Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Googleカレンダーでイベントや会議の予定を登録した後、参加者リストを確認しながら一人ひとりにOutlookで案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのメール送信は、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけで、Googleスプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの予定登録後、Outlookでの案内メール送信を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで管理するリストへ、定期的にメールを一括送信している方
- イベントや会議の案内業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力ミスや、参加者リストからの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先リストに対して一斉にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDを指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「イベントの参加者リストに毎回手動でリマインドメールを送るのが大変…」「フォームに回答があったら、関係者全員に通知メールを送りたいけど、宛先が多くて手間がかかる…」
このように、Outlookを使ったメールの一括送信作業に、時間と労力を費やしていませんか？
もし、様々なアプリをきっかけに、指定したリストのメンバーへOutlookから自動でメールを一括送信できる仕組みがあれば、こうした定型的な連絡業務から解放されます。
これにより戦略的な業務やコア業務に集中できる時間を創出することが期待できますね！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要です。
ぜひこの機会に自動化を取り入れ、日々のメール業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookでメールを一括送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
試してみる
■概要
Googleカレンダーでイベントや会議の予定を登録した後、参加者リストを確認しながら一人ひとりにOutlookで案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのメール送信は、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけで、Googleスプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの予定登録後、Outlookでの案内メール送信を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで管理するリストへ、定期的にメールを一括送信している方
- イベントや会議の案内業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力ミスや、参加者リストからの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先リストに対して一斉にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDを指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookでのメール一括送信を自動化する方法
普段お使いの様々なツールでのアクションをきっかけに、Outlookからメールを一括で自動送信する方法を具体的なテンプレートを使って紹介します！
これらの自動化により、連絡業務の手間を削減し、送信漏れや遅延を防ぐことができます。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
スケジュールツールをトリガーに、Outlookでメールを一括送信する
Googleカレンダーなどのスケジュールツールに特定の予定が登録されたことをトリガーとして、事前に設定したリストのメンバーにOutlookからメールを自動で一括送信することができます。
イベントのリマインダーや会議の案内などを、手間なく確実に届けられるようになり、コミュニケーションの円滑化に繋がります！
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Googleカレンダーでイベントや会議の予定を登録した後、参加者リストを確認しながら一人ひとりにOutlookで案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのメール送信は、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけで、Googleスプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの予定登録後、Outlookでの案内メール送信を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで管理するリストへ、定期的にメールを一括送信している方
- イベントや会議の案内業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力ミスや、参加者リストからの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先リストに対して一斉にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDを指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
フォームツールの回答をトリガーに、Outlookでメールを一括送信する
Googleフォームなどのフォームツールに新しい回答が送信された際に、回答者や関係部署のリストに対してOutlookからメールを自動で一括送信することができます。
問い合わせへの自動返信や、社内への情報共有などをスムーズに行えるため、対応漏れを防ぎながら顧客満足度や業務効率の向上に貢献できるでしょう！
Googleフォームに回答が送信されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Googleフォームで集めたアンケートや申し込み情報をもとに、Outlookで一斉に案内メールを送る際、手作業でのリスト作成やメール送信に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、指定したリストのメンバーへOutlookから自動でメールを一括送信でき、手作業による連絡の遅延や送信ミスといった課題を解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでイベント参加者や問い合わせなどを管理している方
- フォーム回答者にOutlookを使って手動で一括メールを送信している方
- 連絡業務の抜け漏れを防ぎ、迅速な対応を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- これまで手作業で行っていたメールリストの作成や一括送信の作業が自動化され、本来注力すべき業務に時間を充てることができます。
- 手作業によるメールアドレスのコピー＆ペーストミスや、宛先の設定間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションでメールを送りたい宛先のリスト情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したリストの宛先へ、フォームの回答内容などを盛り込んだメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、自動化の起点としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、メール送信先のリストが格納されているファイルやシート、取得したいレコードの条件などを任意で設定します。
- Outlookのメール送信アクションで、宛先やCC、件名、本文の内容を自由に設定でき、フォームの回答内容を変数として本文に埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ストレージサービスへのファイル格納をトリガーに、Outlookでメールを一括送信する
Boxなどのオンラインストレージサービスに新しいファイルが格納されたら、関係者リストへOutlookからメールを自動で一括送信することができます。
資料共有の連絡などを自動化し、チーム内での迅速な情報連携を実現して、プロジェクトの進行をスムーズにします！
Boxにファイルが格納されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Boxに新しい資料やファイルが格納されるたびに、関係者リストを確認して都度メールで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手作業は、送信漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダへのファイル格納をきっかけに、Google スプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信し、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxに格納したファイルを、手作業でOutlookを使い関係者に共有している方
- Google スプレッドシートで管理するリストへ、定期的に一括メールを送りたい方
- チーム内の情報共有を自動化し、共有漏れや遅延をなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルが格納されると、Outlookでのメール送信までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるメール作成や宛先設定がなくなるため、送信先の間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Box、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「特定のフォルダにファイルがアップロードされたら」といったアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「データベースを操作する」アクションでBoxの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したリストの宛先にBoxのファイル情報を含めたメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガーでは、どのフォルダにファイルが追加された際にフローを起動させるかを設定するため、コンテンツIDを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、参照するファイルやシート、送信先リストが記載されている列を任意で設定できます。
- Outlookのオペレーションでは、送信するメールの件名や本文の内容を自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Box、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Googleカレンダーの予定からOutlookでメールを一括送信するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleカレンダーに特定の予定が登録された際に、指定したリストのメンバーへOutlookからメールを自動で一括送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleカレンダー・Google スプレッドシート・Outlookのマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- Googleカレンダーのトリガー設定とOutlookのアクション設定
- トリガーをONにして、フローが起動するかを確認
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Googleカレンダーでイベントや会議の予定を登録した後、参加者リストを確認しながら一人ひとりにOutlookで案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのメール送信は、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけで、Googleスプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの予定登録後、Outlookでの案内メール送信を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで管理するリストへ、定期的にメールを一括送信している方
- イベントや会議の案内業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力ミスや、参加者リストからの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先リストに対して一斉にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDを指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：Googleカレンダー・Google スプレッドシート・Outlookのマイアプリ登録をしよう
フローボットを設定する前にYoomと各アプリを連携しましょう。
Google カレンダーのマイアプリ登録手順
Googleカレンダーを連携していきます！
まずはYoomにログインしましょう。
次に、画面左上にあるマイアプリを選択し、新規接続をクリックしてください。
アプリ一覧は検索窓を活用し、Googleカレンダーを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択してください。
「次へ」をクリックします。
「続行」を選択しましょう。
これでGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録手順
次にGoogle スプレッドシートを連携します。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続の順でクリックしてください。
アプリ一覧でGoogle スプレッドシートを選択します。
アプリを見つけられない時は、検索窓を活用するとすぐに見つけられます。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
連携するアカウントを選択します。
「次へ」をクリックしてください。
「続行」を選択します。
これでGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録ができました。
Outlookのマイアプリ登録手順
Outlookの注意事項
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
それでは先ほどの手順と同様に、マイアプリをクリックし、新規接続を選択しましょう。
アプリ一覧でOutlookを選択してください。
連携するアカウントを選択します。
パスワードを入力し、サインインをクリックしましょう。
これでOutlookのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
次にテンプレートをコピーしましょう。
Yoomのテンプレートを活用すれば、コピーした時点でフローボットの大枠が設定されています。
流れに沿って設定するだけで、すぐに設定が完成します。
それでは下のバナーをクリックしてコピーしましょう。
Googleカレンダーに予定が登録されたら、リストのメンバーにOutlookでメールを一括送信する
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■概要
Googleカレンダーでイベントや会議の予定を登録した後、参加者リストを確認しながら一人ひとりにOutlookで案内メールを送る作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でのメール送信は、宛先の間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されるだけで、Googleスプレッドシートのリストに基づきOutlookから自動でメールを一括送信でき、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleカレンダーでの予定登録後、Outlookでの案内メール送信を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで管理するリストへ、定期的にメールを一括送信している方
- イベントや会議の案内業務を自動化し、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーへの予定登録を起点にメール送信までが自動化され、これまで手作業でのメール作成や送信に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による宛先の入力ミスや、参加者リストからの転記漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleスプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する」アクションで送信先リストが記載されたシートの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得した連絡先リストに対して一斉にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDを指定してください。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- Googleカレンダー、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。
「OK」をクリックします。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Googleカレンダーのトリガーを設定しよう
次にフローボットの設定に進みましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「予定が作成されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
アプリトリガーのAPI接続設定
必須項目を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
トリガー起動時間とは、設定時間毎にトリガーイベントが実行されていないか確認する時間のことを指します。
基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
カレンダーIDは候補から選択してください。
設定したら、Googleカレンダーにテスト予定を作成します。
作成したらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、Googleカレンダーの予定の情報が取得できたら保存してください。
アウトプットについて | Yoomヘルプセンター
ステップ4：Google スプレッドシートのアクションを設定しよう
次に「複数のレコードを取得する」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートのデータベースは下記を使用します。
ここに登録しているメールアドレス宛に、Googleカレンダーの予定をOutlookで送信していきます。
データベースの連携
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのままスクロールします。
-
スプレッドシートID・タブ名:候補から、メールアドレスが保存されているデータベースを選択します。
テーブル範囲を設定し、次へをクリックしましょう。
データベース操作の詳細設定
取得したいレコードの条件を設定しましょう。
ここではGoogle スプレッドシートに登録されている複数のレコード情報を取得したいので、レコードに登録されている「No」が「空ではない」という設定をしています。
設定後、テストを実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートに登録されている複数のレコード情報が取得できました。
ここまでできたら保存してください。
ステップ5：Outlookのアクションを設定しよう
次に「メールを送る」をクリックしてください。
メールの設定
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
宛先はGoogle スプレッドシートの取得した値から「メールアドレス」を選択します。
件名は今回「予定の登録」と入力しました。
本文はGoogleカレンダーの取得した値から選択し、メッセージを作成してみましょう。
取得した値を使わずに予定のタイトルや日時を手入力した場合、同じ内容のメールが繰り返し送信されてしまうので注意してください。
設定後、次へをクリックします。
メール送信のテスト
メールの内容を確認し、テストを実行してください。
テストが成功し、Outlookでメールの送信ができたら保存してください。
ステップ6：動作をチェックしよう
最後にトリガーをONにして、作成したフローボットが正常に作動するか確認しておきましょう！
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookのメール内容を他ツールに転送したり、Salesforceに登録されたリード情報をもとにメールを自動送信できます。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方
- 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方
- 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。
- 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方
- リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。
- 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。
- 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。
- 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。
- Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。
■注意事項
- SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
試してみる
◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信するメールの添付ファイル管理に手間を感じていませんか？重要なファイルを一つずつ手作業でダウンロードし、OneDriveにアップロードするのは時間がかかり、保存忘れのリスクもあります。このワークフローを活用すれば、Microsoftのメールに届いた添付ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、手作業による手間やミスを減らし、効率的なファイル管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、手動でOneDriveに保存している方
- Microsoft製品を中心に業務を行い、メールの添付ファイルの自動アップロードに関心がある方
- ファイルの保存漏れや手作業によるミスを減らし、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信すると添付ファイルが自動でOneDriveにアップロードされるため、手作業での保存にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のフォルダを指定して、そのフォルダにメールが届いた場合のみワークフローを起動させることが可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダを任意で指定できます。
- アップロードするファイル名は、受信日時や送信元メールアドレスなどの情報と組み合わせて、任意の名称に設定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
Outlookでのメール一括送信を自動化することで、これまで手作業で行っていた、イベント案内やリマインダー、資料共有の連絡といった定型的なメール送信業務の手間を大幅に削減するでしょう。
これにより宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、担当者はより確実に情報を伝達できるだけでなく、本来注力すべき業務に集中するための時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、簡単に業務フローを構築できます。
もしOutlookを使ったメール業務の自動化や、その他の定型業務の効率化に少しでも興味を持っていただけたならぜひ無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
無料でYoomのアカウントを発行する
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