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「イベントの参加者リストに毎回手動でリマインドメールを送るのが大変…」「フォームに回答があったら、関係者全員に通知メールを送りたいけど、宛先が多くて手間がかかる…」
このように、Outlookを使ったメールの一括送信作業に、時間と労力を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">様々なアプリをきっかけに、指定したリストのメンバーへOutlookから自動でメールを一括送信できる仕組み</span>があれば、こうした定型的な連絡業務から解放されます。
これにより戦略的な業務やコア業務に集中できる時間を創出することが期待できますね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要です。
ぜひこの機会に自動化を取り入れ、日々のメール業務を効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookでメールを一括送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールでのアクションをきっかけに、Outlookからメールを一括で自動送信する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化により、連絡業務の手間を削減し、送信漏れや遅延を防ぐことができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleカレンダーなどのスケジュールツールに特定の予定が登録されたことをトリガーとして、事前に設定したリストのメンバーにOutlookからメールを自動で一括送信する</span>ことができます。
イベントのリマインダーや会議の案内などを、手間なく確実に届けられるようになり、コミュニケーションの円滑化に繋がります！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームツールに新しい回答が送信された際に、回答者や関係部署のリストに対してOutlookからメールを自動で一括送信する</span>ことができます。
問い合わせへの自動返信や、社内への情報共有などをスムーズに行えるため、対応漏れを防ぎながら顧客満足度や業務効率の向上に貢献できるでしょう！
<span class="mark-yellow">Boxなどのオンラインストレージサービスに新しいファイルが格納されたら、関係者リストへOutlookからメールを自動で一括送信する</span>ことができます。
資料共有の連絡などを自動化し、チーム内での迅速な情報連携を実現して、プロジェクトの進行をスムーズにします！
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに特定の予定が登録された際に、指定したリストのメンバーへOutlookからメールを自動で一括送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
フローボットを設定する前にYoomと各アプリを連携しましょう。
Googleカレンダーを連携していきます！
まずはYoomにログインしましょう。
次に、画面左上にあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Googleカレンダーを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択します。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは先ほどの手順と同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
アプリ一覧でOutlookを選択してください。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomのテンプレートを活用すれば、コピーした時点でフローボットの大枠が設定されています。
流れに沿って設定するだけで、すぐに設定が完成します。
それでは下のバナーをクリックしてコピーしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
必須項目を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
トリガー起動時間とは、設定時間毎にトリガーイベントが実行されていないか確認する時間のことを指します。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDは候補から選択してください。
設定したら、Googleカレンダーにテスト予定を作成します。
作成したらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Googleカレンダーの予定の情報が取得できたら保存してください。
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのデータベースは下記を使用します。
ここに登録しているメールアドレス宛に、Googleカレンダーの予定をOutlookで送信していきます。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしましょう。
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
ここではGoogle スプレッドシートに登録されている複数のレコード情報を取得したいので、レコードに登録されている「No」が「空ではない」という設定をしています。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートに登録されている複数のレコード情報が取得できました。
ここまでできたら保存してください。
次に「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
宛先はGoogle スプレッドシートの取得した値から「メールアドレス」を選択します。
件名は今回「予定の登録」と入力しました。
本文はGoogleカレンダーの取得した値から選択し、メッセージを作成してみましょう。
取得した値を使わずに予定のタイトルや日時を手入力した場合、同じ内容のメールが繰り返し送信されてしまうので注意してください。
設定後、次へをクリックします。
メールの内容を確認し、テストを実行してください。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存してください。
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
Outlookのメール内容を他ツールに転送したり、Salesforceに登録されたリード情報をもとにメールを自動送信できます。
Outlookでのメール一括送信を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた、イベント案内やリマインダー、資料共有の連絡といった定型的なメール送信業務の手間を大幅に削減するでしょう。</span>
これにより宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、担当者はより確実に情報を伝達できるだけでなく、本来注力すべき業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もしOutlookを使ったメール業務の自動化や、その他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたならぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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