoneのレコードにコメントが追加されたらGoogleカレンダーに予定を作成したり、kintoneの情報をもとに1クリックでGoogleカレンダーに予定を作成したりすることもできます。
また、Googleカレンダーで予定が作成されたらkintoneにレコードを追加する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをChatworkやSlackなどに自動で通知します。

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Googleカレンダーを活用した自動化例

フォームで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を追加する

GoogleフォームやHubSpotのフォームなどで送信された内容をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

GoogleカレンダーとZoomを連携させる

‍Googleカレンダーに予定が作成されたらZoomでミーティングを自動作成したり、作成したリンクをGoogleカレンダーに自動で追加したりできます。
また、終了したミーティングのリンクをGoogleカレンダーに自動で追加することもできます。

データベースに予定が追加されたらGoogleカレンダーに登録する

Google スプレッドシートやNotionなどに予定が追加されたらGoogleカレンダーに自動で登録します。

kintoneとGoogleカレンダーの連携メリットと具体例

メリット1:ダブルブッキングを防止できる

予定管理において、訪問や会議のダブルブッキングは誰もが経験したことがあるのではないでしょうか。
kintoneとGoogleカレンダーを連携することで、予定管理がしやすくなり、予定の日時や情報を簡単に確認できます。
たとえば、<span class="mark-yellow">営業チームがkintoneに予定を登録すると、Googleカレンダーに自動反映されるので、他のチームが予定を入れてしまうといった事態を避けられますよね。</span>
これにより、kintoneの予定を確認するだけで済むので、ダブルブッキングを防ぎやすくなるはずです。

メリット2:スケジュールの共有を簡素化できる

kintoneを特定の部門だけで管理していると、他の部門との連携に困ることがありませんか。
例えば、顧客との打ち合わせを確認する際に、kintoneにしか打ち合わせの予定が登録されていないと、他部門のメンバーは打ち合わせを忘れてしまうかもしれません。
しかし、kintoneとGoogleカレンダーを連携すれば、<span class="mark-yellow">kintoneにアクセス権がないメンバーもGoogleカレンダーで予定を確認できるので、スケジュールの共有が簡単</span>になりますよね。
その結果、部門間での確認作業も減り、効率的に業務を進められるのではないでしょうか。

メリット3:スケジュール登録の手間を省く

kintoneとGoogleカレンダーを連携すれば、スケジュール登録の手間を省けます。
たとえば、kintoneとGoogleカレンダーに同じ予定を登録している場合、手動登録では繰り返し登録が必要ですよね。
しかし、<span class="mark-yellow">自動化を導入すれば、kintoneに登録したスケジュールがGoogleカレンダーに自動反映されるため、転記作業を省けます。</span>
これにより、効率的かつ正確に予定を登録できるはずです。

まとめ

予定のダブルブッキングや正確に予定を登録するためには、kintoneとGoogleカレンダーの連携が有効です。
kintoneのデータ登録をトリガーにGoogleカレンダーに予定を自動登録することで、予定管理がしやすくなるだけでなく、手作業の負担を軽減できます。
これにより、kintoneのスケジュールを確認するだけで済むので、ダブルブッキングを防ぐことができるはずです。
さらに、新規スケジュールをkintoneに登録すれば、Googleカレンダーに自動登録されるため、社内メンバーへの共有がしやすくなります。

Yoomを使えば、ノーコードで自動化を導入できるので、ぜひ本記事を参考に試してみてくださいね！