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「毎月の請求データ処理が煩雑で負担が大きい…」と悩む方も多いのではないでしょうか。
Kintoneのデータを手動で抽出し、CSV形式に整え、楽楽明細にインポートする作業は手間がかかります。そんな課題を解決するのが、Yoomを使ったアプリ連携です。
特定の日時にKintoneのデータを自動で抽出し、楽楽明細に取り込むフローを簡単に設定でき、業務効率化のサポートになります。さらに、プログラミングの知識が不要なため、初心者でも安心して導入が可能です。この記事では、具体的な設定手順とそのメリットをご紹介します。
手動でKintoneからデータを抽出し、CSVファイルを作成して楽楽明細にインポートする作業は、多くの場合、時間がかかりミスのリスクも伴います。
例えば、毎月20日に売上データを基に請求書を発行する会社では、特定の日時にこれらの作業を自動化することで、担当者が業務開始前に必要なデータ処理がすべて完了している状態を実現できます。
これにより、作業時間を大幅に短縮できるだけでなく、手入力やデータ変換のミスを減らし、データの品質向上が期待できます。また、業務負担が軽減されることで、従業員が他の重要な業務に時間を割ける可能性も広がります。
毎月の請求データを迅速に処理することは、キャッシュフローの安定に直結します。
例えば、顧客へ月末締めで翌月10日までに請求書を送付する必要がある場合、AIを使った自動化でKintoneに蓄積された帳票データを指定のタイミングで抽出し、楽楽明細へ自動でインポートする仕組みを整えることで、請求処理を効率化できます。
このプロセスの迅速化により、従来手作業では時間がかかっていた請求書の発行が短期間で完了し、顧客への送付までの時間が大幅に短縮される可能性があります。その結果、売掛金の回収サイクルが改善し、企業の資金繰りがスムーズになることが期待できます。
月末や四半期末など、帳票処理が集中するタイミングでは、手動作業ではリソースが限られ、作業負荷が増大します。
例えば、複数の顧客に対して同時に請求書を発行する必要がある場合、AIを用いた自動化により、Kintoneからのデータ抽出から楽楽明細へのインポートまでを効率化することで、従来担当者が処理に追われていた膨大な作業をスムーズに分散できる可能性があります。
この仕組みを活用することで、繁忙期の作業負担を軽減し、担当者のストレスが低減する効果も期待できるでしょう。結果として、業務運営の安定につながるかもしれません。
ここからは、Yoomでkintoneと楽楽明細を連携してCSV操作機能を活用したフローの設定に移ります。
今回のフローは「特定の日時にkintone内の帳票データをCSVでDLし楽楽明細に一括インポートする」というものです。
設定のおおまかな流れは以下の通りです。
プログラミングの知識がなくても設定できるので、まずは設定の準備から始めていきましょう。
なお、AIオペレーション(CSV操作)は一部有料プランのみで利用できます。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能を使用することができます。
[Yoomとは]
今回のフローでは、連携するアプリ以外にGoogle Chromeの拡張機能を使った操作があります。
難しい設定ではないので、準備を進めましょう。
まずは、Yoomとkintone・楽楽明細のマイアプリ連携を設定します。
Yoomにログインしたら、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
。AIを活用することで
「アプリの新規接続」というウィンドウが出てきたら、各アプリ名を検索します。
kintoneのマイアプリ連携には、サブドメイン・クライアントID・クライアントシークレットの3項目の入力が必要です。
サブドメインはURLから、その他はkintoneにログイン後「cybozu.com共通管理」から取得してください。
設定で入力する内容などは以下のリンクを参考にして進めてください。
楽楽明細のマイアプリ連携には、URLからドメイン・アカウント名の取得と、設定画面からアクセストークンの取得が必要です。
マイアプリ連携が完了すると、アプリ一覧に表示されるようになります。
これでマイアプリ連携は完了です。
「ブラウザを操作する」というフローのためにGoogle Chromeの拡張機能を設定します。
この機能はサクセスプランで利用することができます。(2週間のお試し期間中も利用可能)
まずは、下記リンクから拡張機能を取得してください。
ダウンロードができたら、詳細設定画面で「シークレットモードでの操作を許可する」をONにしてください。
ツールバーに固定しておくと、後から操作しやすいのでおすすめです。
この設定ができたら、Yoomに戻ってページをリロードすれば設定完了です。
詳しくは以下のリンクを参考にしてください。
これで準備完了しました。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーし、具体的な設定に移っていきましょう。
最初の設定は「指定したスケジュールになったら」です。
日付や曜日などを指定して、フローを定期的に自動で動かすことができます。
時刻の設定もできるので、業務内容に合わせて設定しましょう。
Cron設定では、さらに細かい設定が可能です。以下のリンクを参考にして設定してみてください。
設定ができたら「保存する」でアプリトリガー設定は完了です。
次に「ブラウザを操作する」の設定です。
この設定では、kintone内であらかじめ指示した動きを自動でできるようにします。
具体的には「kintoneにログインして、ファイルを書き出し、CSVダウンロードする」というものです。
ページを開いたら「＋」をクリックして「URLにアクセス」を選択します。
アクション名は自由に設定して、kintoneのログインURLを指定したら「保存する」をクリックしてください。
次からは、実際にkintoneのページに移動して操作をするので「＋」→「ブラウザで操作を指定」をクリックして、さきほどのURL を入力してください。
別ウィンドウでサイボウズのログイン画面が出てきたら、ひとつずつアクションを指定し、操作を進めていきます。
今回設定した流れは以下の通りなので、参考にしてください。
①kintoneの特定のアプリURLにアクセス
②kintoneのIDを入力
③kintoneのパスワードを入力
④ログインクリック
⑤「・・・」をクリック
⑥「ファイルに書き出す」クリック
⑦「すべて追加」クリック
⑧「書き出す」クリック
⑨「60秒」待機
⑩CSVファイルをダウンロード
待機は、最大600秒まで可能です。(待機について)
ログイン後は、操作とアクションの指定を繰り返していくと自動的にYoomの設定に反映されます。
最後まで設定ができたら、アクションが完成しているのでYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしてください。
テストをクリックすると、先ほどの設定で正しく操作が進むかの確認がされます。
テストが成功すると、アウトプットが取得できるので「保存する」でブラウザ操作の設定は完了です。
最後の設定は「帳票データCSVを一括取込み」です。
最初のページでは、マイアプリ連携が済んでいるアカウント情報が反映されています。
タイトルは変更できるので、わかりやすいものに変更をしたら次に進んでください。
次のページで、帳票データの取り込み設定を行います。
必須項目と、それぞれ必要な項目を入力していくと最後に「ファイルの添付方法」があります。
ここで、先ほど取得したアウトプットを添付するように設定しましょう。
ここまで設定できたら「テスト」を実行してアウトプットに値が反映されていれば「保存する」をクリックしましょう。
これですべての設定が完了です。最後にトリガーをONにすると、フローが動き始めます。
今回設定したフローは以下のものです。
アプリ連携とGoogle Chromeの拡張機能を活用して、業務効率化を目指しましょう！
KintoneのデータをCSV形式でダウンロードし、楽楽明細にアップロードするフローです。例えば、取引先ごとの請求書作成を効率化したい場合に役立ちます。手間を減らし、作業時間短縮が期待でき、請求管理の負担を軽減するサポートになります。
KintoneのデータをブラウザRPAで基幹システムに自動登録する方法です。受注データや在庫情報を効率よく反映したい場合に活用できます。作業負荷が軽減されるほか、手作業によるミスの抑制やスピード向上の可能性も期待できます。
楽楽明細の帳票情報をGoogle スプレッドシートに追加し、Slack通知を行うフローです。帳票の一元管理やチームでの情報共有をスムーズにしたい場合に便利です。情報漏れを防ぎ、運用の効率化をサポートする場面もあります。
Yoomを使えば、Kintoneと楽楽明細の連携を簡単に実現し、日々の作業を効率化できます。
プログラミングの知識がなくても設定が可能で、手作業にかかる時間を削減し、ミスのリスクも低下させることが期待できます。忙しい業務の合間にも導入しやすく、業務改善を目指したい方にぴったりのツールです。
無料で登録して試せるので、まずは体験してみてください。シンプルな操作で、これまで面倒だった作業が驚くほど簡単になります。ぜひYoomで新しい働き方をスタートさせましょう！
