【ノーコードで実現】コラボフローのデータをkintoneに自動的に連携する方法

コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

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コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。

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「コラボフローとkintoneを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「コラボフローに登録された情報をkintoneに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？

もし、コラボフローのデータを自動的にkintoneに登録したり、更新したりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！

今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomにはコラボフローとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

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コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。

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コラボフローとkintoneを連携してできること

コラボフローとkintoneのAPIを連携すれば、コラボフローのデータをkintoneに自動的に連携することが可能になります！
これにより、手作業によるデータ入力や転記の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎながら、業務の正確性とスピードを向上させることができます。

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにコラボフローとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

コラボフローで新しい申請が行われた際に、その申請内容をkintoneに自動でタスクとして追加可能です。

申請処理の進捗管理をkintoneで一元化し、対応漏れを防ぎつつ、タスク作成の手間を削減できそうです。

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コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。

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コラボフローで特定の申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

コラボフローで承認された申請の中から、例えば「特定の部門」や「一定金額以上」といった条件に合致する申請のみを抽出し、kintoneに自動でタスクとして追加することも可能です。

より重要度の高い申請に対する迅速な対応を促し、確認作業の効率化を実現します。

コラボフローで特定の申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

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■概要
「コラボ フローで特定の申請が行われたらkintoneにタスクを追加する」業務ワークフローは、コラボ フローの申請情報をトリガーに、自動でkintoneへタスクを登録。
申請の見落としや対応遅れを防ぎ、部署間の連携をぐっとスムーズにします。

■このテンプレートをおすすめする方
・コラボ フローによる申請管理で、対応漏れに不安を感じている総務・庶務担当者の方
・kintoneでタスク一覧を一元管理しつつ、申請対応をスムーズにしたいプロジェクトマネージャーの方
・コラボ フロー kintone間のデータ連携をまだ手作業で行っているチームリーダーの方
・申請からタスク起票までのプロセスを標準化し、効率化を図りたい管理職の方
・Yoomを活用して各種SaaSアプリの自動化を推進したいIT推進担当の方

■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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コラボフローとkintoneの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にコラボフローとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでコラボフローとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回はコラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• コラボフローとkintoneをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• コラボフローのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

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コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。

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ステップ1：コラボフローとkintoneをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomにログインしてメニューにあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

アプリ一覧から連携したいアプリを選択します。
検索窓に連携したいアプリ名を入力すると簡単に見つかりますよ。

コラボフローの場合

アプリ一覧でコラボフローを選択すると、以下の画面が表示されます。
説明に沿って必須項目を入力し、追加をクリックすると連携が完了です。

kintoneの場合

アプリ一覧からkintoneを選択すると以下の画面が表示されます。
必須項目を入力して追加をクリックします。

• kintoneのマイアプリ登録の詳細はこちら（kintoneのマイアプリ登録方法）
• kintoneのマイアプリ登録が上手くいかないときはこちら（登録ができない主な原因と対応方法）

続く画面でYoomからのリクエストを許可すると連携が完了です。

ステップ2：テンプレートをコピー

それではフローボットを作っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、まずはコピーしましょう。
Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。

コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する

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コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。

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コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので、OKをクリックしましょう。

ステップ3：コラボフローのトリガー設定

テンプレートのコピーが成功すると、以下の画面が表示されます。
（ログインしていない場合は、ログイン後、メニューのマイプロジェクトからコピーしたテンプレートを開いてください）
コラボフローの設定をするため、一番上の赤枠をクリックしましょう。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

WebhookURLをコピーして、コラボフローに設定します。
設定後、WebhookURLを設定した経路からタスクを申請し、テストを行いましょう。

• コラボフローにWebhookURLを設定する方法はこちら（経路のWebhook設定）

今回は、下記の申請を行ってからテストをしました。

テストが成功するとコラボフローの情報が取得されるので、保存して進みましょう。
取得した値は、以降の設定で利用できます。

• 取得した値の詳細はこちら（アウトプットについて）

ステップ4：コラボフローの詳細情報を取得する設定

次に、申請内容の詳細を取得する設定を行います。
真ん中の赤枠をクリックしてください。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。

注釈に沿って、インスタンス名を設定します。

アプリケーションコードと文書IDは、取得した値から対応する項目を設定しましょう。

設定が済んだらテストを行います。

テストが成功すると、申請情報の詳細が取得されます。
取得した項目名は、「項目1」「項目2」などと表示されますが、任意で変更できます。
取得した値に問題がなければ保存して進んでください。

• 項目名の変更方法はこちら（「取得した値」の名称変更・重複について）

今回は、申請項目にあわせて取得した項目名を以下のように変更しました。

ステップ5：kintoneにデータを登録する設定

続いて、kintoneにコラボフローから取得した情報を登録する設定をします。
一番下の赤枠をクリックしましょう。

タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリIDを注釈に沿って設定し、次へ進んでください。

アプリIDは、候補から設定することもできます。

追加するレコードの値に、先ほど指定したkintoneのアプリに設定している項目名が一覧で表示されます。
コラボフローから取得した情報を反映させる項目に、取得した値の「申請内容の詳細を取得」から対応する項目を設定してください。

設定が済んだら、テストを行いましょう。

テストが成功すると、kintoneにレコードが追加されるので、確認してください。

問題がなければ、設定を保存します。

ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了

最後に、フローボットを起動します。
kintoneの設定を保存すると、以下の画面が表示されるので、トリガーをONにしましょう！

以上が、コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する方法です！

kintoneのデータをコラボフローに連携したい場合

今回はコラボフローからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にkintoneからコラボフローへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする

kintoneに新しいレコード（例えば社員情報や取引先情報など）が追加された際に、その情報を基にコラボフローのユーザー情報を自動で登録することが可能です。

システム間の情報を常に最新の状態に保ち、手作業による二重入力の手間や入力ミスをなくします。

kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする

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■概要
「kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする」ワークフローは、kintoneに登録されたデータをきっかけに、コラボフローでユーザー情報を自動で登録する業務ワークフローです。
手入力のミスや二重作業を減らし、情報の連携をスムーズに行うことで、業務効率の向上に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方
kintoneでユーザーデータを管理しているが、別システムへの登録が手作業で煩雑な方
・コラボフローを利用して業務プロセスの自動化を進めたいシステム管理者や担当者
・手動入力によるミスを減らし、正確なデータ連携を実現したいチームリーダー
・部署間の情報共有やデータ連携をもっとスムーズにしたいマネージャー
・複数のSaaSを連携させた効率的なワークフローを導入したい企業の経営者

■注意事項
・kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。

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kintoneで特定のレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする

kintoneで「特定のステータス」や「特定の担当者」といった条件に合致するレコードが追加された場合のみ、コラボフローのユーザー情報を自動で登録することも可能です。

必要な情報だけを的確に同期し、システム間の情報連携の精度を高めます。

kintoneで特定のレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする

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■概要
「kintoneで特定のレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする」ワークフローは、kintoneのデータをきっかけにコラボフローで自動的にユーザー情報を登録する業務ワークフローです。
手入力のミスや二重作業を減らし、データ連携をスムーズにすることで、業務の効率化に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneでユーザーデータを管理しているが、別システムへの登録が手作業で煩雑な方
・コラボフローを使って業務プロセスの自動化を進めたいシステム管理者や担当者
・手動入力によるミスを減らし、正確なデータ連携を実現したいチームリーダー
・部署間の情報共有やデータ連携をもっとスムーズにしたいマネージャー
・複数のSaaSを連携させた効率的なワークフローを導入したい企業の経営者

■注意事項
・kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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コラボフローを使った自動化例

Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する

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Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。

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kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する

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kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで帳票を作成し、メールで送付するフローボットです。

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コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録する

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コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録するフローです。

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コラボフローで申請が行われたらZoho CRMにタスクを作成する

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コラボフローで申請が行われたらZoho CRMにタスクを作成するフローです。

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コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する

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コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に登録するフローです。

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kintoneを使った自動化例

kintoneのデータを用いてfreeeで請求書を作成

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kintoneで管理している請求情報を元に、freeeで請求書を作成します。

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Jotformの回答をkintoneに転記する

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■概要
「Jotformの回答をkintoneに転記する」ワークフローは、フォームの入力データを自動的にkintoneに取り込むことで、手作業によるデータ入力の手間を省きます。
これにより、データ管理が効率化され、業務のスピードアップが期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで収集したデータをkintoneに自動で管理したい方
・手動でのデータ転記に時間と労力をかけている業務担当者の方
・フォーム入力の効率化を図り、データ管理の正確性を向上させたい企業の方
・複数のフォームデータを一元管理し、業務プロセスを簡略化したいチームリーダーの方

■注意事項
・Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581

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kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する

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■概要
「kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する」ワークフローは、コンテンツの作成業務の手助けになります。
効率的な記事の作成ができるので、業務効率化につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務情報を管理している方
・kintoneのデータを活用して迅速にWordPressに記事を投稿したいと考えている方
・手動でのブログ更新に時間がかかっている方
・業務効率を上げたいと考えている方
・WordPressを利用して情報発信を行っている企業や個人事業主
・WordPressによる投稿とkintoneのデータ連携をスピーディに行いたい方

■注意事項
・kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
「kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ作成作業の手間を軽減します。
Microsoft SharePoint上に直接アクセスすることなく、kintone上からワンクリックでフォルダを作成できるため、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して情報管理やデータの一元化を行っている方
・kintoneの情報をもとに迅速にMicrosoft SharePointにフォルダを作成したい方
・Microsoft SharePointを利用してチームでのファイル管理を効率化したいと考えている方
・kintoneとMicrosoft SharePointの連携を強化して、情報の共有をスムーズにしたい方
・手動でフォルダを作成する手間を省き、業務のスピードを向上させたい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する

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■概要
「kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する」ワークフローを利用すると、スムーズな業務進行につながります。
kintone上でワンクリックするだけで、書類の作成とメールの送付が完了するため、生産性向上につながります。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して顧客情報や案件管理を行っている方
・見積書の作成や送付に時間がかかっており、効率化を図りたいと考えている方
・見積書をスピーディに作成し、迅速に顧客に送付したい方
・社内コミュニケーションツールとしてOutlookを利用している企業
・Outlookで手動でメールを送信しているが、その作業を自動化したい方
・定型的な見積書作成作業から解放され、他の業務に集中したい方

■注意事項
・kintoneとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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まとめ

コラボフローとkintoneの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたコラボフローとkintone間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。

これにより、担当者は申請情報やタスク情報をタイムリーに共有できるため、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

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