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現代のビジネス環境においては、情報管理の効率化や正確でスムーズな情報伝達が重視されるようになってきました。
例えば、Notionの情報を基にZoomの会議を自動作成し、その会議詳細をOutlookでメール送信する自動化は、業務効率の向上や正確な情報伝達の助けとなる可能性があります。
本記事ではノーコードで3つのアプリを連携させ、業務を自動化する方法とその利点について詳しく解説します。
・Notionで情報管理を行なっており、人為的ミスを減らしながら、会議設定や情報共有の正確性を向上させたい企業担当者
・Zoomでの会議設定やOutlookでのメール送信作業に手間を感じている営業チーム
・アプリ間連携を用いて手動業務を自動化し、業務効率化を検討しているリーダー職の方
・チーム間の情報共有やスケジュール管理を効率化し、業務を効率化したいプロジェクトマネージャー
Notion、Zoom、Outlookの連携により、会議作成からメール送信までのプロセスを手動で行う必要がなくなります。
これにより、事務作業に費やす時間を削減し、資料作成など会議に向けた準備に集中できる環境を整えやすくなります。
例えば、営業チームが新しいリードを獲得しNotionに登録した際、自動的にZoomで会議が作成され、Outlookを通じて会議の詳細メールが送信されるため、スケジュール調整に要する時間短縮に期待できます。これにより、業務スピードと顧客対応の質が向上するかもしれません。
会議作成からメール送信までの業務を手動で行うと、誤った会議リンクの送信や日時設定ミス、メールの送信忘れなどのリスクが発生します。
しかし、アプリ連携による業務自動化により、正確なデータが自動送信されるため、人為的ミスのリスク軽減につながります。
例えば、Notionに入力したリード情報をもとにZoomの会議が作成され、いつOutlookメールを自動送信できるので、会議情報の誤記や不備がなくなるため、顧客との信頼関係を損なうリスク低減に期待できます。
アプリ連携による自動化で、チーム内外での情報共有が効率化されます。
Notionのデータを基に作成されたZoomの会議リンクや日程がOutlookでメール送信されることで、全ての関係者が同じ情報をスピーディーに確認できます。
例えば、営業担当者、プロジェクトマネージャー、顧客担当者がひとつのスケジュールを基に行動することで、業務の抜け漏れや重複が防がれ、結果としてチームの連携強化に期待できます。
[Yoomとは]
ここからは実際にアプリ連携の手順を解説していきます。大まかな流れは以下となります。
・NotionとZoom、Outlookをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Notionでトリガーを設定し、ZoomとOutlook、Notionでのアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
すでにYoomに登録済みの方はログインをし、まだ登録していない方は無料登録をして設定を進めていきましょう。
まずはNotionとZoom、Outlookをマイアプリに連携していきます。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし「+新規接続」から設定を進めていきましょう。
「マイアプリの新規接続」画面の検索欄にてNotionを検索し、クリックしてください。
クリックすると、Notionのログインページが表示されます。
使用したいアカウント情報を入力しログインしてください。
ログインするとアクセスリクエストの表示に変わります。
「ページを選択する」をクリックしてください。
次の画面で、アクセスを許可するNotionのページを選択できます。
選択が完了したら「アクセスを許可する」をクリックしてください。
これでNotionのマイアプリ連携が完了しました。
次にZoomのマイアプリ連携を行なっていきます。
先ほどと同様「マイアプリの新規接続」にてZoomを検索してください。
検索結果のZoom（OAuth）をクリックして設定を進めていきましょう。
次の画面でZoomから取得した「Client ID」と「Client secret」を入力します。
「Client ID」と「Client secret」の取得方法はZoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご覧ください。
入力ができたら「追加」をクリックしましょう。
クリック後、Zoomのアクセス認証ページが表示されるので、画面に表示される「Allow」をクリックしてください。
これでZoomのマイアプリ連携が完了しました。
次にOutlookのマイアプリ連携を行なっていきます。
これまでと同様に「マイアプリの新規接続」からOutlookを検索しクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックするとMicrosoftのサインインページが表示されます。
使用したいアカウントの情報を入力して「次へ」をクリックし、Outlookのマイアプリ連携を完了させましょう。
次にフローボットのテンプレートをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」の表示が出たら「OK」をクリックしてコピー完了です。
次にNotionでのトリガー設定を行なっていきます。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。（画像のように、画面表示によって文末が短縮されている場合があります）
次の画面ではタイトルとアカウント情報の確認および修正を行います。
「Notionと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
複数アカウントを所有している場合、意図せず別アカウントが選択されている可能性があります。
タイトルは任意で編集可能ですが、『トリガーアクション』は変更せずに『次へ』をクリックしてください。
次に「トリガーの起動間隔」と「データソースID」を設定します。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「データソースID」にはNotionでリード情報を格納しているページのURLから引用してください。
画像のように入力バークリック後の『候補』から情報を選択することもできます。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしましょう。
エラーが発生してうまくいかない場合は下記をご確認ください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法
テストが成功すると、「取得した値」にNotionから取得した情報が表示されます。
取得した情報を確認し、「保存する」をクリックしましょう。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
次に「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
次にタイトルの任意編集とアカウントの確認、「データベースID」の入力を行います。
先ほどと同様に「実行アクション」は変更しないでください。
「データベースID」の欄をクリックし、リード情報を格納しているデータベースを選択してください。
もしくは、データベースURL内の「notion.so/[ドメイン名]/●●●?」または「notion.so/●●●?」の「●●●」部分を入力してください。
各項目の設定が完了したら「次へ」をクリックして先に進みましょう。
次にレコード取得のテストを行います。
「取得したいレコードの条件」の空欄をクリックすると、取得した情報を引用できます。今回は「ID」を選択しました。
条件を設定できたら「テスト」をクリックしてください。
青くテスト成功と表示されたら「保存する」をクリックしましょう。
次にZoomでのアクションを設定していきます。
「ミーティングを作成」をクリックしてください。
こちらも先ほどと同様、タイトルの任意編集とアカウントの確認を行います。
アクションは変更せず「次へ」をクリックして先へ進みましょう。
次の画面ではミーティング内容の詳細を設定していきます。
「メールアドレス」にはZoomで使用しているメールアドレスを入力してください。
その他「※必須」と表示されている欄をクリックすると、『取得した値』から情報を引用することができます。
今回は画像のように設定を行いました。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。
次にOutlookのアクション設定を行なっていきます。
「メールを送る」をクリックしてください。
次の画面では、これまでと同様にタイトルの任意編集とアカウントの確認を行います。
各項目を確認したらページをスクロールダウンしてください。
次にメール内容の設定を行います。
画像のように、先ほど取得した値から情報を引用します。
これによってNotionに保存した情報を基に、メールが自動作成されます。
設定が完了したら「次へ」をクリックしてください。
次の画面で情報が正しく引用されているか確認ができます。
問題なければ「テスト」を押し、メールを送信しましょう。
テストが成功し問題なくメールが送信されたら「保存する」をクリックしてください。
（実際にメールが送信されるため、動作確認の際は自身のメールアドレスなどを設定するのがおすすめです）
これで各アプリのアクション設定が完了しました。
次に、ここまでのアクション情報をNotionで更新する設定を行います。
「レコードを更新する（ID検索）」をクリックしてください。
次の画面ではステップ3と同様に、タイトルの任意編集とアカウントの確認、「データベースID」の入力を行います。
「実行アクション」は変更せず「次へ」をクリックしてください。
次に「更新したいレコードの条件」を設定します。今回はレコードIDの情報が等しいことを条件としました。
スクロールダウンし「更新後のレコードの値」を設定します。
基本的にはNotionのレコード情報を引用し設定しますが、「Zoom MTGID」にはZoomのミーティングIDを引用するよう設定しましょう。
また「メモ」は任意で設定できます。今回はZoomミーティングのパスコードを引用しました。
各項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テスト成功が確認できたら「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックしてフロー起動の準備を完了させましょう。
これでNotionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しOutlookで会議情報を先方に自動で送信し、Notionのレコードも自動更新される状態になりました。
こちらは、NotionとLINE WORKSを連携し、ページ作成または更新後に行なっていた通知作業を自動化するフローです。
Notionでのデータ管理とLINE WORKSを使ってチームに情報共有を行うリーダー職の方や、従業員数が多く認識の認識のズレが発生しやすい状況などに役立つことでしょう。
こちらは、NotionとLINEを連携してタスク管理を効率化するフローです。
日々タスク管理に時間を取られているプロジェクトマネージャーやスケジュールの把握が難しい繁忙期などにおすすめです。
こちらは、Notionとマネーフォワードクラウド請求書を連携し請求書発行を自動化するフローです。
請求書関連の業務を効率化し、顧客対応に集中したいカスタマーサポートチームや部署間の連携を強化したい企業におすすめです。
本記事では、Notion、Zoom、Outlookを連携させることで、業務の自動化を実現する方法とそのメリットについて解説しました。
ノーコードで簡単に設定できるため、技術的なハードルも低く、すぐに導入可能です。
これにより、事務作業の削減や人為的ミスの軽減、情報共有の効率化が期待でき、業務全体の効率化につながります。
ぜひ、この機会にYoomでアプリ連携を活用し、業務の効率化を体験してください。
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