2024/07/10
アプリ同士の連携方法

【ノーコードで連携!】 kintoneとOneDriveを連携してデータ管理を自動化します!

a.fukuyama

目次

kintoneとOneDriveを連携するメリット

1. データの一元管理

kintone内で管理するファイルをOneDriveに自動的に保存することで、データの一元管理ができます。
kintoneで作成したアプリ内の情報を、自動でOneDriveのフォルダに保存する設定にすると、手作業が不要になります!
アプリ間のデータの移行漏れを防ぎ、データ管理の手間を省けますね。

2.データの共有・編集

一元管理と似ていますがkintoneとOneDriveの連携で、複数メンバーでの共有がより簡単にできます。
kintone内のファイルをOneDriveにも保存することで、kintoneだけしか見れないメンバー以外の人にもファイルを効率よく共有できたりします。
これによってメンバー全員がタイムラグなくファイルの確認ができますね!

3.スペースの節約

OneDriveのクラウドを利用することで、kintoneのデータベースを節約できます。
大容量のファイルをkintoneからOneDriveに移動することで、kintone内のデータを軽量化できます。
ページの読み込み速度が上がり、チームの作業スピードアップも期待できますね。

kintoneとOneDriveを連携するとできる業務自動化例

kintoneからOneDriveへの自動化例

kintoneアプリ内にアップロードされたファイルデータを自動的にOneDriveに保存します。
会議の動画などをkintoneにアップロードした際、そのファイルが自動的にOneDriveの指定フォルダにも保存されるような設定が可能です!
これによって、重要なファイルの紛失を防いだり、各アプリ間でメンバーがスムーズにファイルの確認ができるようになります。

OneDriveからkintoneへの自動化例

OneDriveに新しいファイルを追加した際、ファイルのURLやファイル自体を自動でkintoneのアプリに反映します。
プロジェクトに関するファイルがOneDriveにアップロードされると、アップロードしたファイルのURLやファイルデータをkintoneアプリに自動追加するイメージです。
ファイルを手動で更新する作業がいらなくなり、常にkintone側でも最新のファイルを確認できるのは便利ですね!

kintoneとOneDriveの連携フローの作り方

それでは「Yoom」を利用して、ノーコードでkintoneとOneDriveを連携してみましょう!
「kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成」というテンプレートを使ってフローを作成します。
今回は取引先情報の管理とフォルダの新規作成を自動化する想定をし、kintoneのレコードに取引先情報(会社名、担当者名)が登録されたらフローボットが起動する設定にします。
フォルダの生成とURLの入力を自動で行ってくれるので、対応時間を大幅に削減できますね!

気になる方は下記のリンクをご利用ください。

事前準備

Yoomへログイン

Yoomのアカウントを持っていない方はYoomの登録ページからアカウントを発行してください。30秒で登録できます!
登録後、Yoomへログインします。

kintoneのアプリ作成とレコードの登録

今回のフローボットはkintoneのレコードに登録することをトリガーにしているので、登録用のアプリを作成しておきます。

1.kintoneにログインします。

2.ホーム画面の「アプリ」の+ボタンから「はじめから作成」を選択します。

3.任意のタイトルを入力して、「文字列(1行)」を右のスペースにドラッグアンドドロップし、項目名(フィールド名)を変更します。

4.「アプリを公開」をクリックしたら、アプリ作成完了です!

5.作成したアプリを開き、+ボタンからレコードを登録します。任意の会社名と担当者名を事前に入力してください。
今回は会社名を「テスト株式会社」、担当者名を「田中ゆうむ」と入力して保存しました。

OneDriveのフォルダ作成

フローボットで自動作成したフォルダを保存するためのフォルダ(親フォルダ)をつくります。

1.OneDriveにログインします。

2.ログイン後、画面左の「+Add new」から「Folder」をクリックします。

3.任意のフォルダ名とカラーをつけて、「Create」をクリックしたらフォルダ作成も完了です!
今回はフォルダ名を「test_0709」にしました。

フローボットの作成手順

アプリ連携

1.kintoneとOneDriveのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。

2.使用するアカウントでログインします。

・kintoneは下の登録画面が表示されるので、kintoneマイアプリ登録ページをみながら入力してください。

・OneDriveは下のログイン画面が表示されるので、使用するアカウントでログインしてください。

3.登録できると、マイアプリにアイコンが表示されます。

プロジェクトとフローボットの新規作成

1.プロジェクト一覧の+ボタンからプロジェクトを新規作成できます。任意のプロジェクト名を入力し保存します。

2.「フローボット」の「+新規作成」をクリックし、「はじめから作成」または「テンプレートギャラリーから作成」のどちらかを選択します。
今回は「はじめから作成」を選択しました。

フローボットの新規作成まで完了しました!

ここからフローボットの中身の設定をはじめます。

トリガー設定

1.任意のタイトルと説明文を入力したら、トリガー「特定のアプリイベントを受信したとき」から「kintone」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページで、任意のタイトルを入力しトリガーアクションの「レコードが登録されたら」を選択します。

次へ進みます。

3.アプリトリガーのAPI接続設定ページで、以下の設定を行います。
・トリガーの起動間隔:プルダウンから任意の時間を選択
・サブドメイン名:kintoneURL内の「https://●●●●●●●.cybozu.com/」部分
・アプリID:kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分

トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを取得する」を選択します。
アプリIDはトリガー設定3.で入力した同じものを入力してください。(kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分)

次に進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページで、取得したいレコードの条件を「レコード番号={{レコードID}}」に設定します。
{{レコードID}}は欄をクリックし、アウトプットのトリガーから選択できます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

OneDriveの設定

1.+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」から「OneDrive」を選択します。

2.連携アカウントとアクションを選択ページで、任意のタイトルを入力してアクションは「フォルダを作成」を選択します。

次へ進みます。

3.API接続設定ページでは、以下の設定を行います。
・ドライブID:欄をクリックし候補に表示されるドライブID
・親フォルダのアイテムID:欄をクリックし候補に表示される、今回のフォルダを作成する親フォルダのID(事前準備で作成した親フォルダ)
・親フォルダ名:親フォルダのアイテムIDで選択した親フォルダ名
・フォルダ名:任意の名前※欄をクリックしアウトプットを利用することもできます。

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

kintoneの設定

1.+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」から「kintone」を選択します。

2.データベースの連携ページで任意のタイトルを入力し、実行アクションは「レコードを更新する」を選択します。
アプリIDはトリガー設定3.で入力した同じものを入力してください。(kintoneのアプリURL内の「/k/●●/」部分)

次へ進みます。

3.データベース操作の詳細設定ページでは、以下の設定をします。

・更新したいレコードの条件:「レコード番号={{レコードID}}」

・更新後のレコードの値
会社名:欄をクリックし1つ目のオペレーションの「会社名」
担当者名:欄をクリックし1つ目のオペレーションの「担当者名」
フォルダURL:欄をクリックし3つ目のオペレーションの「作成したフォルダのURL」

4.テストを実行します。テスト成功の文字が確認できたら保存します。

フローボットの作成が終わりました!

お疲れ様でした!

kintoneとOneDriveの連携フロー応用編

kintoneやOneDriveを使っフローボットは他にもあります。
テンプレートの例を用意しましたので、ご活用ください!

TimeRexで予定が登録されたらkintoneにレコードを追加しSlackに通知する

こちらのフローボットは、TimeRexという日程調整自動化ツールの予定の登録をトリガーにしています。
予定が登録されたらkintoneにレコードを登録し、Slackに通知してくれる設定になっているので、チーム内の共有漏れを防ぎます。
どの部署でも活躍する優れものですね!
スケジュール管理に悩んだ経験がある方は、ぜひ一度使ってみてください。

まとめ

今回は、「kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成」するフローをご紹介しました。
kintoneとOneDriveを連携することで、データ管理の負担をかなり削減できそうですね。
さらに、Yoomの他の機能と組み合わせると、文書の作成やチャットツールへの通知等できることの幅が広がります。

色々な機能を試してみてくださいね。

この記事を書いた人
a.fukuyama
今年の3月末まで会社員でした! 現在は、Yoomの一員としてブログ執筆をしています。
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