kintoneとマネーフォワード クラウド請求書を連携して、kintone上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付する方法

ステップ1：kintoneとマネーフォワード クラウド請求書をマイアプリ連携

はじめに、使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、kintoneのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

検索窓にkintoneと入力し、表示された候補から「kintone」を選択します。
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力し、「接続」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらをご確認ください。

次にマネーフォワード クラウド請求書のマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、検索窓にマネーフォワード クラウド請求書と入力し、表示された候補から「マネーフォワード クラウド請求書」を選択します。
以下の画面が表示されたら、アカウントを選択しましょう。

パスワードを入力して、ログインします。

事業者を選択し、「次へ」をクリックします。

連携内容を確認したら「許可」をクリックして完了です。

マイアプリにkintoneとマネーフォワード クラウド請求書が表示されれば、登録完了です。

ステップ2：Chrome拡張機能トリガーを設定

ここからは自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にChrome拡張機能トリガーの設定をしましょう。
kintoneのレコード詳細ページを確認しましょう。
今回は、以下のようにアプリを作成しました！

【ポイント】

• 設定項目は任意ですが、以下の項目は全て設定するようにしましょう。
• 今回のフローは、IDには発注書のもとになる「見積書ID」は事前にDBに格納されていること前提としています。
  事前にマネーフォワード クラウド請求書で確認し、見積書IDを登録しておきましょう。
• 初めのトリガーでレコード詳細ページのURLが必要になります。
  その際は、一番左のマークをクリックして表示されたページのURLを使用しましょう。
  

Yoomに戻り「レコード詳細ページから起動」をクリックしましょう。
今回はChrome拡張機能を使用するため、事前にこちらからインストールしてください。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」→レコード詳細ページから起動

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

画面が変わったら「起動ページのURLサンプル」にテストページのURLを設定します。
先ほどkintoneのアプリ設定でお伝えしたように、kintoneのURLを取得し、設定しましょう。
「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックして完了です。

ステップ3：kintoneとマネーフォワード クラウド請求書のアクションを設定

次にフローを起動したkintoneのレコードの詳細を取得しましょう。
「レコードを取得する」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「kintoneと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→行が追加されたら

データベースを設定しましょう。
アプリIDを入力しましょう。
下に候補が表示されるのでそちらから設定もできますし、使用したアプリのURLから取得して設定もできます。

設定ができたら「次へ」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、取得したいレコードの条件を設定します。
今回情報を取得するのは、はじめにフローを起動したページのレコードです。
なので、レコードID＝フローを起動したページのレコードIDと設定するために、アウトプットを使用し設定しましょう。
アウトプットを使用することで、フロー起動ごとの値を使用することができます。
入力欄をクリックすると下に候補が表示されるので、選択し設定しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

今回のフローはマネーフォワード クラウド請求書で発注書と見積書を同じページで管理する想定です。
なので、発注書をダウンロードするために見積書ダウンロードのアクションを設定しましょう。
「見積書PDFのダウンロードURLを取得」をクリックしたら下記の設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「マネーフォワード クラウド請求書と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→見積書PDFのダウンロードURLを取得

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定を行いましょう。
見積書IDをkintoneで取得した情報で設定します。
こちらもアウトプットを使用しましょう。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

先ほど取得したダウンロードURLを使用して発注書をダウンロードしましょう。
「見積書PDFをダウンロード」をクリックしたら下記の設定を行います。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「マネーフォワード クラウド請求書と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→見積書PDFをダウンロード

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

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「見積書PDF のダウンロードURL」に「見積書PDFのダウンロードURLを取得」のアクションのアウトプットを以下のように設定しましょう。

設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

最後に発行した発注書をメールで先方に送付します。
「メールを送る」をクリックしたら詳細を設定していきましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「メール内容」→任意で設定してください

メールの送信先は、kintoneから取得したメールアドレスに送信するようにアウトプットを設定しましょう。

件名と本文は、以下のように設定しました。
このようにアウトプットと直接入力を合わせて内容を作成することで、定型メールでありながら、相手の名前や会社名はその都度変動させることができます。

最後に添付ファイルを設定しましょう。
こちらもアウトプットでファイルを指定することで、フローが起動するごとに作成されるファイルを添付することができます。

設定完了後、「次へ」をクリックしましょう。

メールの送信内容の確認です。
アウトプットで設定した箇所に実際の値が入力され、どのようにメールの送信がされるか確認できます。
最後に「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：kintoneとマネーフォワード クラウド請求書の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

ステータスの更新でフローを起動する

今回紹介したテンプレートはChrome拡張機能を使用しましたが、kintoneのアプリを設定する際にステータスを設定し、「指定のステータスに更新されたら」フローを起動することもできます。
トリガーでkintoneを選択したら以下のような画面が表示されるので、「指定のステータスに更新されたら」を選択し、設定しましょう。
チームの規模や業務の内容に合わせて、どちらのトリガーが使いやすいか選択してみてくださいね。

作成したファイルを格納する

マネーフォワード クラウド請求書で作成したファイルを保存するのはいかがでしょうか？
ファイル保管しているアプリにアウトプットを使用して作成した発注書を追加することで、書類の一元管理を行うことができます。
例えば、Google Driveに発注書専用のフォルダを作成し、このフローの最後に「ファイルをアップロードする」というアクションを追加すれば、ファイル保管も効率的に完了できますよ。
また、ファイル名にアウトプットを使用して命名ルールを指定しておくと、統一された名称で管理でき、ファイル保存の煩雑さを軽減できるでしょう。
ぜひ活用してみてくださいね。

kintoneやマネーフォワード クラウド請求書を使ったその他の自動化例

他にも、kintoneやマネーフォワード クラウド請求書を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.kintoneのステータスが更新されたらマネーフォワード クラウド請求書で自動的に請求書を作成する

次に紹介するのは、kintoneのサブテーブルの情報を活用して自動で請求書を作成するフローです。業務に合わせた内容でkintoneのサブテーブルを作成しておくことで、請求書の作成を効率化できるかもしれません。

2.Google スプレッドシートの行が更新されたら、マネーフォワード クラウド請求書の取引先を更新する

次に紹介するのは、Google スプレッドシートとの連携フローです。Google スプレッドシートで情報を一元管理している方は、登録情報に変更があった際に、自動でマネーフォワード クラウド請求書の取引先情報も更新できため、更新漏れを防止できるでしょう。

3.Yoomの入力フォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する

最後に紹介するのは、Yoomのフォームをトリガーとしたフローです。フォームの回答内容をアウトプットとして取得し取引先の作成を行うことで、登録業務の効率化に活用できるでしょう。

kintoneとマネーフォワード クラウド請求書の連携メリットと具体例

業務効率の向上とヒューマンエラーの削減

kintoneに登録された顧客情報を手動で確認し、マネーフォワード クラウド請求書に入力する作業は、手間がかかるだけでなく、転記ミスのリスクを伴います。この連携により、顧客情報を自動取得し、発注書作成までのプロセスを自動化することで、これまで発注書作成にかかっていた時間を短縮できるでしょう。また、手作業を大幅に省くことで、ヒューマンエラーを防ぐことができます。例えば、営業担当が案件ごとに発注書を手作業で作成している場合、この仕組みを導入することで、作成・送付の手間を削減し、営業活動に集中できる環境を整えるとこができるかもしれません。

対応の迅速化による信頼性向上

発注書の送付が滞ると、取引先の業務スケジュールに影響を及ぼし、信頼関係を低下させる可能性があります。この自動化により、顧客情報をもとに迅速に発注書を作成し自動送信することで、そのようなリスクを回避できるでしょう。例えば、卸売業の企業がこの仕組みを導入し、商品の発注依頼があった際に即座に発注書を送信することで、取引先からの評価が向上し、よりスムーズな取引が実現するかもしれません。迅速な対応を行うことで、相手企業との信頼関係を強固なものにし、顧客満足度の向上へとつながるでしょう。

契約・発注業務一元管理による情報の透明性向上

kintoneとマネーフォワード クラウド請求書を連携することで、顧客情報と発注書履歴を一元管理できるため、どの顧客とどのような取引を行ったかを可視化することができます。例えば、受発注が頻繁に発生するBtoBの事業者がこの連携を導入すると、過去の発注履歴をすぐに確認できるようになるでしょう。スムーズな情報確認によって、社内での問い合わせ対応のスピード向上が期待できます。

まとめ

kintoneとマネーフォワード クラウド請求書を連携し、発注書の作成から送付までを自動化する方法を紹介しました。この連携を業務に取り入れることにより、業務効率の向上、ヒューマンエラーの削減、迅速な対応による信頼性の向上、そして情報の透明性向上などの多くのメリットを得ることにつながるでしょう。ご自身の業務にYoomを導入して、自動化してみませんか？どれだけ業務が効率化できるのか、ぜひ体験してみてください。