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日々の業務で「メールで受信した情報を手動で転記するのが面倒」「データ入力のミスが気になる」といった悩みを抱えていませんか？特に、顧客情報の管理やチーム内での共有はできることなら効率的に進めたいものですよね。
そこでおすすめなのが、ノーコードツールのYoomを使ったOutlookとboardのアプリ連携です。メールで受信した情報をAIで抽出し、自動的にboardに登録するフローを構築することで、手間のかかる転記作業を省略できます。
この仕組みを活用することで、入力ミスの防止や登録作業の効率化だけでなく、チーム全体でのスムーズな情報共有も期待できます。
この記事では、プログラミングの知識に自信がない方でも始められる具体的なフロー設定方法をご紹介します。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、boardに追加するフローは、OutlookのAPIを利用して受信した情報を取得し、AIによるデータ抽出・加工を行い、boardのAPIを通じて追加することで実現できます。
一般的に、このような仕組みを構築するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に実現することが可能です。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
boardのマイアプリ連携には、アクセストークンの取得が必要です。
boardにログインし、こちらのページからAPIトークンの取得をしましょう。
「新規トークン生成」をクリックし、Yoomで操作する項目にチェックを入れます。
「登録」をクリックすると、アクセストークンが表示されます。
表示されたものをYoomの画面に貼り付けて、アカウント名を入力したらマイアプリ連携完了です。
一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。
続いてフローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
指定したキーワードを含んだ件名のメールを受信したら、フローが動くように設定します。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
わかりやすいタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するための件名に含まれるキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。
件名に指定したキーワードが含まれていることがわかります。
確認ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。
続いて「テキストからデータを抽出する」の設定です。
先ほど取得したテキストを活用しましょう。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションの設定をしましょう。
変換タイプは文字数が3,500文字から30,000文字まで選択できます。
消費するタスク数が変わってくるので、メールの内容に合わせて設定して次に進んでください。
最初の設定で取得したメール本文から、抽出したい項目を指定します。
指定をしたら「テスト」をクリックしてデータを抽出しましょう。
指定した項目に沿って、アウトプットが取得できました。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。
続いての設定は「顧客の登録」です。
抽出したデータをもとに、boardに顧客登録をしましょう。
最初のページは、Outlook同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認してください。
次に顧客登録のための詳細設定をします。
APIキーを入力し、各項目にアウトプットを活用しながら入力を進めましょう。
すべて入力をしたら「テスト」をクリックして、新しく顧客登録がされるか確認します。
メールで送られた内容の通り、boardで顧客の登録がされました。
確認ができたら「保存する」をクリックして、すべての設定が完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これで、Outlookに送られてきたメールの内容に従って、自動でboardで顧客の登録がされるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
送信されるメールの内容から、スケジュールの自動登録をしたり問い合わせに対して自動返信させることも可能です。
以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。
Outlookで顧客情報と一緒に、会議の予定などが送信された場合自動でカレンダーに予定を追加することが可能です。
新規顧客との初めての会議や、大事な打ち合わせなどの抜け漏れを防ぐことができます。
カレンダーをチーム全体で共有しておけば、情報の行き違いなども減らせるでしょう。
こちらのフローを参考に、特定の件名のメールの中に「問い合わせ」があった場合、自動で返信を作成・送信することができます。
新規顧客からの問い合わせに素早く回答できるので、関係構築の一助になるでしょう。
YoomにはOutlookを使ってAI機能を活用したフローがほかにもあるので、いくつかご紹介します。
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、kintoneにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する
名刺画像をGoogleフォームから受け取り、OCRでテキスト化してkintoneにデータを登録。さらに、Outlookでお礼メールを自動送信するフローです。名刺管理やお礼メールの手間を軽減し、顧客対応の迅速化が期待できます。
データ活用の効率化も期待できます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
Outlookで受信したメールからAIが必要な情報を抽出し、Googleスプレッドシートに自動登録するフローです。手作業でのデータ入力を減らし、正確性と効率の向上が期待できます。
チームでのデータ共有の手間も軽減されるでしょう。
Outlookで指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogleカレンダーに登録する
指定件名のメールが届くと、その内容から必要な情報を抽出し、自動でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
スケジュール管理の効率化が期待でき、会議や予定の見落とし防止にも役立ちます。
Outlookとboardを連携することで、受信メールから必要な情報をAIを活用して自動的に抽出し、boardのデータベースに登録できます。このプロセスにより、情報確認や、転記などの手作業を減らせます。特に、メールの受信数が多い業務環境では、処理の効率化が期待できます。
たとえば、新規事業が始まり新しい取引先が増える時期でも、メールを受信するだけで内容をAIで抽出し、必要なデータをboardの顧客情報として自動登録するフローを構築できます。
このように手間を省くことで、担当者が他の重要な業務に集中できる環境を整えることができます。
AIを用いた自動連携により、データの入力ミスや登録漏れといった人的ミスを減らすことができます。さらに、手動でのデータ入力に比べて作業時間が短縮され、登録作業が効率化されます。この仕組みは、特に多くの情報を扱う業務で有効です。
たとえば、営業チームが受信したメールの内容を基に顧客情報をboardに登録する場合、手作業では情報の入力漏れなどのリスクがありますが、AIの自動抽出と登録機能を活用することでこれらのリスクを最小限に抑えられます。
さらに、登録作業にかかる時間が削減されることで、他の業務に充てる時間も生まれるでしょう。
Outlookで受信した情報をboardに自動的に登録することで、必要な情報を迅速にチーム全体と共有できる環境を整えられます。これにより、業務全体の流れがスムーズになり、チームの連携力向上が期待できます。
たとえば、新規顧客情報をboardに登録し、それをプロジェクトメンバー全員が参照できるようなフローを構築することで、情報伝達の遅延を防ぐことができます。これにより、各メンバーが必要な情報をすぐに確認でき、次のアクションに迅速に移れるでしょう。
Outlookとboardを連携して、日々のメール情報の処理を効率化してみませんか？プログラミングの知識がなくても、Yoomなら簡単に自動化フローを構築できます。
メールの情報をAIで抽出し、boardに自動で登録する仕組みを使えば、データ入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅にアップさせることが期待できます。
ぜひこの機会に、Yoomを無料登録して自動化の第一歩を始めてみてください。仕事をもっと快適に、もっと効率的に進める方法を体験してみましょう！
