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チームの生産性を高めるためには、タスク管理やスケジュール調整の効率化がとても重要です。
近年はアプリを導入してタスク管理やスケジュールの調整を行っている企業も増えてきています。
そこで今回はJicooとNotionを連携して、タスク管理やスケジュールの自動化を図り、業務の効率化を目指します。
このブログでは、予定が登録された際に、自動的にデータベースに追加される設定を具体的に解説します。
プログラミングの知識がなくても簡単に設定できる方法を紹介しますので、業務の効率化を目指す方はぜひ参考にしてください！
JicooとNotionを連携することで、スケジュール管理が一元化され、手動でのデータ入力が不要になります。
例えば、プロジェクトマネージャーは会議やタスクの予定をJicooに登録するだけで、Notionのデータベースに自動的に反映されるため、時間の節約とミスの防止が見込めます。
これにより、プロジェクトの進行状況を素早く把握でき、スムーズな意思決定も期待できます。
手動でデータを入力する際には、どうしてもヒューマンエラーが発生しやすいです。
しかし、JicooとNotionを連携することで、入力の自動化が可能になるため、データの一貫性と正確性が保たれます。
特に、複数のチームメンバーが関与するプロジェクトでは、情報の共有がスムーズになり、全員が同じ情報を基に作業を進めることができます。
[Yoomとは]
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
今回は、【Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用するとJicooで予定が登録されたらNotionのデータベースに自動的に情報が追加されます。
スケジュール管理者はJicooとNotionの両方をチェックする必要がなくなり、常に最新の情報を一元的に管理できます。
手動での転記作業が不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
また自動化によって、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
0) このフローはJicooの情報をNotionに追加するため、事前にJicooの情報に対応するNotionのデータベースを作成する必要があります。
なお、Jicooから取得できるアウトプット情報は以下の通りです。
画像を参考に必要項目を作成したデータベースの準備をお願いします。
1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。
2) 以下のような表示が出てきます。
指示に従って、右に「！」の付いているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすることで変更可能です。
使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。
4) トリガーアクションは「予定が作成/変更/キャンセルされたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5) Webhook URLをコピーし、対象アプリの管理画面で設定してください。
Webhookイベントを送信、またはトリガーとなるイベントを実行したら「テスト」をクリックします。
テストが成功したら「保存」します。
6) フローに戻ったら、「データベースを操作する レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
7) 実行アクションは「レコードを追加する」を選択して、データベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
データベースIDはアプリ登録ができていれば、候補から選択することが可能です。
事前に作成したデータベースを選択してください。
※エラー表示の場合はこちらを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
8) 各項目を入力します。
先に連携したJicooのアウトプット情報を引用できるので、候補から引用して入力してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
9) これで【Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する】というフローが完成です。
10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら！
他にもJicooとNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるため、ご紹介します。
1. Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートに追加するフローです。
今回紹介したフローと似ていますが、このフローは予定が登録されたらGoogleスプレッドシートに追加されます。
Googleスプレッドシート上で予定情報を一元管理できるため、データ分析や可視化も容易に行えます。
Googleスプレッドシートを業務でよく利用する方には、このフローもおすすめです。
2. Jicooで予定が登録されたら、Slackに通知するフローです。
新しい予定が登録されると、Slackのチャンネルに通知が届くため、チームメンバー全員が予定を素早く把握し、スムーズに対応が期待できます。
またSlackの通知機能を活用することで、場所や時間を選ばずに予定を確認できるため、出張中や外出先でも情報共有が可能となり、業務効率の向上にもつながります。
3. Jicooに面談予定が入ったらZoomを作成するフローです。
面談予約が入ると、Zoomのミーティングが自動的に予約されるため、作業フローを一元化できます。
毎回2つのアプリを開くことなく、ミーティング予約ができるため、業務効率の向上が期待できます。
JicooとNotionを連携すると、Jicooで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加することが可能になりました。
スケジュール管理の効率化や、データの一貫性を保つことが期待できます。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、簡単に連携設定ができます。
ぜひこのブログを参考に、JicooとNotionの連携を試してみてください！
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