Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後に自動で返信メール文を作成し送信できます。
手作業によるメール対応が不要になるため、日々の運用負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して、お問い合わせ受付を行っている方
・返信対応の手間や文章作成に時間がかかっていると感じている方
・よりスピーディに顧客への初期対応を実現したいと考えている方
・Outlookを日常的に業務連絡や顧客対応で利用している方
・お問い合わせ内容に対して一貫性のある返信を送りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「お客様からの問い合わせメール、一件一件返信するのが大変…」「定型的な内容でも、AIが下書きしてくれたら助かるのに…」
このように、日々の顧客対応業務、特にメール対応に多くの時間と労力を費やしていませんか？問い合わせの量が増えれば増えるほど、返信の遅れや対応品質のばらつきといった課題が目立つようになります。
もし受信した問い合わせ内容に対する適切な返信メールの文案を自動でAIで生成できれば、これらの悩みから解放され、担当者はより複雑な問い合わせ対応や本来注力すべきコア業務に時間を使えるようになります。
これにより、顧客満足度の向上と業務全体の効率化が期待できるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、日々の繰り返し作業にかかる手間や時間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入してよりスマートな顧客対応を実現しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはAI機能を活用し、顧客対応文章を自動生成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後に自動で返信メール文を作成し送信できます。
手作業によるメール対応が不要になるため、日々の運用負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して、お問い合わせ受付を行っている方
・返信対応の手間や文章作成に時間がかかっていると感じている方
・よりスピーディに顧客への初期対応を実現したいと考えている方
・Outlookを日常的に業務連絡や顧客対応で利用している方
・お問い合わせ内容に対して一貫性のある返信を送りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
AI機能で顧客対応の文章生成を自動化する様々なテンプレート
AI機能と様々なツールを連携させて顧客からの問い合わせ対応を大幅に効率化し、質の高いコミュニケーションを実現する自動化の方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
フォームからの問い合わせにAIが顧客対応の文章を生成する
Webサイトの問い合わせフォームなどから寄せられた内容をAIが解析し、Outlook経由で返信メールを自動生成・送信するフローです。
顧客への一次対応を迅速化し、担当者の初期対応負荷を軽減するとともに、返信漏れといったヒューマンエラーを防止することで全体的な顧客満足度の向上に貢献します。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する
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■概要
「Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後に自動で返信メール文を作成し送信できます。
手作業によるメール対応が不要になるため、日々の運用負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して、お問い合わせ受付を行っている方
・返信対応の手間や文章作成に時間がかかっていると感じている方
・よりスピーディに顧客への初期対応を実現したいと考えている方
・Outlookを日常的に業務連絡や顧客対応で利用している方
・お問い合わせ内容に対して一貫性のある返信を送りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メールツールで受信したお問い合わせにAIが顧客対応の文章を生成する
Gmailのようなメールサービスで受信した顧客からの問い合わせ内容をAIが理解し、適切な顧客対応の文章を自動で生成するフローです。
これを返信に応用すれば、日々大量に発生するメール返信業務にかかる時間と手間を大幅に削減し、より迅速かつパーソナルな顧客サポートを実現できます。
Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する
試してみる
■概要
「Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する」ワークフローは、メール対応の自動化を実現します。
受信したお問い合わせ内容に応じて、AIが返信文を作成するため、対応時間の短縮が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailを利用して日常的にお問い合わせ対応を行っている方
・お客様対応の文章作成に毎回多くの時間や手間をかけている方
・顧客からのお問い合わせに、できるだけ迅速に返信したいと考えている方
・問い合わせが増えた際に、対応の質を維持しながら効率化したい方
・AIによる文書自動生成に興味があり、業務の負担を軽減したい方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
カスタマーサポートツールの情報を基にAIが顧客対応の文章を生成する
Zendeskのようなカスタマーサポートツールに新しいチケットが作成された際、その情報を基にAIが顧客対応のメール文章を自動で作成・送信できるフローです。
サポート担当者はより質の高いサポートを迅速に提供できるようになるため、問題解決までの時間短縮にも繋がります。
Zendeskでチケットが作成されたら、AIで顧客対応の文章を生成してメールを送信する
試してみる
■概要
「Zendeskでチケットが作成されたら、AIで顧客対応の文章を生成してメールを送信する」ワークフローを利用すると、チケット作成時の顧客対応文面を自動生成できます。
メール送信も自動化されるため、対応の手間を抑えられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskを導入し、顧客からのお問い合わせ対応やチケット管理を行っている方
・日々の対応件数が多く、返信内容の作成に時間や労力がかかっていると感じている方
・顧客への返信をよりスピーディに行い、満足度の向上を目指したい方
・業務負荷を軽減しながら、質の高いコミュニケーションを維持したい方
・AIによる文章生成に関心があり、業務効率化を検討しているカスタマーサポート担当者
■注意事項
・ZendeskとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
問い合わせに自動でAIが顧客対応の文章を生成・送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームでお問い合わせがあった際に、その内容をAIが解析し、顧客対応の文章を生成してOutlookからメールを自動で送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとOutlookのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、AIのアクション設定、Outlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後に自動で返信メール文を作成し送信できます。
手作業によるメール対応が不要になるため、日々の運用負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して、お問い合わせ受付を行っている方
・返信対応の手間や文章作成に時間がかかっていると感じている方
・よりスピーディに顧客への初期対応を実現したいと考えている方
・Outlookを日常的に業務連絡や顧客対応で利用している方
・お問い合わせ内容に対して一貫性のある返信を送りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとOutlookのマイアプリ連携
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にOutlookを検索してください。こちらはログインするだけで連携完了です。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する」ワークフローを利用すると、フォーム送信後に自動で返信メール文を作成し送信できます。
手作業によるメール対応が不要になるため、日々の運用負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを活用して、お問い合わせ受付を行っている方
・返信対応の手間や文章作成に時間がかかっていると感じている方
・よりスピーディに顧客への初期対応を実現したいと考えている方
・Outlookを日常的に業務連絡や顧客対応で利用している方
・お問い合わせ内容に対して一貫性のある返信を送りたい方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
まず、問い合わせフォームを作成して回答したものをご用意ください。
今回は以下のようなフォームを作り、テスト回答しました。
用意したらYoomの設定画面に戻って「フォームに回答が送信されたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、トリガーの起動間隔とフォームIDを入力してテストしましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
成功したら保存してください。
今回は「+ 取得する値を追加」から下記の赤枠のアウトプットを追加しました。
※Googleフォームの回答データ取得方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね！
ステップ4：AIオペレーション設定
「テキストを生成する」をクリック。
ステップ3と同様、アクションはテンプレート通りに「テキストを生成｜500文字以内（3タスク）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。
今回はテンプレートを使っているため、この画面は予め設定されています。
もし編集・追記する場合はステップ3で取得したアウトプットを利用してフォームの内容を反映させましょう。
言語を入力してテストしてください。
成功したら保存しましょう。AIが返信内容を生成してくれました！
ステップ5：Outlookで送信する設定
「メールを送る」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま進んでください。
次に、Toの欄にステップ3で取得したアウトプットの「メールアドレス」を選択しましょう。
最後に件名と本文を入力してください。
こちらもアウトプットを利用して入力するとフォームの内容を反映させることができます。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面になるので、内容に誤りがないか確認しましょう。
最後まで確認したらテストします。
成功したら保存してください。
Googleフォームで入力したメールアドレスに返信メールが届きました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
以上が、Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する方法でした！
テキスト生成に関するその他の自動化例
AI機能を活用して返答案やキャッチコピーを作成して、他ツールに連携できます。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで経営企画案を生成してDiscordに通知する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートで行が追加されたら、AIで経営企画案を生成してDiscordに通知することが可能です。これにより、効率的な情報共有と迅速な意思決定が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・経営企画担当者で、データ管理と企画作成の効率化を図りたい方
・Google スプレッドシートを利用して日々のデータ入力を行っているビジネスチーム
・AIを活用して自動的に経営企画案を作成し、業務の質を向上させたい企業の担当者
・Discordを用いてチーム内のコミュニケーションを円滑に進めたい組織
・業務ワークフローの自動化を通じて、手作業によるミスや時間の浪費を減らしたい方
■注意事項
・Google スプレッドシート、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームで受信した商品情報をもとに、AIで販促文を生成し、通知する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受信した商品情報をもとに、AIで販促文を生成し、通知する」フローは、商品情報の収集から販促文作成、通知までを自動化する業務ワークフローです。
商品情報を手動で整理し販促文を作成する作業は時間がかかります。Googleフォームで簡単に情報を収集し、AIで販促文を自動生成してチームに通知することで、効率的かつ効果的なプロモーション活動が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・商品情報をGoogleフォームで収集しているが、販促文作成に時間を取られているマーケティング担当者の方
・AIを活用してコピーライティングの自動化を図りたい企業の広報担当者の方
・商品情報の共有と販促活動を効率化したいチームリーダーの方
■注意事項
・GoogleフォームとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した商品情報をもとに、AIでキャッチコピーを生成し、通知する
試してみる
■概要
「Outlookで受信した商品情報をもとに、AIでキャッチコピーを生成し、通知する」フローは、商品情報の管理とプロモーション活動を効率化する業務ワークフローです。
Outlookに届く商品の詳細メールを自動で解析し、AIを活用してキャッチコピーを生成してチームに通知することで、迅速なマーケティング活動をサポートします。
このワークフローを利用することで、情報の一元管理と自動化により、業務の効率化とクリエイティブな作業に集中できる環境を提供します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して商品情報を管理しているマーケティング担当者の方
・AIを活用して効率的にキャッチコピーを作成したいと考えている方
・手動でのキャッチコピー作成に時間を取られ、業務効率化を目指しているチームリーダーの方
・プロモーション活動の迅速化と質の向上を図りたい企業の経営者の方
・多数の商品情報を扱い、キャッチコピーの一貫性を保ちたいデザイナーやコンテンツクリエイターの方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoomでミーティングが終了したら、AIで録画のメタデータをまとめてNotionに追加する
試してみる
■概要
「Zoomでミーティングが終了したら、AIで録画のメタデータをまとめてNotionに追加する」ワークフローは、Zoomミーティングが終了した後、その会議に関連するメタデータ（例：参加者名、会議内容、議論されたトピック、次回のアクションアイテムなど）をAIで自動的にまとめ、Notionの指定されたデータベースに追加する仕組みです。このワークフローにより、会議後の情報整理がスムーズになり、手動での入力作業を削減することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議後に自動的に議事録やメタデータを整理したい企業やチーム
・Zoomミーティングで得られた情報を効率的にNotionで管理したい担当者
・ミーティング内容を迅速に整理し、アクションアイテムを明確にしたいプロジェクトマネージャー
・AIを活用して業務効率化を図りたい企業
・ZoomとNotionを組み合わせて業務の自動化とデータ整理を行いたいチーム
■注意事項
・Zoom、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
YouTubeで新動画公開時にGeminiでSNS用の文章を生成してX（Twitter）に投稿する
試してみる
■概要
YouTubeチャンネルに新しい動画を公開した後、SNSへの告知投稿を手作業で行うことに手間を感じていませんか。
投稿文の作成やタイミングを合わせた投稿作業は、意外と時間がかかるものです。
このワークフローを活用すれば、YouTubeでの動画公開をトリガーとして、GeminiがSNS用の投稿文を自動で生成し、X（Twitter）へ投稿するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・YouTubeチャンネルの運用とSNSでの情報発信を担当されている方
・Geminiなどの生成AIを活用してコンテンツ作成業務を効率化したい方
・動画公開後の告知投稿を自動化し、タイムリーな情報発信を実現したい方
■注意事項
・YouTube Data API、X（Twitter）、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
AI機能を活用して顧客対応メールの生成を自動化することで、これまで手作業で行っていた問い合わせメールへの返信作成にかかる時間と手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぎつつ、迅速で一貫性のある顧客対応を実現できます。
これにより、顧客対応チームはより複雑な問題の解決やプロアクティブなサポートといった、より付加価値の高い業務に集中できるようになり、結果として顧客満足度の向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの専門知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし日々の顧客対応業務の効率化やAIの活用に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひ無料登録してYoomによるスマートな業務改善を体験してみてください！
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