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「Zoomでのミーティング後、参加者リストをHunterに手作業で登録している…」
「ウェビナーの参加者が多くて、リード情報を移すだけで時間が溶けてしまう…」
このように、ZoomとHunter間でのデータ連携作業に、手間や非効率を感じていませんか？手作業によるデータ入力は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
もし、<span class="mark-yellow">Zoomでのミーティングやウェビナーが終了するたびに、参加者の情報が自動でHunterにリードとして登録される自動化の仕組み</span>があれば、これらの定型業務から解放され、より重要な営業アプローチや顧客対応に集中できる時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現でき、日々の繰り返し作業にかかっていた手間や時間を削減できるはずです。
ぜひこの機会に導入して業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ZoomとHunterを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ZoomとHunterのAPIを連携させると、これまで手作業で行っていたZoomの参加者情報をHunterへ登録する業務を完全に自動化できます。
これにより、作業時間を削減し、入力ミスを防ぎながら、営業活動の初動を早めることが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しましょう。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Zoomミーティングが終了するたびに、その参加者情報を手動でHunterに登録する作業は、単純ながらも時間のかかる業務です。
この連携を利用すれば、ミーティング終了をトリガーとして、<span class="mark-yellow">参加者の氏名やメールアドレスといった情報を自動でHunterにリードとして作成</span>するため、手作業による登録の手間と時間を削減し、迅速なフォローアップが実現できるかもしれません。
大規模なウェビナー開催後、数百人規模の参加者リストをHunterに手入力するのは非常に骨の折れる作業であり、ミスも発生しやすくなりますよね。
この連携フローを導入することで、<span class="mark-yellow">Zoomウェビナーの参加者情報が自動的にHunterのリードとして一括登録</span>されるため、大量のデータ入力作業から解放され、ヒューマンエラーを削減できるはずです。
それでは、さっそく実際にZoomとHunterを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでZoomとHunterの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Zoomミーティングが終了したら、Hunterでリードを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
まず、右上の検索窓に「Zoom」と入力し、検索結果からZoomのアイコンを選択します。
※Zoomのプランによって利用可能なアクションが異なるので予めご注意ください。
現在は、今回の「ミーティングが終了したら」と「ミーティングのレコーディング情報を取得する」というアクションがZoomの有料プランのみの対応となっています。
詳しくは、こちらもチェックしてみてください。
※詳しい登録方法は、こちらをご参照ください。
表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
続いてHunterをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からHunterを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにZoomとHunterが表示されていれば、登録完了です！
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Zoomミーティングが終了したら、Hunterでリードを作成する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するZoomに、ミーティングを作成・開始し終了しておきましょう！
※後続のZoomのトリガー設定時のテストで必要になります。
テスト用のため、ミーティング内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！なお、トピックや説明には参加者のフルネームや会社名などを設定しておきましょう。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「ミーティングが終了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「メールアドレス」は、対象となるZoomアカウントのメールアドレスを入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
なお、この取得した値のことをアウトプットと呼びます。アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはHunterに自動登録可能です！
また、アウトプットの詳しい内容はこちらをご参照ください。
捕捉として、以下の取得した値＝アウトプットには実際のミーティングデータが挿入されていない状態です。実際にはミーティングデータが挿入された状態となります。
アウトプットが確認できたら保存ボタンを押し次へ進みましょう。
1.アプリと連携する「ミーティングの詳細情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
ミーティングIDは入力欄をクリックして表示される取得した値＝先ほど取得したアウトプットから選択してください。
このようにアウトプットを活用することで、最新のZoomミーティングのデータをその都度Hunterに自動反映可能となります！
入力を終えたら「テスト」を実行し、情報の取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、OCR技術を使って、テキストからデータを抽出する設定を行います。
「テキスト抽出」をクリックしましょう。
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
2.アクション選択設定は、テンプレートを使用しているためデフォルトで完了しています。設定内容を確認し、次へ進みましょう。
3.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
なお、ここでは参加者の会社名や姓名などが記載されているデータを選択しています。
次にデータから抽出したい項目を設定します。
ここで抽出したテキストデータを用いて、Hunterにデータを追加するため、Hunterに追加したい項目を全て設定するようにしましょう。
複数の項目を設定する場合、カンマ（,）区切りで入力してくださいね！
今回は姓名、会社名をトピック、説明から抽出できるよう、以下画像のように入力しています。
入力が完了したら「テスト」を実行し、正しくテキストからデータが抽出されていることを確認しましょう。確認後、「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「リードを作成する」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「Email」「First name」「Last name」「The name of the company」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
その他の項目は、任意で設定してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にHunterにデータが追加されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
今回はZoomからHunterへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にHunterで新しいリードが作成された際に、Zoomで自動的にミーティングを設定するといった連携も可能です。営業活動のさらなる効率化に繋がるテンプレートも併せてご利用ください。
Hunterで新しいリードを獲得した後、手動でZoomミーティングを設定し、メールで案内を送るプロセスは手間がかかります。
このテンプレートを使えば、Hunterでのリード作成をトリガーに、<span class="mark-yellow">自動でZoomミーティングを作成し、対象者へ案内メールまで送信する一連の流れを自動化</span>できるため、リード獲得から商談設定までの時間を短縮し、機会損失を防ぎます。
獲得したリードをウェビナーに誘導し、育成していくプロセスも自動化が可能です。
この連携は、Hunterで作成されたリード情報を<span class="mark-yellow">自動で特定のZoomウェビナーの登録者として追加し、案内メールを送信</span>するため、リードナーチャリングのプロセスを効率化し、継続的な顧客接点を手間なく構築できます。
ZoomやHunterのAPIを活用することで、会議運営や営業リード管理の効率化が実現できます。
Yoomにはこうした業務を自動化できるテンプレートが豊富に揃っているので、ぜひご活用ください！
Zoomによる自動化では、会議終了後の情報整理や共有をスムーズに自動化できます。
たとえば、ミーティング終了時にレコーディング情報をGoogle スプレッドシートへ記録したり、録画を文字起こし・要約してPDF議事録としてBoxに保存することが可能です。
また、録画リンクをGoogleカレンダーに自動追記したり、ウェビナー終了時にDiscordへ通知することで、参加者や関係者への情報共有も効率化できますね！
Hunterでの自動化を導入すれば、見込み顧客情報の登録や活用を自動化できます。
たとえば、新しいリードが登録されたらSlackで共有したり、GoogleコンタクトやSalesforceに自動同期して営業活動をスピーディーに開始できます。
また、特定条件のリード作成時にGoogle Driveフォルダを自動作成したり、Outlook受信メールをきっかけにHunterでリードを生成するといった、情報整理と共有の効率化も可能です！
ZoomとHunterの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティングやウェビナー後の参加者リストの転記作業から解放され、ヒューマンエラーも未然に防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者はリード情報を即座に活用して次のアプローチに移ることができ、機会損失を防ぎながら、より戦略的な営業活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q:連携が失敗した場合の通知は可能ですか？
A:可能です。
連携が失敗した場合は、Yoomに登録しているメールアドレス宛や通知設定で設定しているチャットツールに通知されます。
Q:Hunterに登録する項目は追加できますか？
A:本記事で紹介した項目以外にも、「Position」「Phone number」「Source」などの項目を設定することができます。
Q:特定の参加者を除外して登録できますか？
A:「テキストからデータを抽出する」の設定項目「指示内容」にて、抽出の方法や指示を記載できます。例えば、[]で囲まれた部分だけを抽出してください。など具体的な指示を記載することで可能です。
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