kintoneとOneDriveの連携イメージ
【ノーコードで連携!】 kintoneとOneDriveを連携してデータ管理を自動化します!
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フローボット活用術

2025-10-23

【ノーコードで連携!】 kintoneとOneDriveを連携してデータ管理を自動化します!

a.fukuyama
a.fukuyama

kintoneとOneDriveを連携してフォルダ管理が楽にならないかな...。
レコードを追加するたびにフォルダを自動作成できたら、もっとスムーズに業務を進められそうですよね。
手作業でのフォルダ作成は、ツールを行き来する手間がかかり、作成漏れが発生することもあります。

そこで活用したいのが、kintoneとOneDriveの連携です!
レコードを追加したら自動でフォルダを作成することで、フォルダの管理ミスを防ぎながら、チームでデータを簡単に共有できるようになりますよ。
この記事では、ノーコードでkintoneとOneDriveを連携する方法を解説するので、ぜひ試してみてくださいね!

こんな方におすすめ

  • kintoneとOneDriveでの業務効率化を考えている方。
  • kintoneとOneDriveを連携してフォルダ作成を自動化したい方。
  • kintoneにレコードを登録した際にOneDriveでのフォルダの作成漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!


■概要

kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。

kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。

kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。

■注意事項

・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。

・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。

[Yoomとは]

kintoneとOneDriveの連携フローの作り方

それでは「Yoom」を利用して、ノーコードでkintoneとOneDriveを連携してみましょう!
「kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成」というテンプレートを使ってフローを作成します。
今回は取引先情報の管理とフォルダの新規作成を自動化する想定をし、kintoneのレコードに取引先情報(会社名、担当者名)が登録されたらフローボットが起動する設定にします。
フォルダの生成とURLの入力を自動で行ってくれるので、対応時間を大幅に削減できますね!

事前準備

Yoomへログイン

Yoomのアカウントを持っていない方はYoomの登録ページからアカウントを発行してください。30秒で登録できます!
登録後、Yoomへログインします。

kintoneのアプリ作成とレコードの登録

今回のフローボットはkintoneのレコードに登録することをトリガーにしているので、登録用のアプリを作成しておきます。

1.kintoneにログインします。

2.ホーム画面の「アプリ」の+ボタンから「はじめから作成」を選択します。

3.任意のタイトルを入力して、「文字列(1行)」を右のスペースにドラッグアンドドロップし、項目名(フィールド名)を変更します。

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4.「アプリを公開」をクリックしたら、アプリ作成完了です!

5.作成したアプリを開き、+ボタンからレコードを登録します。任意の会社名と担当者名を事前に入力してください。
今回は会社名を「テスト株式会社」、担当者名を「田中ゆうむ」と入力して保存しました。

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OneDriveのフォルダ作成

フローボットで自動作成したフォルダを保存するためのフォルダ(親フォルダ)をつくります。

1.OneDriveにログインします。

2.ログイン後、画面左の「+Add new」から「Folder」をクリックします。

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3.任意のフォルダ名とカラーをつけて、「Create」をクリックしたらフォルダ作成も完了です!
今回はフォルダ名を「test_0709」にしました。

フローボットの作成手順

アプリ連携

1.kintoneとOneDriveのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

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2.使用するアカウントでログインします。

・kintoneは下の登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページをみながら入力してください。

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・OneDriveは下のログイン画面が表示されるので、使用するアカウントでログインしてください。
※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

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2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

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フローボットの新規作成まで完了しました!

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

下記のリンクからテンプレートをコピーすると、簡単に設定できます。


■概要

kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。

kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。

kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。

■注意事項

・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。

・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。

トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「kintone」を選択します。

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2.連携アカウントとアクションを選択ページで、任意のタイトルを入力しトリガーアクションの「レコードが登録されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページで、以下の設定を行います。
・トリガーの起動間隔:プルダウンから任意の時間を選択
・サブドメイン名:kintoneURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」部分
・アプリID:kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分

トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

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4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

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2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを取得する」を選択します。
アプリIDはトリガー設定の「3.」で入力した同じものを入力してください。(kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分)

次に進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページで、取得したいレコードの条件を「レコード番号={{レコードID}}」に設定します。
{{レコードID}}は欄をクリックし、アウトプットのトリガーから選択できます。

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4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

OneDriveの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「OneDrive」を選択します。

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2.連携アカウントとアクションを選択ページで、任意のタイトルを入力してアクションは「フォルダを作成」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
・ドライブID:欄をクリックし候補に表示されるドライブID
・親フォルダのアイテムID:欄をクリックし候補に表示される、今回のフォルダを作成する親フォルダのID(事前準備で作成した親フォルダ)
・親フォルダ名:親フォルダのアイテムIDで選択した親フォルダ名
・フォルダ名:任意の名前※欄をクリックしアウトプットを利用することもできます。

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4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

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2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを更新する」を選択します。
アプリIDはトリガー設定3.で入力した同じものを入力してください。(kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分)

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、以下の設定をします。

・更新したいレコードの条件:「レコード番号={{レコードID}}」

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・更新後のレコードの値
会社名:欄をクリックし1つ目のオペレーションの「会社名」
担当者名:欄をクリックし1つ目のオペレーションの「担当者名」
フォルダURL:欄をクリックし3つ目のオペレーションの「作成したフォルダのURL」

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4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットの作成が終わりました!

お疲れ様でした!


■概要

kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。

kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能です。

kintoneにOneDriveのフォルダURLを格納しておくことで、kintoneのレコードから簡単にフォルダにアクセスすることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

1.kintoneとOneDriveをそれぞれ利用されている方
2.kintoneの取引先ごとにOneDriveフォルダを作成されている方
3.kintoneとOneDriveでなにか効率化を図ってみたい方

■このテンプレートを使うメリット

・kintoneの新規レコードが追加される旅に顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成するので、作成の手間やミスを削減できます。
・kintoneにOneDriveのフォルダURLをレコードにをメモしておけるので、ツールの行き来もスムーズになります。

■注意事項

・OneDriveとkintoneそれぞれとYoomの連携が必要です。

・OneDriveのやkintoneの設定は自由に変更してご利用ください。

kintoneやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

kintoneを活用した自動化例

kintoneに登録された内容を他のデータベースへ追加する

kintoneに追加したデータをMicrosoft ExcelやGoogle スプレッドシートなどに自動で追加します。


◼️概要

kintoneにレコードが登録された後、その情報を自動的にGoogleスプレッドシートにも登録するフローです。

kintoneアプリにわざわざアクセスしなくても、レコードが登録されたことを自動的に検知して、その情報をGoogleスプレッドシートにも転記することができます。

また、設定によってはkintoneに登録された情報によってルートを切り分け、Googleスプレッドシートに転記する内容を振り分けるといったことも可能です。

◼️注意事項

・kintone、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。

・連携するkintoneやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。


■概要

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Excelのシートに自動的に情報を連携するフローボットです。

kintoneの情報をMicrosoft Excelに同期したい場合などにご利用ください。

■注意事項

・kintone、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft Excelのテーブル(表)の一番下の行にkintoneの情報を追加します。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

kintoneでレコードが登録されたら、レコードの詳細情報を取得して自動的にSalesforceの取引先オブジェクトに取引先を登録します。

kintoneで管理している企業情報とSalesforceを連携する場合にご活用ください。

■注意事項

・kintone、SalesforceそれぞれとYoomを連携してください。

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。


■概要

Googleフォームに新しく回答が送信されたら、kintoneに回答内容をレコードに追加するフローです。

フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にkintoneに情報が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

■注意事項

・Googleフォーム、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。

・Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133


■概要

Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • フォームからの情報をkintoneへ手入力し、Gmailで個別に対応しているご担当者の方
  • リード獲得後の顧客対応を迅速化し、機会損失を防ぎたいマーケティング・営業担当の方
  • 定型的なデータ入力とメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォーム送信からkintoneへの登録、Gmailでの連絡までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータの転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基にレコードを追加します。
  4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム登録者に対して自動でメールを送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • フォームトリガーでは、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目を自由に作成・編集できます。
  • kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、登録先のアプリIDを指定し、フォームのどの項目をkintoneのどのフィールドに登録するかを設定できます。
  • Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定可能です。フォームの入力内容を本文に差し込むことで、個別最適化されたメールを送信できます。

■注意事項

  • kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1. HubSpotとkintoneを利用している企業やチーム

  • HubSpotを活用してマーケティングや顧客管理を行っているマーケティング担当者
  • kintoneを用いてデータベース管理を行っているIT担当者や業務管理担当者
  • 両方のツールを連携させて業務効率化を図りたい企業の社員

2.データ入力や管理業務を効率化したい方

  • フォームからの情報を手動で入力する手間を省きたい事務職員
  • 顧客情報やリード情報を自動的にデータベースに保存したい営業担当者
  • 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー

3.顧客情報の一元管理を目指している方

  • 異なるシステム間でのデータの一貫性を保ちたいデータアナリスト
  • 顧客情報を一元管理することで、迅速かつ的確な対応をしたいカスタマーサポート担当者
  • 複数のツールを統合して顧客情報を活用したいマーケティング戦略担当者

■このテンプレートを使うメリット

・手動でのデータ入力の手間を省き、リアルタイムで正確なデータ管理が可能となり、顧客情報の一元管理が実現し、業務の効率を大幅に向上させることができます。

・データの一貫性を保つことで、マーケティングや営業活動の質も向上します。

注意事項

・Hubspot、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

Web会議が終了したら、文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。


■概要

Google Meetで会議が終了したら、文字起こししてkintoneに自動追加するフローです。

Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Google Meetでの会議の議事録を手動で作成している方
  • 複数のプロジェクトを並行して進めており、重要な会議の発言を効率的に記録し共有したい方
  • kintoneで管理する案件や業務進捗の情報に会議内容を統合したい方
  • 遠隔チームやリモートワークのメンバーとも会議情報の共有をスムーズにしたい方
  • 顧客との打ち合わせ内容をkintoneで共有し、フォローアップの質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

このフローにより、Google Meetの録画からの文字起こしとkintoneへの登録が自動的に行われます。

手動で議事録の作成が不要となることで会議後の作業時間が削減され、その時間を他の価値創造的な業務に充てることが可能です。

文字起こし情報がkintoneへ自動登録されるため、チーム間での情報共有がスムーズになり、コミュニケーションの質が向上します。

また、会議記録の形式が統一されることで、重要な決定事項の追跡が容易になります。


■概要

Zoomでのオンラインミーティング後、録画データから議事録を作成する作業に時間がかかっていませんか?録画内容の文字起こしや要約、そしてkintoneへの転記といった一連の作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫する一因にもなります。このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、文字起こしから要約、kintoneへの格納までが自動で実行されるため、議事録作成に関する課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Zoomでの会議後、手作業で文字起こしや要約を行いkintoneに記録している方
  • 議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中したいと考えている方
  • 会議の決定事項や内容の共有漏れを防ぎ、ナレッジを効率的に蓄積したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Zoomミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
  • 手作業による転記ミスや要約の質のばらつきを防ぎ、kintone上で均質な会議情報を一元管理できるようになります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ZoomとkintoneをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了したミーティングの情報を取得します。
  4. 次に、取得した情報をもとに、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。
  5. ダウンロードした音声ファイルを、オペレーションのAI機能「音声データを文字起こしする」でテキスト化します。
  6. テキスト化された会議内容を、オペレーションのAI機能「要約する」で要約します。
  7. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約内容などを指定のアプリに格納します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Zoomのトリガー設定では、フローを起動する間隔や、対象とするユーザーのメールアドレスを指定できます。
  • Zoomでレコーディング情報を取得する際は、前のステップで取得したアウトプット(動的な値)を活用してミーティングIDを指定します。
  • AI機能の文字起こしでは、日本語や英語など、ミーティングで話されている言語を任意で設定できます。
  • AI機能の要約では、要約後の文字数や「箇条書きで」といった形式、言語などを細かく指定することが可能です。
  • kintoneにレコードを追加するアクションでは、格納先のアプリIDや、どのフィールドに何の情報を格納するかを自由に設定できます。

◼️注意事項

  • Zoom、kintoneそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
  • レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
  • AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

OneDriveを活用した自動化例

メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

GmailやOutlookなどに添付されたファイルをOneDriveに自動でアップロードします。


■概要

メールで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローボットです。

Yoomで作成したメールアドレスにメールが届くと自動的にフローボットが起動します。

請求書や発注書などのファイルの自動保存にご利用いただけます。

■注意事項

・OneDriveとYoomの連携が必要です。

・メールアドレスやOneDriveの格納先のフォルダは自由に変更してご利用ください。


■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか?重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
  • Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
  • ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
  • Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
  • 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
  2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
  3. オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
  4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
  5. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
  • OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
  • アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
 ■注意事項
  • OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。 

■概要

Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.GmailとOneDriveを業務で使用している方

・Gmailを使用して顧客とのやりとりをしている担当者

・OneDriveを使用してファイル管理をしている担当者

・GmailとOneDriveを連携した効率化を検討している方

2.手動によるファイル保存の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務の自動化を目指している中小企業の経営者

・手動作業が多い総務、事務の担当者

■このテンプレートを使うメリット

・Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化を図ることができます。

・ファイルを自動的にOneDriveへ保存できるため、ヒューマンエラーの防止にも繋がります。

・Gmailからファイルの保存作業をする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。

・フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。

■注意事項

・Gmail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする

クラウドサインやGMOサインなどで締結が完了した書類をOneDriveに自動でアップロードします。


■概要

クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.クラウドサインを利用している企業やチーム

  • クラウドサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
  • 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者

2.OneDriveを利用している企業やチーム

  • OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
  • 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業

3.契約プロセスの自動化を推進している方

  • 契約書の締結後に書類を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
  • システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者

■このテンプレートを使うメリット

・手動での書類ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。

・書類が安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ法務文書の管理がシンプルにより、業務全体の生産性向上が期待できます。

注意事項

・クラウドサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書作成や管理を頻繁に行う必要がある方

  • 法務担当者や契約管理担当者
  • 営業担当者や営業マネージャー
  • ビジネスオーナーや事業開発担当者

2.手動での契約書作成やファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方

  • 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
  • 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者

3.Yoomフォーム、GMOサイン、OneDriveを日常的に活用している方

  • Yoomフォームを使用して情報収集を行っているユーザー
  • GMOサインを利用している法務チーム
  • OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・契約書が一元管理され、関係者が簡単にアクセスできるようになります。

・ファイルの保存場所や整理が自動化されるため、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。

注意事項

・GMOサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。

・GMOサインとの連携方法:https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734

・GMOサインでの署名依頼方法:https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847


■概要

Docusignで書類が締結したら、証明書をダウンロードしOneDriveに格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.契約書の管理や保存を頻繁に行う必要がある方

  • 法務担当者や契約管理担当者
  • 営業担当者や営業マネージャー
  • ビジネスオーナーや事業開発担当者

2.手動での証明書ダウンロードやファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方

  • 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
  • 契約書の整理・保管を効率的に行いたい担当者

3.DocuSignとOneDriveを日常的に活用している方

  • DocuSignを利用して契約書の締結を行っている法務チーム
  • OneDriveを活用してデータの保存や共有を行っている担当者

■このテンプレートを使うメリット

・手動での証明書の管理やダウンロード作業が不要になり証明書が自動的にOneDriveに保存されるため、管理が容易になります。

・OneDriveを使用することで、メンバーはいつでもどこからでも証明書にアクセスできるようになります。

注意事項

・DocuSign、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。

ワークフローで申請が承認された書類をOneDriveに保存する

ジョブカン経費精算・ワークフローやコラボフローなどで申請が承認された書類をOneDriveに自動で保存します。


■概要

コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

1. コラボフローを利用して申請管理を行っている方

・コラボフローを使って申請管理をしているが、承認後の手動作業に手間を感じる方

2. ドキュメント管理ツールとしてOneDriveを利用している方

・承認後の申請書類を自動でOneDriveにアップロードし、チーム全体での情報共有を容易にしたい方

■このテンプレートを使うメリット

コラボフローで申請が承認されたら申請書類のPDFをOneDriveにアップロードするというフローを導入することで、いくつかのメリットが得られます。
まず、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされるため、手動でファイルをアップロードする手間が省けます。
これにより、業務効率が向上し、担当者の負担が軽減されます。

また、OneDrive上でファイルが一元管理されるため、必要な書類をすぐに検索・閲覧できるようになります。
ファイルの管理が簡単になり、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。

さらに、自動化によりヒューマンエラーのリスクが減るため、重要な書類の管理がより安全に行われます。
このフローを活用することで、効率的でミスのない書類管理が実現し、業務全体の質が向上するでしょう。

■注意事項

・コラボフローとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、申請書類のPDFを一件ずつダウンロードし、手作業でOneDriveにアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、該当の申請書類PDFを自動でOneDriveにアップロードするため、面倒な手作業から解放され、書類の保管漏れといったミスも防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • ジョブカンとOneDrive間の手作業に手間を感じている経理・総務担当者の方
  • 申請書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
  • 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • 承認後のPDFダウンロードとアップロード作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
  • 手作業によるファイルのアップロード漏れやファイル名の付け間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な書類保管を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
  3. 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得(汎用フォーム)」アクションを設定します。
  4. 次に、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請書類を取得します。
  5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定のフォームIDは任意で設定してください。
  • ファイルの保存先は、OneDriveだけでなく、Google DriveやBox、Dropboxなど、Yoomが連携する他のクラウドストレージサービスに変更することも可能です。

■注意事項

  • ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

kickflowで承認された申請書を、その都度手動でOneDriveにアップロードする作業に手間を感じていないでしょうか。
この一連の作業は、他の業務を中断させるだけでなく、保存先の間違いやアップロード漏れといったミスの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、kickflowでの申請承認をきっかけに、関連する書類が自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • kickflowとOneDriveを利用しており、手作業でのファイル管理に非効率を感じている方
  • 申請・承認フローにおける書類の保存漏れやミスをなくしたいと考えている管理部門の方
  • 定型的なファイル管理業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • kickflowで申請が承認されると自動でファイルが保存されるため、これまで手作業でのアップロードに費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手動でのファイル操作が不要になることで、アップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の信頼性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、kickflowとOneDriveをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」というアクションを設定して、kickflow側で申請が承認された際の通知を受け取れるようにします。
  3. 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、承認完了のステータスを受け取った場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
  4. 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーの情報から該当の申請書類を取得します。
  5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • kickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションでは、トリガーで取得したWebhookの情報に含まれるファイルIDを指定して、対象のファイルを動的に取得してください。
  • 分岐機能では、トリガーで受け取った申請ステータスなどの情報をもとに、「最終承認された場合のみ」といった具体的な条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
  • OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先となるドライブIDを任意で設定してください。

■注意事項

  • kickflow、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。
    フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
    無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

kintoneとOneDriveを連携するメリット

1. データの一元管理

kintone内で管理するファイルをOneDriveに自動的に保存することで、データの一元管理ができます。
kintoneで作成したアプリ内の情報を、自動でOneDriveのフォルダに保存する設定にすると、手作業が不要になります!
アプリ間のデータの移行漏れを防ぎ、データ管理の手間を省けますね。

2.データの共有・編集

一元管理と似ていますがkintoneとOneDriveの連携で、複数メンバーでの共有がより簡単にできます。
kintone内のファイルをOneDriveにも保存することで、kintoneだけしか見れないメンバー以外の人にもファイルを効率よく共有することも可能です。
これによってメンバー全員がタイムラグなくファイルの確認ができますね!

3.スペースの節約

OneDriveのクラウドを利用することで、kintoneのデータベースを節約できます。
大容量のファイルをkintoneからOneDriveに移動することで、kintone内のデータを軽量化できます。
ページの読み込み速度が上がり、チームの作業スピードアップも期待できますね。

kintoneとOneDriveを連携するとできる業務自動化例

kintoneからOneDriveへの自動化例

kintoneアプリ内にアップロードされたファイルデータを自動的にOneDriveに保存します。
会議の動画などをkintoneにアップロードした際、そのファイルが自動的にOneDriveの指定フォルダにも保存されるような設定が可能です!
これによって、重要なファイルの紛失を防いだり、各アプリ間でメンバーがスムーズにファイルの確認ができたりしますね。

OneDriveからkintoneへの自動化例

OneDriveに新しいファイルを追加した際、指定のスケジュールでファイルのURLやファイル自体を自動でkintoneのアプリに反映します。
プロジェクトに関するファイルがOneDriveにアップロードされると、アップロードしたファイルのURLやファイルデータをkintoneアプリに自動追加するイメージです。
ファイルを手動で更新する作業がいらなくなり、常にkintone側でも最新のファイルを確認できるのは便利ですね!

まとめ

今回は、「kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成」するフローをご紹介しました。
kintoneとOneDriveを連携することで、データ管理の負担をかなり削減できそうですね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

色々な機能を試してみてくださいね。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
a.fukuyama
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
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