Outlook・OCR機能・Dropboxを連携して、Outlookが書類を受信したら内容を読み取ってDropboxに保存する方法

ステップ1：OutlookとDropoxをマイアプリ連携

まずは今回のフローで使用するアプリをYoomと連携しましょう。
Yoomにログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。

アプリの検索ウィンドウが出てきたら、それぞれのアプリ名で検索をしましょう。

Outlookのマイアプリ連携

Microsoftアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Dropboxのマイアプリ連携

Dropboxのアカウントにログインをしたら、Yoomからのアクセスを許可しましょう。

「許可」をクリックすればマイアプリ連携完了です。
Yoomのマイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

これで準備は完了です。続いて、フローの詳細設定に移るので下のバナーから「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

最初の設定は「特定の件名のメールを受信したら」です。
タイトルに含まれるキーワードを指定して、フローが動き始めるように設定しましょう。

1ページ目では、マイアプリ連携をしたOutlookのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認し、必要に応じてタイトルを修正したら次に進んでください。

次のページではトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで選択できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。
メールフォルダIDを候補から選択して、フローを起動するたのキーワードを指定します。

すべて入力をしたら、指定したメールフォルダ宛にキーワードを含んだタイトルを送信してから「テスト」をクリックしてください。

件名に「請求書」と含まれるメールがとどき、アウトプットが取得されたことが確認出来ました。

確認ができたら「保存する」をクリックしてトリガー設定は完了です。

ステップ3：分岐の設定

続いて、分岐の設定です。
送信されたメールの添付ファイルの有無でフローを進めるかどうかを設定します。

なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

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1番最初のフローで「添付ファイルの有無」のアウトプットが「true」となっているものが、次のフローに進む設定になっています。問題がなければ「保存する」で分岐の設定は完了です。

ステップ4：添付ファイルの情報を取得する設定

続いて「メールの添付ファイルの情報を取得する」の設定です。
1ページ目は、タイトルの修正とアカウント情報の確認をして次に進んでください。

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アウトプットで取得した「メールID」を元に、添付ファイルの情報を取得します。
このまま「テスト」をクリックしてください。

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テストが成功し、添付ファイルの情報が取得できたことを確認したら「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ5：添付ファイルをダウンロードする設定

次は「メールの添付ファイルをダウンロード」の設定です。

タイトルの修正・アカウント情報の確認を行ったら、ファイルをダウンロードするための設定を行います。

「メールID」で指定されたメールの「ファイルIDの一覧」から添付されたファイルをダウンロードする設定です。

このまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、添付ファイルのダウンロードが完了しました。
「保存する」でここまでの設定は完了です。

ステップ6：ファイルから文字を読み取る設定

続いて「画像・PDFから文字を読み取る」設定です。
このAIオペレーション(文字読み取り)は一部有料プランのみ利用できる機能です。対象外のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーになるので注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には制限対象のAIオペレーションを使用することができます。

まずは、アクションを設定しましょう。

今回の添付ファイルは請求書なので上記の設定ですが、メールや履歴書・レシートなどを読み取るアクションもあるので添付ファイルの内容に応じて設定してください。

次に、取得する情報の詳細設定を行います。

取得したファイルから、どの情報を抽出するか指定してください。デフォルト以外で情報を取得したい場合、手入力をします。
添付ファイルの内容は以下のものです。

すべて入力したら「テスト」をクリックしてください。

テストが成功し、デフォルトの内容と指定した電話番号の情報がアウトプットで取得できました。
ここまで確認ができたら「保存する」で文字読み取りの設定は完了です。

ステップ7：ファイルをアップロードする設定

最後の設定は「ファイルをアップロード」です。
1ページ目はOutlook同様にDropboxのアカウント情報の確認とタイトルの修正をしてください。

続いて、Dropboxのアップロード先とファイル名を指定します。

アウトプットを活用しながらファイル名を設定してください。
「{{○○}}」で入力している部分は、取得したファイルの情報によってその都度変化します。逆に【請求書】の部分は固定で全フォルダに適用されます。<span class="mark-yellow">(※拡張子を含めて記載するよう注意したください。)</span>

設定ができたら「テスト」をクリックし、指定した場所にファイルが格納されているか確認しましょう。

無事に指定通りのファイル名でDropboxに追加されました。
ここまで確認出来たら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでOutlookのメール特定のキーワードを含むメールを受信したら添付ファイルを自動で読み取り、Dropboxにファイルがアップロードされるようになりました。

設定したフローは以下のものです。

OutlookとDropboxを使ったその他の自動化例

YoomにはOutlookやDropbox、AIを活用したフローがほかにもあるのでいくつか紹介します。

Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

Outlookで受信したメールの添付ファイルを自動的にDropboxに保存するフローです。これにより、ファイル管理の効率が向上し、添付ファイルを手動で保存する手間を軽減できます。

ファイル整理が進むことで、業務の効率化が期待されます。

Outlookで受信した情報をAIで抽出し、Google スプレッドシートに追加する

Outlookで受信したメールの内容をAIで解析し、必要な情報をGoogle スプレッドシートに追加するフローです。これにより、データ入力作業が簡略化され、正確な情報管理が見込まれます。

データの集約や整理に悩んでいる方に最適です。

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Outlookで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しDiscordに通知する

Outlookで受信した領収書の登録番号をOCRで読み取り、適格請求書発行事業者公表システムを活用して事業者の登録状況を確認し、結果をDiscordに通知するフローです。
アプリ間の行き来が大幅に減り、手動での確認作業を効率化につながる上に、情報の正確性向上が期待されます。

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まとめ

Yoomを使えば、Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を自動で更新してDropboxに格納する作業を、プログラミングなしで簡単に実現できます。

‍この仕組みを導入することで、書類管理の効率が上がり、業務の生産性向上が見込まれます。さらに、書類の検索や共有がスムーズになり、チーム全体の業務フローも整うでしょう。
ノーコードツールのYoomは2週間無料で始められるので、まずはアカウント登録をして、便利な自動化フローを体験してみてください！