【ノーコードで実現】OutlookとOCRを連携し、書類処理を自動化する方法

ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する

Google DriveやBoxといったオンラインストレージに契約書や請求書などのファイルが追加されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をOutlookで指定の担当者やチームに通知。
ファイルアップロード後の確認・連絡作業を自動化することで、情報共有のスピードと確実性の向上が見込めます！

チャットツールで受信したファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで受け取った見積書や発注書といったファイルをOCRで自動解析し、その内容や元ファイルをOutlookメールで関連部署や担当者に連携。
チャットツールとメール間での情報分断を防ぎ、スムーズな業務連携をサポートしますよ！

OCRでファイルを読み取ってOutlookで通知するフローを作ってみよう

ここでは例として、Yoomのフォーム機能を使って受け付けたファイル付きの送信データをトリガーに、添付ファイルをOCRで読み取り、その結果をOutlookで担当者にメール通知する自動化フローの作成手順を解説します。
このフローにより、フォームからの申し込みや問い合わせに添付された書類の内容確認と担当者への連携を自動化できます。

今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• Outlookをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• フォームのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Outlookの連携

1.検索する
‍検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。

2.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用する」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので、パスワードを入力しサインインしてください。 

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：フォームトリガーの設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。

フォームトリガーの設定方法

3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。

プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のようなPDFファイルを回答サンプルとして入力したいと思います。

添付ファイルの入力欄をクリックすると、作成したファイルを選択することができます。
ファイルの選択ができたら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!

ステップ4：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：デフォルトで、フォームで送信したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
  

• 抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は、スクリーンショットから「会社名,日付,金額」を抽出したいため下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように画像から抽出した文字情報が反映されているはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Outlookのメール送信設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.メールの設定
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。
ページを下に進み、メール内容欄を入力していきましょう。
入力の際に活用いただける、アウトプットを紹介します!各入力欄をクリックすると、下記のようにAIで抽出した内容が表示されます。お好みで項目に合ったアウトプットを選択し、カスタマイズしてください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

今回は、下記のようなメッセージ内容で設定しました。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。

3.メール送信のテスト
先ほど設定したメッセージ内容が反映されていますので、内容に誤りがないか確認してください。

内容に問題がなければ、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!
下記のように、設定した内容が反映されたメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

OutlookやOCRを活用したその他の自動化テンプレート事例

OutlookやOCRを活用した自動化は、今回ご紹介した事例以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、日々の業務をさらに効率化するための、その他の便利なテンプレートをご紹介します。

Outlookを使った便利な自動化例

Outlookと他のツールを連携させることで、メッセージ受信時のSlack通知、Salesforceでのリード情報登録後のメール送信、受信した添付ファイルのDropboxへの自動アップロードが可能です。
また、毎月末の定期メール送信、Salesforceリード詳細ページからの定型メール送信など、業務の効率化と自動化が実現できますよ！

OCRを使った便利な自動化例

BoxやGoogle DriveにアップロードされたPDFのOCR処理・翻訳後に通知を送信したり、Outlookで受け取った名刺や契約書をOCRで読み取ったりできます。
AIで翻訳・要約してGoogleスプレッドシートやSlack、LINE WORKSに通知する自動化も可能ですよ！

まとめ

今回は、OutlookとOCR機能を連携させて、フォームに添付されたファイルの処理をはじめとする様々な業務を自動化する方法についてご紹介しました。
日々の業務において、メールで受け取った書類の内容を確認し、転記・入力するといった作業はどうしても時間もかかり、ミスが発生しやすいプロセスです…

OCRを活用してこれらの作業を自動化することで、単に作業時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速な業務処理が可能になります！
また、<span class="mark-yellow">担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。</span>

Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて日々の業務フローを自動化することができます。
今回ご紹介したような自動化フローも簡単に構築でき、様々な業務に対応したテンプレートも用意されているため、コピーしてすぐに使い始めることもできますよ！

ぜひ、用意されているテンプレートを活用して、OutlookとOCRによる業務自動化を体験し、日々の業務効率化を実現してください。

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