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TOKIUMはさまざまな経費業務を管理するのに、大変便利なツールです。
しかし、TOKIUMとMicrosoft Teamsを連携すると、経費管理をより効率化できることをご存じですか。
この記事では、アプリ連携をおこない、TOKIUMで新たに登録された経費情報を自動でMicrosoft Teamsに通知する方法をご紹介します。
これにより、担当者は承認や確認などの対応を迅速に行うことが可能になり、手入力による通知が不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
プログラミング不要のYoomを使用することで、ノーコードで簡単にアプリ連携が可能です。
TOKIUMとMicrosoft Teamsを連携し、一緒に業務を効率化してみましょう！
まずは、TOKIUMとMicrosoft Teamsを連携することでどのようなメリットがあるのか見てみましょう！
TOKIUMに経費が登録されるたびに、その情報を引用しMicrosoft Teamsに自動通知できるため、経費管理担当者は迅速に経費の登録情報を把握できます。
これにより、素早く経費の承認プロセスを行うことができ、経費精算のスピード向上が期待できます。
特に、営業や出張などで経費申請の数が多い場合は、通知の手間を省けるため、業務の効率化に繋がります。
TOKIUMに登録された経費情報をMicrosoft Teamsに自動で通知することができるため、通知の際の入力ミスや確認の遅滞が起こることを防げる可能性があります。
経費担当者は申請された経費情報に誤りが無いか素早く確認ができ、申請ミスを見逃すリスクの低減に期待ができます。
[Yoomとは]
それでは、実際に上記のメリットを実現できるフローボットを一緒に作成してみましょう。
Yoomのフローボットテンプレートを使用して、簡単にアプリ連携が可能です。
下記テンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリック後、表示される「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録をしてください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請がされたら迅速にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・申請の通知をMicrosoft Teamsで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にMicrosoft Teamsで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにMicrosoft Teamsで手動通知を行うのは、非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらMicrosoft Teamsに自動的に通知が送信されます。これによって担当者は経費登録を直ぐに把握することができて、申請確認などの対応を迅速に行うことができます。また手入力作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に改善されて人的ミスのリスクも軽減されます。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは早速、下記の画面で『OK』をクリックして作成を始めましょう。
まずは、ご自身が使用しているTOKIUMとMicrosoft Teamsを連携します。
左欄にあるマイアプリをクリックしてください。
「+新規接続」をクリックしてください。
まずは、TOKIUMのマイアプリ連携を行います。
以下の画面で任意のアカウント名とアクセストークンを入力し、新規登録を行ってください。
続いてMicrosoft Teamsのマイアプリ連携を行います。
サインイン画面が表示されたら、メールアドレスとパスワードを入力してください。
※注意）Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリに連携されていればOKです。
これで、TOKIUMとMicrosoft Teamsのアプリ連携が完了しました！
次はフローボットの中身を編集していきましょう！
アプリトリガーの「経費が登録されたら」の項目を選択します。
こちらのページは、変更不要です。
このまま「次へ」をクリックしてください。
上記画像のように、トリガーの起動間隔を選択できます。
「テスト」をクリックし、アウトプットが取得されたら保存してください。
※ここで取得したアウトプットは、値を他のオペレーションで利用できます。
続いて、「Microsoft Teamsに通知する」という項目をクリックしてください。
こちらのページは、変更不要です。
このまま「次へ」をクリックしてください。
チームIDとチャネルIDは、候補から選択してください。
Microsoft Teamsに通知するメッセージの設定を行いましょう。
※補足）上記画像のように設定すると、TOKIUMで新たに登録された経費情報の「請求書ID」「申請名」「金額」を自動で引用しMicrosoft Teamsに通知することができます。
※設定方法）枠内をクリックし、「経費が登録されたら」の中にある「請求書ID」「申請名」「金額」をクリックします。
実際にメッセージが送られると{{請求書ID}}→1-99999、{{申請名}}→交通費、{{金額}}→1860円 のようにTOKIUMに登録された内容が自動で引用されます。
設定が完了したらテストを実行してください。
Microsoft Teamsにサンプルメッセージが通知されますので、確認後に保存してください。
最後に、『トリガーをON』をクリックして、フローボットを起動してください。
これで、「TOKIUMで経費が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。
Yoomでは、TOKIUMやMicrosoft Teamsを使用した便利なフローボットを他にもいくつも用意しています。
・TOKIUMを使用したフローボットテンプレート一覧はこちら
・Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧はこちら
今回は上記、フローボット一覧の中からおすすめの2つをご紹介します。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・登録完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてMicrosoft Teamsの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・重要な取引先の請求書登録完了をMicrosoft Teams上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理を効率化して業務の無駄を省くためのツールですが、請求書が登録されるたびにMicrosoft Teamsに手動で通知するのは、時間と労力を消費するだけではなくヒューマンエラーのリスクも伴います。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Microsoft Teamsへの通知が自動的に行われます。請求書管理業務を効率化して企業全体の生産性向上に貢献するだけでなく、ヒューマンエラーの削減にも繋がるスマートなソリューションです。
■注意事項
・TOKIUM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
↑TOKIUMで請求書が登録されると、Microsoft Teamsに自動で通知できるフローボットです。
これにより、請求書管理業務の効率化が期待でき、ヒューマンエラーの削減にも繋がります。
■概要
グローバルチームとの連携において、Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを都度翻訳し、Slackに転送する作業は手間がかかりがちです。この手作業は、コミュニケーションの遅延や転記ミスを招くこともあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、内容を自動で翻訳しSlackへ通知することが可能です。言語の壁によるコミュニケーションの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
↑Microsoft Teamsに投稿されたメッセージを自動で翻訳し、翻訳結果をSlackのスレッドに自動で投稿できるフローボットです。
言語の壁を越えて、チームメンバー全員が円滑にコミュニケーションを取れるようになります。
アプリ連携を活用して、TOKIUMで登録された経費情報を引用し、Microsoft Teamsに自動通知する方法はいかがでしたか？
今回ご紹介したフローボットを活用すると、担当者は承認や確認などの対応を迅速に行うことが可能になり、手入力による通知が不要になるため、業務効率の向上が期待できます。
ノーコードツールYoomを使用して、業務を自動化してみましょう。
