2024/08/13
アプリ同士の連携方法

kintoneとGoogle Chatの連携|レコードが編集されたら自動で通知を送信する方法!

s.yamashita

目次

kintoneは柔軟なカスタマイズが可能な業務管理ツールとして、すでに多くの企業で活用されています。このkintoneとGoogle Chatを組み合わせることで、リアルタイムでの情報共有が実現して業務効率のさらなる向上が見込めます。この記事では、kintoneとGoogle Chatの連携によるメリットだけでなく、ノーコードプラットフォームYoomを使った連携手順を画像付きで詳しく解説していきます!

ぜひ最後までご覧ください。

kintoneとGoogle Chatを連携するメリット

ここではkintoneとGoogle Chatを連携するメリットを2つご紹介します。

メリット1: リアルタイムでの情報共有

kintoneのレコードが編集された際にGoogle Chatへ自動的に通知が送信するように設定することで、リアルタイムでの情報共有が可能になります。たとえばプロジェクトの進行状況や顧客情報の更新があった場合、その情報が即座にチームメンバー全員に共有されるため、常に最新の情報に基づいて業務を進めることができるでしょう。このようなリアルタイム通知は、チーム間で誤解や情報の行き違いを防ぎたいと考えている方に向いている連携です。

メリット2: タスク管理の効率化

kintoneとGoogle Chatを連携することで、タスク管理の効率化が見込めます。kintoneでタスクやプロジェクトのレコードが更新されるたびに、Google Chatへ自動的に通知が送られるので、常に最新のタスク状況を把握できます。これによりタスクの進行状況を一元管理できるだけでなく、手動でのリマインダーやフォローアップの手間も不要になります。チーム全体で同じ情報を共有することでタスクの重複や漏れを防ぎ、確実にタスクが進められるでしょう。

Yoomとは?

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです!API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。

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さまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください!

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kintoneとGoogle Chatの連携フローの作り方

ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます!

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル(kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する)を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「!」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「レコードが編集されたら(Webhook起動)」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報(メールアドレス)を入力してください。

「次へ」を押すと以下の画面に遷移するので、手順に従がって設定を進めてください。
設定後、テストボタンを押下することで正常な動作をするか確認することができます。

以下の手順で実行して下さい

1. WebhookURLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定を行なってください。
2. Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行し、テストをクリックしてください。

[注意事項]

  • kintoneでの設定方法はこちらをご覧ください。
  • 通知を送信する条件は「レコードの編集」にチェックを入れてください。(チェックを入れたすべての条件で起動します)

テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押します。
そうすると、最初の連携フロー画面に戻るので「レコードが編集されたら(Webhook起動)」の横についていたエラーマークが消えているのを確認してください。
ここでエラーマークが消えていない場合は設定がうまくできていない状態になります。

次は「スペースにメッセージを送信」の設定です。
先ほどと同様に必要事項を入力して設定していきます。連携するアカウント情報(メールアドレス)を入力して、「次へ」を押下してください。

画面が遷移すると以下のような画面が表示されるので、必須項目となっている「スペースID」「キー」「トークン」「メッセージ内容」をすべて記入します。
入力欄直下に各項目についての補足が記載されているので、確認しながら進めてみてください。

スペースID:GoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。例)AAAA3b8XTvw
キー:「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。
トークン:「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。その際、末尾の「%3D」は削除してください。
メッセージ内容:送信したいメッセージ内容を任意で設定してください。


すべて入力が終わったら「テスト」を押下することで出力のテストが可能です。
テスト結果に問題がなければ、画面下部までスクロールして「保存する」を押下し、最初の画面に戻ります。

[注意事項]

・特定のスペースにメッセージを送信することが可能です。
・設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。
・メンションの設定方法に関して、こちらのマニュアルをご確認ください。

最後にアプリトリガーとなっている「レコードが編集されたら(Webhook起動)」の横にあるトリガー設定をONにしてください。

これで「kintoneのレコードが編集されたら、Google Chatに通知する」テンプレートの設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした!

まとめ

この記事ではkintoneとGoogle Chatを連携して、kintoneのレコードが編集された際に自動的にGoogle Chatへ通知を送信する方法を解説しました。この自動化によってリアルタイムでの情報共有が可能になり手動でのリマインダー設定が不要になるため、コミュニケーションエラーによるタスクの重複や漏れを防ぐことができます。また、Yoomは専門知識がなくても簡単にアプリ連携ができて直観的に操作が可能なので、プログラミングが難しいと感じる方やアプリ連携初心者の方におすすめです。この記事を参考にしてkintoneとGoogle Chatの連携にぜひチャレンジしてみてください!

この記事を書いた人
s.yamashita
某上場企業のBPO事業部でSVを3年、メディア記事の編集・執筆を2年半ほど経験してきました。 他社からの委託業務を担当する仕事柄、多種多様なアプリを使用する機会がありました。 どうにか作業の効率化ができないかと悩んでいた時にYoomを知り、簡単にアプリ同士を連携させて自動化フローを作れることに感動したのを今でも覚えています! メディア記事に携わっていた経験を活かし、Yoomの魅力を分かりやすく伝えることで、みなさんの業務効率化をお手伝いできたら嬉しいです。
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