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kintoneは、業務の効率化やチーム間の協力をサポートするために設計されたプラットフォームです。レコードが更新されるたびに、すぐに確認したいと考える方も多いでしょう。しかし、管理画面を頻繁にチェックするのは手間がかかります。
そこで、kintoneに登録された情報を自動的にTalknoteに通知できるようにすれば、より便利に業務を進められると思いませんか？
Yoomを使えば、非エンジニアの方でも、この連携を比較的容易に実現することができます。本記事では、詳しい知識がなくてもできる、自動連携の方法をわかりやすく解説します。
ぜひ参考にしてみてください！
kintoneに新しいレコードが登録された瞬間にTalknoteに通知が送られることで、チーム全体が素早く情報をキャッチできます。
例えば、営業が顧客情報を入力すると、サポートチームや他の関係者に自動で通知が送られることで、迅速な対応が期待できます。
これにより、情報の伝達ミスや遅延が少なくなり、業務効率の向上が期待できます。
kintoneでタスクを管理し、Talknoteでその進捗状況を共有することで、タスク管理が一層効率的になります。
例えば、プロジェクトマネージャーがkintoneに新しいタスクを追加した際、そのタスクがTalknoteに自動的に通知されるため、チームメンバーはすぐに新しいタスクに気づき、対応を開始できます。
これにより、タスクの見落としや遅延が防止され、プロジェクトの進行がスムーズになります。
[Yoomとは]
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
また、アプリを初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2.まず、登録したいアプリを選択し、各アプリに対応するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリの登録が完了したら、再度「新規接続」ボタンをクリックして、次のアプリの登録を行います。
kintoneマイアプリ登録方法
3.マイアプリに登録が完了すると、対応するアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが正しく表示されているかを、必ず確認してください。
その他、Yoomの操作方法についてわからないことがあれば、Yoomヘルプセンターを参照してください。
今回は、【kintoneでレコードが更新された際に、Talknoteに自動的に通知が送られる】というフローを作成します。
このフローを活用することで、kintoneにレコードが追加されると、自動的にTalknoteへ通知が送信されるため、チームメンバーはkintoneを常にチェックする必要がなくなります。
重要な情報を確実にキャッチし、スムーズに対処することができるようになります。
さらに、都度確認する必要がなく、自動的にTalknoteへ通知が送信されるため、業務効率の改善にも繋がります。
■概要
kintoneでレコードが登録されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを利用するチームメンバー
・kintoneへのレコード追加をスムーズに把握したい方
・kintoneの追加情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加をトリガーにTalknoteに通知したい方
2.各部署のリーダー・マネージャー
・kintoneの顧客情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なレコード追加を見逃したくない方
・Talknoteで通知を受け取ることによってkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務プロセスを効率化しチームのコラボレーションを促進するためのプラットフォームですが、レコードが登録されるたびにTalknoteに手動で通知を送ることは、時間と労力の無駄を生み、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、kintoneでのレコード登録をトリガーにTalknoteへの通知が自動化され、チームメンバーはkintoneを常に注視する必要がなくなり、重要な情報を見逃すことなく迅速に把握することができます。
例えば、顧客情報がkintoneに登録されると自動的にTalknoteへ通知が送信され、担当者は迅速に対応することができます。
■注意事項
・kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
1.先ほど紹介したテンプレートの「試してみる」をクリックしてください。
2.以下のような表示が現れたら、テンプレートのコピー成功です。
3.手順に従って、フローアイコンを順番にクリックしながら編集していきましょう。
各アイコンには「！」マークが付いているため、これを順にクリックして進めていきます。
まず、一番上の「kintoneにレコード登録されたら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「レコード登録されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択した後、サブドメイン名とアプリIDを入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功した場合は、「保存」を選択してください。
6.フローに戻ります。
「Talknoteに通知する」のアイコンをクリックします。
7.アクションの「スレッドにメッセージを投稿」を選択し、「次へ」をクリックします。
8.スレッドIDとメッセージ内容を入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックします。
テストが問題なく完了したら「保存」をクリックしてください。
9.これで【kintoneでレコードが更新された際に、Talknoteに自動的に通知が送られる】というフローが完成しました。
10.設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックしてください。
これでフローボットが起動します。
Yoomのテンプレートを活用することで、初めての方でも手軽に設定を進められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
■概要
kintoneでレコードが登録されたらTalknoteに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを利用するチームメンバー
・kintoneへのレコード追加をスムーズに把握したい方
・kintoneの追加情報をチームメンバーに迅速に共有したい方
・kintoneの特定アプリへのレコード追加をトリガーにTalknoteに通知したい方
2.各部署のリーダー・マネージャー
・kintoneの顧客情報を把握してチームの進捗管理に役立てたい方
・kintoneの特定アプリへの重要なレコード追加を見逃したくない方
・Talknoteで通知を受け取ることによってkintoneの情報をより手軽に確認したい方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは業務プロセスを効率化しチームのコラボレーションを促進するためのプラットフォームですが、レコードが登録されるたびにTalknoteに手動で通知を送ることは、時間と労力の無駄を生み、本来注力すべき業務に支障をきたす可能性があります。
このフローを導入することで、kintoneでのレコード登録をトリガーにTalknoteへの通知が自動化され、チームメンバーはkintoneを常に注視する必要がなくなり、重要な情報を見逃すことなく迅速に把握することができます。
例えば、顧客情報がkintoneに登録されると自動的にTalknoteへ通知が送信され、担当者は迅速に対応することができます。
■注意事項
・kintone、TalknoteのそれぞれとYoomを連携してください。
他にもkintoneを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneのレコードが更新されたら、Googleスプレッドシート名を変更するフローです。
kintoneでステータスの更新があるたびに、Googleスプレッドシートの名前を変更するのは手間がかかる作業です。
このテンプレートは、Googleスプレッドシートの名称をスムーズに変更するのに役立ちます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を減らし、手動での更新作業を省略できます。
■概要
kintoneのレコード情報を手動でGoogleスプレッドシートに反映させる作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクが伴います。特に、レコードのステータス変更に合わせてシート名を変更するような細かい作業は、忘れがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード更新をトリガーに、指定したGoogleスプレッドシートのシート名を自動で変更できるため、こうした手作業の課題を解消し、管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.kintoneでレコードが登録されたら、Misocaで見積書を作成するフローです。
請求書作成ソフトMisocaを使うと、帳票業務を効率的に進められます。
しかし、手作業で帳票を作成すると、作業の効率が悪くなるだけでなく、ミスが起こる可能性も増してしまいます。
見積書作成をスムーズに進めたいと考えている方には、このテンプレートがぴったりです。
kintoneでレコードを登録すると、Misocaが自動で見積書を作成するため、手動の手間を省き、時間の節約にもなり得ます。
■概要
kintoneでレコードが登録されたら、Misocaで見積書を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneを業務で活用している方
・顧客情報の一元管理をしているデータ管理者
・kintoneで見積情報を管理している営業担当者
2.Misocaを使用して業務処理を行っている方
・帳票業務を担当している経理担当者
・帳票作成を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Misocaは見積書や納品書といった帳票を作成できるため、帳票業務を効率化できるのがメリットです。
しかし、手動による帳票作成は作業効率を低下させるだけではなく、ミスの発生リスクを高めます。
見積書作成を効率化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
kintoneでレコードが登録されると、Misocaで自動的に見積書が作成されるため、手動による作業を省き業務効率を向上することができます。
このフローの後に「承認」のオペレーションを追加することで、作成した見積書を任意のメンバーに確認依頼を出すことができるため、業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・kintone、MisocaのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとTalknoteの連携が設定されたことで、kintoneでレコードを登録すると、自動的にTalknoteへ通知が送られるようになりました。
これにより、重要な情報を見逃すことは少なくなりそうです。
また、Yoomを活用すれば、ノーコードで簡単に連携設定ができるため、専門的な知識がなくても心配いりません。
ぜひ、このブログを参考にして、業務の効率化を進めてみてください！
