OneDriveでファイルが更新されたら、Outlookに更新内容を通知する
OneDriveでファイルが更新されたら、Outlookに更新内容を通知するフローです。
ファイル内容の確認間違いや漏れの防止などが期待できます。
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OneDriveに新しいファイルを追加した際、Outlookを介してメンバーへいち早く共有することってありますよね。しかし、業務が立て込んでいてメッセージを送信するのが遅れてしまったり、時には忘れてしまった！なんて経験はありませんか？
もしこのような経験があるなら、この機会にOneDriveとOutlookのデータ連携をおすすめします！
とは言え、連携といっても「設定が難しそう」「エンジニアの手が必要なのでは？」と感じてしまいますよね。
しかし、ノーコードツールのYoomを活用すれば、<span class="mark-yellow">誰でも簡単にOneDriveとOutlookを連携でき、データを自動同期可能です！</span>
連携ができれば手作業の負担が軽減され、ファイルの共有ミスなどを防ぐことが可能になるかもしれません。
本記事では、OneDriveとOutlookの連携でできることや、具体的な設定手順を詳しく解説します。チームメンバーとのファイル共有を自動化したい方は、ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOneDriveとOutlookの連携が可能です。YoomにはあらかじめOneDriveとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
OneDriveとOutlookをAPI連携すれば、OneDriveのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さずに、自動的に実施できます。
OneDriveにファイルが追加されたら、Outlookにファイルを添付して通知するフローです。
チーム同士でのファイルの共有を効率化できます。
OneDriveでファイルが更新されたら、Outlookに更新内容を通知するフローです。
ファイル内容の確認間違いや漏れの防止などが期待できます。
それでは、さっそく実際にOneDriveとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOneDriveとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、OneDriveで追加されたファイルをOutlookにデータ連携するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
まずは、OneDriveとOutlookをマイアプリ連携します。
Yoomにログインしたら、左のメニュー欄にある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしましょう。
【OneDriveの場合】
1.「OneDrive」と検索し、アプリ一覧からOneDriveを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
以上で、OneDriveのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
【Outlookの場合】
1.「Outlook」と検索し、アプリ一覧からOutlookを選択します。
2.Microsoftアカウントのサインインが求められるので、連携したいアカウントのメールアドレスを入力します。
3.パスワードを入力します。
以上で、Outlookのマイアプリ連携は完了です。
Microsoft365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項について、こちらのページも合わせてご覧ください。
マイアプリ連携が完了したら、早速テンプレートを設定していきましょう。
以下のバナーにある「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
Yoomにテンプレートがコピーされると、次の画面が表示されるので「OK」を押します。
(1)テンプレートの1番上にある「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」をクリックします。
(2)Yoomと連携したいOneDriveのアカウント情報を選択し、「次へ」をクリックします。
事前にアプリを連携しておくことで、連携したアカウントの情報が自動で選択されます。
(3)トリガーの起動間隔を5分・10分・15分・30分・60分から選択します。
基本的には最短の時間で設定しておきましょう。
※トリガーの起動間隔は、プランによって異なります。
(4)「ドライブID」にOneDriveのドライブIDを入力します。
「候補」にアカウント内にあるドライブのリストが表示されるので、運用に合ったドライブを選択しましょう。
(5)「フォルダ名」に運用対象となるフォルダの名前を入力します。
その後、「フォルダID」にフォルダ名と合致するフォルダIDを入力します。
「フォルダID」の入力ボックスをクリックすると、「候補」に入力したフォルダ名に一致するフォルダIDが表示されるので、該当するものを選択しましょう。
(6)「テスト」をクリックして、テストを実行しましょう。
テストが成功し、「アウトプット」にフォルダ内のファイルの情報が抽出されているか確認します。もしテストが成功しない場合は、ファイルを追加・更新などを行ってみてください。
問題がなければ、「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイルをダウンロード」をクリックします。
(2)「OneDriveと連携するアカウント情報」にステップ3で連携したOneDriveのアカウントを選択します。
(3)「ドライブID」にダウンロードしたいファイルが保存されているドライブのIDを設定します。
「候補」からもドライブIDを選択できます。
(4)「ファイルのアイテムID」に、「アウトプット」の「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」にある「アイテムID」を選択します。
(5)「テスト」をクリックしてテストを実行します。
テストが成功すると設定したファイルがダウンロードできるようになります。
「ダウンロード」をクリックすることで、ファイルの内容を確認できます。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「テキストを生成する」をクリックします。
(2)「アクション」にテキストを何字まで生成するかを設定します。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
(3)「プロンプト」にAIへの動作指示を設定します。
「下記内容から拡張子を削除してください」の下部に、「アウトプット」の「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」から「アイテム名」を選択します。
(4)「言語」を任意で設定しますが、基本的には未入力にしておくとよいでしょう。
「テスト」をクリックして、テストを実行します。
(5)「テスト成功」が表示され、「アウトプット」に拡張子が削除されたファイル名が表示されていればOKです。
「保存する」をクリックして設定完了です。
(1)テンプレートの「ファイル名の変換」をクリックします。
(2)「ファイル名変換対象の値」を「ダウンロードしたファイル」に設定します。
「返還後のファイル名」に「アウトプット」の「テキストを生成する」から「生成結果」を選択します。
(3)「アウトプット名」は「ファイル名の変換後のファイル」を設定します。
(1)テンプレートの「メールを送る」をクリックします。
(2)「Outlookと連携するアカウント情報」でOutlookのアカウント情報を選択します。
(3)「メール内容」で以下を設定します。
(4)「本文」を任意で設定します。
「アウトプット」の「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」から「アイテム名」や「URL」などを選択しておくことで、通知内容にファイル名やファイルURLなどを引用できます。
(5)「添付ファイル」には、「アウトプットを使用」と「ファイル名変換後のファイル」を設定し、「次へ」をクリックします。
(6)「メールの送信内容」を確認します。
「テスト」をクリックし、テストを実行してみましょう。
設定したメールアドレス宛てに、メールが送信されているか確認してみましょう。
問題がなければ「保存する」をクリックして設定が完了です。
以上で、すべての設定が完了です。
設定の完了後は、以下のようなポップが表示されるのでトリガーをONにします。
実際にフローが正常に動作するかをチェックしてみましょう！
OneDriveやOutlookのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
ファイルのアップロードや保存、ファイルの作成の他、他ツールのデータをファイルと紐づける自動化なども実現できます！
メールデータを格納したり、必要なデータを定期的に取得して送信したりといった自動化が可能です！
OneDriveとOutlookの連携方法をご紹介しました！
今回紹介したフローのように、OneDriveに追加された新規ファイルをOutlookへ通知できるようになれば、しかるべきメンバーへの素早いパス回しなどが実現できるかもしれません。これにより、業務効率が向上したらとっても嬉しいですよね！
また、<span class="mark-yellow">今回のアプリ連携はプログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、アプリ連携初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
このような自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
無料アカウントを発行した後は、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です。仕事の合間にささっとアカウント登録が可能なため、ぜひこの機会にお試しください！
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