Mazricaとコラボフローを連携して、Mazricaで案件情報取得後にコラボフローで見積書を自動申請する方法

見積書の申請作業では、入力を忘れてしまったり、情報の入力を煩わしく感じることはありませんか？
Mazricaとコラボフローを連携すると、その作業を自動化することができます。
今までの作業を自動化に頼ると、担当者の負担も軽減する上に、人的ミスを防ぐことが可能です。
ノーコードツールYoomを利用すれば、簡単にアプリ連携から自動化までできちゃいます。
本記事では「Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する」フローの解説をします。

Mazricaとコラボフローを連携するメリット

Mazricaとコラボフローを連携するメリットを以下にまとめてみました。

メリット1:担当者の負担が少なくなる

Mazricaとコラボフローを連携するメリット1つ目は、担当者の負担が少なくなることが挙げられます。
たとえば、Mazricaの案件情報を用いて、コラボフローの見積書申請の自動化が可能です。
特に、この自動化は見積書の申請をしている営業担当者の手助けになるでしょう。
案件情報を自動的に取得し、見積書の申請をしてくれるので時間の節約にもなります。
空いた時間で他の営業活動ができるようになるのは、大きいですよね。

メリット2:作業効率のアップが期待できる

Mazricaとコラボフローを連携するメリット2つ目は、作業効率のアップが期待できることです。
Mazricaの案件情報ページから、すぐにコラボフローで見積書の申請ができます。
リアルタイムで見積書の申請ができるため、素早い対応が可能です。
また、申請書の手動入力がなくなるので、入力ミスや入力忘れも防げます。
これにより、見積書の申請が迅速に行えるため、作業効率アップを期待できます。

Yoomでアプリを連携するメリット

Yoomを導入することにより、ノーコードで簡単にAPI連携ができます。
今までのAPI連携というと、プログラミング知識が必要で統合させるには複雑な工程が多いです。
これにより、専門のエンジニアを雇わなければならなくなるので、コストもかかってしまいます。
しかし、Yoomの利用は誰でもできるため、エンジニアを雇う必要がありません。
テンプレートを利用すれば入力項目の設定をするだけなので、10~15分あれば設定できるのも魅力的です。
Yoomは感覚的に行えるシンプルな操作しかないので、初心者さんでも安心です。

Mazricaとコラボフローの連携フローの作り方

今回は「Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する」テンプレートの設定をご紹介します。

以下のような3ステップで設定が完了するので、とても簡単です。

案件情報ページから起動するフローボットの設定
特定の案件情報を取得するアクションの設定
申請書を申請するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしておきましょう。

MazricaとコラボフローをYoomと接続する方法

MazricaとコラボフローをYoomと接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をすることで、この後の自動化の設定が楽にできます。

まずはMazricaのマイアプリ登録からしていきましょう。

画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」からMazricaを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

「アカウント名」→任意の管理用の名前を設定
「アクセストークン」→Senses管理画面の「管理者設定>API利用」から取得したAPIキーを設定

次にコラボフローのマイアプリ登録をするので、先ほどと同様にコラボフローを選択してください。
以下の画面が表示されるので、設定をします。

「アカウント名」→任意で設定
「アクセストークン」→ユーザーIDとAPIキーを「{ユーザーID}/apikey:{APIキー}」という形式で組み合わせた文字列をBASE64でエンコード化し、アクセストークンに設定

自身のマイアプリ欄にMazricaとコラボフローが表示されていたら、OKです。

Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する方法

自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下のページから変更可能です。
最初にYoomのChrome拡張機能トリガーを利用するので、「案件情報ページから起動」をクリックしてください。

こちらでは、Google Chromeで案件情報ページを閲覧している際に起動する設定を行います。
以下の画面が表示されたら、Chrome拡張機能をこちらからインストールしておき、アプリのWebページを開いた状態で拡張機能からYoomのフローボットを起動しましょう。
※Google Chromeでのみ利用可能です。
下記の設定を確認してください。

「Chrome拡張機能トリガーのタイトル」→必要に応じて変更可能
「Mazricaと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」→案件情報ページから起動

以下の画面が表示されるので、「起動ページのURLサンプル」を入力します。
※テストを実施するため、入力は必須です。
実際に実行する際には、Google Chromeで該当ページを開き、拡張機能からフローボットを起動します。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いてMazricaで特定の案件情報を取得する設定を行うので、「特定の案件情報を取得」をクリックします。
下記の設定を確認してください。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Mazricaと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→特定の案件情報を取得

以下の画面が表示されたら、「案件ID」が{{案件ID}}となっているか確認しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

続いてコラボフローの設定を行うので、「申請書を申請(明細を含む)」をクリックしてください。
下記の設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「コラボフローと連携するアカウント情報」→合っているか確認
「アクション」→申請書を申請(明細を含む)

以下の画面が表示されるので、設定を行いましょう。

「インスタンス名」→「https://cloud.collaboflow.com/demo/index.cfm」というURLの場合、「demo」がインスタンス名
「アプリケーションコード」→コラボフローのURL内に含まれる「app_cd=●●」●部分がアプリケーションコード　例)1
「経路ID」→「アプリ設定>経路設定」と進み、該当の経路の経路IDを設定

他に必要な項目があれば、設定をしてください。

文書のパーツ

「パーツID」→文書内のパーツIDを指定　例)fid1
「値」→埋め込む値を設定
※日付型のパーツの場合は「2018-01-01」という形式で設定しましょう。

明細内容

「明細行」→明細行の内容を1行ずつ、 "パーツID": "値" , "パーツID": "値" という形式でカンマ区切りで記載　例)"fid4": "品目A", "fid5": "10", "fid6": "件", "fid7": "1000円"

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

最後にアプリトリガーを「ON」にしたら、自動化の設定は完了です。

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まとめ

本記事では「Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する」フローの解説をしました。
Mazricaとコラボフローを連携することで、営業担当者の負担が少なくなると考えられます。
見積書申請のために案件情報を入力していた作業を自動化できるため、担当者は他の作業に集中できます。
Yoomを導入すれば、ノーコードで誰でも簡単にアプリ連携と自動化の実現が可能です。
ぜひ、Yoomを取り入れて効率化を身近に感じてみてくださいね。