・
kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する方法
kintoneは柔軟なカスタマイズが可能な業務管理ツールとして、すでに多くの企業で活用されています。
このkintoneとGoogle Chatを組み合わせることで、素早い情報共有プロセスが実現して業務効率のさらなる向上が見込めるでしょう。
情報の編集をすぐに把握できるようになることで、業務全体の生産性アップにも貢献しそうです。
この記事では、kintoneとGoogle Chatの連携によるメリットだけでなく、ノーコードプラットフォームYoomを使った連携手順を画像付きで詳しく解説していきます！
ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- kintoneとGoogle Chatを活用している方
- kintoneとGoogle Chatを連携して、業務効率化を考えている方
- kintoneとGoogle Chatを連携して、管理情報の精度向上を目指す方
- kintoneとGoogle Chatを連携して、業務のスピードアップを目指す方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、レコードの更新があるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneで特定のレコードが編集された際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知することが可能です。手作業による連絡の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
- Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
- Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
[Yoomとは]
kintoneとGoogle Chatの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
①マイアプリ連携
まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
②既存のテンプレートをコピーする
■概要kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、レコードの更新があるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneで特定のレコードが編集された際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知することが可能です。手作業による連絡の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
- Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
- Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。
次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。
右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する）を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。
これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。
③トリガーの設定
まずは「レコードが編集されたら（Webhook起動）」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。
「次へ」を押すと以下の画面に遷移するので、手順に従がって設定を進めてください。
設定後、テストボタンを押下することで正常な動作をするか確認することができます。
以下の手順で実行して下さい
1. WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
2. Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。
［注意事項］
- kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
- 通知を送信する条件は「レコードの編集」にチェックを入れてください。（チェックを入れたすべての条件で起動します）
テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押します。
そうすると、最初の連携フロー画面に戻るので「レコードが編集されたら（Webhook起動）」の横についていたエラーマークが消えているのを確認してください。
ここでエラーマークが消えていない場合は設定がうまくできていない状態になります。
次は「スペースにメッセージを送信」の設定です。
先ほどと同様に必要事項を入力して設定していきます。連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押下してください。
画面が遷移すると以下のような画面が表示されるので、必須項目となっている「スペースID」「キー」「トークン」「メッセージ内容」をすべて記入します。
入力欄直下に各項目についての補足が記載されているので、確認しながら進めてみてください。
スペースID：GoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。例）AAAA3b8XTvw
キー：「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。
トークン：「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。その際、末尾の「%3D」は削除してください。
メッセージ内容：送信したいメッセージ内容を任意で設定してください。
すべて入力が終わったら「テスト」を押下することで出力のテストが可能です。
テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押下し、最初の画面に戻ります。
［注意事項］
・特定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
・設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
・メンションの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
最後にアプリトリガーとなっている「レコードが編集されたら（Webhook起動）」の横にあるトリガー設定をONにしてください。
これで「kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
■概要kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、レコードの更新があるたびに手作業で関係者に連絡するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、kintoneで特定のレコードが編集された際に、その内容を自動でGoogle Chatに通知することが可能です。手作業による連絡の手間を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
- Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード更新を手作業でチームに共有しており、手間を感じている方
- Google Chatを活用し、重要な更新情報のリアルタイムな共有体制を構築したい方
- 手作業による通知漏れを防ぎ、チーム全体の業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード編集時に自動でGoogle Chatへ通知されるため、手動での連絡作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による通知漏れや内容の伝え間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」というアクションを設定して、通知の対象となるアプリを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容と送信先のスペースを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいWebhookイベントの種類を任意で設定してください。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいスペースを任意で指定し、メッセージ内容もkintoneから取得した情報を組み込むなど自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
kintoneとGoogle Chatを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
kintoneとGoogle Chatのその他の自動化例
kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知したり、ステータス更新後にGoogle Chatに通知することができます。
さらに、Gmailと連携して、受信した契約書をOCRで読み取ってkintoneへ追加し、Google Chatに通知することも可能です。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのコメント追加を起点にGoogle Chatで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Google Chatで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務効率化に役立つツールです。
しかしコメントが投稿されるたびにGoogle Chatを手動でチェックするのは、情報の見落としや対応の遅れに繋がりかねません。
このフローを活用することで、kintoneにコメントが投稿されると自動的にGoogle Chatへ通知され、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認することができ迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要kintoneで管理している案件やタスクの進捗に合わせて、関係者へ連絡するのは手間ではありませんか？手作業での連絡は、対応漏れや遅延の原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintone上でレコードのステータスが更新されると同時に、Google Chatへ自動で通知が届くため、チーム内での情報共有を迅速かつ正確に行うことができます。
■このテンプレートをおすすめする方- kintoneで案件やタスク管理を行い、ステータス変更の共有を効率化したい方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダーの方
- 手作業による情報伝達での漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneのステータスが更新されると即座にGoogle Chatへ通知が飛ぶため、手動で通知する手間や確認する時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや伝達ミスといった人為的なエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、kintoneの更新情報を含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいステータスの更新内容などを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するスペースや、メッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理業務を効率化したい方
・Gmailで受信した契約書を手動で管理しているが、確認漏れや処理ミスが発生している方
2.kintoneを情報管理をしている方
・kintoneを用いて業務データの管理を行っており、契約書データを一元管理したいと考える方
3.Google Chatを利用している企業
・Google Chatを利用してチーム内のコミュニケーションを活性化させている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する自動化フローの導入には、いくつかのメリットがあります。
まず、契約書の受信から登録、そして通知までの一連の作業が自動化されるため、手動で行う時間と手間を削減できます。
また、手作業での入力を減らすことでヒューマンエラーのリスクも低減でき、データの正確性が向上するでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要
kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを日常的に利用している部署
・kintoneへのレコード追加をリアルタイムで把握したい方
・kintoneの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのコメント追加を起点にGoogle Chatで通知を受け取りたい方
2.チームリーダー・マネージャー
・kintoneの更新状況を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なコメント投稿を見逃したくない方
・Google Chatで通知を受け取ることでkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務効率化に役立つツールです。
しかしコメントが投稿されるたびにGoogle Chatを手動でチェックするのは、情報の見落としや対応の遅れに繋がりかねません。
このフローを活用することで、kintoneにコメントが投稿されると自動的にGoogle Chatへ通知され、プロジェクトメンバーはリアルタイムでコメントを確認することができ迅速な対応が可能になります。
■注意事項
・kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで案件やタスク管理を行い、ステータス変更の共有を効率化したい方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダーの方
- 手作業による情報伝達での漏れや遅延を防ぎ、業務の確実性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると即座にGoogle Chatへ通知が飛ぶため、手動で通知する手間や確認する時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや伝達ミスといった人為的なエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、kintoneの更新情報を含んだメッセージを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいステータスの更新内容などを任意で設定してください。
- Google Chatへの通知オペレーションでは、メッセージを送信するスペースや、メッセージの本文を任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
■概要
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の管理業務を効率化したい方
・Gmailで受信した契約書を手動で管理しているが、確認漏れや処理ミスが発生している方
2.kintoneを情報管理をしている方
・kintoneを用いて業務データの管理を行っており、契約書データを一元管理したいと考える方
3.Google Chatを利用している企業
・Google Chatを利用してチーム内のコミュニケーションを活性化させている方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しGoogle Chatに通知する自動化フローの導入には、いくつかのメリットがあります。
まず、契約書の受信から登録、そして通知までの一連の作業が自動化されるため、手動で行う時間と手間を削減できます。
また、手作業での入力を減らすことでヒューマンエラーのリスクも低減でき、データの正確性が向上するでしょう。
■注意事項
・Gmail、kintone、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
kintoneを活用した自動化例
タスクが追加されたらkintoneへ追加する
タスクが登録されるとkintoneにも自動でタスクを追加できるため、kintoneでのタスク管理をシームレスに行えるようになるでしょう。
■概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.kintoneを使用して件数管理などを行う方
・タスクの進捗管理や、件数管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクトに関連するタスク管理を効率よく行うために活用できるツールです。
さらにkintoneにタスクの登録を行うことで、現在チームが抱えているタスクの件数管理が可能になります。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を毎回手作業でkintoneに登録するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローでは、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録し、手作業を省き業務を効率化することができます。
手作業を省くことで、その時間を他のコア業務に充てることができ、タスク解決をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要Jira Softwareで管理している開発課題やタスクを、kintoneなどの別アプリに手作業で転記していませんか？プロジェクト管理ツールと情報共有ツールが分かれていると、二重入力の手間が発生するだけでなく、転記ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jira Softwareで新しい課題が作成された際に、その内容を自動でkintoneのレコードとして追加するため、情報連携に関する課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Jira Softwareで管理する課題をkintoneにも手作業で登録している方
- 開発チームと他部署間の情報共有を効率化し、連携を円滑にしたい方
- プロジェクトの課題管理と情報共有の自動化を検討している担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- Jira Softwareで課題が作成されると、自動でkintoneへレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Jira SoftwareとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jira Softwareの課題情報をkintoneの任意のフィールドに連携する設定を行います。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション」
■このワークフローのカスタムポイント- Jira Softwareのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で指定することが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際に、Jira Softwareの課題名や担当者、期限など、連携したい情報を任意で選択、設定できます。
■注意事項- Jira Software、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ClickUpでタスクが登録されたらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpを業務に活用している方
・プロジェクトに関連するタスクを登録・管理している方
・業務の進捗状況を確認している方
2.kintoneのレコード登録で業務管理を行なっている企業
・タスクを登録して進捗管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
ClickUpはプロジェクトの進行を円滑にするために活用できるツールです。
さらにkintoneを活用することで、タスクの件数管理を可視化して行うことができ、スムーズな業務進行につながります。
しかしClickUpにタスクが登録されるたびにkintoneに手作業で情報追加を行うのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
自動化できる業務は自動化し、業務の効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、ClickUpにタスクが登録されたら自動でkintoneにも情報を追加し、手作業を省きます。
入力作業を自動化することで作業の時間を省くことができ、業務進行を円滑に行います。
タスク解決にチーム全体が注力することで、プロジェクト進行をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・ClickUp、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Asanaにタスクが追加されたらkintoneへ追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asanaを業務に活用している方
・タスクの進捗管理を行なっている方
・情報の一元管理を行う方
2.kintoneを使用して件数管理などを行う方
・タスクの進捗管理や、件数管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクトに関連するタスク管理を効率よく行うために活用できるツールです。
さらにkintoneにタスクの登録を行うことで、現在チームが抱えているタスクの件数管理が可能になります。
しかし、Asanaで登録されたタスクの情報を毎回手作業でkintoneに登録するのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
このフローでは、Asanaのタスク情報を自動でkintoneに登録し、手作業を省き業務を効率化することができます。
手作業を省くことで、その時間を他のコア業務に充てることができ、タスク解決をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Jira Softwareで管理する課題をkintoneにも手作業で登録している方
- 開発チームと他部署間の情報共有を効率化し、連携を円滑にしたい方
- プロジェクトの課題管理と情報共有の自動化を検討している担当者の方
- Jira Softwareで課題が作成されると、自動でkintoneへレコードが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ入力が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことに繋がります。
- はじめに、Jira SoftwareとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jira Softwareの課題情報をkintoneの任意のフィールドに連携する設定を行います。
■このワークフローのカスタムポイント
- Jira Softwareのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で指定することが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際に、Jira Softwareの課題名や担当者、期限など、連携したい情報を任意で選択、設定できます。
- Jira Software、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
ClickUpでタスクが登録されたらkintoneに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ClickUpを業務に活用している方
・プロジェクトに関連するタスクを登録・管理している方
・業務の進捗状況を確認している方
2.kintoneのレコード登録で業務管理を行なっている企業
・タスクを登録して進捗管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
ClickUpはプロジェクトの進行を円滑にするために活用できるツールです。
さらにkintoneを活用することで、タスクの件数管理を可視化して行うことができ、スムーズな業務進行につながります。
しかしClickUpにタスクが登録されるたびにkintoneに手作業で情報追加を行うのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
自動化できる業務は自動化し、業務の効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、ClickUpにタスクが登録されたら自動でkintoneにも情報を追加し、手作業を省きます。
入力作業を自動化することで作業の時間を省くことができ、業務進行を円滑に行います。
タスク解決にチーム全体が注力することで、プロジェクト進行をスピーディーに行うことができます。
■注意事項
・ClickUp、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
承認されたらkintoneにレコードを登録する
自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることができるはずです。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- 業務プロセスの管理者や担当者
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 承認フローの透明性を高めたい管理者
3.Garoonとkintoneを日常的に活用している方
- Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
- kintoneを利用してデータベース管理や情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneは柔軟なカスタマイズが可能なプラットフォームであり、承認された情報を基にしたワークフローや業務プロセスの自動化が実現できます。
・特定の業務ルールや要件に応じたデータ管理やレポート作成が容易になります。
■注意事項
・Garoon、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.kintoneを利用している企業やチーム
- kintoneを活用してデータの管理や共有を行っている担当者
- データベースを活用して業務の効率化を図りたい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・承認された情報が安全にkintoneに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Garoonでワークフローが承認されたらkintoneにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.承認フローのステータスを迅速に共有する必要がある方
- プロジェクトマネージャーやチームリーダー
- 業務プロセスの管理者や担当者
2.手動での承認ステータスの確認や情報共有を減らし、自動化したいと考えている方
- 業務の自動化や効率化を目指している中小企業の経営者
- 承認フローの透明性を高めたい管理者
3.Garoonとkintoneを日常的に活用している方
- Garoonを使用してワークフロー管理を行っているユーザー
- kintoneを利用してデータベース管理や情報共有を行っている担当者
■このテンプレートを使うメリット
・kintoneは柔軟なカスタマイズが可能なプラットフォームであり、承認された情報を基にしたワークフローや業務プロセスの自動化が実現できます。
・特定の業務ルールや要件に応じたデータ管理やレポート作成が容易になります。
■注意事項
・Garoon、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
kickflowで承認された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Kickflowを利用している企業やチーム
- Kickflowを活用して情報を管理している担当者
- 承認プロセスをKickflowで行っている企業の管理者
2.kintoneを利用している企業やチーム
- kintoneを活用してデータの管理や共有を行っている担当者
- データベースを活用して業務の効率化を図りたい企業
3.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動でのデータ入力や管理作業の手間を省きたい業務管理者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・承認された情報が安全にkintoneに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、情報管理や共有がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・kickflow、kintoneそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、kintoneにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.管理部門
・社内の申請プロセスを効率化し、kintoneで一元管理したい管理部門
・申請情報を迅速に確認し、適切に対応したい部門
2.経理・財務部門
・経費申請や支出申請の情報をkintoneに自動で反映させ、予算管理や経費管理を効率化したい部門
・申請情報を基に支出のトラッキングを行いたいチーム
3.人事部門
・休暇申請や勤怠申請の情報をkintoneで管理し、人事データを効率的に処理したい部門
・申請データを基にレポートを作成し、人事業務を効率化したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・プロジェクト関連の申請情報をkintoneで管理し、プロジェクトの進行状況を把握したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動化により人的リソースを削減し、他の重要な業務にリソースを振り分けることができます。
・ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動でkintoneのデータベースに情報が格納されるため、迅速な対応が可能です。
■注意事項
・ジョブカン経費精算・ワークフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
情報をOCRで読み取り、kintoneに格納する
手動で行っていた作業を削減できるため、業務効率の向上が図れます。
■概要
日々発生する発送業務において、伝票の情報を手作業でシステムに入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、発送伝票の画像をフォームからアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、kintoneへ格納します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手入力しており、作業の効率化を目指している方
- kintoneで受注情報や顧客情報を管理しており、データ入力を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、発送業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 発送伝票の画像をアップロードするだけでkintoneにデータが格納されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票の画像ファイルをアップロードするための項目を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、アップロードされた伝票画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータをkintoneの任意のアプリに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、伝票画像をアップロードする項目以外にも、担当者名など任意の質問項目や回答形式を自由に設定できます。
- OCR機能では、伝票の中から読み取りたい項目（宛名、品名、日付など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際、連携先のアプリや、どのフィールドにどの情報を格納するかを自社の運用に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか？一枚一枚手で入力する作業は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが情報を自動で読み取り、kintoneへデータ登録までを完結させることが可能です。面倒な名刺管理業務を効率化し、顧客情報の迅速なデータベース化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客情報を管理しており、名刺入力作業を効率化したいと考えている方
- イベントなどで受け取った大量の名刺を手入力する手間を削減したい営業担当者の方
- 手作業による名刺情報の入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから名刺画像を送信するだけでkintoneへの登録が完了するため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取ることで、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「名刺を読み取る」を選択し、フォームから送信された画像データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を選択し、前段で読み取った情報をkintoneのアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのアプリにデータを追加するかを任意で設定してください。
- AI OCR機能で読み取った会社名や氏名、メールアドレスなどの情報を、kintoneのどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
日々発生する発送業務において、伝票の情報を手作業でシステムに入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、発送伝票の画像をフォームからアップロードするだけで、OCR機能が自動で情報を読み取り、kintoneへ格納します。面倒なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- 発送伝票の情報を手入力しており、作業の効率化を目指している方
- kintoneで受注情報や顧客情報を管理しており、データ入力を自動化したい方
- 手作業による転記ミスをなくし、発送業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 発送伝票の画像をアップロードするだけでkintoneにデータが格納されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、発送伝票の画像ファイルをアップロードするための項目を設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、アップロードされた伝票画像を読み取ります。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したデータをkintoneの任意のアプリに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、伝票画像をアップロードする項目以外にも、担当者名など任意の質問項目や回答形式を自由に設定できます。
- OCR機能では、伝票の中から読み取りたい項目（宛名、品名、日付など）を任意で設定し、必要な情報だけを抽出することが可能です。
- kintoneにレコードを追加する際、連携先のアプリや、どのフィールドにどの情報を格納するかを自社の運用に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
自動車販売店や整備工場などでは、車検証の情報をkintoneに手入力する作業が発生し、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームに車検証の画像をアップロードするだけで、AIのOCR機能が文字情報を自動で読み取り、kintoneへレコードとして追加します。面倒な手入力作業から解放され、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客や車両情報を管理しており、車検証からのデータ入力を効率化したい方
- 紙媒体の情報を手作業でシステムに入力しており、入力ミスや作業負担に課題を感じている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに画像ファイルをアップロードするだけでkintoneへの情報登録が完了するため、手入力に費やしていた時間を短縮できます。
- OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手作業で発生しがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を設定し、車検証の画像ファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームからアップロードされた車検証の画像から文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加」アクションを設定し、抽出した情報をkintoneの任意のアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIのOCR機能では、車検証の画像ファイルからどの項目（氏名、車台番号、有効期間など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
- kintoneにレコードを追加する際、OCRで読み取った各情報をkintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に割り当てることが可能です。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
イベントや商談で交換した名刺の管理に、手間や時間を取られていませんか？一枚一枚手で入力する作業は時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、フォームに名刺画像をアップロードするだけで、AI OCRが情報を自動で読み取り、kintoneへデータ登録までを完結させることが可能です。面倒な名刺管理業務を効率化し、顧客情報の迅速なデータベース化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneで顧客情報を管理しており、名刺入力作業を効率化したいと考えている方
- イベントなどで受け取った大量の名刺を手入力する手間を削減したい営業担当者の方
- 手作業による名刺情報の入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから名刺画像を送信するだけでkintoneへの登録が完了するため、手入力にかかっていた時間を削減できます。
- AI OCRが情報を自動で読み取ることで、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、名刺画像が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「名刺を読み取る」を選択し、フォームから送信された画像データをテキスト化します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」を選択し、前段で読み取った情報をkintoneのアプリに登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのアプリにデータを追加するかを任意で設定してください。
- AI OCR機能で読み取った会社名や氏名、メールアドレスなどの情報を、kintoneのどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Chatを活用した自動化例
Google Chatで投稿されたら通知する
自動でメッセージの内容を送付してくれるので、メッセージ共有の負担軽減が期待できるでしょう。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatやSlackなど業務で複数のチャットツールを使用する方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
2. 手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・自動でメッセージの内容を送付してくれるので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとMicrosoft Teamsを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをMicrosoft Teamsに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をMicrosoft Teamsの特定のチャンネルに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をMicrosoft Teamsに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをMicrosoft Teamsにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方。
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・コミュニケーションツールを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。
・Google ChatのメッセージをMicrosoft Teamsに自動転送することで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションの効率化を図ることができます。
■注意事項
・Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとChatworkを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをChatworkに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をChatworkの特定のチャットルームに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をChatworkに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをChatworkにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方
・Chatworkをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google ChatのメッセージをChatworkに自動転送することで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションの効率化を図ることができます。
・Google Chatの特定のスペースの投稿をChatworkに通知することで、重要な情報を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・Google Chat、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatやSlackなど業務で複数のチャットツールを使用する方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
2. 手入力の作業を減らしたいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・ワークフローの自動化に関心がある事務職の統括責任者
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・自動でメッセージの内容を送付してくれるので、手入力の手間を省き業務の効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Google Chat、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとMicrosoft Teamsを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをMicrosoft Teamsに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をMicrosoft Teamsの特定のチャンネルに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をMicrosoft Teamsに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをMicrosoft Teamsにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方。
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・コミュニケーションツールを切り替える手間が省け、業務効率が向上します。
・Google ChatのメッセージをMicrosoft Teamsに自動転送することで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションの効率化を図ることができます。
■注意事項
・Google Chat、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Google Chatで投稿されたメッセージをChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google ChatとChatworkを併用しているチーム
・部署間やプロジェクトチーム間でコミュニケーションツールが異なる場合に、Google ChatのメッセージをChatworkに自動転送することで、情報共有を効率化したい方
・Google Chatの特定のスペースの投稿をChatworkの特定のチャットルームに通知し、重要な情報の見逃しを防ぎたい方
2.Google Chatの情報をChatworkに集約して管理したい方
・Google ChatのメッセージをChatworkにアーカイブし、過去のやり取りを検索しやすくしたい方
・Chatworkをメインのコミュニケーションツールとして利用しており、Google Chatからの通知も一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Google ChatのメッセージをChatworkに自動転送することで、異なるコミュニケーションツール間での情報共有をスムーズにし、コミュニケーションの効率化を図ることができます。
・Google Chatの特定のスペースの投稿をChatworkに通知することで、重要な情報を見逃すリスクを減らすことができます。
■注意事項
・Google Chat、ChatworkのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容を追加する
メッセージの転記作業や要約が自動化されることで、手動作業が不要となり、情報の蓄積を効率化することが可能です。
■概要
Google Chatでの重要なやり取りを、後から確認するためにAirtableへ手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが送信されると、その内容が自動でAirtableにレコードとして追加されるため、情報管理を効率化し、重要なコミュニケーションの見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの報告や依頼事項などをAirtableで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チャット上の情報をタスクやナレッジとしてAirtableに集約し、チームで活用したいと考えている方
- コミュニケーションの記録漏れや転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatにメッセージが投稿されると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、投稿されたメッセージから必要な情報のみを抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、前段で整形したデータを指定のテーブルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」では、置換の対象や置換箇所、置換後の文字列を自由に設定でき、Google Chatから取得したメッセージ内容を変数として利用することも可能です。
- Airtableにレコードを作成するアクションでは、どのテーブルのどのフィールドに情報を追加するかを自由に設定でき、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として各項目に埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Chat、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの議論を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジを効率的に蓄積したいと考えている方
- チャットツールの情報が流れてしまうことに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに自動で内容が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、Google Chatから取得した投稿者や投稿日時などの動的な情報を変数として埋め込み、要約テキストを作成することが可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、前段のAI機能で生成した要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムができます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■概要Google Chatでのコミュニケーションは便利ですが、重要な情報やタスク依頼が流れてしまい、後から探し出すのに苦労することはありませんか？また、チャットの内容を手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記するのは手間がかかり、抜け漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google Chatの特定スペースへの投稿をトリガーに、内容を自動でGoogle スプレッドシートへ追加することが可能です。手作業による転記の手間をなくし、情報の確実な蓄積を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google ChatとGoogle スプレッドシート間の情報転記を手作業で行っている方
- チャット上のタスク依頼や議事録などを一元管理し、業務を効率化したいチームリーダーの方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google Chatへの投稿をきっかけに、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得したメッセージ本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Google Chatから取得したメッセージ本文を対象に、抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期日など）を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートへの追加先として、任意のファイル、シート、および書き込みたいテーブル範囲などを設定することが可能です。
■注意事項- Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Chatでの重要なやり取りを、後から確認するためにAirtableへ手作業で転記していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、情報の転記漏れやコピー＆ペーストのミスが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Chatにメッセージが送信されると、その内容が自動でAirtableにレコードとして追加されるため、情報管理を効率化し、重要なコミュニケーションの見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの報告や依頼事項などをAirtableで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
- チャット上の情報をタスクやナレッジとしてAirtableに集約し、チームで活用したいと考えている方
- コミュニケーションの記録漏れや転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatにメッセージが投稿されると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとAirtableをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、投稿されたメッセージから必要な情報のみを抽出・整形します。
- 最後に、オペレーションでAirtableを選択し、「レコードを作成」アクションで、前段で整形したデータを指定のテーブルに追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」では、置換の対象や置換箇所、置換後の文字列を自由に設定でき、Google Chatから取得したメッセージ内容を変数として利用することも可能です。
- Airtableにレコードを作成するアクションでは、どのテーブルのどのフィールドに情報を追加するかを自由に設定でき、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として各項目に埋め込むことができます。
■注意事項
- Google Chat、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
■概要
Google Chatでの議論や共有事項を、後から議事録やナレッジとしてドキュメントにまとめる作業に手間を感じていませんか。
重要な情報が会話に埋もれてしまい、手作業での転記は抜け漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージが送信されると、その内容を自動でGoogleドキュメントに追記できます。
面倒な転記作業から解放され、情報の集約と管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Chatでの議論を手作業でGoogleドキュメントに転記している方
- チーム内の情報共有を円滑にし、ナレッジを効率的に蓄積したいと考えている方
- チャットツールの情報が流れてしまうことに課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をトリガーに自動で内容が記録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、転記漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーで、Google Chatの「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AI機能「要約する」を設定し、トリガーで取得したメッセージ内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、要約したテキストを指定のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「要約する」では、Google Chatから取得した投稿者や投稿日時などの動的な情報を変数として埋め込み、要約テキストを作成することが可能です。
- 「文末にテキストを追加」では、前段のAI機能で生成した要約結果を変数として埋め込むなどのカスタムができます。
■注意事項
- Google Chat、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google ChatとGoogle スプレッドシート間の情報転記を手作業で行っている方
- チャット上のタスク依頼や議事録などを一元管理し、業務を効率化したいチームリーダーの方
- 情報共有の抜け漏れを防ぎ、コミュニケーションを円滑に進めたいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Chatへの投稿をきっかけに、指定のGoogle スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、転記作業にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になることで、情報の転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google ChatとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のスペースを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで取得したメッセージ本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のシートに行として追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatのトリガー設定では、メッセージの受信を検知したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Google Chatから取得したメッセージ本文を対象に、抽出したい項目（例：タスク名、担当者、期日など）を自由にカスタマイズできます。
- Google スプレッドシートへの追加先として、任意のファイル、シート、および書き込みたいテーブル範囲などを設定することが可能です。
■注意事項
- Google Chat、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
kintoneとGoogle Chatを連携するメリット
メリット1: リアルタイムでの情報共有
kintoneのレコードが編集された際にGoogle Chatへ自動的に通知が送信するように設定することで、素早い情報共有プロセスが実現するはずです。
例えば、プロジェクトの進行状況や顧客情報の更新があった場合、その情報がチームメンバー全員にすぐ共有されるため、常に最新の情報に基づいて業務を進めることができるでしょう。
素早く通知が届くことで、チーム間での誤解や情報の行き違いを防げるかもしれません。
メリット2: タスク管理の効率化
kintoneとGoogle Chatを連携することで、タスク管理の効率化が見込めます。
kintoneでタスクやプロジェクトのレコードが更新されるたびにGoogle Chatへ自動的に通知が送られるので、最新のタスク状況を把握しやすくなると予想されます。
タスクの進行状況を一元管理できるだけでなく、手動でのリマインダーやフォローアップの手間も不要になるかもしれません。
チーム全体で同じ情報を共有することで、タスク進行が促進されるはずです。
まとめ
この記事ではkintoneとGoogle Chatを連携して、kintoneのレコードが編集された際に自動的にGoogle Chatへ通知を送信する方法を解説しました。
この自動化によって、素早い情報共有プロセスが実現できるはずです！
手動での設定が不要になるため、コミュニケーションエラーによるタスクの重複や漏れを防げるかもしれません。
Yoomは専門知識がなくても簡単にアプリ連携ができて直観的に操作が可能なので、プログラミングが難しいと感じる方やアプリ連携初心者の方におすすめです。
この記事を参考にしてkintoneとGoogle Chatの連携にぜひチャレンジしてみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
