プロジェクトのデータを一元管理することで、進行状況を全てのチームメンバーが把握しやすくなり、運営が効率的になります。汎用的で便利なGoogle スプレッドシートでプロジェクト管理を行なっているケースは、様々な業種で見受けられます。Google スプレッドシートを使って、プロジェクト単位で情報が集約されると、プロジェクトの全貌が「見える化」され、チームメンバーは全体像を把握するスピードがアップ。とはいえ手動での情報集約は作業時間がかかり、担当者の負担になっていることが難点だったりします。
Yoomでは「Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに自動追加する」フローボットを作成しました。この自動化で、Jicoo上のスケジュール情報もGoogle スプレッドシートにひとまとめにできます。
本記事では、自動化によりメリットの考察と、プログラミングを使わず構築する方法をご紹介します。
Jicooの予定をGoogleスプレッドシートに自動追加することで得られるメリット
メリット1 ひとつのシートにプロジェクトに関する情報を一元化できる
Jicooで管理しているスケジュール以外にも、予算、リード情報などをGoogleスプレッドシートに集約することで、プロジェクトに関わる情報を効率的に把握できるようになります。情報を一元化するとGoogleスプレッドシートの検索機能を使って、必要な情報への素早いアクセスも可能に。 他のツールといったりきたりする動作を軽減できることも大きなメリットです。
メリット2 リアルタイムな更新による、早く正確な情報伝達
リアルタイムで更新されるため、Google スプレッドシートは常に最新の状態です。Jicooで登録された最新スケジュールを確認できると、他のスケジュールとのバッティング予防につながります。自動転記にすると正確性があがり、手入力ミスによる伝達漏れもなくなります。
[Yoomとは]
次のセクションから「Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加する」自動化をYoomのテンプレートを使った作り方でご紹介します。
Jicooで予定が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Jicooで確定した日程調整の内容を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力の手間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Jicooで新しい予定が登録されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手作業による情報管理の手間を減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jicooで確定した予定情報をGoogle スプレッドシートで管理している方 日程調整後のデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスを減らしたい方 アポイント管理にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jicooで予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報更新の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、JicooとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jicooから取得した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定の予定名や参加者情報など、任意の条件を設定することで、Google スプレッドシートに記録する情報を絞り込むことが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに追加するか、またJicooから取得したどの情報をどの列に記録するかなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Jicoo、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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JicooとGoogleスプレッドシートの連携フローの作り方
事前に準備するもの
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
Jicoo
任意のアカウント名 管理用のアカウント名です。わかりやすいものをご準備ください。
アクセストークン Jicooで取得したAPIキーが必要です。Jicooのダッシュボードを開いておいてください。
Google スプレッドシート
連携するGoogle アカウントのログイン情報
Google スプレッドシート Jicooの予定を蓄積するシートを準備します。1行目はヘッダとして使います。列に入力する内容は任意ですが、同じ項目があるとシステムの判断が難しくなるためユニークキーで設定してください。同じ項目名がある場合は「項目1」「項目2」と連番で設定するとわかりやすいです。今回はJicooから抽出される項目を参考に表を作りました。
ステップ1 Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
Yoomへご登録後、こちらのバナーをクリック！Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
Jicooで予定が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Jicooで確定した日程調整の内容を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力の手間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Jicooで新しい予定が登録されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手作業による情報管理の手間を減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jicooで確定した予定情報をGoogle スプレッドシートで管理している方 日程調整後のデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスを減らしたい方 アポイント管理にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jicooで予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報更新の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、JicooとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jicooから取得した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定の予定名や参加者情報など、任意の条件を設定することで、Google スプレッドシートに記録する情報を絞り込むことが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに追加するか、またJicooから取得したどの情報をどの列に記録するかなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Jicoo、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
赤枠内のタイトルをクリックで設定画面に遷移します。
ステップ2 アプリトリガー「予定が登録されたら」
テンプレートの1番目のプロセスをクリック します。こちらでは、Jicooで登録したイベントをフックにする設定を行います。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
下記項目は初期設定済みです。任意で変更が可能です。
アプリトリガーのタイトル
アプリ
トリガーアクション
Jicooと連携するアカウント情報は設定を行います。「＋連携アカウントを追加」をクリック！
こちらの画面がポップアップされます。
アカウント名 任意の文字列（メールアドレスでもイニシャルでもOK）
アクセストークン Jicooのメニューにある「設定」→アカウント設定「サービス連携」→各種アプリが表示されますが、下にスクロールすると出てくる「API」をクリック！
右上の「＋新しいAPIキーを作成」 を押下し、APIキーを新規発行してください。
APIキー名：任意の値でOK。保存をするとAPIキーが発行されます。一回表示されたら、同じ画面は出ないようになっているため、あとで見返せるように保存をおすすめします。
キーをコピーして、Yoomのアクセストークンの欄にペーストして「追加」 をクリック！ →次へをクリック
(2/2)アプリトリガーのWebhookイベント受信設定
Yoomが発行するWebhookURLをJicooの管理画面に入力します。
＞Jicoo管理画面：Webhook設定画面
右上にある「＋新しいWebhookを作成」をクリック！
赤枠の編集欄にYoomの画面からコピーしてきたURLをペーストして「保存」します。トリガーになるイベントをJicooで新規登録します。例えば、「60分のミーティングの予約をとる」など。
登録が完了したら、Yoomの画面に戻り「テスト」をクリック！
→成功 抽出されたアウトプットは次のプロセスに引用できます。
→保存する
ステップ3 データベースを操作する「レコードを追加する」
プロセスの2番目をクリック します。こちらでは連携するGoogle スプレッドシートとJicooのアウトプットとの紐付けを行います。
(1/2)データベースの連携
以下の項目は事前に設定済みのため操作は不要です。
連携するGoogle スプレッドシートのアカウントは、設定が必要です。 「＋連携アカウントを追加」 をクリック。Googleにログインする画面になります。連携するアカウントのメールアドレスまたは電話番号とパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。
Google アカウントとの連携ができたら、画面のすぐ下にあるデータベースの連携 に進みます。
スプレッドシートID
直接IDを入力するか、編集欄をクリックすると連携したGoogle アカウントから候補のシートがピックアップされるため、該当のシートを選択します。選択するとIDが引用されます。 スプレッドシートのタブ名
直接名称を入力するか、編集欄をクリックすると連携したGoogle アカウントから候補のタブ名がピックアップされるため、該当のタブを選択します。選択するとIDが引用されます。今回はJicooというタブに表を作ったので「Jicoo」を選択しました。 テーブル範囲
「A1:G30」という形式で設定してください。今回はA〜Hがテーブル範囲のためA1:Hと入力しました。 →次へ
(2/2)データベース操作の詳細設定
設定したテーブルの範囲からアウトプットを抽出するプロセスです。取得したいレコードの条件を設定します。
レコードを追加するシートの列とJicooのアウトプットを紐づけていきます。
連携したシートのヘッダが抽出されます。今回はJicooのアウトプットの内容に合わせたので同じ項目が表示されています。それぞれ編集欄をクリックし、Jicooのアウトプットを引用するために埋め込んでいきます。
予定の開始時刻にはアウトプットの該当項目をクリック！全ての項目にアウトプットを埋め込んでいきます。
→テスト →成功 →保存する
保存するとコンプリート画面がポップアップされます。
ステップ4 アプリトリガーを【ON】にする
フローボットの左上のスイッチ を【ON】 にすると、設定完了です。
こちらで連携作業は完了です！連携したシートにはレコードが追加されていました。
プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートの使用で短時間で実現できました。 今回のテンプレートはこちらです。
Jicooで予定が登録されたら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Jicooで確定した日程調整の内容を、管理のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると入力の手間がかかり、転記ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Jicooで新しい予定が登録されると、その内容が自動でGoogle スプレッドシートに追加されるため、手作業による情報管理の手間を減らし、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jicooで確定した予定情報をGoogle スプレッドシートで管理している方 日程調整後のデータ入力作業を自動化し、入力漏れやミスを減らしたい方 アポイント管理にかかる時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Jicooで予定が登録されると自動でGoogle スプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや情報更新の漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、JicooとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでJicooを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jicooから取得した情報を指定のGoogle スプレッドシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
分岐機能では、特定の予定名や参加者情報など、任意の条件を設定することで、Google スプレッドシートに記録する情報を絞り込むことが可能です。 Google スプレッドシートにレコードを追加する際、どのスプレッドシートやシートに追加するか、またJicooから取得したどの情報をどの列に記録するかなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Jicoo、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Jicooの予定をGoogleスプレッドシートに自動で追加すると、情報の一元管理が容易になることがわかりました。この自動化はスプレッドシートへの情報集約パーツとして活躍します。リモートワークが中心の企業において最新のプロジェクト情報を一元管理することは、円滑なコミュニケーションと生産性向上における重要なポイントです。ぜひ自動化をとりいれて、スムーズなプロジェクト進行にお役立てくださいね。
Yoomを使うとバラバラに管理されていた情報を一箇所に自動集約でき、チーム内の情報共有がスムーズになります。あらかじめ各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけで設定できプログラミングが苦手な方もすぐに取り組めます。ぜひ試してくださいね。
＞Yoomの連携を無料ではじめてみる
＞テンプレート一覧
では、また〜！
