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チームの生産性を高めるためには、タスク管理やスケジュール調整の効率化がとても重要です。
近年はアプリを導入してタスク管理やスケジュールの調整を行っている企業も増えてきています。
そこで今回はJicooとNotionを連携して、タスク管理やスケジュールの自動化を図り、業務の効率化を目指します。
このブログでは、予定が登録された際に、自動的にデータベースに追加される設定を具体的に解説します。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を紹介しますので、業務の効率化を目指す方はぜひ参考にしてください！
JicooとNotionを連携することで、スケジュール管理が一元化され、手動でのデータ入力が不要になります。
例えば、プロジェクトマネージャーは会議やタスクの予定をJicooに登録するだけで、Notionのデータベースに自動的に反映されるため、時間の節約とミスの防止が見込めます。
これにより、プロジェクトの進行状況を素早く把握でき、スムーズな意思決定も期待できます。
手動でデータを入力する際には、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいです。
しかし、JicooとNotionを連携することで、入力の自動化が可能になるため、データの一貫性と正確性が保たれます。
特に、複数のチームメンバーが関与するプロジェクトでは、情報の共有がスムーズになり、全員が同じ情報を基に作業を進めることができます。
[Yoomとは]
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用するとJicooで予定が登録されたらNotionのデータベースに自動的に情報が追加されます。
スケジュール管理者はJicooとNotionの両方をチェックする必要がなくなり、常に最新の情報を一元的に管理できます。
手動での転記作業が不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
また自動化によって、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
■概要
Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JicooとNotionの両方を利用するチーム
・Jicooで登録した予定をNotionのデータベースにも自動で保存して情報の一元管理をしたい方
・予定情報をJicooとNotion間で手動で同期する手間を削減したい方
・Notion上で予定情報を一元管理して検索や分析に活用したい方
2.Jicooを主に利用する担当者
・Notionのデータベース機能を活用して予定情報の分析や顧客管理を行いたい方
・Jicooの予定情報をNotionに連携させることによって、より詳細な情報管理を行いたい方
3.Notionを主に利用する部署
・Jicooで登録された予定をNotion上で確認したい方
・JicooとNotionの連携によって情報共有の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日々の業務におけるスケジュール管理を効率化してくれるなツールですが、登録された予定をNotionのデータベースに手動で転記するのは、時間のロスや転記ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することで、Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースに自動的に情報が追加されて、スケジュール管理者はJicooとNotionの両方をチェックする必要がなくなり常に最新の情報を一元的に管理できます。また手動での転記作業が不要になるため、業務効率が向上して入力ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Jicoo、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
0) このフローはJicooの情報をNotionに追加するため、事前にJicooの情報に対応するNotionのデータベースを作成する必要があります。
なお、Jicooから取得できるアウトプット情報は以下の通りです。
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。
1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。
2) 以下のような表示が出てきます。
指示に従って、右に「！」の付いているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすることで変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。
4) トリガーアクションは「予定が作成/変更/キャンセルされたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) Webhook URLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定してください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
6) フローに戻ったら、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
7) 実行アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
データベースIDはアプリ登録ができていれば、候補から選択することが可能です。
事前に作成したデータベースを選択してください。
※エラー表示の場合はこちらを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
8) 各項目を入力します。
先に連携したJicooのアウトプット情報を引用できるので、候補から引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
9) これで【Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する】というフローが完成です。
10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
他にもJicooとNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるため、ご紹介します。
1. Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
今回紹介したフローと似ていますが、このフローは予定が登録されたらGoogleスプレッドシートに追加されます。
Googleスプレッドシート上で予定情報を一元管理できるため、データ分析や可視化も容易に行えます。
Googleスプレッドシートを業務でよく利用する方には、このフローもおすすめです。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Jicooを活用している部署
・Jicooで管理している予約情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・Jicooの追加情報をGoogleスプレッドシートに手入力で転記する手間を削減したい方
・常に最新のJicooの情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.各部署リーダー・マネージャー
・追加された予約情報をGoogleスプレッドシートで可視化して進捗管理や従業員の状況把握に役立てたい方
・JicooのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整業務を効率化してくれるツールですが、予約情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Jicooの予定を手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは、必要以上に手間がかかりミスも発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローにより、Jicooへの予定登録と同時にGoogleスプレッドシートへデータ追加が自動で行われ、手作業による転記作業が不要になります。
またGoogleスプレッドシート上で予定情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うこともできます。
■注意事項
・Jicoo、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2. Jicooで予定が登録されたら、Slackに通知するフローです。
新しい予定が登録されると、Slackのチャンネルに通知が届くため、チームメンバー全員が予定を素早く把握し、スムーズに対応が期待できます。
またSlackの通知機能を活用することで、場所や時間を選ばずに予定を確認できるため、出張中や外出先でも情報共有が可能となり、業務効率の向上にもつながります。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JicooとSlackを日常的に活用している方
・Jicooを使用して予定を管理しているユーザー
・Slackを利用してチーム内のコミュニケーションを行っている担当者
2.Jicoo利用している企業
・Jicooへの予定登録をリアルタイムで把握したい企業
・Jicooの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したいと考えている企業
・Jicooの特定の予定種別や担当者による予定登録をトリガーにSlackで通知を受け取りたい方
・スマートフォンで手軽にJicooの予定情報を確認したい方
3.手作業を減らして自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい営業職
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整業務を効率化するツールですが、予定の登録情報をチームメンバー全員がリアルタイムに把握することは難しい場合があります。特に複数のメンバーが関わるプロジェクトや急な予定追加が多い場合などではJicooの画面を常にチェックすることは非効率で情報共有の遅れや連携ミスに繋がる可能性があります。
このフローにより、新しい予定が登録されると即座にSlackのチャンネルに通知が届くためチームメンバー全員が予定をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
またSlackの通知機能を活用することで、場所や時間を選ばずに予定を確認できるため出張中や外出先でも情報共有が可能となり業務の効率化にもつながります。
■注意事項
・Jicoo、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3. Jicooに面談予定が入ったらZoomを作成するフローです。
面談予約が入ると、Zoomのミーティングが自動的に予約されるため、作業フローを一元化できます。
毎回2つのアプリを開くことなく、ミーティング予約ができるため、業務効率の向上が期待できます。
◼️概要
Jicooに面談予定が入ったらzoomを作成するフローです。
面談予約が入ったら自動的にzoomのミーティング予約ができる為、作業フローを一元化できます。
◼️注意事項
・JicooとZoomそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
JicooとNotionを連携すると、Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加することが可能になりました。
スケジュール管理の効率化や、データの一貫性を保つことが期待できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、簡単に連携設定ができます。
ぜひこのブログを参考に、JicooとNotionの連携を試してみてください！
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