【ノーコードで実現】kintoneとOCRを連携して書類データを自動入力する方法

メールで受信したファイルをOCRで読み取り、kintoneに自動登録する

GmailやOutlookで受け取ったメールに添付されたファイルも、自動化のきっかけにできます。例えば、メールで送られてきた名刺画像をOCRで読み取り、kintoneの顧客リストへ自動で登録。
さらに、登録完了後にお礼メールを自動送信することも可能です。

メールからの情報登録と、その後のアクションまでスムーズに自動化しましょう！

フォームで送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに自動登録する

Webフォームからファイルを受け付ける業務にも、この自動化はぴったりです。

例えば、イベント申込フォームで名刺画像、経費精算フォームで領収書画像をアップロードしてもらうケースを考えてみましょう。
フォームが送信されると、添付ファイルがOCRで読み取られ、kintoneのイベント参加者リストや経費精算アプリにデータが自動で追加されます。

送信されたファイルをOCRで読み取りkintoneに追加するフローを作ってみよう

ここでは代表的な例として、Slackから送信されたファイルをOCRで読み取り、kintoneに追加するフローの設定手順を解説します。プログラミングの知識は不要で、画面の指示に従って進めるだけで自動化を実現できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下です。

• Slackとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Slackのトリガー設定およびOCR・kintoneのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

‍Slackの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにSlackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。

2.連携を許可する
YoomとSlackとの連携を行います。
まず、下記画面の右上プルダウンより、連携するSlackのワークスペースをご選択ください。
次に画面下部のプルダウンより、投稿するチャンネルを選択し「Allow」をクリックします。

3.チャンネルにYoomアプリを追加する
Slackサービス上で、Yoomからメッセージを送信するSlackチャンネルを開き、下記の図のとおり、1〜3の順に設定を行います。
※管理者による承認が必要な場合があります。詳しくはこちらの公式ヘルプをご参照ください。

最後に、画面が遷移するのでYoomアプリを追加したいので「追加」をクリックします。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
※Slackのマイアプリ登録についての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。

kintoneの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにkintoneと入力し、kintoneのアイコンをクリックします。

2.連携情報の登録
‍‍「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」を入力して、「追加」をクリックしましょう。
※詳しいkintoneのアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
※kintoneのアプリ登録がうまくいかない場合は、こちらを参照してください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ステップ3：Slackのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「ファイルがチャンネルに投稿されたら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、Slackでどのチャンネルにファイルが投稿されたらトリガーを起動するか設定します。
まだ、Slackのチャンネルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のチャンネルにファイルが投稿されることをトリガーとして設定していきたいと思います。

また、この後のテスト操作でSlackにファイルが投稿されている必要があるので、Slackのチャンネルにファイルを投稿しましょう。
今回は下記のようなPDFファイルを仮で作成し、Slackのチャンネルに投稿しました。

Slackの準備ができたら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• チャンネルID：先ほど作成したSlackのチャンネルを指定しましょう。
  入力欄をクリックすると、下記のように候補が表示されますので選択してください。
  

入力ができたら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、Slackで投稿されたファイルの情報を反映した、下記のようなアウトプットが表示されます。
無事にデータが反映していることを確認したら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう。

ステップ4：Slackのファイルダウンロード設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「投稿されたファイルをダウンロード」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

‍3.API接続設定
ここでは、先ほどSlackのチャンネルに投稿したファイルをダウンロードする設定をします。
下記画像のように、Slackのダウンロードリンクを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

入力できたら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功したら、下記のような画面になりますので「ダウンロード」して内容を確認してみましょう。

下記のようなファイルがダウンロードできました!
先ほど、Slackのチャンネルに投稿したファイルがダウンロードできればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップへ進みましょう。

ステップ5：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

[注意事項]

• OCRのAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
• アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。

「アクション」は、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
お好みで、下記へ変更することも可能です。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

‍3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：特に変更がなければ、このままで大丈夫です。
  

• 抽出したい項目：今回はファイルの全文を抽出したいため、下記のように入力しました。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。
抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようにPDFや画像ファイルデータから抽出した文字情報が反映されるはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：kintoneのレコード追加設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、レコードを追加したいkintoneアプリを設定します。
まだ、kintoneアプリを作成していない場合は、このタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなkintoneアプリを作成しました。

kintoneの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「レコードを追加する」のままで大丈夫です。

次に、データベースの連携のアプリID入力欄をクリックし、先ほど作成したkintoneアプリを選択しましょう。
選択できたら、「次へ」を押してください。

3.データベース操作の詳細設定
kintoneアプリのレコードに追加する内容を設定していきます。
こちらの入力項目も、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されるので、下記のように選択しましょう。

今回はアウトプットを活用して、下記のように入力しました。

下記画像のように、OCRの結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。

ステップ7：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

OCR機能やkintoneを使ったその他の自動化例

OCR機能やkintoneを使った自動化は、今回ご紹介したPDFや画像ファイルの解析以外にも様々な業務に応用できます。

ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。
日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。

OCRを使った便利な自動化例

他ツールから送信されたファイルをOCRで読み取り、新規ユーザーを追加したり内容を通知することができます。
これにより、さまざまなプラットフォームからのデータを簡単に管理・整理でき、業務の効率化が進みます。

‍kintoneを使った便利な自動化例

予定登録や新規リード登録をトリガーに、kintoneに追加することができます。
また、kintoneのレコードからMicrosoft SharePointにフォルダを作成したり、ChatGPTでテキストを生成することも可能です。

‍

まとめ

今回は、kintoneとOCR機能を連携させて、面倒な書類データの入力作業を自動化する方法についてご紹介しました。

請求書、名刺、領収書など、様々な書類の情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすく、多くのビジネスパーソンを悩ませています。
<span class="mark-yellow">しかし、Yoomのようなツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、これらの課題を解決できる可能性があります。</span>

チャットツール、メール、Webフォームなど、普段お使いのツールをトリガーにして、受け取ったファイルを自動でOCR処理し、kintoneに必要なデータを登録する。このような自動化フローを、Yoomのテンプレートを使えばわずかな時間で構築可能です。
データ入力作業から解放されることで、入力ミスを削減できるだけでなく、より創造的で付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

ぜひ、Yoomのテンプレートを活用して、kintoneを使った業務の効率化を体験してみてください。

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