.avif)
ステップ1：Outlookとboardをマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
Microsoft のアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。
boardのマイアプリ連携
boardのマイアプリ連携には、アクセストークンの取得が必要です。
boardにログインし、こちらのページからAPIトークンの取得をしましょう。
「新規トークン生成」をクリックし、Yoomで操作する項目にチェックを入れます。
「登録」をクリックすると、アクセストークンが表示されます。
表示されたものをYoomの画面に貼り付けて、アカウント名を入力したらマイアプリ連携完了です。
一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。
続いてフローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
ステップ2：Outlookでアプリトリガーを設定
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
指定したキーワードを含んだ件名のメールを受信したら、フローが動くように設定します。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
わかりやすいタイトルの修正をし、アカウント情報を確認したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するための件名に含まれるキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したキーワードを含んだメールを仮で送信してから「テスト」をクリックしてください。
成功するとメールの内容がアウトプットに反映されます。
件名に指定したキーワードが含まれていることがわかります。
確認ができたら「保存する」をクリックして、トリガーの設定は完了です。
ステップ3：テキストからデータを抽出する設定
続いて「テキストからデータを抽出する」の設定です。
先ほど取得したテキストを活用しましょう。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションの設定をしましょう。
変換タイプは文字数が3,500文字から30,000文字まで選択できます。
消費するタスク数が変わってくるので、メールの内容に合わせて設定して次に進んでください。
最初の設定で取得したメール本文から、抽出したい項目を指定します。
指定をしたら「テスト」をクリックしてデータを抽出しましょう。
指定した項目に沿って、アウトプットが取得できました。
問題がなければ「保存する」をクリックして、データ抽出の設定は完了です。
ステップ4：boardで顧客の登録をする設定
続いての設定は「顧客の登録」です。
抽出したデータをもとに、boardに顧客登録をしましょう。
最初のページは、Outlook同様にタイトルの修正とアカウント情報を確認してください。
次に顧客登録のための詳細設定をします。
APIキーを入力し、各項目にアウトプットを活用しながら入力を進めましょう。
すべて入力をしたら「テスト」をクリックして、新しく顧客登録がされるか確認します。
メールで送られた内容の通り、boardで顧客の登録がされました。
確認ができたら「保存する」をクリックして、すべての設定が完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これで、Outlookに送られてきたメールの内容に従って、自動でboardで顧客の登録がされるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
.png)
.png)
.webp)
.webp)
