・
スケジュール管理に専用ツールを使っていても、予定が多すぎて雑然とし、確認が難しいと感じたことはありませんか？ そんな時、データベースを使って予定を一覧化すると、必要な情報をまとめてチェックし、スケジュール管理やタスク分析などに役立てることができます。
しかし、登録した予定を一つ一つ手作業で転記する場合、予定やタスクが多いほど時間がかかってしまいます。そんなお悩みをお持ちの方には、予定の転記作業を自動化することをおすすめします。
本記事では、JicooとMicrosoft Excelを連携し、Jicooで登録された予定をMicrosoft Excelに自動で同期して管理する方法をご紹介します。予定の登録情報が自動で一覧化されるため、手動で情報を入力し直す必要がなくなります。一覧化した情報は、個人やチームのスケジュール把握、タスク分析、予約数やキャンセル率の集計、会議室の利用状況のチェックなどの様々な用途に利用することができます。Yoomを使えば、簡単な操作で連携と自動化の設定を行えるため、目的に合わせた予定の一覧を作成してみてください。
スケジュール管理において、JicooとMicrosoft Excelを連携することで次のようなメリットが得られます。
1. 転記作業を自動化できる
連携によって、Jicooの予定をMicrosoft Excelに自動で同期するよう設定が可能です。Jicooに予定が登録されたり、Jicooで予定の日時変更がされたりした時、Microsoft Excelにその情報が自動反映されるため、手動で情報を入力し直す手間が省けます。転記の際の入力ミスが発生するリスクの減少や、転記にかかる作業時間の短縮が期待できます。
2. データ分析の強化が図れる
Microsoft Excelでは、その機能を用いてデータの集計やグラフ作成などを行うことができます。連携によってJicooで登録された予定がMicrosoft Excelに同期されれば、予定に関する情報を分析することが可能です。例えば、営業担当者は、商品説明会の開催頻度や予約のキャンセル率を集計してグラフ化し、今後の実施計画に役立てることができます。一覧化されたデータを目的に応じて編集し、様々な業務に用いることが可能です。
[Yoomとは]
それでは、JicooとMicrosoft Excelの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使った「Jicooで予定が登録されたら、Microsoft Excelに追加する」業務フローの作成手順をご紹介します。
予定の種類や管理目的ごとにフローを作成してみてください。
なお、こちらのフローボットは予定の日時変更やキャンセルが発生した場合も起動します。
1. Microsoft Excelで予定を管理するファイルを作成し、OneDriveもしくはSharePointに保存してください。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧の中から、JicooとMicrosoft Excelをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分に入力することで、任意のタイトルに変更可能です。
2. フローボットの「アプリトリガー 予定が登録されたら」をクリックします。
3. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
「アプリトリガーのタイトル」を必要に応じて変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのWebhookイベント受信設定を行います。
指示手順と注意事項を参考に、設定とテストを行ってください。
※管理画面右上のアイコンからWebhook設定に進めない場合、左メニューの歯車アイコンをクリックした後で「サービス連携」を選んでください。
※Webhookの編集画面で購読対象を限定すれば、特定の予定に絞って情報をMicrosoft Excelに追加することができます。予定を種類や目的ごとに管理するためには、この設定を行ってください。
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する レコードを追加する」を選択します。
2. 「連携アカウントとアクションを選択」の設定を行います。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・「データベースの連携」の各項目：欄下部の注記を参考に入力・選択してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. データベース操作の詳細設定を行います。
追加するレコードの値をそれぞれ入力してください。
※ステップ2で取得したアウトプット情報を参照することができます。
※下図は入力例です。
5. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、「Jicooで予定が登録されたら、Microsoft Excelに追加する」フローの完成です。
他にもJicooを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Jicooに登録された予定のデータベースへの同期は、Microsoft Excelだけではなく、Google スプレッドシートに対しても自動で行えます。予定を共有したい相手によって、こちらのフローに変更、または、Microsoft Excelのフローと併用してご利用ください。
2. Jicooに面談予定が追加された時、Zoomミーティングを作成するフローです。オンラインでの面談やミーティングを頻繁に開催する場合に役立ちます。
3. Jicooの予定が登録された時、Slackに通知するフローです。チャットツールに同期すれば、予定の登録や日時変更、キャンセル時に自動で通知を送ることができます。重要な予定の見落とし防止を図るために使うことができます。
JicooとMicrosoft Excelを連携することで、予定情報の同期が自動化され、手動でのデータ入力の手間を省けます。また、Microsoft Excel上でまとめて予定の確認を行えるようになります。また、一覧化されたデータは、スケジュール管理やタスク分析など、多様な目的で用いることが可能です。Yoomを使えばノーコードで簡単に設定ができるため、ぜひ、この連携を活用してください。
