kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する方法

[Yoomとは]

kintoneとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル（kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する）を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「！」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「レコードが編集されたら（Webhook起動）」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力してください。

「次へ」を押すと以下の画面に遷移するので、手順に従がって設定を進めてください。
設定後、テストボタンを押下することで正常な動作をするか確認することができます。

以下の手順で実行して下さい

1. WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
2. Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。

［注意事項］

• kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
• 通知を送信する条件は「レコードの編集」にチェックを入れてください。（チェックを入れたすべての条件で起動します）

テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押します。
そうすると、最初の連携フロー画面に戻るので「レコードが編集されたら（Webhook起動）」の横についていたエラーマークが消えているのを確認してください。
ここでエラーマークが消えていない場合は設定がうまくできていない状態になります。

次は「スペースにメッセージを送信」の設定です。
先ほどと同様に必要事項を入力して設定していきます。連携するアカウント情報（メールアドレス）を入力して、「次へ」を押下してください。

画面が遷移すると以下のような画面が表示されるので、必須項目となっている「スペースID」「キー」「トークン」「メッセージ内容」をすべて記入します。
入力欄直下に各項目についての補足が記載されているので、確認しながら進めてみてください。

スペースID：GoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。例）AAAA3b8XTvw
キー：「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。
トークン：「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。その際、末尾の「%3D」は削除してください。
メッセージ内容：送信したいメッセージ内容を任意で設定してください。

すべて入力が終わったら「テスト」を押下することで出力のテストが可能です。
テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押下し、最初の画面に戻ります。

［注意事項］

・特定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
・設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
・メンションの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。

最後にアプリトリガーとなっている「レコードが編集されたら（Webhook起動）」の横にあるトリガー設定をONにしてください。

これで「kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！

kintoneとGoogle Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneとGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneとGoogle Chatのその他の自動化例

kintoneでコメントが投稿されたらGoogle Chatに通知したり、ステータス更新後にGoogle Chatに通知することができます。
さらに、Gmailと連携して、受信した契約書をOCRで読み取ってkintoneへ追加し、Google Chatに通知することも可能です。

kintoneを活用した自動化例

タスクが追加されたらkintoneへ追加する

タスクが登録されるとkintoneにも自動でタスクを追加できるため、kintoneでのタスク管理をシームレスに行えるようになるでしょう。

承認されたらkintoneにレコードを登録する

自動化により人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けることができるはずです。

情報をOCRで読み取り、kintoneに格納する

手動で行っていた作業を削減できるため、業務効率の向上が図れます。

Google Chatを活用した自動化例

Google Chatで投稿されたら通知する

自動でメッセージの内容を送付してくれるので、メッセージ共有の負担軽減が期待できるでしょう。

Google Chatでメッセージが送信されたら、投稿内容を追加する

メッセージの転記作業や要約が自動化されることで、手動作業が不要となり、情報の蓄積を効率化することが可能です。

kintoneとGoogle Chatを連携するメリット

メリット1: リアルタイムでの情報共有

kintoneのレコードが編集された際にGoogle Chatへ自動的に通知が送信するように設定することで、素早い情報共有プロセスが実現するはずです。
例えば、プロジェクトの進行状況や顧客情報の更新があった場合、その情報がチームメンバー全員にすぐ共有されるため、常に最新の情報に基づいて業務を進めることができるでしょう。
素早く通知が届くことで、チーム間での誤解や情報の行き違いを防げるかもしれません。

メリット2: タスク管理の効率化

kintoneとGoogle Chatを連携することで、タスク管理の効率化が見込めます。
kintoneでタスクやプロジェクトのレコードが更新されるたびにGoogle Chatへ自動的に通知が送られるので、最新のタスク状況を把握しやすくなると予想されます。
タスクの進行状況を一元管理できるだけでなく、手動でのリマインダーやフォローアップの手間も不要になるかもしれません。
チーム全体で同じ情報を共有することで、タスク進行が促進されるはずです。

まとめ

この記事ではkintoneとGoogle Chatを連携して、kintoneのレコードが編集された際に自動的にGoogle Chatへ通知を送信する方法を解説しました。
この自動化によって、素早い情報共有プロセスが実現できるはずです！
手動での設定が不要になるため、コミュニケーションエラーによるタスクの重複や漏れを防げるかもしれません。

Yoomは専門知識がなくても簡単にアプリ連携ができて直観的に操作が可能なので、プログラミングが難しいと感じる方やアプリ連携初心者の方におすすめです。
この記事を参考にしてkintoneとGoogle Chatの連携にぜひチャレンジしてみてください！