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スケジュール管理に専用ツールを使っていても、予定が多すぎて雑然とし、確認が難しいと感じたことはありませんか？ そんな時、データベースを使って予定を一覧化すると、必要な情報をまとめてチェックし、スケジュール管理やタスク分析などに役立てることができます。
しかし、登録した予定を一つ一つ手作業で転記する場合、予定やタスクが多いほど時間がかかってしまいます。そんなお悩みをお持ちの方には、予定の転記作業を自動化することをおすすめします。
本記事では、JicooとMicrosoft Excelを連携し、Jicooで登録された予定をMicrosoft Excelに自動で同期して管理する方法をご紹介します。予定の登録情報が自動で一覧化されるため、手動で情報を入力し直す必要がなくなります。一覧化した情報は、個人やチームのスケジュール把握、タスク分析、予約数やキャンセル率の集計、会議室の利用状況のチェックなどの様々な用途に利用することができます。Yoomを使えば、簡単な操作で連携と自動化の設定を行えるため、目的に合わせた予定の一覧を作成してみてください。
スケジュール管理において、JicooとMicrosoft Excelを連携することで次のようなメリットが得られます。
1. 転記作業を自動化できる
連携によって、Jicooの予定をMicrosoft Excelに自動で同期するよう設定が可能です。Jicooに予定が登録されたり、Jicooで予定の日時変更がされたりした時、Microsoft Excelにその情報が自動反映されるため、手動で情報を入力し直す手間が省けます。転記の際の入力ミスが発生するリスクの減少や、転記にかかる作業時間の短縮が期待できます。
2. データ分析の強化が図れる
Microsoft Excelでは、その機能を用いてデータの集計やグラフ作成などを行うことができます。連携によってJicooで登録された予定がMicrosoft Excelに同期されれば、予定に関する情報を分析することが可能です。例えば、営業担当者は、商品説明会の開催頻度や予約のキャンセル率を集計してグラフ化し、今後の実施計画に役立てることができます。一覧化されたデータを目的に応じて編集し、様々な業務に用いることが可能です。
[Yoomとは]
それでは、JicooとMicrosoft Excelの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使った「Jicooで予定が登録されたら、Microsoft Excelに追加する」業務フローの作成手順をご紹介します。
予定の種類や管理目的ごとにフローを作成してみてください。
なお、こちらのフローボットは予定の日時変更やキャンセルが発生した場合も起動します。
1. Microsoft Excelで予定を管理するファイルを作成し、OneDriveもしくはSharePointに保存してください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Microsoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Jicooを活用している部署
・Jicooで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Jicooの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のJicooの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・JicooのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整業務を効率化する優れたツールですが、予定情報を他のシステムで活用したい場合やデータ分析を行いたい場合などにおいて手作業での情報転記は大きな負担となります。
このフローにより、Jicooで予定登録されたらMicrosoft Excelへのデータ追加が自動で行われるため、手作業による転記作業が不要になります。これにより、入力ミスや転記漏れのリスクを軽減し、貴重な時間を他の業務に充てることができます。
■注意事項
・Jicoo、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧の中から、JicooとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2. フローボットの「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、設定とテストを行ってください。
※管理画面右上のアイコンからWebhook設定に進めない場合、左メニューの歯車アイコンをクリックした後で「サービス連携」を選んでください。
※Webhookの編集画面で購読対象を限定すれば、特定の予定に絞って情報をMicrosoft Excelに追加することができます。予定を種類や目的ごとに管理するためには、この設定を行ってください。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する レコードを追加する」を選択します。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値をそれぞれ入力してください。
※ステップ2で取得したアウトプット情報を参照することができます。
※下図は入力例です。
5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Jicooで予定が登録されたら、Microsoft Excelに追加する」フローの完成です。
他にもJicooを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Jicooに登録された予定のデータベースへの同期は、Microsoft Excelだけではなく、Google スプレッドシートに対しても自動で行えます。予定を共有したい相手によって、こちらのフローに変更、または、Microsoft Excelのフローと併用してご利用ください。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Googleスプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Jicooを活用している部署
・Jicooで管理している予約情報をGoogleスプレッドシートでも一覧化・分析したい方
・Jicooの追加情報をGoogleスプレッドシートに手入力で転記する手間を削減したい方
・常に最新のJicooの情報をGoogleスプレッドシート上で確認したい方
2.各部署リーダー・マネージャー
・追加された予約情報をGoogleスプレッドシートで可視化して進捗管理や従業員の状況把握に役立てたい方
・JicooのデータをGoogleスプレッドシートで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整業務を効率化してくれるツールですが、予約情報を他のシステムで活用したい、あるいはデータ分析に利用したいというケースは少なくありません。しかし、Jicooの予定を手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは、必要以上に手間がかかりミスも発生しやすいため業務効率の低下を招く可能性があります。
このフローにより、Jicooへの予定登録と同時にGoogleスプレッドシートへデータ追加が自動で行われ、手作業による転記作業が不要になります。
またGoogleスプレッドシート上で予定情報が一元管理されるため、データ分析や可視化を容易に行うこともできます。
■注意事項
・Jicoo、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2. Jicooに面談予定が追加された時、Zoomミーティングを作成するフローです。オンラインでの面談やミーティングを頻繁に開催する場合に役立ちます。
◼️概要
Jicooに面談予定が入ったらzoomを作成するフローです。
面談予約が入ったら自動的にzoomのミーティング予約ができる為、作業フローを一元化できます。
◼️注意事項
・JicooとZoomそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
3. Jicooの予定が登録された時、Slackに通知するフローです。チャットツールに同期すれば、予定の登録や日時変更、キャンセル時に自動で通知を送ることができます。重要な予定の見落とし防止を図るために使うことができます。
■概要
Jicooで予定が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.JicooとSlackを日常的に活用している方
・Jicooを使用して予定を管理しているユーザー
・Slackを利用してチーム内のコミュニケーションを行っている担当者
2.Jicoo利用している企業
・Jicooへの予定登録をリアルタイムで把握したい企業
・Jicooの更新情報をチームメンバーに迅速に共有したいと考えている企業
・Jicooの特定の予定種別や担当者による予定登録をトリガーにSlackで通知を受け取りたい方
・スマートフォンで手軽にJicooの予定情報を確認したい方
3.手作業を減らして自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい営業職
■このテンプレートを使うメリット
Jicooは日程調整業務を効率化するツールですが、予定の登録情報をチームメンバー全員がリアルタイムに把握することは難しい場合があります。特に複数のメンバーが関わるプロジェクトや急な予定追加が多い場合などではJicooの画面を常にチェックすることは非効率で情報共有の遅れや連携ミスに繋がる可能性があります。
このフローにより、新しい予定が登録されると即座にSlackのチャンネルに通知が届くためチームメンバー全員が予定をリアルタイムで把握して迅速な対応が可能になります。
またSlackの通知機能を活用することで、場所や時間を選ばずに予定を確認できるため出張中や外出先でも情報共有が可能となり業務の効率化にもつながります。
■注意事項
・Jicoo、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
JicooとMicrosoft Excelを連携することで、予定情報の同期が自動化され、手動でのデータ入力の手間を省けます。また、Microsoft Excel上でまとめて予定の確認を行えるようになります。また、一覧化されたデータは、スケジュール管理やタスク分析など、多様な目的で用いることが可能です。Yoomを使えばノーコードで簡単に設定ができるため、ぜひ、この連携を活用してください。
