Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
試してみる
「Microsoft TeamsとBASEを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
もし、Microsoft Teamsのデータを自動的にBASEに登録したり、更新する仕組み
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できて、導入にかかる手間や時間も少ないので、ぜひこの機会に自動化を取り入れて、日々の業務をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはMicrosoft TeamsとBASEを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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Microsoft TeamsとBASEを連携してできること
Microsoft TeamsとBASEのAPIを連携すれば、これまで手作業で行っていた多くの定型業務を自動化し、業務効率を大幅に向上させることが可能です。手入力の手間や入力ミスを削減し、常に最新の情報をチーム全体で共有できる ようになります。
これから、具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
Microsoft Teamsの特定のチャネルやチームに投稿されたメッセージ内容から、商品名、価格、説明などの情報を抽出し、BASEに新しい商品として自動登録可能です。新商品の情報共有からECサイトへの登録までのプロセスがシームレスにつながり、手作業による登録漏れや入力ミスを防ぎ、迅速な商品展開をサポート します。
この自動化は、AIや正規表現による抽出処理や、特定条件での分岐処理を含むパターンを活用しています。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、BASEに商品情報を作成する
Microsoft Teamsの特定のキーワードを含むメッセージや、特定のユーザーからの投稿があった場合にのみ、その情報を基にBASEに商品情報を作成することができます。関連性の高い情報だけを効率的にBASEに連携し、不要な情報登録の手間を省くことができ 、特定条件に基づいた商品登録フローを構築したい場合に有効です。
この連携は、特定条件のデータをアプリ間で連携する分岐処理のパターンを利用しています。
Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたら、BASEに商品情報を作成する
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Microsoft TeamsとBASEの連携フローを作ってみよう
それでは、実際にMicrosoft TeamsとBASEを連携させる自動化フローを作成する手順を見ていきましょう！面倒な手作業から解放され、業務の正確性とスピードを格段に向上させる ことが可能です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はMicrosoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Microsoft TeamsとBASEをマイアプリ連携
該当のテンプレートをコピー
Microsoft Teamsのトリガー設定およびBASEのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリック します。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Microsoft Teams
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。Microsoftのサインイン画面に遷移するので、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
ログイン情報の入力と追加、Microsoft Teamsのマイアプリ登録が完了です。
BASE
検索結果からアプリ名をクリックすると、連携の確認画面に切り替わります。
アプリ認証のすぐ下に、ログイン中のアカウント名が表示されます。連携先に間違いがなかったら、「アプリを認証する」ボタンをクリックすると、マイアプリ連携完了です。違うアカウントを紐づける場合は、「他のアカウントでログイン」するから、アカウント切り替えを行なってください。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：Microsoft Teamsのチャネルにメッセージが送信されたら起動するトリガー設定
テンプレートの1つ目をクリックします。この工程では、Microsoft Teamsのチャネルに送られたメッセージを定期間隔で検知する設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
データベースのアプリ
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
アクション
下へスクロールします。
（1/2）API接続設定
この画面では、レポートを取得するアカウント・キャンペーン・取得する期間を設定します。
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
チームID
チャネルID どちらも、フィールドをクリックすると候補が表示されます。選択するとIDが引用されます。
ここまで設定できたら、下部にあるテストボタンをクリック します。
この画面は「Microsoft Teamsに投稿されたメッセージのデータをAIが正しく取得できたか？」のテスト結果です。
取得できる項目・値は以下です。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
保存するをクリック します。
ステップ4：テキストからデータを抽出する設定
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。この工程は取得したメッセージ本文からBASEへ登録するための項目を抽出します。設定済みの証（水色のアイコン）が点灯していますが、追加設定のため開きます。
（1/2）アクションを選択
この画面では以下の項目が事前設定済みです。
「テキストからデータを抽出する」の設定方法
文字量に比例して消費タスクが増えますので、適宜なアクションを選択してください。次へをクリック します。
（2/2）詳細を設定
対象のテキスト 事前設定で、メッセージの引用コードが埋め込まれているため追加操作は不要です。このコードはフィールドをクリックすると表示されるプルダウンメニューから選択できます。
抽出したい項目 事前設定で必要な項目が入力されています。追加の項目が必要な場合は、カンマで区切って追加してください。 ここまで設定できたら下部にあるテストボタンをクリックしましょう。
成功すると、抽出結果を取得できます。保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ5：BASEに商品情報を登録するアクションの設定
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、前の工程で取得した値をBASEに流し込んでいく設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
BASEと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
この画面では、BASEの商品登録に必要な項目に対して、前の工程で取得した引用コードを紐づける設定を行います。
操作ができたら下へスクロールします。
続きの設定でも、フィールドをクリックして引用コードを埋め込みます。
必要な設定ができたらテストボタンをクリック します。成功すると、BASEに商品情報が登録されます。
以下はプレビュー画面です。
これでテキストの登録がスムーズになります。
保存するをクリック します。
ステップ6（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。シートAを追加すると、シートCが更新されるようになりました。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
BASEのデータをMicrosoft Teamsに連携したい場合
これまではMicrosoft TeamsからBASEへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にBASEでのイベントをトリガーとしてMicrosoft Teamsに情報を通知する、といった逆方向の連携も非常に有効です。BASEで新しい注文が入った際や商品情報が更新された際に、即座にMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知 することで、チーム内での情報共有を迅速化し、対応漏れを防ぐことができます。
このような連携を実現するためのテンプレートも用意されていますので、ぜひご活用ください。
BASEで商品が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
BASEに新しい商品が登録されたことをトリガーとして、その商品名や価格、URLといった情報を自動的にMicrosoft Teamsの指定したチャネルに通知します。新商品の情報を関係者へリアルタイムに共有でき、マーケティング活動や在庫管理の迅速な初動をサポート し、チーム全体の情報感度を高めることができます。
これは、アプリ間のデータを直接連携するシンプルなパターンです。
BASEで商品が作成されたらMicrosoft Teamsに通知する
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BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知する
BASEで新しい注文が入ると、注文番号、顧客情報、注文内容などの詳細をMicrosoft Teamsの担当チャネルや担当者に自動通知可能です。受注状況を即座に把握し、迅速な発送準備や顧客対応を開始できるため、顧客満足度の向上にも貢献 し、注文処理の効率化とミスの削減が期待できます。
この自動化も、アプリ間のデータを直接連携するパターンに該当します。
BASEで注文が発生したらMicrosoft Teamsに通知する
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Microsoft TeamsとBASEのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、Microsoft TeamsやBASEのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
Microsoft Teamsを使った便利な自動化例
Microsoft Teamsの投稿内容を基に、書類を作成したり、タスクを作成したりできます！
Microsoft Teamsの投稿内容をもとにMediumでPostを作成する
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Microsoft Teamsの投稿内容をもとにMicrosoft Excelで書類を作成する
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Microsoft Teamsの投稿内容をもとに、Asanaでタスクを作成する
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Microsoft Teamsの特定投稿をもとに、Misocaで請求書を作成する
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BASEを使った便利な自動化例
フォームの回答内容やメール、チャットツールの内容を基に、BASEで商品情報を登録することが可能です！
Notionでページが作成されたら、BASEに商品情報を登録する
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Outlookの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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Telegramの投稿内容をもとに、BASEに商品を作成する
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まとめ
Microsoft TeamsとBASEの連携を自動化することで、これまで日常的に発生していたMicrosoft TeamsからBASEへの商品情報の転記作業や、BASEでの変更をMicrosoft Teamsへ通知する手作業が不要になり、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを大幅に削減できます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード業務自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの専門知識がない方でも、画面上でパーツを組み合わせるような直感的な操作で簡単に構築できます。こちら
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