kintoneとSmartHRを使っている人事担当者の方は多いのではないでしょうか。
kintoneは、業務プロセスをカスタマイズして柔軟に管理できるプラットフォームであり、SmartHRは人事労務の手続きを簡素化・効率化するクラウドサービスです。
この2つを連携することで、時間のかかっていた手作業から解放され、効率的なワークフローが実現できます。
こんな方におすすめ
kintoneとSmartHRでの業務効率化を考えている方。
kintoneとSmartHRで従業員情報を管理したい方。
kintoneとSmartHRを連携して従業員情報の反映漏れを防ぎたい方。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
試してみる
■概要
kintoneで採用管理などを行っているものの、採用が決定した際にSmartHRへ従業員情報を手作業で登録する業務に手間を感じていませんか？単純な転記作業ではありますが、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneで管理しているレコードのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSmartHRを利用し、採用から入社手続きまでを行っている人事担当者の方 アプリ間の情報転記作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方 従業員情報の登録業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員を登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて登録処理を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定してください。 SmartHRに従業員情報を登録する際に、kintoneから取得したどの情報を連携させるか、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
kintoneとSmartHRの連携フローの作り方
では、ここから実際に連携を進めていきましょう。ノーコードで完了するので安心してください！
今回は「kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録」 のフローボット作成について説明します。
はじめる前に Yoomのアカウント発行ページ 初めてのYoom
ステップ1:マイアプリ連携 ヘルプページ を参照し、登録をお願いします。
次にSmartHRを連携させます。ヘルプページ を参照し、登録をお願いします。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
試してみる
■概要
kintoneで採用管理などを行っているものの、採用が決定した際にSmartHRへ従業員情報を手作業で登録する業務に手間を感じていませんか？単純な転記作業ではありますが、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneで管理しているレコードのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSmartHRを利用し、採用から入社手続きまでを行っている人事担当者の方 アプリ間の情報転記作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方 従業員情報の登録業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員を登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて登録処理を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定してください。 SmartHRに従業員情報を登録する際に、kintoneから取得したどの情報を連携させるか、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ2:トリガーを設定
そのまま進むと、ご自身のワークスペースにテンプレートがコピーされて使えるようになります。「ステータスが更新されたら」を選択します。
連携しているアカウントが間違っていないか確認します。
以下の画面でアプリトリガーのWebhookイベント受信設定をする必要があるので、こちら の記事を参考に設定してください。
ステップ3:アクションを設定 次にアクションを設定していきます。「レコードの情報を取得する」をクリックします。
連携するアカウントについて間違いないか確認します。
取得したいレコードの条件を設定します。
ご希望のものを設定し、テスト→テスト成功となれば保存します。
SmartHRのアカウント情報に間違いなければ次に進みます。
他の任意項目は、アウトプットより選択をしてください。
これで設定は完了です。
kintoneのステータスが更新されたら、SmartHRに従業員情報を登録
試してみる
■概要
kintoneで採用管理などを行っているものの、採用が決定した際にSmartHRへ従業員情報を手作業で登録する業務に手間を感じていませんか？単純な転記作業ではありますが、入力ミスが許されない重要な業務のため、担当者の方の負担になることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、kintoneで管理しているレコードのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSmartHRを利用し、採用から入社手続きまでを行っている人事担当者の方 アプリ間の情報転記作業を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたい方 従業員情報の登録業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneのステータスが更新されると、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「ステータスが更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでkintoneの「レコードの情報を取得」アクションを設定し、ステータスが更新されたレコードの情報を取得します。 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員を登録」アクションを設定し、取得した情報を紐付けて登録処理を自動化します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、ステータス更新を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定してください。 SmartHRに従業員情報を登録する際に、kintoneから取得したどの情報を連携させるか、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneやSmartHRを使ったその他の自動化例 本日ご紹介した連携以外にもkintoneやSmartHRのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
kintoneで従業員情報が登録・更新されたらSmartHRに反映したり、SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneのレコードを更新したりする連携も可能です。
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録する
試してみる
■概要
kintoneにレコードが登録されたら、SmartHRに社員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.kintoneで従業員管理を行う方
・従業員の情報登録を行い手続きを行う方
・人事情報の可視化に活用している方
2.SmartHRで人事業務を行なっている方
・従業員の勤怠管理に使用している方
・入退社に伴う手続きを行う方
■このテンプレートを使うメリット
kintoneは従業員名簿として使用することで、情報の一元管理ができるツールです。
このフローでは、kintoneの従業員情報の登録をトリガーにして、自動でSmartHRに情報追加を行い、手入力を省きます。
■注意事項
・kintone、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneで従業員情報が更新されたら、SmartHRも更新する
試してみる
■概要
従業員情報の更新が発生するたびに、kintoneとSmartHRの両方に手入力で情報を反映させる作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このような定型業務に追われ、本来の業務に集中できないという課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneで従業員情報を更新するだけで、SmartHRにも自動で情報が反映されるため、手作業による二重入力の手間をなくし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方 従業員情報の二重入力による手間や、入力ミスをなくしたいと考えている方 バックオフィス業務の定型作業を自動化し、生産性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneの情報を一度更新すれば、SmartHRへ自動でデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録または編集されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新されたレコードの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、kintoneから取得した情報で従業員データを更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、監視対象となる従業員情報アプリのIDを正しく指定してください。 SmartHRの更新アクションでは、kintoneのレコードとSmartHRの従業員情報を紐付けるためのキー（従業員番号など）と、更新したい項目をそれぞれ設定してください。
SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新する
試してみる
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらkintoneの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員管理をしている方
・従業員情報の一元管理をSmartHRで行っている方
・従業員情報の管理でkintoneも併用している方
2.業務でkintoneを利用する方
・kintoneへの従業員情報の登録を手動で行っている方
・SmartHRとkintoneの連携を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報の管理で複数のツールを利用している場合、データを同期するのが手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されるとkintoneの従業員管理台帳も更新することができます。
手動による入力誤りや更新ミスも軽減されるため、管理業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・SmartHR、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneを活用した自動化例 kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する
kintoneにレコードが追加されたことをMicrosoft TeamsやSlackなどに自動で通知します。
kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
kintoneに新しくレコードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
kintoneとMicrosoft Teamsを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、自動的にMicrosoft Teamsに通知されるので情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・kintone、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneにレコードが登録されたらSlackに通知する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報や案件情報が更新された際に、Slackへの通知が漏れてしまったり、手作業での共有に手間を感じたりしていないでしょうか。 重要な情報の共有が遅れると、ビジネス機会の損失に繋がることもあります。 このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが登録されると、その内容が自動でSlackに通知されるため、スムーズな情報共有を実現し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneとSlackを連携させ、情報共有のスピードを向上させたいと考えている方 手作業によるkintoneの更新通知に時間がかかり、非効率を感じている業務担当者の方 チーム内での情報伝達漏れを防ぎ、対応の迅速化を図りたいプロジェクトマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneにレコードが登録されると自動でSlackに通知されるため、手作業で共有していた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 システムが自動で通知を行うので、手作業による通知漏れやコピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、通知を検知したいアプリ（データベース）を任意で設定することが可能です。 Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
kintone、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneにレコードが登録されたらChatworkに通知
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件情報を管理しているものの、新しいレコードが登録されるたびに関係者へ手動で通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業での連絡は通知の遅れや共有漏れといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されたタイミングを検知して、Chatworkへ自動で通知を送信できるため、こうした情報共有に関する課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
kintoneの更新情報を、手作業でChatworkに都度転記している方 チーム内での情報共有のスピードを上げ、対応の迅速化を図りたいと考えている方 手作業による通知の遅れや連絡漏れを防ぎ、確実な情報伝達を実現したい方 ■このテンプレートを使うメリット
kintoneへのレコード登録と同時にChatworkへ通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による連絡漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の伝達を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとChatworkをYoomと連携します。 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（即時起動）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコード情報を取得します。 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、取得したレコード情報を指定のチャットに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
kintoneのトリガー設定では、通知の検知対象としたいアプリ（データベース）を任意で設定できます。 Chatworkに通知するメッセージには、kintoneから取得したレコード情報の中から、案件名や担当者名など、共有したい項目を自由に組み込んで設定できます。 ■注意事項
kintone、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する
Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。
Googleフォームに回答が送信されたら、kintoneにレコードを追加する
試してみる
■概要
お問い合わせやアンケートなどでGoogleフォームを利用する機会は多いものの、集まった回答をkintoneへ一件ずつ手作業で入力していませんか？この手作業によるデータ転記は、手間がかかるだけでなく入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されるたびに、自動でkintoneへレコードを追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームとkintone間のデータ転記作業を自動化したいと考えている方 手作業によるデータ入力のミスや漏れをなくし、顧客情報などを正確に管理したい方 フォームからの問い合わせに対して、より迅速な対応を実現したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームに回答が送信されると自動でkintoneにレコードが登録されるため、データ転記にかかっていた時間を削減できます。 手作業でのデータコピーが不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとkintoneをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを登録する」アクションを設定し、フォームの回答内容がkintoneの各項目に登録されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームを任意で設定してください。フォームの質問項目は自由にカスタマイズが可能です。 kintoneでレコードを登録するアクションを設定する際に、登録先となるアプリのIDを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法 」をご参照ください。
フォームに登録があったら、kintoneに登録してGmailを送付する
試してみる
■概要
Webサイトのフォームから問い合わせや申し込みがあった後、kintoneへのデータ入力やGmailでの個別連絡に手間を感じていませんか。これらの手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとkintoneへの情報登録とGmailでの自動返信が実行されるため、一連の対応を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
フォームからの情報をkintoneへ手入力し、Gmailで個別に対応しているご担当者の方 リード獲得後の顧客対応を迅速化し、機会損失を防ぎたいマーケティング・営業担当の方 定型的なデータ入力とメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からkintoneへの登録、Gmailでの連絡までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータの転記ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を基にレコードを追加します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、フォーム登録者に対して自動でメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、問い合わせやアンケートなど、用途に合わせて質問項目を自由に作成・編集できます。 kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、登録先のアプリIDを指定し、フォームのどの項目をkintoneのどのフィールドに登録するかを設定できます。 Gmailの「メールを送る」アクションでは、件名や本文を自由に設定可能です。フォームの入力内容を本文に差し込むことで、個別最適化されたメールを送信できます。 ■注意事項
kintone、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する
試してみる
■概要
Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneのデータベースに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotとkintoneを利用している企業やチーム
HubSpotを活用してマーケティングや顧客管理を行っているマーケティング担当者 kintoneを用いてデータベース管理を行っているIT担当者や業務管理担当者 両方のツールを連携させて業務効率化を図りたい企業の社員 2.データ入力や管理業務を効率化したい方
フォームからの情報を手動で入力する手間を省きたい事務職員 顧客情報やリード情報を自動的にデータベースに保存したい営業担当者 業務プロセスの自動化を推進しているビジネスマネージャー 3.顧客情報の一元管理を目指している方
異なるシステム間でのデータの一貫性を保ちたいデータアナリスト 顧客情報を一元管理することで、迅速かつ的確な対応をしたいカスタマーサポート担当者 複数のツールを統合して顧客情報を活用したいマーケティング戦略担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動でのデータ入力の手間を省き、リアルタイムで正確なデータ管理が可能となり、顧客情報の一元管理が実現し、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・データの一貫性を保つことで、マーケティングや営業活動の質も向上します。
■注意事項
・Hubspot、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
フォームやメールの添付書類をOCRして内容をkintoneに追加する
Googleフォームやメールの添付書類をOCRで読み取った内容をkintoneに自動で追加します。
Googleフォームで送信された領収書をOCRで読み取りkintoneへ追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った領収書の処理に、手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取った領収書の情報をkintoneへ手入力している経理担当者の方 OCRを活用したデータ入力の自動化に興味があり、具体的な方法を探している業務改善担当者の方 申請書類の受付からデータ登録までの一連の流れを効率化し、正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームへの回答送信からkintoneへのレコード追加までが自動化されるため、手作業での転記にかかっていた時間を短縮します。 手作業によるデータの転記が不要になるため、金額や日付などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、kintone、Google DriveをYoomと連携します。 トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる領収書ファイルを指定します。 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータをkintoneのレコードに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでファイルをダウンロードするアクションで、フォーム回答から取得したどのファイルのIDを指定するかを任意で設定してください。 OCR機能のアクションで、領収書の画像から抽出したい項目（例：合計金額、発行日など）や、ファイルの添付方法を任意で設定してください。 kintoneにレコードを追加するアクションで、データを追加したいアプリや、OCRで読み取った情報をどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailで受信した名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加する
試してみる
■概要
名刺交換後にスマートフォンで撮影した画像をメールで送り、オフィスに戻ってから手作業でkintoneへ入力する、といった作業に手間を感じていませんか。一件一件の入力は単純作業ですが、数が多くなると思いもかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで名刺画像を受信するだけでOCRが内容を自動で読み取り、kintoneへデータが追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailとkintoneで名刺情報を管理しており、手入力の手間を削減したいと考えている方 展示会などで獲得した多くの名刺を、効率的にデータ化したい営業担当者やマーケティング担当者の方 名刺情報の入力ミスを防ぎ、正確な顧客データベースを構築したいと考えているチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailに名刺画像を送るだけでkintoneへのデータ登録が完了するため、手作業での転記に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。 OCRによる自動読み取りとデータ登録により、手入力で起こりがちな転記ミスや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとkintoneをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、受信したメールに添付されている名刺画像を読み取るように設定します。 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報をkintoneの各項目に登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガーでは、このワークフローを起動させる対象となるメールラベルを任意で設定してください。 分岐機能では、Gmailトリガーで取得した情報に基づき、後続のオペレーションをどのような条件で実行するかをカスタマイズできます。 OCR機能では、名刺画像からテキストとして抽出したい項目（会社名、氏名、電話番号など）を任意で設定することが可能です。 kintoneにレコードを追加する際は、OCRで取得した情報や固定値を、kintoneアプリのどのフィールドに登録するかを自由に設定できます。 ■注意事項
Gmail、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・手動での契約書情報の登録に手間を取られている方
・契約書管理の一元化や処理状況の把握の迅速化を図りたい方
・契約書の処理漏れや遅延を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとMicrosoft Teamsでスムーズに情報が共有されます。
その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
SmartHRを活用した自動化例 ワークフローで申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する
ジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を自動で登録します。
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらSmartHRに新規ユーザーを登録
試してみる
■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認された後、SmartHRに従業員情報を手入力する作業に手間を感じていませんか？ このワークフローを活用することで、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーにして、SmartHRへの従業員登録を自動化できます。面倒な転記作業が削減され、人事・労務関連の業務をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRを連携させ、入社手続きを効率化したい人事担当者の方 従業員情報の登録を手作業で行っており、入力ミスや登録漏れなどの課題を抱えている方 ノンコア業務を自動化し、より付加価値の高い業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ジョブカン経史精算・ワークフローで申請が承認されると、自動でSmartHRに従業員情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるデータ転記が減るため、情報の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な情報管理に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとSmartHRをYoomと連携します 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します 続けて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「入社申請の詳細情報を取得する」アクションを設定します 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、取得した申請情報を連携します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定で、フローボットを起動させる申請書のタイトル（例：「入社申請」など）を任意で設定してください SmartHRに従業員情報を登録する際に、連携する項目（氏名、部署、役職など）を任意で設定できます ■注意事項
ジョブカン経費精算・ワークフロー、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
コラボフローで入社申請が承認されたらSmartHRに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴う手続きは、喜ばしい反面、人事労務担当者にとっては煩雑な作業ではないでしょうか。特に、コラボフローで承認された申請内容を、手作業でSmartHRへ転記する作業は、時間もかかり入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、コラボフローでの入社申請が承認されると同時に、SmartHRに従業員情報が自動で登録されるため、こうした一連の作業を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
コラボフローとSmartHRを使った入社手続きに手間を感じている人事担当者の方 複数SaaS間の手作業によるデータ入力に課題を感じているマネージャーの方 バックオフィス業務のDXを推進し、定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
コラボフローで申請が承認されると、SmartHRへ自動で従業員情報が登録されるため、手入力にかかっていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、コラボフローとSmartHRをYoomと連携します。 次に、トリガーでコラボフローを選択し、特定の申請が承認された際にフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでコラボフローの「申請情報を取得する」アクションを設定し、承認された申請の詳細内容を取得します。 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報を登録する」アクションを設定し、取得した情報を基にデータを登録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
コラボフローのトリガー設定では、特定の申請フォームや条件でフィルターをかけることで、特定の申請が承認された場合のみワークフローを起動させることが可能です。 SmartHRに従業員情報を登録する際、氏名や部署、役職など、登録したい項目を任意で選択・カスタマイズすることが可能です。 コラボフローから取得した申請者の氏名や入社日などの情報を、SmartHRに登録する各項目にマッピング（紐付け）して自動で入力することができます。 ■注意事項
コラボフローとSmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRに従業員が登録されたら他のアプリのアカウントを発行する
SmartHRに従業員が登録されたら、Googleやサイボウズなどのアカウントを自動で発行します。
SmartHRに従業員が登録されたらGoogleアカウントを発行
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■概要
新しい従業員の入社に伴うGoogleアカウントの発行作業は、都度発生するため手間がかかる業務ではないでしょうか。SmartHRの情報を見ながら手作業でアカウントを作成していると、時間もかかり、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完結するため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartHRを利用し、従業員の入社手続きを手作業で行っている人事・労務担当者の方 Google Workspaceのアカウント管理を担当しており、発行作業を自動化したい情報システム部門の方 従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、生産性を向上させたいと考えている管理者の方 ■このテンプレートを使うメリット
SmartHRへの従業員情報登録をきっかけに、Google Workspaceのアカウントが自動で発行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が不要になるため、アカウント名の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、SmartHRから取得した従業員情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
SmartHRとの連携設定時には、ご利用のサブドメインを任意で設定してください。 Google Workspaceのアカウント発行アクションでは、SmartHRから取得した氏名やメールアドレスなどの情報を活用し、アカウント情報を自由に設定できます。 ■注意事項
SmartHR、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。 Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与する
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■概要
SmartHRで従業員が登録されたらGaroonやサイボウズ Officeのアカウントを付与するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. SmartHRを業務に利用している方
・SmartHRで従業員情報を一元管理している方
・登録した従業員情報を他のツールでも使用したい方
・入社手続きの一環でGaroon、サイボウズ Office、kintoneなどのアカウント発行を担当している方
・業務用アプリのアカウント発行時の漏れや遅れを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローを導入すれば、SmartHRに登録された従業員情報をもとにGaroonやサイボウズ Officeのアカウントが自動発行されます。
アカウント設定時の手入力が不要になることで、作業時間を短縮できるほか、転記ミスや発行の漏れ、遅れなどのヒューマンエラーを防ぐことが可能です。
また、手続きが迅速に完了するため、新入社員は業務をスムーズに始められます。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRに従業員が登録されたら、KING OF TIMEのアカウントを発行
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■概要
従業員の入社手続きに伴い、SmartHRに情報を登録した後、KING OF TIMEにも同じ内容を手入力する作業に手間を感じていませんか？このような二重入力は、人事労務担当者の負担になるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員を登録するだけでKING OF TIMEのアカウント発行が自動で完結するため、面倒な繰り返し作業を減らし、正確で迅速な入社手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartHRとKING OF TIMEを併用し、入社手続きを手作業で行っている人事労務担当者の方 従業員情報の二重入力を減らし、アカウント発行業務の効率化を検討している方 労務管理システムのデータ連携を自動化し、より重要なコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
SmartHRに従業員情報が追加されると、自動でKING OF TIMEに従業員が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が削減されることで、従業員情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartHRとKING OF TIMEをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでKING OF TIMEの「従業員の登録」アクションを設定し、トリガーで取得したSmartHRの従業員情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
SmartHRのトリガー設定では、自動化の対象としたいテナントIDを任意で指定することが可能です。 KING OF TIMEに従業員を登録する際に、氏名や社員番号など、SmartHRから連携する情報を任意で選択・設定できます。 ■注意事項
SmartHR、KING OF TIMEのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法 」をご参照ください。
SmartHRで従業員が登録されたらクラウドストレージに従業員毎のフォルダを作成する
SmartHRで従業員が登録されたら、Google DriveやOneDriveなどに従業員毎のフォルダを自動で作成します。
SmartHRで従業員が登録されたら、Google Driveでフォルダを作成する
試してみる
■概要
新しい従業員の入社手続きでは、SmartHRへの情報登録だけでなく、関連書類を保管するためのGoogle Driveフォルダ作成など、付随する作業も多く発生します。これらの手作業による情報入力は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどの原因にもなりかねません。このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されたタイミングをトリガーに、Google Driveへ自動で従業員用のフォルダを作成し、入社手続きにおける定型業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
SmartHRでの従業員情報登録と、Google Driveでのフォルダ作成を手作業で行っている方 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 人事労務関連の業務効率化やDX推進の具体的な方法を探している担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
SmartHRへの従業員登録を起点に、Google Driveのフォルダ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SmartHRとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報をもとにフォルダが作成されるように設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでフォルダを作成する際に、フォルダ名にSmartHRから取得した従業員名を変数として設定できます。また、「（従業員名）_入社書類」のように、固定のテキストと組み合わせることも可能です。 フォルダを作成するGoogle Drive上の親フォルダは任意で指定できるため、「2024年度入社」のように特定のフォルダ配下へ整理して格納することもできます。 ■注意事項
SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成する
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■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成する
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■概要
SmartHRで従業員が登録されたらDropboxに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員管理を行う企業
・従業員の情報の一元管理に使用している方
・チームメンバーごとにフォルダを作成し資料の保管を行っている方
・業務に関連する資料の一元管理に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Dropboxはファイルの保管を効率的に行い、情報へのアクセス性を高めることが期待できるツールです。
円滑な業務進行によって効率化を行いたいと考える方にこのフローは適しています。
■注意事項
・SmartHR、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
kintoneとSmartHRを連携するメリットと自動化例は？
続いて、kintoneとSmartHRを連携することのメリットを考えましょう。
【メリット】情報管理が楽になる！
データの一元管理 kintoneとSmartHRを連携すると、従業員情報が一元管理できます。
人事プロセスの効率化 kintoneとSmartHRを連携することで、人事プロセスを効率化できます。
レポート作成の簡素化 kintoneとSmartHRのデータを統合することで、詳細なレポートを作成する手助けをします。
【自動化例】従業員管理が楽になる！
kintoneからSmartHRへのデータ連携 kintoneで新しい従業員が登録された際に、SmartHRで自動的に反映されるワークフローを設定します。
SmartHRからkintoneへのデータ更新 SmartHRの従業員データが更新された際に、その情報が自動的にkintoneに反映されるワークフローを設定します。
まとめ
kintoneとSmartHRの連携は、Yoomを使うことでカンタンにできることが体感できたのではないでしょうか。
