書類管理において、受信した書類データの整理や命名規則の統一に課題を感じていませんか？
「必要な書類を探すのに時間がかかる」「手作業でファイル名を付けるのが面倒」といった悩みを抱えている方に朗報です。Outlookで受信した書類データをOCR技術を活用して読み取り、指定の命名規則でファイル名を更新し、Dropboxに自動的に格納するフローを活用すれば、こうした悩みを解決することができます。
この仕組みを利用することで、業務の効率化やミスの削減が期待できます。さらに、ノーコードツールのYoomを使えば、誰でも簡単に設定が可能です。
この記事では、この便利な連携フローの具体的な方法をわかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
- Dropboxでファイル管理を行い、命名規則やフォルダ整理の効率化を目指している方
- OCR技術を活用して書類データを業務に活かしたいと考えている方
- 書類データの管理や共有をチーム全体で効率化したいと考えている方
- APIやAIを利用した自動化ツールで、業務フローを改善したいと検討している方
OutlookとOCR機能の連携メリットと具体例
書類データのファイル名を規則化し、管理効率を向上
Outlookで受信した書類データは、OCR技術を利用して内容を読み取り、指定したルールに基づいてファイル名を自動的に更新できます。これにより、ファイル名に日付や取引先名、書類の種類を含めることが可能となり、管理が一層容易になります。
たとえば、請求書を受信した際に「2023-01-21_株式会社〇〇_請求書.pdf」という形式に自動的に変換することで、日付で検索しやすくなり書類の整理や後からの検索がスムーズになります。
特に、大量の書類を扱う業務では、手作業で名前を付ける手間が軽減され、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
Dropboxを活用したファイル管理の一元化
ルールに沿ったファイル名が付けられたデータは、Dropboxの指定フォルダに自動的にアップロードされます。これにより、書類データを一か所で管理できるため、業務におけるファイル検索や共有が効率化されます。
たとえば、取引先ごとのフォルダにデータを振り分ける設定を事前に行うことで、「〇〇株式会社」のフォルダにすべての関連書類を集約することが可能になります。
この仕組みによって、チームメンバーや関係者間でのファイル共有がスピーディーに行えるため、業務の円滑な進行が期待できます。
OCR技術による書類データの有効活用
OCR機能を用いることで、Outlookで受信した書類からテキストデータを抽出し、その情報を基にファイル名を自動的に設定できます。これにより、書類を単なる保存用のデータとしてではなく、業務で活用できる整理された情報として管理することが可能になります。
たとえば、見積書の内容に含まれる取引金額や取引先名を活用して、「株式会社〇〇_見積書_20230121.pdf」といった形式のファイル名を設定することが可能です。
このように内容に即した管理ができるため、特定の条件で書類を検索する際に役立ちます。また、書類の内容確認が必要な場合も、ファイル名からおおよその情報を得ることができます。
それではここからノーコードツールYoomを使って「Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、Dropboxに格納する方法
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、その内容をもとにファイル名を更新し、Dropboxに格納するフローは、Outlookの受信データをOCR技術で解析し、Dropboxに適切に整理された形式で保存することで実現が可能です。
一般的にこのフローの実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー設定のおおまかな流れは以下の通りです。
- YoomとSlack、Microsoft SharePointをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フローの詳細設定
- トリガーをON
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。
添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
・書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：OutlookとDropoxをマイアプリ連携
まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。
Outlookのマイアプリ連携
Microsoftアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Dropboxのマイアプリ連携
Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。
「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。
これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。
添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
・書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ2：アプリトリガーを設定
最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。
1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。
アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。
次のページではトリガーの起動間隔を設定します。
トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するたのキーワードを指定します。
すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。
件名に「請求書」と含まれるメールがとどき、アウトプットが取得されたことが確認出来ました。
確認ができたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。
ステップ3：分岐の設定
続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。
1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。
ステップ4：添付ファイルの情報を取得する設定
続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。
アウトプットで取得した「メールID」を元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。
ステップ5：添付ファイルをダウンロードする設定
次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。
タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。
「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。
このまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。
ステップ6：ファイルから文字を読み取る設定
続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。
まずは、アクションを設定しましょう。
今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。
次に、取得する情報の詳細設定を行います。
取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で情報を取得したい場合、手入力をします。
添付ファイルの内容は以下のものです。
すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。
テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。
ステップ7：ファイルをアップロードする設定
最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
1ページ目はOutlook同様にDropboxのアカウント情報の確認とタイトルの修正をしてください。
続いて、Dropboxのアップロード先とファイル名を指定します。
アウトプットを活用しながらファイル名を設定してください。
「{{○○}}」で入力している部分は、取得したファイルの情報によってその都度変化します。逆に【請求書】の部分は固定で全フォルダに適用されます。(※拡張子を含めて記載するよう注意したください。)
設定ができたら「テスト」をクリックし、指定した場所にファイルが格納されているか確認しましょう。
無事に指定通りのファイル名でDropboxに追加されました。
ここまで確認出来たら「保存する」ですべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしましょう。
これでOutlookのメール特定のキーワードを含むメールを受信したら添付ファイルを自動で読み取り、Dropboxにファイルがアップロードされるようになりました。
設定したフローは以下のものです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しDropboxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書や見積書などの書類管理に、手間を感じていませんか。
添付ファイルを開いて内容を確認し、ファイル名を変更して特定のフォルダに格納する、といった一連の作業は定型的でありながらも時間を要します。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容に基づいてファイル名を自動で更新し、Dropboxへ格納する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書などの書類管理に手間を感じている経理・総務担当者の方
・Dropboxを使ったファイル管理で、手作業でのファイル名変更や格納に課題を感じる方
・書類関連業務の自動化によって、コア業務に集中できる環境を構築したいと考えている方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
OutlookとDropboxを使ったその他の自動化例
YoomにはOutlookやDropbox、AIを活用したフローがほかにもあるのでいくつか紹介します。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動的にDropboxに保存するフローです。これにより、ファイル管理の効率が向上し、添付ファイルを手動で保存する手間を軽減できます。
ファイル整理が進むことで、業務の効率化が期待されます。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
Outlookで受信したメールの内容をAIで解析し、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。これにより、データ入力作業が簡略化され、正確な情報管理が見込まれます。
データの集約や整理に悩んでいる方に最適です。
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加するフローです。
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
Outlookで受信した領収書の登録番号をOCRで読み取り、適格請求書発行事業者公表システムを活用して事業者の登録状況を確認し、結果をDiscordに通知するフローです。
アプリ間の行き来が大幅に減り、手動での確認作業を効率化につながる上に、情報の正確性向上が期待されます。
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する
試してみる
Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知するフローです。
■注意事項
・Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
Yoomを使えば、Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動で更新してDropboxに格納する作業を、プログラミングなしで簡単に実現できます。
この仕組みを導入することで、書類管理の効率が上がり、業務の生産性向上が見込まれます。さらに、書類の検索や共有がスムーズになり、チーム全体の業務フローも整うでしょう。
ノーコードツールのYoomは2週間無料で始められるので、まずはアカウント登録をして、便利な自動化フローを体験してみてください！
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