Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する方法

ステップ1：Outlook、Dify、Microsoft Teamsをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Outlookをクリックします。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
(3)サインイン画面から、お持ちのアカウントでログインをします。

(4)次はDifyをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からDifyをクリックします。
(5)「Difyの新規登録」画面から赤枠を確認の上、アカウント名、アクセストークンを入力し「追加」をクリックします。
Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

(6)次はMicrosoft Teamsをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からMicrosoft Teamsをクリックします。
既にOutlookのマイアプリ登録時にログインを行っているため、Microsoft Teamsをクリックするだけで自動的にログインし、マイアプリに登録されます。
連携が完了するとYoomのマイアプリにOutlook・Dify・Microsoft Teamsが登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Outlookと連携してメールを受信した際の設定をする

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックします。

(2)Outlookの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Outlookと連携するアカウント情報に誤りがないかと確認し、トリガーアクションは「メールを受信したら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、メールフォルダIDを候補から選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：Difyと連携してチャットメッセージを送信する

(1)次にDifyと連携してAIで回答案を作成し、チャットメッセージを送信します。
「チャットメッセージを送信」をクリックします。

(2)Difyの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Difyと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャットメッセージを送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、queryをアウトプットから選択します。アウトプットから選択することでOutlookの情報を引用できます。
userは半角英数字で任意の識別子を設定します。

そのほかの項目は必須項目ではありませんが、活用することでプロンプトや通知をより柔軟で効率的に設定できます。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：Microsoft Teamsと連携してチャネルにメッセージを送る

(1)次にMicrosoft Teamsと連携してチャネルにメッセージを送ります。
「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

(2)Microsoft Teamsの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「チャネルにメッセージを送る」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、チームID、チャネルIDを候補から選択します。
メッセージに入力した内容がMicrosoft Teamsに通知されます。

その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Outlookでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する」フローボットの完成です。

DifyとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもDifyとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がありますので、いくつかご紹介します。

1.Googleフォームでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

Googleフォームと連携することで、Googleフォームからのお問い合わせ時に、回答内容を自動でDifyで作成し、Microsoft Teamsに通知されます。一連の動作が自動化されるため、スムーズに顧客へ返信できるでしょう。

2.Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、Difyのチャットボットで自動生成し返答する

このフローを活用すると、顧客からのお問い合わせにチャットボットがすぐに返答し、顧客を待たせることなく対応できます。また、自動化することで担当者の負担を軽減することが期待できます。

3.Gmailでお問い合わせメールを受信したら回答内容をDifyで作成しMicrosoft Teamsに通知する

このフローは、Gmailを活用して顧客からのお問い合わせに対応している方におすすめです。自動化することで、問い合わせに対する返答時間の短縮が期待できます。また、Microsoft Teamsで通知することで、チームメンバー間の情報共有がスムーズに進むでしょう。

さらに、Outlook・Dify・Microsoft Teamsを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Outlookを使用したフローボットテンプレート一覧

Difyを使用したフローボットテンプレート一覧

Microsoft Teamsを使用したフローボットテンプレート一覧    

まとめ

Outlook、Dify、Microsoft Teamsを連携させることで、問い合わせ対応業務を効率化しながら、スピーディーかつ正確な顧客対応を実現できそうです！
この仕組みは、AIによる回答案作成で対応スピードを向上させるだけでなく、人間による最終チェックを組み込むことで品質を確保し、チーム全体の連携を強化できるでしょう。また、回答の標準化により一貫性を保つことで、顧客からの信頼を高める効果も期待できます。
業務効率化の第一歩として、ぜひ導入をご検討ください。