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リード情報をNotionとSendGridで手動管理する場合、転記作業が課題になります。
作業に時間がかかるだけでなく、入力漏れや重複登録が発生し、データ反映にもタイムラグが生じます。
これらの課題は、NotionとSendGridを連携し、転記作業を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、リード情報の正確性が向上し、チームの連携が強化され、担当者の業務効率化も期待できます。
本記事では、NotionとSendGridをノーコードで連携する方法を紹介します。
専門的な知識は不要で、設定方法も簡単なため、自動化を導入する際に参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Notionのデータベースにリードが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Notionのデータベースにリードが作成されたらSendGridのコンタクトリストに追加する方法
この方法は、Notionのデータベースにリードが作成されたことをNotionが提供するAPIを利用して受け取り、SendGridが提供するAPIを用いてコンタクトリストに追加することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
ステップ1:NotionとSendGridをマイアプリ連携
まずNotionとSendGridをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面でNotionとSendGridを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜Notionの場合＞
・「ページを選択する」をクリックします。続く画面でボックスにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
＜SendGridの場合＞
・アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
ステップ2:テンプレートのコピー
次に、NotionとSendGridを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記の「試してみる」をクリックすると、コピーが完了します。
ステップ3:トリガーとなるNotionの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではNotionで特定のデータベースのページが作成または更新されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionのデータベースにリードが作成されたら、SendGridのコンタクトリストに追加する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
3.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔とデータソースIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。SendGridに情報をすぐ反映したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
データソースIDは、以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
5.テストが成功したら保存します。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
6.次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合は、フローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
7.「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
8.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
9.取得したいレコードの条件を設定してテストを行います。
※右枠には、枠をクリックして表示される「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」から「ID」を設定します。
10.テストが成功すると、『取得した値』にNotionから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
ステップ4:SendGridの設定
最後に、SendGridにリード情報を登録する設定を行います。
1.「アプリと連携する コンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックします。
2.SendGridと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.リード情報を登録する項目を設定してテストを行います。
※Notionの情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示される『取得した値』の「レコードを取得する（ID検索）」から設定します。
※リストIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
4.テストが成功すると、SendGridにリードが登録されます。
問題がなければ保存します。
5.トリガーをONにすると、Notionのデータベースにリードが作成されるたび、SendGridのコンタクトリストにも自動で追加されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
Notionを使ったその他の自動化例
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知する
Notionでページが作成または更新されたらSlackに自動通知するテンプレートです。
この連携を利用することで、手動での通知作業を削減でき、円滑な情報共有が可能になるでしょう。
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
2.Notionにタスクが登録されたらMicrosoft Excelのシートに追加する
Notionにタスクが登録されたら、Microsoft Excelに自動で追加するテンプレートです。
この連携により、タスクの転記作業が自動化され、担当者の業務負担の軽減が期待できます。
3.Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動作成するテンプレートです。
この連携により、フォルダが自動作成され、関連メンバーがスムーズに資料を格納できるでしょう。
■概要
Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごとページを作成し、情報管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
同時にNotionを使用して顧客に関するデータを蓄積することで、Google Driveで管理する情報と連携でき円滑に業務進行を行います。
しかし、Notionに情報が追加されるたび手作業でGoogle Driveにフォルダを作成するのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このテンプレートを使用するとNotion上で取引先追加後、即座にGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業の手間を省きます。
フォルダ作成の手間がなくなるだけでなく、素早いフォルダ作成ができるため、スムーズに業務を進行することができます。
さらにこのフローに続けてチャットツールと連携することで、新規取引先企業の登録とフォルダ作成完了をチーム内に周知させることができます。
■注意事項
・Notion、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
NotionとSendGridを連携するメリットと具体例
メリット1:データの転記ミス防止による正確性向上
NotionからSendGridへリード情報を手動で転記する場合、情報の抜け漏れや重複登録が発生するリスクがあります。
転記データにミスがあると、間違った情報をもとに業務を進めてしまい、タイムロスにつながります。
NotionとSendGridを連携すれば、転記時の人為的ミスを防止でき、管理データの正確性が向上するでしょう。
例えば、キャンペーンで多数のリードを獲得した場合、担当者は登録作業に追われてミスが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、Notionへの登録に集中できるため、人為的ミスが削減され、正確なデータ登録が可能になるでしょう。
メリット2:チーム間のスムーズな情報共有
NotionからSendGridに情報を手動転記する作業には、タイムラグが生じるリスクがあります。
情報の反映が遅れると、関係部門の業務が滞ってしまいます。
NotionとSendGridの連携により転記を自動化すれば、データが円滑に反映され、チーム間の連携強化につながるでしょう。
例えば、営業チームがNotionとSendGridにデータを登録し、SendGridに登録されたデータをマーケティングチームが利用する場合、タイムラグを防ぐことが重要です。
この連携を利用すれば、円滑にデータが反映されるため、マーケティングチームはスムーズに業務を進められるでしょう。
メリット3:手動転記の削減による業務の効率化
NotionからSendGridへの転記作業は定型業務になりがちで、手動だと時間がかかり、効率化が難しいです。
NotionとSendGridを連携すれば、転記作業が自動化され、担当者の業務効率が向上するでしょう。
例えば、少数精鋭のチームでは、担当者はリード情報の登録以外にも多くの業務を抱えており、転記作業に時間を割くことが惜しいかもしれません。
NotionとSendGridの連携により転記作業を削減すれば、空いた時間で他の業務に対応できるようになり、業務を効率化できるでしょう。
まとめ
NotionからSendGridへリード情報を手動で転記する作業には、人的ミスやタイムラグが生じるリスクがあります。
また、作業に時間がかかることで業務の効率化が難しくなります。
これらの課題は、NotionとSendGridを連携し、転記作業を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、データの正確性向上やチーム間の連携強化、業務の効率化が期待できます。
NotionとSendGridの連携は、Yoomを利用することでノーコードで導入できます。
設定方法が簡単で、すぐに利用できるので、この機会にYoomを使った自動化を試してみてください。
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