Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する」ワークフローは、スケジュール管理とコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
日々の予定管理やメンバーへの連絡は手間がかかります。特にGoogleカレンダーとOutlookを併用していると、情報の橋渡しに時間が取られるリスクがあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が追加された瞬間に、自動でOutlookを通じてリストのメンバーにメールを送信できます。
これにより、スムーズな情報共有と効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとOutlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
・メンバーへの定期的な連絡を手作業で行っており、効率化を図りたい方
・スケジュール管理とメール通知を自動化し、業務の負担を軽減したいチームリーダー
・ITツールを活用して業務ワークフローの最適化を目指している経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「イベントの参加者リストに毎回手動でリマインドメールを送るのが大変…」「フォームに回答があったら、関係者全員に通知メールを送りたいけど、宛先が多くて手間がかかる…」
このように、Outlookを使ったメールの一括送信作業に、時間と労力を費やしていませんか？
もし、様々なアプリをきっかけに、指定したリストのメンバーへOutlookから自動でメールを一括送信できる仕組みがあれば、こうした定型的な連絡業務から解放されます。
これにより戦略的な業務やコア業務に集中できる時間を創出することが期待できますね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要です。
ぜひこの機会に自動化を取り入れ、日々のメール業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookでメールを一括送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する」ワークフローは、スケジュール管理とコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
日々の予定管理やメンバーへの連絡は手間がかかります。特にGoogleカレンダーとOutlookを併用していると、情報の橋渡しに時間が取られるリスクがあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が追加された瞬間に、自動でOutlookを通じてリストのメンバーにメールを送信できます。
これにより、スムーズな情報共有と効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとOutlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
・メンバーへの定期的な連絡を手作業で行っており、効率化を図りたい方
・スケジュール管理とメール通知を自動化し、業務の負担を軽減したいチームリーダー
・ITツールを活用して業務ワークフローの最適化を目指している経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでのメール一括送信を自動化する方法
普段お使いの様々なツールでのアクションをきっかけに、Outlookからメールを一括で自動送信する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化により、連絡業務の手間を削減し、送信漏れや遅延を防ぐことができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールツールをトリガーに、Outlookでメールを一括送信する
Googleカレンダーなどのスケジュールツールに特定の予定が登録されたことをトリガーとして、事前に設定したリストのメンバーにOutlookからメールを自動で一括送信することができます。
イベントのリマインダーや会議の案内などを、手間なく確実に届けられるようになり、コミュニケーションの円滑化に繋がります！
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
「Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する」ワークフローは、スケジュール管理とコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
日々の予定管理やメンバーへの連絡は手間がかかります。特にGoogleカレンダーとOutlookを併用していると、情報の橋渡しに時間が取られるリスクがあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が追加された瞬間に、自動でOutlookを通じてリストのメンバーにメールを送信できます。
これにより、スムーズな情報共有と効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとOutlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
・メンバーへの定期的な連絡を手作業で行っており、効率化を図りたい方
・スケジュール管理とメール通知を自動化し、業務の負担を軽減したいチームリーダー
・ITツールを活用して業務ワークフローの最適化を目指している経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームツールの回答をトリガーに、Outlookでメールを一括送信する
Googleフォームなどのフォームツールに新しい回答が送信された際に、回答者や関係部署のリストに対してOutlookからメールを自動で一括送信することができます。
問い合わせへの自動返信や、社内への情報共有などをスムーズに行えるため、対応漏れを防ぎながら顧客満足度や業務効率の向上に貢献できるでしょう！
Googleフォームに回答が送信されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
「Googleフォームに回答が送信されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する」ワークフローは、フォームの回答をトリガーにOutlookで一斉メールを自動送信する業務ワークフローです。
これにより、手動でのメール送信作業を省略し、効率的にコミュニケーションを図ることができます。
YoomのAPI連携機能を活用して、スムーズな情報の流れを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してアンケートや申し込みを行っているが、手動でのメール送信に時間がかかっている方
・Outlookでのメール配信を効率化し、リストメンバーへの一斉送信を自動化したいビジネスユーザー
・業務フローの自動化を検討しており、Yoomを活用してメール管理を改善したい方
・RPAやAPI連携を利用して、日常業務の繰り返し作業を減らしたいIT担当者
・チーム内での情報共有を迅速化し、効率的なコミュニケーションを図りたいリーダー
■注意事項
・Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ストレージサービスへのファイル格納をトリガーに、Outlookでメールを一括送信する
Boxなどのオンラインストレージサービスに新しいファイルが格納されたら、関係者リストへOutlookからメールを自動で一括送信することができます。
資料共有の連絡などを自動化し、チーム内での迅速な情報連携を実現して、プロジェクトの進行をスムーズにします！
Boxにファイルが格納されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Boxにファイルが格納されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する業務ワークフローです。
ファイル共有と通知を効率化し、チーム内の情報共有をスムーズに行えます。
Yoomを活用することで、手動でのメール送信作業を自動化し、時間と労力を節約します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しているビジネスユーザーの方
・ファイル共有時にチームメンバーへの通知を自動化したい管理者の方
・メールの一括送信を効率的に行いたい方
・業務ワークフローの自動化を導入して業務効率を向上させたい企業のIT担当者
■注意事項
・ Box、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleカレンダーの予定からOutlookでメールを一括送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに特定の予定が登録された際に、指定したリストのメンバーへOutlookからメールを自動で一括送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleカレンダー・Google スプレッドシート・Outlookのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Googleカレンダーのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
試してみる
■概要
「Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する」ワークフローは、スケジュール管理とコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
日々の予定管理やメンバーへの連絡は手間がかかります。特にGoogleカレンダーとOutlookを併用していると、情報の橋渡しに時間が取られるリスクがあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が追加された瞬間に、自動でOutlookを通じてリストのメンバーにメールを送信できます。
これにより、スムーズな情報共有と効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとOutlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
・メンバーへの定期的な連絡を手作業で行っており、効率化を図りたい方
・スケジュール管理とメール通知を自動化し、業務の負担を軽減したいチームリーダー
・ITツールを活用して業務ワークフローの最適化を目指している経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Googleカレンダー・Google スプレッドシート・Outlookのマイアプリ登録をしよう
フローボットを設定する前にYoomと各アプリを連携しましょう。
Google カレンダーのマイアプリ登録手順
Googleカレンダーを連携していきます！
まずはYoomにログインしましょう。
次に、画面左上にあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Googleカレンダーを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択します。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
Outlookのマイアプリ登録手順
Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは先ほどの手順と同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
アプリ一覧でOutlookを選択してください。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomのテンプレートを活用すれば、コピーした時点でフローボットの大枠が設定されています。
流れに沿って設定するだけで、すぐに設定が完成します。
それでは下のバナーをクリックしてコピーしましょう。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
「Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する」ワークフローは、スケジュール管理とコミュニケーションを自動化する業務ワークフローです。
日々の予定管理やメンバーへの連絡は手間がかかります。特にGoogleカレンダーとOutlookを併用していると、情報の橋渡しに時間が取られるリスクがあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が追加された瞬間に、自動でOutlookを通じてリストのメンバーにメールを送信できます。
これにより、スムーズな情報共有と効率的な業務運営が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとOutlookを日常的に利用しているビジネスパーソン
・メンバーへの定期的な連絡を手作業で行っており、効率化を図りたい方
・スケジュール管理とメール通知を自動化し、業務の負担を軽減したいチームリーダー
・ITツールを活用して業務ワークフローの最適化を目指している経営者
■注意事項
・Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定
必須項目を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
トリガー起動時間とは、設定時間毎にトリガーイベントが実行されていないか確認する時間のことを指します。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDは候補から選択してください。
設定したら、Googleカレンダーにテスト予定を作成します。
作成したらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Googleカレンダーの予定の情報が取得できたら保存してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定しよう
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのデータベースは下記を使用します。
ここに登録しているメールアドレス宛に、Googleカレンダーの予定をOutlookで送信していきます。
データベースの連携
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
-
スプレッドシートID・タブ名:候補から、メールアドレスが保存されているデータベースを選択します。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしましょう。
データベース操作の詳細設定
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
ここではGoogle スプレッドシートに登録されている複数のレコード情報を取得したいので、レコードに登録されている「No」が「空ではない」という設定をしています。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートに登録されている複数のレコード情報が取得できました。
ここまでできたら保存してください。
ステップ5：Outlookのアクションを設定しよう
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
宛先はGoogle スプレッドシートの取得した値から「メールアドレス」を選択します。
件名は今回「予定の登録」と入力しました。
本文はGoogleカレンダーの取得した値から選択し、メッセージを作成してみましょう。
取得した値を使わずに予定のタイトルや日時を手入力した場合、同じ内容のメールが繰り返し送信されてしまうので注意してください。
設定後、次へをクリックします。
メール送信のテスト
メールの内容を確認し、テストを実行してください。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存してください。
ステップ6：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookのメール内容を他ツールに転送したり、Salesforceに登録されたリード情報をもとにメールを自動送信できます。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有をスピーディにします。
自動で通知されるため、通知漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソン
・チームでOutlookのカレンダーを共有しているが、予定の見落としが発生しやすい方
・カレンダーに登録されたイベントの情報を迅速に共有し、スムーズな業務を行いたいと考える方
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
・イベントや会議の最新情報を迅速に把握したい方
・チームリーダーとして、メンバーのスケジュールを効率的に管理したい方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
まとめ
Outlookでのメール一括送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた、イベント案内やリマインダー、資料共有の連絡といった定型的なメール送信業務の手間を大幅に削減するでしょう。
これにより宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、担当者はより確実に情報を伝達できるだけでなく、本来注力すべき業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もしOutlookを使ったメール業務の自動化や、その他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたならぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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