kintoneは業務改善に役立つ便利なツールですが、「紙の書類やPDFファイルの内容を、結局手作業でkintoneに入力している…」なんてことはありませんか？
特に、請求書、名刺、アンケートなど、定期的に発生する書類のデータ入力は、時間がかかる上に、うっかりミスも起こりがちですよね。
最近よく耳にするOCR（光学的文字認識）技術を使えば、画像やPDFから文字情報を読み取れますが、「それをどうやってkintoneに自動で入れるの？」「プログラミングの知識が必要なんじゃ…」と感じている方もいるかもしれません。
この記事では、そんなお悩みを解決！
プログラミング不要でkintoneとOCR機能を連携させ、書類データの入力を自動化する方法を、分かりやすくご紹介します。
面倒なデータ入力作業から解放されて、もっと重要な業務に集中しましょう！
とにかく早く試したい方へ
「説明は後でいいから、まずは実際に試してみたい！」という方のために、Yoomでは送信されたファイルをOCRで読み取りkintoneに追加するためのテンプレートをご用意しています。
以下のバナーをクリックすれば、すぐに自動化の設定を始めることができます。
ぜひ、その効果を体験してみてください！
Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する」ワークフローは、Slackで共有されたドキュメントを自動的に解析し、kintoneにデータを登録する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理や共有がスムーズに行え、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを頻繁に利用し、共有ファイルの管理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・kintoneを利用してデータ管理を行っており、手動でのデータ入力を自動化したい方
・OCR技術を活用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務ワークフローに組み込みたい企業の担当者の方
・情報の一元管理を目指し、複数のツール間でのデータ連携を効率化したいIT担当者の方
■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法
Yoomを使えば、様々な方法で受け取ったファイルをOCRで読み取り、kintoneに自動でデータを登録できます。
ここでは、実際の例をいくつか紹介していきますので、業務に合ったテンプレートを見つけて、すぐに自動化を試してみませんか？
チャットツールで受け取ったファイルをOCRで読み取り、kintoneに自動登録する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで日常的にファイルを受け取るなら、この自動化が便利です！チャットに投稿された請求書や申込書などのファイルを自動でOCR処理し、抽出したデータをkintoneの指定アプリに登録します。
これにより、ファイルを探して内容を確認し、kintoneに手入力する手間が省けます。
Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する」ワークフローは、Slackで共有されたドキュメントを自動的に解析し、kintoneにデータを登録する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理や共有がスムーズに行え、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを頻繁に利用し、共有ファイルの管理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・kintoneを利用してデータ管理を行っており、手動でのデータ入力を自動化したい方
・OCR技術を活用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務ワークフローに組み込みたい企業の担当者の方
・情報の一元管理を目指し、複数のツール間でのデータ連携を効率化したいIT担当者の方
■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Microsoft Teamsから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する」ワークフローは、Microsoft Teams上で共有されるドキュメントを自動的に解析し、kintoneこのワークフローを導入することで、送信されたファイルを自動的にOCR技術で読み取り、必要なデータをkintoneにスムーズに追加できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に利用し、多くのファイルが共有されているチームの管理者の方
・共有ファイルの内容をkintoneに登録する作業が煩雑で時間を節約したい方
・OCR技術を活用してデータ入力の自動化を検討しているIT担当者の方
・業務ワークフローの効率化を図り、手作業によるミスを減らしたい企業の経営者の方
・kintoneとMicrosoft Teamsを連携させて、データ管理を一元化したい方
■注意事項
・Microsoft Teams、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
メールで受信したファイルをOCRで読み取り、kintoneに自動登録する
GmailやOutlookで受け取ったメールに添付されたファイルも、自動化のきっかけにできます。例えば、メールで送られてきた名刺画像をOCRで読み取り、kintoneの顧客リストへ自動で登録。
さらに、登録完了後にお礼メールを自動送信することも可能です。
メールからの情報登録と、その後のアクションまでスムーズに自動化しましょう！
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
試してみる
Outlookで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。
■注意事項
・kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信する
試してみる
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しGmailでお礼メールを送信するフローです。
■注意事項
・Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに自動登録する
Webフォームからファイルを受け付ける業務にも、この自動化はぴったりです。
例えば、イベント申込フォームで名刺画像、経費精算フォームで領収書画像をアップロードしてもらうケースを考えてみましょう。
フォームが送信されると、添付ファイルがOCRで読み取られ、kintoneのイベント参加者リストや経費精算アプリにデータが自動で追加されます。
フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
試してみる
フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加するフローです。
■注意事項
・kintoneとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・領収書の処理や経費精算業務に多くの時間を費やしている経理担当者や管理部門のスタッフ
・複数の支店や営業所から頻繁に領収書が送られてくる企業の経理チームメンバー
・紙の領収書をデジタル化してペーパーレス化を推進したい企業の経営者や管理職
・領収書データをkintoneで一元管理したい方
・領収書の手入力作業によるミスを減らしたいバックオフィス担当者
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
送信されたファイルをOCRで読み取りkintoneに追加するフローを作ってみよう
ここでは代表的な例として、Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加するフローの設定手順を解説します。プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って進めるだけで自動化を実現できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Slackとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Slackのトリガー設定およびOCR・kintoneのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する」ワークフローは、Slackで共有されたドキュメントを自動的に解析し、kintoneにデータを登録する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理や共有がスムーズに行え、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを頻繁に利用し、共有ファイルの管理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・kintoneを利用してデータ管理を行っており、手動でのデータ入力を自動化したい方
・OCR技術を活用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務ワークフローに組み込みたい企業の担当者の方
・情報の一元管理を目指し、複数のツール間でのデータ連携を効率化したいIT担当者の方
■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Slackの連携
1.検索する
検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。
まず、下記画面の右上プルダウンより、連携するSlackのワークスペースをご選択ください。
次に画面下部のプルダウンより、投稿するチャンネルを選択し「Allow」をクリックします。
3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。
最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
kintoneの連携
1.検索する
検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。
2.連携情報の登録
「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する
試してみる
■概要
「Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加する」ワークフローは、Slackで共有されたドキュメントを自動的に解析し、kintoneにデータを登録する業務ワークフローです。
これにより、情報の整理や共有がスムーズに行え、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを頻繁に利用し、共有ファイルの管理に手間を感じているビジネスパーソンの方
・kintoneを利用してデータ管理を行っており、手動でのデータ入力を自動化したい方
・OCR技術を活用して紙ベースの情報をデジタル化し、業務ワークフローに組み込みたい企業の担当者の方
・情報の一元管理を目指し、複数のツール間でのデータ連携を効率化したいIT担当者の方
■注意事項
・Slack、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ3：Slackのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルがチャンネルに投稿されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、Slackでどのチャンネルにファイルが投稿されたらトリガーを起動するか設定します。
まだ、Slackのチャンネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のチャンネルにファイルが投稿されることをトリガーとして設定していきたいと思います。
また、この後のテスト操作でSlackにファイルが投稿されている必要があるので、Slackのチャンネルにファイルを投稿しましょう。
今回は下記のようなPDFファイルを仮で作成し、Slackのチャンネルに投稿しました。
Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- チャンネルID：先ほど作成したSlackのチャンネルを指定しましょう。
入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されますので選択してください。
入力ができたら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、Slackで投稿されたファイルの情報を反映した、下記のようなアウトプットが表示されます。
無事にデータが反映していることを確認したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。
ステップ4：Slackのファイルダウンロード設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「投稿されたファイルをダウンロード」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、先ほどSlackのチャンネルに投稿したファイルをダウンロードする設定をします。
下記画像のように、Slackのダウンロードリンクを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力できたら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功したら、下記のような画面になりますので「ダウンロード」して内容を確認してみましょう。
下記のようなファイルがダウンロードできました!
先ほど、Slackのチャンネルに投稿したファイルがダウンロードできればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。
ステップ5：OCRでの読み取り設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
- OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
- アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
お好みで、下記へ変更することも可能です。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
- ファイルの添付方法：特に変更がなければ、このままで大丈夫です。
- 抽出したい項目：今回はファイルの全文を抽出したいため、下記のように入力しました。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。
抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようにPDFや画像ファイルデータから抽出した文字情報が反映されるはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：kintoneのレコード追加設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.データベースの連携
ここでは、レコードを追加したいkintoneアプリを設定します。
まだ、kintoneアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなkintoneアプリを作成しました。
kintoneの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。
次に、データベースの連携のアプリID入力欄をクリックし、先ほど作成したkintoneアプリを選択しましょう。
選択できたら、「次へ」を押してください。
3.データベース操作の詳細設定
kintoneアプリのレコードに追加する内容を設定していきます。
こちらの入力項目も、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、下記のように選択しましょう。
今回はアウトプットを活用して、下記のように入力しました。
下記画像のように、OCRの結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
OCR機能やkintoneを使ったその他の自動化例
OCR機能やkintoneを使った自動化は、今回ご紹介したPDFや画像ファイルの解析以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
OCRを使った便利な自動化例
他ツールから送信されたファイルをOCRで読み取り、新規ユーザーを追加したり内容を通知することができます。
これにより、さまざまなプラットフォームからのデータを簡単に管理・整理でき、業務の効率化が進みます。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する
試してみる
■概要
「Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで読み取りGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加する」ワークフローを利用すると、Dropboxへのファイル保存をトリガーに新規ユーザーの追加が可能です。
手動作業の必要がなくなり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Dropboxを利用してファイルの保管や共有を行っている方
・Dropboxへの履歴書や雇用契約書の格納をトリガーとしてアクションを自動で実行したい方
・OCR技術を活用して迅速に書類の情報をデジタル化したい方
・Google Workspaceを活用している企業
・新規ユーザーの追加を効率的に行いたい方
・定型業務の自動化によって、手間を減らし業務効率を高めたいと考えている方
■注意事項
・DropboxとGoogle WorkspaceをそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Google Driveに帳票がアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する」フローを利用すると、帳票の情報が効率的に管理できます。
OCRで読み取った内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを日常的に使用して帳票管理を行っている方
・Google Driveにアップロードされた帳票を迅速に処理したい方
・OCR技術を活用して手書きの帳票をデジタル化したいと考えている方
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っている方
・手入力の手間を省き、スピーディに帳票データを整理したい方
■注意事項
・Google DriveとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
「OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りMicrosoft Teamsで通知する」フローは、OneDriveに新しいファイルが追加された際に自動でOCR処理を行い、その内容をMicrosoft Teamsに通知する業務ワークフローです。
ファイル内容の迅速な確認とチーム内での情報共有がスムーズに行え、日常業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用して多数のファイルを管理しているビジネスユーザーの方
・Microsoft Teamsでのチームコミュニケーションを強化したい方
・書類や画像からテキスト情報を自動で抽出したい方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者や業務改善担当者の方
・手動での情報共有に時間を取られているチームリーダーの方
■注意事項
・OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Slackで領収書ファイルが投稿されたら、OCRで読み取りfreee会計で経費申請を作成する
試してみる
Slackでメッセージが投稿されたら自動的にfreee会計で経費を申請するフローです。
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加する
試してみる
名刺情報をAI-OCRで読み取りNotionのデータベースに追加するフローです。
kintoneを使った便利な自動化例
予定登録や新規リード登録をトリガーに、kintoneに追加することができます。
また、kintoneのレコードからMicrosoft SharePointにフォルダを作成したり、ChatGPTでテキストを生成することも可能です。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する
試してみる
Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。
kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。
kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知
試してみる
kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。
まとめ
今回は、kintoneとOCR機能を連携させて、面倒な書類データの入力作業を自動化する方法についてご紹介しました。
請求書、名刺、領収書など、様々な書類の情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすく、多くのビジネスパーソンを悩ませています。
しかし、Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、これらの課題を解決できる可能性があります。
チャットツール、メール、Webフォームなど、普段お使いのツールをトリガーにして、受け取ったファイルを自動でOCR処理し、kintoneに必要なデータを登録する。このような自動化フローを、Yoomのテンプレートを使えばわずかな時間で構築可能です。
データ入力作業から解放されることで、入力ミスを削減できるだけでなく、より創造的で付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。
ぜひ、Yoomのテンプレートを活用して、kintoneを使った業務の効率化を体験してみてください。
無料でYoomのアカウントを発行する
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