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kintoneとSmartHRを使っている人事担当者の方は多いのではないでしょうか。
企業のDX化が進む中、業務の効率化と生産性向上が重要視されています。
特に、人事労務業務の管理と業務アプリケーションの連携は、多くの企業にとって課題としてあげられます。
注目されているのが、kintoneとSmartHRの連携です。
kintoneは、業務プロセスをカスタマイズして柔軟に管理できるプラットフォームであり、SmartHRは人事労務の手続きを簡素化・効率化するクラウドサービスです。
この2つを連携することで、時間のかかっていた手作業から解放され、効率的なワークフローが実現できます。
本記事では、kintoneとSmartHRを連携するメリットを踏まえ、どのように業務効率化できるかについて詳しく解説します。
初心者の方でも大丈夫です！是非活用してみてください。
まずは、kintoneとSmartHRを連携することのメリットを考えましょう。
せっかく連携するならどんなことが自動化できて、どんな良い点があるのか気になりますよね！
データの一元管理
kintoneとSmartHRを連携すると、従業員情報が一元管理できます。
事業所ごとにExcelや紙で従業員情報を管理していて、不便ではありませんか?
kintoneで登録された従業員情報が自動的にSmartHRに反映されるので、会社全体で、探したい情報にすぐアクセスできます。
またリアルタイムで情報を共有することができます。
人事プロセスの効率化
kintoneとSmartHRを連携することで、人事プロセスの効率化ができます。
従業員情報に変更があった際も、kintone上で更新すればSmartHRにも自動で反映します。
人事業務がスピーディーに進み、従業員満足度も上がるはずです。
レポート作成の簡素化
kintoneとSmartHRのデータを統合することで、詳細なレポートを作成する手助けをします。
従業員データと業務データを一元化して分析できるため、手動で作成する手間が省けます。
kintoneで定期レポートを設定していれば好きなスケジュールで自動作成できるので、レポート作成にかかる時間が大幅に短縮できます。
kintoneからSmartHRへのデータ連携
kintoneで新しい従業員が登録された際に、SmartHRで自動的に反映されるワークフローを設定します。
この情報が自動的にSmartHRに反映され、SmartHR上に新入社員のアカウントが自動作成されます。
従業員情報の同期がリアルタイム、かつ正確に行われますね。
SmartHRからkintoneへのデータ更新
SmartHRの従業員データが更新された際に、その情報が自動的にkintoneに反映されるワークフローを設定します。
データが最新の状態に保たれるだけでなく、入力ミスも減らせますね。
では、ここから実際に連携を進めていきましょう。ノーコードで完了するので安心してください！
今回は「kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録」のフローボット作成について説明します。
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。
30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
まずは、使用しているkintoneとYoomを連携させます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→kintoneの順に選択します。
ここから先はヘルプページを参照し、登録をお願いします。
次にSmartHRを連携させます。
先ほどと同様に、Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続→SmartHRの順に選択します。
こちらもヘルプページを参照し、登録をお願いします。
2つのアプリがマイアプリに連携されたらOKです。
今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
テンプレートページを開くと以下の画面が出るので、このテンプレートを試してみるをクリック。
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。
ではアプリトリガーを設定しましょう。
「ステータスが更新されたら」を選択します。
連携しているアカウントが間違っていないか確認します。
以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をする必要があるので、こちらの記事を参考に設定してください。
テストして問題なければ、保存します。
次にアクションを設定していきます。
「レコードの情報を取得する」をクリックします。
連携するアカウントについて間違いないか確認します。
アプリIDは候補から、希望のものを選択し次に進みます。
取得したいレコードの条件を設定します。
今回は画面のものを登録してみました。
ご希望のものを設定し、テスト→テスト成功となれば保存します。
最後に、「従業員を登録」を設定します。
SmartHRのアカウント情報に間違いなければ次に進みます。
テナントIDは管理画面URL内の「https://●●●●●●.smarthr.jp」部分を入力します。
他の任意項目は、アウトプットより選択をしてください。
今回、社員番号・姓・名・入社日をアウトプットより選択しました。
取り込んでいないものがあっても、SmartHR上で入力できますので問題ありません。
ここでもテスト→テスト成功となれば完了です。
これで設定は完了です。
最後にアプリトリガーをオンにしましょう。ここまでお疲れ様でした!
今回は「kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録」フローをご紹介しました。
kintoneに入力し、SmartHRでアカウントを手動で発行する手間が省けましたね。
Yoomでは、kintoneやSmartHRを使ったテンプレートをほかにもご用意しております。
いくつかご紹介するので、ぜひ使ってみてくださいね。
「フォームに入社受付の回答があったら、kintoneのレコードに登録しSlackに通知する」
新入社員が増えるじきだけではなく、中途採用が盛んな企業では通年の入社者も多いですよね。
特に本社で入社後の手続きを一括で行っている企業の人事担当者の方などには、手入力の手間やミスが減らせる便利なフローとなっています!
フォームを入社予定の方へ入社前に共有すれば必要事項を入力してもらえますし、入社当日はそれ以外のことに時間を使えますのでスムーズに進みますね。
「SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEにも追加する」
入社時には様々なアカウントを発行しなければなりませんよね。
本記事のメインでご紹介したフローボットとセットで使うとさらに時間短縮につながりそうです。
kintoneとSmartHRの連携は、Yoomを使うことでカンタンにできることが体感できたのではないでしょうか。
2つを連携することで、業務の効率化と精度向上に大いに貢献します。
ワークフローを自動化することにより、チームはリアルタイムで重要な情報を共有し、スピーディに対応できるようになります。
この記事を参考に、kintoneとSmartHRの連携を活用して、処理時間の短縮やヒューマンエラーの防止をしましょう。
Yoomはあなたの業務効率化をサポートします。
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