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プロジェクトのデータを一元管理することで、進行状況を全てのチームメンバーが把握しやすくなり、運営が効率的になります。汎用的で便利なGoogle スプレッドシートでプロジェクト管理を行なっているケースは、様々な業種で見受けられます。Google スプレッドシートを使って、プロジェクト単位で情報が集約されると、プロジェクトの全貌が「見える化」され、チームメンバーは全体像を把握するスピードがアップ。とはいえ手動での情報集約は作業時間がかかり、担当者の負担になっていることが難点だったりします。
Yoomでは「Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに自動追加する」フローボットを作成しました。この自動化で、Jicoo上のスケジュール情報もGoogle スプレッドシートにひとまとめにできます。
本記事では、自動化によりメリットの考察と、プログラミングを使わず構築する方法をご紹介します。
Jicooで管理しているスケジュール以外にも、予算、リード情報などをGoogleスプレッドシートに集約することで、プロジェクトに関わる情報を効率的に把握できるようになります。情報を一元化するとGoogleスプレッドシートの検索機能を使って、必要な情報への素早いアクセスも可能に。他のツールといったりきたりする動作を軽減できることも大きなメリットです。
リアルタイムで更新されるため、Google スプレッドシートは常に最新の状態です。Jicooで登録された最新スケジュールを確認できると、他のスケジュールとのバッティング予防につながります。自動転記にすると正確性があがり、手入力ミスによる伝達漏れもなくなります。
[Yoomとは]
次のセクションから「Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加する」自動化をYoomのテンプレートを使った作り方でご紹介します。
お試しはフリープランから！まずはご登録をどうぞ♪
連携作業の中で必要なものをリストアップしました。
Yoomへご登録後、こちらのバナーをクリック！Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。
赤枠内のタイトルをクリックで設定画面に遷移します。
テンプレートの1番目のプロセスをクリックします。こちらでは、Jicooで登録したイベントをフックにする設定を行います。
下記項目は初期設定済みです。任意で変更が可能です。
Jicooと連携するアカウント情報は設定を行います。「＋連携アカウントを追加」をクリック！
こちらの画面がポップアップされます。
→次へをクリック
Yoomが発行するWebhookURLをJicooの管理画面に入力します。
＞Jicoo管理画面：Webhook設定画面
右上にある「＋新しいWebhookを作成」をクリック！
赤枠の編集欄にYoomの画面からコピーしてきたURLをペーストして「保存」します。トリガーになるイベントをJicooで新規登録します。例えば、「60分のミーティングの予約をとる」など。
登録が完了したら、Yoomの画面に戻り「テスト」をクリック！
→成功 抽出されたアウトプットは次のプロセスに引用できます。
→保存する
プロセスの2番目をクリックします。こちらでは連携するGoogle スプレッドシートとJicooのアウトプットとの紐付けを行います。
以下の項目は事前に設定済みのため操作は不要です。
連携するGoogle スプレッドシートのアカウントは、設定が必要です。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報：「＋連携アカウントを追加」をクリック。Googleにログインする画面になります。連携するアカウントのメールアドレスまたは電話番号とパスワードを入力し、Yoomからのアクセスを許可してください。
Google アカウントとの連携ができたら、画面のすぐ下にあるデータベースの連携に進みます。
スプレッドシートID
スプレッドシートのタブ名
テーブル範囲
→次へ
設定したテーブルの範囲からアウトプットを抽出するプロセスです。取得したいレコードの条件を設定します。
レコードを追加するシートの列とJicooのアウトプットを紐づけていきます。
連携したシートのヘッダが抽出されます。今回はJicooのアウトプットの内容に合わせたので同じ項目が表示されています。それぞれ編集欄をクリックし、Jicooのアウトプットを引用するために埋め込んでいきます。
予定の開始時刻にはアウトプットの該当項目をクリック！全ての項目にアウトプットを埋め込んでいきます。
→テスト →成功 →保存する
保存するとコンプリート画面がポップアップされます。
フローボットの左上のスイッチを【ON】にすると、設定完了です。
こちらで連携作業は完了です！連携したシートにはレコードが追加されていました。
プログラミング言語を習得していない私でも、テンプレートの使用で短時間で実現できました。今回のテンプレートはこちらです。
Jicooの予定をGoogleスプレッドシートに自動で追加すると、情報の一元管理が容易になることがわかりました。この自動化はスプレッドシートへの情報集約パーツとして活躍します。リモートワークが中心の企業において最新のプロジェクト情報を一元管理することは、円滑なコミュニケーションと生産性向上における重要なポイントです。ぜひ自動化をとりいれて、スムーズなプロジェクト進行にお役立てくださいね。
Yoomを使うとバラバラに管理されていた情報を一箇所に自動集約でき、チーム内の情報共有がスムーズになります。あらかじめ各アプリのアクションが連携されているため、アクションを選ぶだけで設定できプログラミングが苦手な方もすぐに取り組めます。ぜひ試してくださいね。
では、また〜！
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