【ノーコードで実現！】NotionとBacklogを連携して、タスク管理を自動化してみた

[Yoomとは]

NotionとBacklogの連携フローの作り方

それでは早速、NotionとBacklogの連携設定に移っていきましょう！
まだ、Yoomアカウントを取得していない場合はアカウントを取得してください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomの基本的な操作は、以下のサイトを参考にしてください。
‍初めてのYoom

マイアプリ連携

Yoomにログインしたら、

1.「マイアプリ登録」から、「新規作成」をクリックします。

2.登録したいアプリを選択し、使用するアカウントでログインしてください。
・Notion、Backlogどちらも登録をお願いします。　
・なお、Backlogのアプリ連携がうまくいかない場合には、以下を参考にしてください。
Backlogのアプリ連携で失敗する場合の確認点 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)　　　　　

3.登録が完了するとマイアプリにアイコンが表示されます。
・Notion、Backlogのアイコンが登録されているか確認をお願いします。

フロー設定

今回は【Notionの情報を更新したら、Backlogの情報が更新される】というフローを作成していきます。

1.まずは「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリックし、「はじめからの作成」を選択します。

2.表題をわかりやすいように入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択します。

3.Notionを選択してください。

4.トリガーアクションは「データベースが作成または更新されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」してください。

6.Notion連携で保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携する」を選択して、さらにBacklogを選択します。

7.アクションは「課題の追加」を選択し、「次へ」をクリックします。

8.「ドメイン」はBacklogのURL内の「https://●●●●●/」部分がドメインとなります。
「課題を登録するプロジェクトID」はアプリ登録されているとドメイン名入力後、候補から選択することもできます。

9.「課題の件名」は先ほど連携したNotionから取得したアウトプット情報を使用できるので、「タイトル」を選択します。

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10.「課題の種別」もドメイン名が記載されると、候補から選択することができます。
「課題の優先度」は「高」にして、「テスト」をクリック、テストが成功したら、「保存」します。

11.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

これでNotionとBacklogの連携設定が完了しました！

NotionとBacklogのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやBacklogのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

Notionでページが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成する

Notionでページを作成するたびにGoogle Driveフォルダを自動生成するため、手動でフォルダを作成する時間と労力を削減するのに役立つでしょう。
また、自動連携によりデータが一元管理され、必要な情報に漏れなくアクセス可能になります。

毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する

毎月のデータ取得と記録作業を自動化することで、手動でデータを移行する手間を省き、月次報告やデータ分析をスムーズに行えるようサポートします。
自動連携によりヒューマンエラーを防ぎ、正確なデータ管理を実現しましょう。

Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する

ウェビナーの参加者情報を迅速にまとめられるため、情報の整理にかかる時間が節約されます。
また、参加者リストがスピーディーにNotionに反映されるため、次のアクションに素早く移行できます。

Backlogを活用した自動化例

Googleカレンダーにイベントが作成されたら、Backlogに課題を追加する

Googleカレンダーでのイベント作成が自動的にBacklogの課題として反映されるため、手動入力する手間の削減につながります。
また、スケジュールとタスクを連携することで、プロジェクト全体の進行状況が一目で把握しやすくなります。

Backlogで課題が完了したら、課題情報をGoogleスプレッドシートに追加する

Backlogで課題が完了すると課題情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加されるため、手動でのデータ転記作業の手間を省けます。
Googleスプレッドシートで課題情報を一元管理できるため、情報の確認・共有が容易になります。

Backlogで課題が更新されたらSlackに通知する

Backlogでタスクの進捗や変更があった際Slackへ通知が送信されるため、チームメンバー全員が最新情報をリアルタイムで把握しやすくなります。
これにより、コミュニケーションの遅れや情報の漏れを防ぎ、スムーズなプロジェクト運営が期待できます。

NotionとBacklogを連携するメリットと利用シーン

メリット1：Notionのデータ更新に伴うタスクの自動生成

Notionでデータベースが更新されると、自動的にBacklogに新たなタスクが生成されます。この機能により、タスクの手動入力が不要となり、作業漏れや二重入力のリスクが低減されます。

たとえば、会議の議事録やプロジェクトの要件をNotionに追加すると、その内容がスピーディーにBacklogのタスクとして登録されます。これにより、タスクの内容がチームメンバーに共有されやすく、プロジェクトの初期段階から効率的なタスクの進行が期待できます。特に、情報の共有が遅れることなく、プロジェクト計画が明確になるため、プロジェクトの立ち上げがスムーズになることが見込めますね。

メリット2：Notionの情報を活用したタスク進行の効率化

Notionに登録された情報を基に、Backlogでタスクが作成されるため、常に最新情報に基づいて業務を進めることができます。

たとえば、プロジェクトの進捗状況や新たな要件がNotionで更新された場合、その情報がBacklogのタスクとして反映されます。これにより、チームメンバー全員が最新の状況を把握でき、タスク処理の円滑な進行が期待できます。また、作業の優先度や次のステップが明確に示されるため、適切なタイミングで次のアクションに移行可能でしょう。これにより、効率的なタスク進行と情報共有が同時に図れます。

メリット3：タスク背景の共有と関連情報の一元管理

Notionで追加・更新されたデータがBacklogにタスクとして自動的に登録されるだけでなく、関連情報も同時に反映されます。

たとえば、Notionでプロジェクトの要件や詳細が更新された場合、その情報がBacklogのタスクに含まれ、タスクの背景や目的がより明確になります。これにより、チームメンバー全員がタスクの文脈を共有し、迅速な意思決定が期待できます。タスクの進行に必要な資料や情報が一元管理されるため、プロジェクトの透明性が高まり、全体的な作業効率の向上につながるでしょう。

まとめ

NotionとBacklogを連携することで、２つのツールのデータ管理をまとめて行うことができ、効率的なタスク管理や情報共有がしやすくなりました！
二重管理の手間を削減するだけでなく、リアルタイムの情報共有によってスムーズなチームプロジェクトの進行が期待できますね。

また、連携の際に使用したYoomは視覚的にわかりやすく、簡単に設定できます。

Yoomにはまだまだ連携できるアプリがたくさんあるので、他の業務にももっと応用できそうです！
みなさんもぜひ、試してみてください。