【ノーコードで連携！】 kintoneとOneDriveを連携してデータ管理を自動化します！

■トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「kintone」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページで、任意のタイトルを入力しトリガーアクションの「レコードが登録されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページで、以下の設定を行います。
・トリガーの起動間隔：プルダウンから任意の時間を選択
・サブドメイン名：kintoneURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」部分
・アプリID：kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分

トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを取得する」を選択します。
アプリIDはトリガー設定の「3.」で入力した同じものを入力してください。（kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分)

次に進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページで、取得したいレコードの条件を「レコード番号＝{{レコードID}}」に設定します。
{{レコードID}}は欄をクリックし、アウトプットのトリガーから選択できます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■OneDriveの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「OneDrive」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページで、任意のタイトルを入力してアクションは「フォルダを作成」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
・ドライブID：欄をクリックし候補に表示されるドライブID
・親フォルダのアイテムID：欄をクリックし候補に表示される、今回のフォルダを作成する親フォルダのID（事前準備で作成した親フォルダ）
・親フォルダ名：親フォルダのアイテムIDで選択した親フォルダ名
・フォルダ名：任意の名前※欄をクリックしアウトプットを利用することもできます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

■kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを更新する」を選択します。
アプリIDはトリガー設定3.で入力した同じものを入力してください。(kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分)

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、以下の設定をします。

・更新したいレコードの条件：「レコード番号＝{{レコードID}}」

・更新後のレコードの値
会社名：欄をクリックし1つ目のオペレーションの「会社名」
担当者名：欄をクリックし1つ目のオペレーションの「担当者名」
フォルダURL：欄をクリックし3つ目のオペレーションの「作成したフォルダのURL」

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットの作成が終わりました！

お疲れ様でした！

kintoneやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

kintoneを活用した自動化例

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

Web会議が終了したら、文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

OneDriveを活用した自動化例

メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

GmailやOutlookなどに添付されたファイルをOneDriveに自動でアップロードします。

書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする

クラウドサインやGMOサインなどで締結が完了した書類をOneDriveに自動でアップロードします。

ワークフローで申請が承認された書類をOneDriveに保存する

ジョブカン経費精算・ワークフローやコラボフローなどで申請が承認された書類をOneDriveに自動で保存します。

kintoneとOneDriveを連携するメリット

‍1. データの一元管理

kintone内で管理するファイルをOneDriveに自動的に保存することで、データの一元管理ができます。
kintoneで作成したアプリ内の情報を、自動でOneDriveのフォルダに保存する設定にすると、手作業が不要になります！
アプリ間のデータの移行漏れを防ぎ、データ管理の手間を省けますね。‍

2.データの共有・編集

一元管理と似ていますがkintoneとOneDriveの連携で、複数メンバーでの共有がより簡単にできます。
kintone内のファイルをOneDriveにも保存することで、kintoneだけしか見れないメンバー以外の人にもファイルを効率よく共有することも可能です。
これによってメンバー全員がタイムラグなくファイルの確認ができますね！

3.スペースの節約

‍OneDriveのクラウドを利用することで、kintoneのデータベースを節約できます。
大容量のファイルをkintoneからOneDriveに移動することで、kintone内のデータを軽量化できます。
ページの読み込み速度が上がり、チームの作業スピードアップも期待できますね。

kintoneとOneDriveを連携するとできる業務自動化例

kintoneからOneDriveへの自動化例‍

kintoneアプリ内にアップロードされたファイルデータを自動的にOneDriveに保存します。
会議の動画などをkintoneにアップロードした際、そのファイルが自動的にOneDriveの指定フォルダにも保存されるような設定が可能です！
これによって、重要なファイルの紛失を防いだり、各アプリ間でメンバーがスムーズにファイルの確認ができたりしますね。

OneDriveからkintoneへの自動化例‍

OneDriveに新しいファイルを追加した際、指定のスケジュールでファイルのURLやファイル自体を自動でkintoneのアプリに反映します。
プロジェクトに関するファイルがOneDriveにアップロードされると、アップロードしたファイルのURLやファイルデータをkintoneアプリに自動追加するイメージです。
ファイルを手動で更新する作業がいらなくなり、常にkintone側でも最新のファイルを確認できるのは便利ですね！

まとめ

今回は、「kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成」するフローをご紹介しました。
kintoneとOneDriveを連携することで、データ管理の負担をかなり削減できそうですね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

色々な機能を試してみてくださいね。