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ペイパーレスの普及による電子ファイルにおける業務効率化や情報管理の最適化は、現代のビジネスにおいて重要なテーマです。そういった状況の中でkintoneを活用している企業が多いのではないでしょうか？そこで本記事では、kintoneとYoomを連携し、特定のステータス更新に応じて登録ファイルの名称を自動で変更する方法をご紹介します。これにより、ステータス管理やファイル名の統一などを効率的に行うこと、情報共有の明確化やヒューマンエラーの防止にも繋がります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「kintoneとYoomを連携して、kintoneで特定のステータスに更新されたら、登録されたファイルの名称を変更する方法」をご説明します。
[Yoomとは]
kintoneアプリで特定のステータスに変更されたことを検知して起動し、kintoneのAPIを経由して既存のファイルデータを取得します。
その後、ファイル名を変換する操作を挟んで、名称変更後のファイルをkintoneのAPIを経由して再度同じレコードに更新することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは以下のプロセスでご紹介します。
Yoomの利用が初めての方は、こちらから無料登録をしてください。すでにYoomを利用している方はログインししてください。
■概要
kintoneで管理している案件やプロジェクトの進捗に応じて添付ファイルの名称を変更する作業は、手作業で行うと手間がかかり、命名規則のミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、添付されているファイルの名称を自動で変更できます。手作業による手間やヒューマンエラーを減らし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
マイページを開き、「マイアプリ」→「+新規接続」をクリックします。
「kintone」を「アプリ一覧」、もしくは「検索」で選択してください。
kintoneのマイアプリ登録についての詳細は、こちらをご参照ください。
情報取得後に「必須項目」へそれぞれ必要な情報を入力してください。
画像の下にあるバナーをクリックして、テンプレートをコピー→「OK」をクリックしてください。
■概要
kintoneで管理している案件やプロジェクトの進捗に応じて添付ファイルの名称を変更する作業は、手作業で行うと手間がかかり、命名規則のミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、添付されているファイルの名称を自動で変更できます。手作業による手間やヒューマンエラーを減らし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「指定のステータスに更新されたら(Webhook起動)」をクリックします。
「タイトル」は任意で「アプリ=｛kintone｝」「kintoneと連携するアカウント情報=｛自身のアカウント｝」「トリガーアクションの設定=｛指定のステータスに更新されたら(Webhook起動)｝」を入力して、「次へ」をクリックします。
※Webhook起動の詳細はこちらの記事をご確認ください。
水色の部分の説明を参照に「WebhookのURLをコピー」→「自身のkintone管理画面で設定」
その後、起動条件としたいステータスを任意で入力して、スクロールして「テスト」をクリックしてください。
テスト後に下記のようにアウトプットが出たら、「保存する」をクリックしてください。
次にkintoneのレコード詳細を取得するアクションを設定します。レコードを取得するという項目をクリックしてください。
「タイトル」は任意で「アプリ=｛kintone｝」「kintoneと連携するアカウント情報=｛自身のアカウント｝」「トリガーアクションの設定=｛レコードを取得する｝」を入力して、下へスクロールします。
「アプリID」には、今回連携するkintoneアプリのURL内にあるアプリIDをコピー＆ペーストしてください。その後「次へ」をクリックしてください。
「取得したいレコードの条件」は右の欄をクリック後にトリガーでテストした際に取得したアウトプットの中から「レコードID」を選択してください。
その後に「テスト」をクリックしてください。
下記のようなアウトプットが出れば、「保存する」をクリックしてください。
続いて、「レコードに紐づくファイルキーの取得」をクリックします。
この操作で、対象レコードに紐づいているファイルの情報を一度取得します。
「タイトル」は任意で「アプリ=｛kintone｝」「kintoneと連携するアカウント情報=｛自身のアカウント｝」「アクションの設定=｛レコードに紐づくファイルキーの取得｝」を入力して、下へスクロールします。
「サブドメイン名」はkintoneのアプリ上のURLから直接確認し、「アプリID」はトリガーで取得したアウトプットを使用するか直接IDを入力してください。
「レコードID」トリガーで取得したアウトプットを埋め込んでください。設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功するとファイルキーの一覧という文字列が取得できるので、その後「保存する」をクリックしてください。
次に「ファイルをダウンロード」をクリックします。
「タイトル」は任意で「アプリ=｛kintone｝」「kintoneと連携するアカウント情報=｛自身のアカウント｝」「アクションの設定=｛ファイルをダウンロード｝」を入力して、「次へ」をクリックします。
「サブドメイン名」をkintoneのアカウント情報を基に入力します。
「ファイルキー=｛アウトプット→レコードに紐づくファイルキーの一覧→ファイルキーの一覧｝」から入力後はスクロールして「テスト」をクリックしてください。
この操作によって、レコードのファイルフィールドに存在するファイルを実際にダウンロードすることができます。
下記のようなアウトプットが出れば、「保存する」をクリックしてください。
次は「ファイル名の変換」をクリックします。
「タイトル=任意」「変換タイプ=｛ファイル名の変換｝」「ファイル名変換対象の値=取得したファイル」に設定します。
「データを操作・変換する」について詳しくはこちらをご確認ください。
下にスクロールして、「変換後のファイル名」に変換したいファイル名を、「アウトプット名」にはこのあとアウトプットとして使用するために表示する項目名として任意の名称をつけて、「保存する」をクリックしてください。
続いて、「ファイルをアップロード」をクリックします。
「タイトル」は任意で「アプリ=｛kintone｝」「kintoneと連携するアカウント情報=｛自身のアカウント｝」「アクション=｛ファイルをアップロード｝」を入力して、下へスクロールします。
下記の画面が出たら、「サブドメイン名」をkintoneアプリのURLからコピーし入力、「ファイルの添付方法」はアウトプットを使用するを選択し、「ファイル」ステップ7で名称変換したファイルのアウトプット名を選択してください。その後「テスト」をクリックしてください。
下記のようなアウトプットが確認できれば、「保存する」をクリックしてください。
これによりkintone上にファイル名を変換したファイルがアップロードされ、一度kintone上に保持されている状態となります。
次に「ファイルとレコードを関連付け」をクリックします。
「タイトル」は任意で「アプリ=｛kintone｝」「kintoneと連携するアカウント情報=｛自身のアカウント｝」「アクション=｛ファイルとレコードを関連付け｝」を入力して、下へスクロールします。
「サブドメイン名」を自身のkintoneアプリのURLからコピーし入力します。
「アプリID」は以下のようにトリガーアクションで取得した値を埋め込むか直接入力、「レコードID」はトリガーアクションで取得した値を埋め込みます。
アプリIDをトリガーアクションから引用し埋め込む方法は以下です。
レコードIDをトリガーアクションから引用して埋め込む方法は以下です。
「フィールドコード」はkitnoneの設定から対象のファイルフィールドのフィールドコードを確認して入力してください。
ファイルキーは以下のようにステップ8で取得したファイルキーを埋め込みます。
その後テストを押し成功したら保存します。
以下の画面が出て、動作確認をしてトリガーボタンをONにすれば完了です！
■概要
kintoneで管理している案件やプロジェクトの進捗に応じて添付ファイルの名称を変更する作業は、手作業で行うと手間がかかり、命名規則のミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコードが特定のステータスに更新されたことをトリガーに、添付されているファイルの名称を自動で変更できます。手作業による手間やヒューマンエラーを減らし、ファイル管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもkintoneを使った自動化の例がYoomには沢山あるので、いくつか紹介します。
1.Googleフォームの回答をkintoneに登録
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容が自動的にkintoneの任意アプリに登録されます。
Googleフォームをアンケートや問い合わせフォームなどで使用する際に役立ちます。
◼️概要
Googleフォームで回答が送信されたら、その回答内容を自動的にkintoneの任意のアプリに登録します。
アンケートや問い合わせフォームなど様々な用途で利用可能です。
◼️設定方法
1.Googleフォーム、kintoneそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.「フォームに回答が送信されたら」というトリガーでフォームのIDを設定し、テストを実行してください。
3.テストが成功すると、フォームの回答情報が取得できるため、回答情報の中から取得したい情報を[＋]マークのボタンで選択し、アウトプットに格納してください。
4.kintoneの「フォームの回答を格納する」というオペレーションで、Googleフォームから取得した回答内容をもとに、対象のアプリやフィールド情報を設定してください。
◼️注意事項
・Googleフォームとkintoneのアカウント連携が必要です。
・Googleフォームの質問内容やkintoneの設定を適宜変更してご利用ください。
2.指定のスケジュールになったらkintoneの情報を基幹システムに登録する
指定のスケジュールになったらkintoneの情報を基幹システムに自動で登録します。
従業員情報をkintoneで登録している企業などにおすすめです。
■概要
kintoneに蓄積された顧客情報や案件データを、定期的に基幹システムへ手作業で登録していませんか。この作業は定型的でありながらも、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方にとっては大きな負担となりがちです。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでkintoneの情報を基幹システムへ自動で登録する処理が実現し、こうした定期的な登録業務の効率化と正確性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.kintoneから1クリックで見積書を発行しメールで送付する
このフローにより見積書作成と送付を短時間で完了できます。
見積書の作成や取引先へのメール送付を効率化することに繋がります。
■概要
kintoneから1クリックで見積書を発行しメールで送付するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、kintone上から直接トリガーを起動させることができます。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで見積に関するデータを管理している方
・企業の営業担当者
・日常的にkintoneへのデータ入力や管理を行っている方
2. 見積書の作成を担当している方
・kintoneのデータを元に見積書を作成している方
・見積書の作成や取引先へのメール送付を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
見積書の作成を手動で行う場合、必要項目の入力や確認作業に時間がかかります。
また、入力ミスによる手戻りがあると再作成や確認作業に時間が取られてしまい、業務の生産性が低下する恐れがあります。
このフローでは、見積書の作成でkintoneのデータを使用している場合、kintone上からChrome拡張機能を使うことで見積書の作成や送付を1クリックで行うことができます。
毎回の手動作業における手間を削減し、ヒューマンエラーも防止できるため、請求書の作成業務を効率的に進めることが可能です。
また、クライアントへの対応スピードも上がるため、顧客満足度の向上に寄与します。
■注意事項
・kintoneとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
ファイル名をステータス更新と連動させ、自動で変更することで手動の修正作業が不要になります。例えば、契約管理プロセスでステータスが「承認済み」に変更された際に、「顧客名_契約書_承認済み.pdf」といった統一されたファイル名が自動的に付与されます。これにより、チーム内でのファイル検索や共有がスムーズになり、作業時間の短縮と業務効率の向上が期待できます。
ステータスの変更がファイル名に反映されるため、ファイル名を見るだけで業務の進捗状況を把握できます。例えば、管理者は「レビュー中」や「最終版」といったファイル名を確認することで、プロジェクトがどの段階にあるのかすぐに理解できます。また、進捗状況を他部署に共有することもでき、部署間の連携強化にも繋がります。
手動でのファイル名変更は、誤記入や命名規則の統一性欠如を招く恐れがあります。kintoneによる自動リネーム機能を活用することで、事前に設定したルールに基づき、自動的にファイル名が付与されます。この機能により、新規メンバーが多く加わった場合や大量のドキュメントを扱う際にも一貫したファイル名の付与を行うことができ、ヒューマンエラーの削減が期待できます。
kintoneとYoomを連携して、ステータス更新に応じてファイル名を自動変更する方法をご紹介しました。この自動化により、ステータス管理やファイル名の統一などを効率的に行うこと、情報共有の明確化やヒューマンエラーの防止にも繋がります。
専門知識が不要でノーコードで設定可能なため、ぜひ本記事を参考に電子ファイルにおける業務効率化や情報管理の最適化を目指してみてください。
