Outlookで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する

ステップ1:OutlookとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

まず、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携しましょう。
これによりアプリ同士を連携して、フローボットを作成できます。

1.Outlookのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。

マイアプリ一覧からOutlookを選択しましょう。

連携したいアカウントを選択します。

パスワードを入力してください。

これで、Outlookのマイアプリ登録ができました。

2.Microsoft Excelのマイアプリ登録

先ほどと同様にマイアプリ選択後、新規接続をクリックしましょう。

マイアプリ一覧でMicrosoft Excelを選択します。

Microsoft Excelのマイアプリ登録画面はOutlookと同様の画面となります。
連携するアカウントを選択しましょう。

パスワードを入力します。

これでMicrosoft Excelのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする設定

次に、テンプレートをコピーしましょう。
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クリック後、Yoomのテンプレートサイトに切り替わったら、「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。

コピーが完了したと表示されたら「OK」をクリックしてください。

これでテンプレートのコピーができました。

ステップ3:Outlookのトリガーを設定

次に、フローボットを設定しましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「メールを受信したら」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは事前に入力済みですが、必要に応じて変更してください。
Outlookと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「メールを受信したら」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。
メールフォルダIDを候補から選択します。
設定後、トリガーアクション（メールを受信）を実行してテストをクリックしましょう。

Outlookのメール内容がアウトプットとして取得できたら保存してください。

ステップ4:データを抽出する

次に「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

注:AIオペレーションは一部プランでのみ利用できます。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなります。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）の使用が可能です。

1.アクションを選択

タイトルは変更できます。
変換タイプを選択し、「次へ」をクリックしましょう。

2.詳細を設定

対象のテキストには、Outlookのトリガーで取得した「本文」をアウトプットから選択しましょう。

抽出したい項目を設定します。
ここでは「アンケート結果をExcelに追加する」という想定で作成しています。
設定後、テストをクリックしましょう。

テストが成功したら、Outlookから抽出したい項目がアウトプットとして取得できました。
ここまでできたら、保存しましょう。

ステップ5:Microsoft Excelのアクションを設定

いよいよ最後の項目です。
「レコードを追加する」をクリックして設定を進めましょう。

1.データベースの連携

タイトルは変更できます。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報を確認しましょう。
実行アクションは、「レコードを追加する」を選択してください。

‍

ファイルの保存場所を選択しましょう。
ドライブID、アイテムID、シート名を候補から選択してください。
テーブル範囲を入力しましょう。
設定したら、「次へ」をクリックします。

2.データベース操作の詳細設定

追加するレコードの値については、「テキストデータを抽出」で取得したアウトプットを選択しましょう。
入力後、テストをクリックしてMicrosoft Excelのレコードに情報が追加できたら保存してください。

保存後、設定が完了したと表示されたら、「トリガーをON」をクリックして動作チェックを行いましょう。

これでフローボットの設定ができました！

OutlookとMicrosoft Excelを活用した自動化例

Yoomには自動化できるテンプレートが多数あります。
ここではOutlookとMicrosoft Excelを活用した自動化例を3つご紹介しましょう。

1.入力フォームで回答が送信されたらMicrosoft Excelに追加して、Outlookにメールを送信するテンプレートです。‍

入力フォームの内容を手入力でMicrosoft Excelに追加していると手間がかかるでしょう。
このテンプレートを活用すれば、自動で追加できるため、事務作業の負担の軽減が期待できます。
さらにOutlookと連携することで、フォームの内容を通知でき、情報の確認がしやすくなります。

2.Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加するテンプレートです。

メール情報を手動で追加していると、ミスが起きるかもしれません。
このテンプレートを使用することで、ヒューマンエラーの防げます。
これにより、確認や修正作業の時間を短縮でき、スムーズに業務を進められるでしょう。

3.HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付するテンプレートです。

Yoomにアクセスせずに、HubSpotから請求書を自動作成し、Outlookで送信できます。
ツール間を行き来せずにフローボットを起動できるため、作業スピードが向上するでしょう。
請求書作成フローの自動化により、業務の効率化が期待できます。

OutlookとMicrosoft Excelの連携メリットと具体例

メリット1:手作業を削減できる

手作業でOutlookのメールからアンケート結果をExcelに転記する業務を、自動化できます。
例えば、営業部でサービスの説明会を行なったとしましょう。
必要項目を手入力でMicrosoft Excelに追加していると、時間がかかり非効率だと感じるかもしれません。
OutlookとMicrosoft Excelを連携すれば、必要な項目を抽出し、Microsoft Excelに自動追加できます。
これにより、手動で転記する作業を削減でき、事務作業の時間を短縮できるでしょう。
その結果、顧客の対応などの重要な業務に集中することが可能になります。

メリット2:データ入力のミスの防止できる

手動でのデータ転記は、ミスや漏れが発生する可能性があります。
例えば、人事部などで会社説明会のアンケートをOutlookで行っているとします。
手入力でMicrosoft Excelに追加していると、「氏名の入力ミス」や「入力漏れ」が起きてしまい、正しいデータ管理ができないかもしれません。
OutlookとMicrosoft Excelの連携により、ヒューマンエラーを防止でき、確認作業などを削減できそうです。
これにより、正確な情報管理が期待でき、業務が円滑に進むでしょう。

メリット3:データ管理の一元化ができる

手動でMicrosoft Excelに転記していると、情報にズレが発生するかもしれません。
例えば、サービスの問い合わせ対応をOutlookで行い、Microsoft Excelで情報を管理しているとしましょう。
手作業で情報を転記していると、入力のタイミングによりMicrosoft Excelの情報が最新の状態ではないことがあるかもしれません。
OutlookとMicrosoft Excelを連携すれば、データの整合性を保つことができ、情報をMicrosoft Excelで一元管理することが期待できます。
これにより、顧客対応の遅延などを防ぎ、業務の効率化ができそうです。

まとめ

OutlookとMicrosoft Excelを連携すれば、手動で転記する作業を削減できます。
これにより、入力の手間や入力ミスなどを軽減することが見込めます。
さらにデータをMicrosoft Excelで一元管理することが期待できます。
Yoomを使用すると、プログラミングの知識がない人でも簡単に操作することが可能です。
これまで自動化に興味はあったけれど、ハードルが高いと感じていた方にも試しやすいツールだと思います。
この機会に、OutlookとMicrosoft Excelを連携して、転記作業を自動化してみませんか？