kintoneとSmartHRをノーコードで連携したら人事業務がラクになった!

kintoneとSmartHRを使っている人事担当者の方は多いのではないでしょうか。
企業のDX化が進む中、業務の効率化と生産性向上が重要視されていますよね。
特に、人事労務業務の管理と業務アプリケーションの連携は、多くの企業にとって課題になっているのではないでしょうか。
そこで、注目されているのが、kintoneとSmartHRの連携です。

kintoneは、業務プロセスをカスタマイズして柔軟に管理できるプラットフォームであり、SmartHRは人事労務の手続きを簡素化・効率化するクラウドサービスです。

この2つを連携することで、時間のかかっていた手作業から解放され、効率的なワークフローが実現できます。
本記事では、ノーコードでkintoneとSmartHRを連携して、従業員情報を自動で反映する方法を詳しく解説します。
初心者の方でも大丈夫です！是非活用してみてください。

こんな方におすすめ

kintoneとSmartHRでの業務効率化を考えている方。
kintoneとSmartHRで従業員情報を管理したい方。
kintoneとSmartHRを連携して従業員情報の反映漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

kintoneとSmartHRの連携フローの作り方

では、ここから実際に連携を進めていきましょう。ノーコードで完了するので安心してください！

今回は「kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録」のフローボット作成について説明します。

はじめる前に

‍まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。

‍ステップ1:マイアプリ連携

‍まずは、使用しているkintoneとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→kintoneの順に選択します。
ここから先はヘルプページを参照し、登録をお願いします。

次にSmartHRを連携させます。
先ほどと同様に、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→SmartHRの順に選択します。
こちらもヘルプページを参照し、登録をお願いします。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。

ステップ2:トリガーを設定

‍今回は用意されている上記のテンプレートを使用していきます。
テンプレートページを開くと以下の画面が出るので、このテンプレートを試すをクリック。

そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
ではアプリトリガーを設定しましょう。
「ステータスが更新されたら」を選択します。

連携しているアカウントが間違っていないか確認します。

以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をする必要があるので、こちらの記事を参考に設定してください。
テストして問題なければ、保存します。

‍ステップ3:アクションを設定‍

次にアクションを設定していきます。
「レコードの情報を取得する」をクリックします。

連携するアカウントについて間違いないか確認します。
アプリIDは候補から、希望のものを選択し次に進みます。

取得したいレコードの条件を設定します。
今回は画面のものを登録してみました。

ご希望のものを設定し、テスト→テスト成功となれば保存します。
最後に、「従業員を登録」を設定します。

SmartHRのアカウント情報に間違いなければ次に進みます。
テナントIDは管理画面URL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分を入力します。

他の任意項目は、アウトプットより選択をしてください。
今回、社員番号・姓・名・入社日をアウトプットより選択しました。
取り込んでいないものがあっても、SmartHR上で入力できますので問題ありません。
ここでもテスト→テスト成功となれば完了です。

これで設定は完了です。
最後にアプリトリガーをオンにしましょう。ここまでお疲れ様でした!

kintoneやSmartHRを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやSmartHRのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍kintoneとSmartHRを連携した自動化例

kintoneで従業員情報が登録・更新されたらSmartHRに反映したり、SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneのレコードを更新したりする連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

フォームやメールの添付書類をOCRして内容をkintoneに追加する

Googleフォームやメールの添付書類をOCRで読み取った内容をkintoneに自動で追加します。

SmartHRを活用した自動化例

ワークフローで申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を自動で登録します。

SmartHRに従業員が登録されたら他のアプリのアカウントを発行する

SmartHRに従業員が登録されたら、Googleやサイボウズなどのアカウントを自動で発行します。

SmartHRで従業員が登録されたらクラウドストレージに従業員毎のフォルダを作成する

SmartHRで従業員が登録されたら、Google DriveやOneDriveなどに従業員毎のフォルダを自動で作成します。

kintoneとSmartHRを連携するメリットと自動化例は？

続いて、kintoneとSmartHRを連携することのメリットを考えましょう。

【メリット】情報管理が楽になる！

データの一元管理
‍kintoneとSmartHRを連携すると、従業員情報が一元管理できます。
事業所ごとにkintoneや紙で従業員情報を管理していて、不便ではありませんか?
kintoneに登録された従業員情報が自動的にSmartHRに反映されるので、会社全体で、探したい情報にすぐアクセスできます。
またリアルタイムでの情報共有もできるので便利ですね。

‍人事プロセスの効率化
kintoneとSmartHRを連携することで、人事プロセスを効率化できます。
従業員情報に変更があった際も、kintone上で更新すればSmartHRにも自動で反映されます。
人事業務がスピーディーに進み、従業員満足度も上がるはずです！

‍レポート作成の簡素化
kintoneとSmartHRのデータを統合することで、詳細なレポートを作成する手助けをします。
従業員データと業務データを一元化して分析できれば、手動で作成する手間が省けませんか？
kintoneで定期レポートを設定していれば、好きなスケジュールで自動作成できるので、レポート作成にかかる時間が大幅に短縮するはずです。

【自動化例】従業員管理が楽になる！

kintoneからSmartHRへのデータ連携
kintoneで新しい従業員が登録された際に、SmartHRで自動的に反映されるワークフローを設定します。
これにより、従業員情報が自動的にSmartHRに反映され、SmartHR上に新入社員のアカウントが自動作成されます。
従業員情報の同期がリアルタイム、かつ正確に行われますね。

‍SmartHRからkintoneへのデータ更新
‍SmartHRの従業員データが更新された際に、その情報が自動的にkintoneに反映されるワークフローを設定します。
データが最新の状態に保たれるだけでなく、入力ミスも減らせますね。

まとめ

kintoneとSmartHRの連携は、Yoomを使うことでカンタンにできることが体感できたのではないでしょうか。
2つを連携することで、業務の効率化と精度向上に大いに貢献するはずです。
ワークフローを自動化することにより、チームはリアルタイムで重要な情報を共有し、スピーディに対応できるようになります。
この記事を参考に、kintoneとSmartHRの連携を活用して、処理時間の短縮やヒューマンエラーの削減を実現しましょう。
ぜひ、Yoomを使った自動化を試してみてくださいね！