コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
「コラボフローとkintoneを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「コラボフローに登録された情報をkintoneに手動で登録しており、実際に手間がかかっている...」
このように、手作業でのデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、コラボフローのデータを自動的にkintoneに登録したり、更新したりする仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはコラボフローとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
試してみる
■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローとkintoneを連携してできること
コラボフローとkintoneのAPIを連携すれば、コラボフローのデータをkintoneに自動的に連携することが可能になります！
これにより、手作業によるデータ入力や転記の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぎながら、業務の正確性とスピードを向上させることができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにコラボフローとkintoneの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
コラボフローで新しい申請が行われた際に、その申請内容をkintoneに自動でタスクとして追加可能です。
申請処理の進捗管理をkintoneで一元化し、対応漏れを防ぎつつ、タスク作成の手間を削減できそうです。
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
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■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで特定の申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
コラボフローで承認された申請の中から、例えば「特定の部門」や「一定金額以上」といった条件に合致する申請のみを抽出し、kintoneに自動でタスクとして追加することも可能です。
より重要度の高い申請に対する迅速な対応を促し、確認作業の効率化を実現します。
コラボフローで特定の申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
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■概要
コラボフローでの申請処理後、関連情報をkintoneへ手作業で入力する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはありませんか。 特に複数の申請がある場合、これらの作業は大きな負担になりがちです。 このワークフローを活用すれば、コラボフローで特定の申請が行われた際に、自動でkintoneにタスクを追加できるため、手入力の手間やヒューマンエラーを減らし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとkintoneを利用し、申請・承認業務とタスク管理を行っている方
- 手作業によるデータ入力の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方
- 申請処理の遅延やタスクの登録漏れといったミスを防ぎたい業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請後、kintoneへのタスク追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら（Webhook起動）」というアクションを設定し、特定の申請が行われた際にフローが起動するようにします。
- オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、必要な申請情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した申請内容に基づいて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、分岐条件に合致した場合にkintoneの指定したアプリへタスクとしてレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションでは、対象となるインスタンス名、文書ID、アプリケーションコードをユーザーの環境に合わせて指定してください。
- 「分岐機能」では、どのような条件でkintoneにタスクを追加するか、具体的な分岐条件をユーザーの運用に合わせて設定してください。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、タスクを追加したいkintoneアプリとの連携設定を行い、追加するレコードの各フィールド値を、コラボフローから取得した情報などを利用してカスタマイズしてください。
■注意事項
- コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローとkintoneの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にコラボフローとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでコラボフローとkintoneの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行してください。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はコラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- コラボフローとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- コラボフローのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
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コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：コラボフローとkintoneをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Yoomにログインしてメニューにあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。
アプリ一覧から連携したいアプリを選択します。
検索窓に連携したいアプリ名を入力すると簡単に見つかりますよ。
コラボフローの場合
アプリ一覧でコラボフローを選択すると、以下の画面が表示されます。
説明に沿って必須項目を入力し、追加をクリックすると連携が完了です。
kintoneの場合
アプリ一覧からkintoneを選択すると以下の画面が表示されます。
必須項目を入力して追加をクリックします。
続く画面でYoomからのリクエストを許可すると連携が完了です。
ステップ2：テンプレートをコピー
それではフローボットを作っていきます！
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、まずはコピーしましょう。
Yoomにログインし、バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する
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■概要
コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.コラボフローを業務に活用している企業
・業務フローを自動化している事務担当者
・業務の進捗状況を確認し、タスク消化を行う方
2.kintoneによるタスク管理を行う企業
・レコードにタスク追加し、チーム全体で管理している方
・ステータス機能を活用したタスク管理を行う方
■このテンプレートを使うメリット
コラボフローはチーム内でリアルタイムに情報共有ができ、素早い意思決定を可能とするツールです。
さらにkintoneを併せて活用することでタスクの件数管理ができ、チーム全体のタスクを把握することができます。
しかしコラボフローの内容を都度kintoneに手入力することは大きな手間がかかり、非効率的で時間がかかります。
自動化できる業務は自動化し、業務進行をスムーズにしたいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローを活用することで自動でkintoneにタスク追加するため、手入力の作業を省きます。
また引用した内容を使用しkintoneに情報追加するため、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
■注意事項
・コラボフロー、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
コピーが成功すると、以下の画面が表示されるので、OKをクリックしましょう。
ステップ3：コラボフローのトリガー設定
テンプレートのコピーが成功すると、以下の画面が表示されます。
（ログインしていない場合は、ログイン後、メニューのマイプロジェクトからコピーしたテンプレートを開いてください）
コラボフローの設定をするため、一番上の赤枠をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
WebhookURLをコピーして、コラボフローに設定します。
設定後、WebhookURLを設定した経路からタスクを申請し、テストを行いましょう。
今回は、下記の申請を行ってからテストをしました。
テストが成功するとコラボフローの情報が取得されるので、保存して進みましょう。
取得した値は、以降の設定で利用できます。
ステップ4：コラボフローの詳細情報を取得する設定
次に、申請内容の詳細を取得する設定を行います。
真ん中の赤枠をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
注釈に沿って、インスタンス名を設定します。
アプリケーションコードと文書IDは、取得した値から対応する項目を設定しましょう。
設定が済んだらテストを行います。
テストが成功すると、申請情報の詳細が取得されます。
取得した項目名は、「項目1」「項目2」などと表示されますが、任意で変更できます。
取得した値に問題がなければ保存して進んでください。
今回は、申請項目にあわせて取得した項目名を以下のように変更しました。
ステップ5：kintoneにデータを登録する設定
続いて、kintoneにコラボフローから取得した情報を登録する設定をします。
一番下の赤枠をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリIDを注釈に沿って設定し、次へ進んでください。
アプリIDは、候補から設定することもできます。
追加するレコードの値に、先ほど指定したkintoneのアプリに設定している項目名が一覧で表示されます。
コラボフローから取得した情報を反映させる項目に、取得した値の「申請内容の詳細を取得」から対応する項目を設定してください。
設定が済んだら、テストを行いましょう。
テストが成功すると、kintoneにレコードが追加されるので、確認してください。
問題がなければ、設定を保存します。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に、フローボットを起動します。
kintoneの設定を保存すると、以下の画面が表示されるので、トリガーをONにしましょう！
以上が、コラボフローで申請が行われたらkintoneにタスクを追加する方法です！
kintoneのデータをコラボフローに連携したい場合
今回はコラボフローからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にkintoneからコラボフローへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする
kintoneに新しいレコード（例えば社員情報や取引先情報など）が追加された際に、その情報を基にコラボフローのユーザー情報を自動で登録することが可能です。
システム間の情報を常に最新の状態に保ち、手作業による二重入力の手間や入力ミスをなくします。
kintoneでレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が追加されるたび、コラボフローへ手動でユーザー情報を登録する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に複数の情報を正確に転記する必要がある場合、入力ミスや作業漏れが発生しやすく、業務の非効率化を招くこともあります。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとしてコラボフローへのユーザー情報登録が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとコラボフロー間でユーザー情報登録を手作業で行っている担当者の方
- kintoneへのデータ入力後、コラボフローへの反映にタイムラグが生じている方
- ユーザー情報登録の正確性を高め、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると、自動でコラボフローへユーザー情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報をもとにユーザー情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローでユーザー情報を登録するアクションを設定する際に、登録する項目に対して、kintoneから取得した動的な値をマッピングしたり、固定の値を設定したりするなど、柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで特定のレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする
kintoneで「特定のステータス」や「特定の担当者」といった条件に合致するレコードが追加された場合のみ、コラボフローのユーザー情報を自動で登録することも可能です。
必要な情報だけを的確に同期し、システム間の情報連携の精度を高めます。
kintoneで特定のレコードが追加されたら、コラボフローでユーザー情報の登録をする
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■概要
kintoneに新しい顧客情報や取引先情報が登録されるたび、手作業でコラボフローにもユーザー情報を登録していませんか？このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、コラボフローへのユーザー情報登録を自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとコラボフロー間でユーザー情報を手作業で登録し、非効率を感じている方
- ユーザー情報の登録作業における入力ミスや漏れを減らしたいと考えている担当者の方
- kintoneとコラボフローの連携による業務自動化で、作業時間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると、自動でコラボフローにユーザー情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ入力時の誤りや、登録漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとコラボフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能：コマンドオペレーション」を設定し、取得したレコード情報に基づいて、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、取得したレコード情報や任意の固定値を元にユーザー情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、kintoneから取得したレコードの特定のフィールド値（例えば、特定のステータスや部署など）を条件として設定し、条件に一致する場合のみコラボフローへのユーザー情報登録処理を進行させるようにカスタマイズが可能です。
- コラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションでは、登録するユーザー情報の各項目に対して、kintoneから取得したデータを動的な値としてマッピングしたり、必要な情報を固定値として入力したりするなど、柔軟に設定を調整できます。
■注意事項
- kintone、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コラボフローを使った自動化例
コラボフローで申請された取引先をboardの発注先に登録する
試してみる
■概要
コラボフローで新規取引先の申請が承認された後、販売管理システムのboardへ手作業で情報を登録していませんか？この作業は申請ごとに発生するため手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの申請が完了したタイミングで、boardへ自動で発注先情報が登録されるため、面倒な手作業から解放され、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとboardを利用し、取引先の登録を手作業で行っている方
- 販売管理や受発注に関する業務の効率化やDX推進を担当されている方
- 手作業によるデータ入力ミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請完了をトリガーにboardへ自動で発注先が登録されるため、これまで手入力に費やしていた時間を短縮することができます。
- システム間でデータが直接連携されるため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションを設定します
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」を設定し、トリガーをきっかけに連携された申請情報を取得します
- 最後に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、前のステップで取得した申請内容の情報を紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardの「発注先の登録」アクションでは、どの項目にどの情報を登録するかを自由に設定できます。コラボフローから取得した会社名や住所といった申請内容の情報を、boardの対応する各項目にそれぞれ紐づけてください。また、特定の備考など、固定の値を入力することも可能です。
■注意事項
- コラボフローとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
コラボフローで申請が行われたらZoho CRMにタスクを作成する
試してみる
■概要
コラボフローで承認された申請内容を、Zoho CRMに手作業で転記しタスクを作成していませんか？申請があるたびに手動で対応するのは手間がかかるだけでなく、タスクの作成漏れや対応の遅延といったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、コラボフローでの申請完了をトリガーにZoho CRMへ自動でタスクを作成し、申請からタスク管理までの一連の業務を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとZoho CRMを併用し、申請後のタスクを手入力で作成している方
- 申請後のタスク作成の漏れや遅れをなくし、対応の迅速性を向上させたい方
- 申請管理からタスク管理までを自動化して、業務の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請後、Zoho CRMにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとZoho CRMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得する」アクションを設定し、トリガーとなった申請の情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoho CRMの「タスクを作成する」アクションを設定し、取得した申請内容を基にタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho CRMでタスクを作成するアクションでは、タスクの件名や説明などを任意の内容で設定できます。前段階のコラボフローから取得した申請情報を活用し、タスクの詳細を具体的に記載することで、後続の対応がスムーズになります。
■注意事項
- コラボフロー、Zoho CRMとYoomを連携してください。
コラボフローで取引先申請が承認されたらboardに取引先情報を登録する
試してみる
■概要
コラボフローで取引先に関する申請が承認された後、その情報を手作業でboardへ転記していませんか？この一連の作業は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの承認をトリガーに取引先情報が自動でboardへ登録されるため、こうした手作業の課題を解消して業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- コラボフローとboard間の情報連携を手作業で行っている方
- 取引先の申請・承認から顧客情報登録までの一連の流れを効率化したい方
- 手入力による登録ミスや情報更新の漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- コラボフローでの申請承認後、自動でboardに情報が登録されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データ精度の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、コラボフローとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでコラボフローを選択し「経路のWebhookを受信したら」というトリガーアクションを設定して、特定の申請が承認されたことを検知します。
- 続いて、オペレーションでコラボフローの「文書の概要取得」アクションを設定し、承認された申請書の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて顧客情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- コラボフローのアクション設定で、情報を取得したい申請書の文書IDを任意で設定してください。
- boardに顧客情報を登録する際、コラボフローから取得した会社名や担当者名などの各項目を、boardのどのフィールドに登録するか任意でマッピングしてください。
■注意事項
- コラボフローとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請する
試してみる
■概要
Mazricaの案件情報を使って、コラボフローで見積書を申請するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaで取引先の案件管理を行なっている方
・営業担当やアシスタント
・案件チームのリーターや責任者
2.コラボフローで帳票類の発行を簡単に行いたい方
・業務自動化を目指している事務職員
・月末処理に活用している経理担当者
■このテンプレートを使うメリット
帳票類の作成をするためには多くの確認事項や入力項目があり、素早くミスなく作成することはとても困難なことです。
更に帳票作成の依頼者と作成者が違う場合はより一層注意が必要になり、手作業の場合は確認や訂正作業が何度も発生します。
入力の手間をなくし、帳票類の作成を登録してある内容を引用て自動で申請を完了したいと思う方にこのフローは最適です。フローを使用することで、Mazricaの登録内容を指定の箇所に入力し、自動で見積書を申請できます。
■注意事項
・Mazrica、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneのステータスが更新されたらコラボフローで帳票を作成し、メールで送付する
試してみる
■概要
kintoneのステータスが更新されたら、自動的にコラボフローで帳票を作成し、作成した帳票をメールで送付するフローボットです。
コラボフローを使用してエクセルを基にした帳票を作成したい場合などにご活用ください。
■注意事項
・kintone、コラボフローそれぞれとYoomを連携してください。
・コラボフローの「帳票出力オプション」が必要です。
kintoneを使った自動化例
kintoneのデータを用いてfreeeで請求書を作成
試してみる
■概要
kintoneで案件や顧客情報を管理し、freee請求書で請求書を発行しているものの、双方のデータを手作業で転記する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのステータス更新をきっかけに、freee請求書での請求書作成を自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとfreee請求書間のデータ転記作業をなくしたいと考えている経理担当者の方
- 請求書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい営業担当者の方
- 手作業による請求情報の入力ミスや発行漏れなどのリスクをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのステータスが更新されると請求書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動でデータ処理を行うため、手作業による金額や宛先などの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとfreee請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスになった場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」や「特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する」アクションを設定し、請求書作成に必要な情報を取得します。
- 次に、オペレーションでfreee請求書の「取引先の検索」アクションを設定し、請求先を特定します。
- 最後に、オペレーションでfreee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した情報を元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kintoneから取得したステータスの情報をもとに、「請求書発行」など特定のステータスになった場合にのみフローが実行されるよう条件を自由に設定してください。
- kintoneの各オペレーションでは、実際に請求情報を管理しているアプリのIDをそれぞれ設定してください。
- freee請求書のオペレーションでは、請求書を発行する事業所のIDなどを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、freee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneの情報をもとにWordPress.orgに新規投稿を作成する
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■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPress.orgに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPress.orgへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとWordPress.orgを使い、手作業でコンテンツを作成しているWeb担当者の方
- kintoneのデータを活用した定期的な情報発信の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- データ転記のミスをなくし、コンテンツ制作のフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報から直接WordPress.orgに投稿が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPress.orgをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneのクローム拡張機能を利用し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPress.orgの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得した情報を本文などに埋め込んで投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPress.orgで新規投稿を作成する際に、タイトルや本文の各項目に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として設定できます。これにより、kintoneのフィールド情報をWordPress.orgの投稿に自動で反映させることが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPress.orgのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。
- kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。
- フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。
- 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。
- Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
- 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
まとめ
コラボフローとkintoneの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたコラボフローとkintone間のデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は申請情報やタスク情報をタイムリーに共有できるため、より迅速に正確な情報に基づいて業務を進められ、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたならぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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