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日々の業務で、フォームに添付されたPDFや画像ファイルを確認する機会は多いと言えるでしょう。
請求書、契約書、申込書など、重要な書類がメールで送られてくることも珍しくありませんよね？
しかし、これらのファイルを開いて内容を目で確認し、必要な情報を手作業でシステムに入力したり、他の担当者に転送したりする作業は、意外に時間と手間がかかるものです…
特に、大量のメールを処理する場合や、複数のシステムに情報を転記する必要がある場面では、作業負担が大きくなり、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクも高まってしまいます。
この記事では、こうしたOutlookでの書類関連業務の課題を解決するために、OCR（光学的文字認識）技術を活用して、添付ファイルの情報を自動で読み取り、処理を効率化する方法について解説します！
プログラミングの知識は不要で、簡単な設定で実現できる自動化の流れを解説していきますね！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとOCRの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOCRを活用して自動化するためのテンプレートが用意されているので、APIの知識が無くても登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
今すぐ試したい方は、以下のボタンをクリックしてスタートしましょう！
■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、受信したフォームデータの処理を自動化し、効率的な情報管理を実現します。
このワークフローを活用することで、添付ファイルの内容を自動でOCR処理し、必要な情報をOutlookに通知できます。これにより、業務の効率化と正確性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で多くの添付ファイルを受け取り、その処理に時間をかけている業務担当者の方
・OCR技術を活用してデータの自動化を図りたいと考えているIT部門の方
・Outlookを日常的に利用し、通知機能を強化したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ入力や確認作業を減らし、業務の効率化を目指している企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法
OutlookとOCR機能を組み合わせることで様々な書類処理業務を自動化できます。
例えば、フォームで受け付けた申込書の添付ファイルを自動で読み取ってOutlookで担当者に通知したり、共有ストレージに追加された請求書の内容を抽出してOutlookで経理担当に連絡したりすることが可能です！
実際の例をいくつか紹介していきますので、ご自身の業務に合ったテンプレートを見つけてすぐに自動化を試してみてくださいね！
フォームで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
Webフォームから送信された申込書やアンケートなどの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報やファイル自体をOutlookメールで関係者に通知します。
これにより、手作業でのファイル確認や転送の手間をなくし、迅速な対応を実現できます。
■概要
「Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」フローは、Googleフォームを通じて受け取った添付ファイルを自動的にOCR処理し、その内容をOutlookに通知する業務ワークフローです。これにより、手動でのファイル確認や情報整理の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで頻繁に添付ファイルを受け取る事務担当者の方
・添付ファイルの内容を迅速に把握し、チームと共有したい方
・手作業でのファイル処理に時間を取られ、業務効率化を目指している方
・Outlookを活用して情報を一元管理したいビジネスユーザーの方
■注意事項
・Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、受信したフォームデータの処理を自動化し、効率的な情報管理を実現します。
このワークフローを活用することで、添付ファイルの内容を自動でOCR処理し、必要な情報をOutlookに通知できます。これにより、業務の効率化と正確性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で多くの添付ファイルを受け取り、その処理に時間をかけている業務担当者の方
・OCR技術を活用してデータの自動化を図りたいと考えているIT部門の方
・Outlookを日常的に利用し、通知機能を強化したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ入力や確認作業を減らし、業務の効率化を目指している企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
Google DriveやBoxといったオンラインストレージに契約書や請求書などのファイルが追加されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をOutlookで指定の担当者やチームに通知。
ファイルアップロード後の確認・連絡作業を自動化することで、情報共有のスピードと確実性の向上が見込めます！
■概要
「Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する」フローは、ドキュメント管理とコミュニケーションを連携させる業務ワークフローです。
Google Driveにアップロードされるファイルから重要な情報を迅速に共有することは手間がかかります。
このワークフローを活用することで、ファイルが追加されるたびに自動でOCR処理を行い、必要な情報をOutlookへ通知できます。
これにより、情報共有のスピードと正確性が向上し、業務効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保存し、その内容を迅速に共有したいと考えているビジネスユーザーの方
・手動でのOCR処理やメール通知に時間を取られている事務担当者の方
・情報の自動化と効率化を図りたい、IT担当者やチームリーダーの方
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、ファイル管理と情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされると、自動的にOCR機能で内容を解析して重要な情報を抽出し、Outlookに通知を送信します。
これにより、ファイル内容の迅速な確認や共有が可能になり、業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用し、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方
・Outlookを活用してチーム内で迅速な情報共有を図りたい担当者の方
・OCR技術を活用して文書のデジタル化を推進したい事務職の方
・業務プロセスの自動化を検討しており、Yoomを導入したい企業の担当者の方
■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
チャットツールで受信したファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで受け取った見積書や発注書といったファイルをOCRで自動解析し、その内容や元ファイルをOutlookメールで関連部署や担当者に連携。
チャットツールとメール間での情報分断を防ぎ、スムーズな業務連携をサポートしますよ！
■概要
「Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、チーム内で共有されるファイルの管理を効率化する業務ワークフローです。
資料や報告書がMicrosoft Teamsにアップロードされた際に、OCR機能を活用して内容を自動で解析・抽出します。そして、必要な情報をOutlookに通知することで、関係者が迅速に情報を把握できます。このワークフローを導入することで、手動でのデータ入力や確認作業を削減し、業務のスピードと正確性を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを日常的に使用し、頻繁にファイルを共有しているチームリーダー
・添付ファイルの内容を迅速に確認し、対応が必要な情報を効率よく把握したいビジネスパーソン
・手動でのファイル管理やデータ入力に時間を取られ、業務効率化を図りたいIT担当者
・Outlookでの通知を通じて、チームメンバーへの迅速な情報共有を実現したいプロジェクトマネージャー
・OCR技術を活用して、紙や画像データから必要な情報を自動で抽出したい事務職の方
■注意事項
・Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、チーム内で共有されるファイルの内容を自動で解析し、必要な情報をOutlookに通知することで業務効率を向上させます。Slackに添付されるファイル内容を手動で確認・整理するのは時間がかかります。
このワークフローを活用することで、添付ファイルをOCRで自動解析し、重要な情報をOutlookに通知できます。
これにより、情報の見落としを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に使用し、多数の添付ファイルを扱っているチーム
・添付ファイルの内容を迅速に確認し、共有する必要があるビジネスパーソン
・Outlookを活用して情報通知を行い、業務の効率化を図りたい方
・手動でファイル内容を確認する時間を減らし、他の重要業務に集中したい方
■注意事項
・SlackとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRでファイルを読み取ってOutlookで通知するフローを作ってみよう
ここでは例として、Yoomのフォーム機能を使って受け付けたファイル付きの送信データをトリガーに、添付ファイルをOCRで読み取り、その結果をOutlookで担当者にメール通知する自動化フローの作成手順を解説します。
このフローにより、フォームからの申し込みや問い合わせに添付された書類の内容確認と担当者への連携を自動化できます。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、受信したフォームデータの処理を自動化し、効率的な情報管理を実現します。
このワークフローを活用することで、添付ファイルの内容を自動でOCR処理し、必要な情報をOutlookに通知できます。これにより、業務の効率化と正確性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で多くの添付ファイルを受け取り、その処理に時間をかけている業務担当者の方
・OCR技術を活用してデータの自動化を図りたいと考えているIT部門の方
・Outlookを日常的に利用し、通知機能を強化したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ入力や確認作業を減らし、業務の効率化を目指している企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Outlookの連携
1.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用する」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので、パスワードを入力しサインインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
「フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する」ワークフローは、受信したフォームデータの処理を自動化し、効率的な情報管理を実現します。
このワークフローを活用することで、添付ファイルの内容を自動でOCR処理し、必要な情報をOutlookに通知できます。これにより、業務の効率化と正確性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォーム経由で多くの添付ファイルを受け取り、その処理に時間をかけている業務担当者の方
・OCR技術を活用してデータの自動化を図りたいと考えているIT部門の方
・Outlookを日常的に利用し、通知機能を強化したいビジネスユーザーの方
・手動でのデータ入力や確認作業を減らし、業務の効率化を目指している企業の経営者の方
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：フォームトリガーの設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.フォームを作成
ここでは、トリガーとなるフォームを作成します。
今回は、下記のようなフォームを作成しました。質問の追加や削除も可能ですので、お好みでカスタマイズしてください!
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.フォームの表示確認と詳細設定
下記の赤枠を選択し、先ほど設定したフォームの内容が正しく反映しているかプレビューで確認してみましょう。
内容に誤りがあれば、前画面に戻り修正してください。
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
今回は、下記のようなPDFファイルを回答サンプルとして入力したいと思います。
添付ファイルの入力欄をクリックすると、作成したファイルを選択することができます。
ファイルの選択ができたら、「保存する」を押して次のステップに進みましょう!
ステップ4：OCRでの読み取り設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。
トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のように画像から抽出した文字情報が反映されているはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ5：Outlookのメール送信設定
1.トリガーの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されているので、そのままで大丈夫です。
ページを下に進み、メール内容欄を入力していきましょう。
入力の際に活用いただける、アウトプットを紹介します!各入力欄をクリックすると、下記のようにAIで抽出した内容が表示されます。お好みで項目に合ったアウトプットを選択し、カスタマイズしてください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
今回は、下記のようなメッセージ内容で設定しました。
入力が完了したら、「次へ」を押してお進みください。
3.メール送信のテスト
先ほど設定したメッセージ内容が反映されていますので、内容に誤りがないか確認してください。
内容に問題がなければ、「テスト」を実行しましょう。
テストが成功すると、設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみましょう!
下記のように、設定した内容が反映されたメールが届いていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
OutlookやOCRを活用したその他の自動化テンプレート事例
OutlookやOCRを活用した自動化は、今回ご紹介した事例以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、日々の業務をさらに効率化するための、その他の便利なテンプレートをご紹介します。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookと他のツールを連携させることで、メッセージ受信時のSlack通知、Salesforceでのリード情報登録後のメール送信、受信した添付ファイルのDropboxへの自動アップロードが可能です。
また、毎月末の定期メール送信、Salesforceリード詳細ページからの定型メール送信など、業務の効率化と自動化が実現できますよ！
■概要
「Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、情報共有をスピーディにします。
自動で通知されるため、通知漏れを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを活用してスケジュール管理を行っているビジネスパーソン
・チームでOutlookのカレンダーを共有しているが、予定の見落としが発生しやすい方
・カレンダーに登録されたイベントの情報を迅速に共有し、スムーズな業務を行いたいと考える方
・Microsoft Teamsをメインのコミュニケーションツールとして利用している方
・イベントや会議の最新情報を迅速に把握したい方
・チームリーダーとして、メンバーのスケジュールを効率的に管理したい方
■注意事項
・OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する」ワークフローは、顧客のフォローアップを迅速化します。
顧客情報が登録されたと同時に自動でメールが送信されるので、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを利用して営業活動を行っている方
・Salesforceに登録されたリード情報を迅速に確認し、迅速に行動に移したいと考えている方
・メールクライアントとしてOutlookを活用している企業
・リード情報が登録された際に、手動でメールを送信する手間を省きたい方
・営業チーム全体でリード情報を効率的に共有し、スピーディに対応したい方
・新しい営業リードを逃さず、営業機会を最大化したいと考える方
■注意事項
・SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです
■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。
この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方
・チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方
・請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方
■注意事項
・OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
OCRを使った便利な自動化例
BoxやGoogle DriveにアップロードされたPDFのOCR処理・翻訳後に通知を送信したり、Outlookで受け取った名刺や契約書をOCRで読み取ったりできます。
AIで翻訳・要約してGoogleスプレッドシートやLINE WORKSに通知する自動化も可能ですよ！
■概要
「BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Outlookに通知する」ワークフローは、Yoomを活用してPDF翻訳方法を効率化する業務ワークフローです。
BoxにPDFがアップロードされると、自動的にOCR技術でテキストを抽出し、AIを用いて翻訳。その後、翻訳結果をOutlookに通知します。
これにより、手作業なしで迅速な情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに多数のPDFを保存・管理しているビジネスユーザーの方
・PDFの内容を多言語に翻訳し、チームやクライアントに迅速に共有したい方
・手動でのPDFテキスト抽出や翻訳作業に時間を取られている事務担当者の方
・Outlookを主要なコミュニケーションツールとして使用している企業の方
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者の方
■注意事項
・Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
このワークフローでは、Gmailに届く添付ファイルを自動的にOCRで読み取り、Canvaにフォルダを作成することが可能です。これにより、デザイン素材や重要な情報を迅速に管理でき、クリエイティブな業務に集中できる環境を整えます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数の添付ファイルを受信し、手動で整理するのに時間がかかっている方
・Canvaを活用してデザインプロジェクトを管理しており、フォルダ作成を効率化したいクリエイター
・OCR機能を利用して添付ファイルの内容を自動で分類・整理し、業務効率を向上させたいビジネスユーザー
■注意事項
・Gmail、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する」フローは、PDFドキュメントの管理と情報共有を効率化する業務ワークフローです。
PDFを手軽に要約して必要なメンバーに迅速に通知することで、業務の生産性向上をサポートします。
YoomのAPI連携とAI、OCR機能を活用し、煩雑な作業を自動化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのPDF資料を保存しており、効率的に管理したいビジネスパーソン
・要約ツールを利用してPDFの情報を簡潔にまとめたい方
・定期的にOutlookでチームメンバーやクライアントに情報を共有する必要がある管理者
・手作業でのPDF処理に時間を取られている業務担当者
・業務フローの自動化を進めたいと考えている企業のIT担当者
■注意事項
・Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
「Outlookで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、名刺管理の手間を大幅に軽減する業務ワークフローです。
名刺をメールで受信した際に、自動的に画像から情報を抽出し多言語対応が可能なAI翻訳を経て整理されたデータをGoogle スプレッドシートに自動入力します。
これにより手動での入力作業や翻訳作業を省略でき、効率的な名刺管理が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受信する名刺情報を効率的に管理したいビジネスパーソンの方
・名刺情報の手動入力や翻訳作業に時間を取られている営業担当者の方
・多言語対応が必要な名刺管理を自動化したい企業のIT担当者の方
・Google スプレッドシートで名刺データを一元管理したい方
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Outlookで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する」ワークフローは、会議の記録管理を効率化し、情報共有をスムーズに行うための自動化ソリューションです。
Outlookに送信された会議録をOCR技術でテキスト化し、AIが重要なポイントを要約します。その後、要約情報をLINE WORKSに自動的に通知することで、チーム全体への迅速な情報伝達を実現します。
これにより、会議内容の把握やフォローアップが簡単に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議録の管理に時間がかかり、効率化を図りたいビジネスパーソンの方
・Outlookを日常的に使用し、LINE WORKSでの情報共有を強化したいチームリーダーの方
・会議内容を迅速に要約し、チーム全体に共有するプロセスを自動化したい企業のIT担当者の方
・OCRやAI技術を活用して業務ワークフローを改善したいと考えている方
■注意事項
・LINE WORKS、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
今回は、OutlookとOCR機能を連携させて、フォームに添付されたファイルの処理をはじめとする様々な業務を自動化する方法についてご紹介しました。
日々の業務において、メールで受け取った書類の内容を確認し、転記・入力するといった作業はどうしても時間もかかり、ミスが発生しやすいプロセスです…
OCRを活用してこれらの作業を自動化することで、単に作業時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速な業務処理が可能になります！
また、担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。
Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて日々の業務フローを自動化することができます。
今回ご紹介したような自動化フローも簡単に構築でき、様々な業務に対応したテンプレートも用意されているため、コピーしてすぐに使い始めることもできますよ！
ぜひ、用意されているテンプレートを活用して、OutlookとOCRによる業務自動化を体験し、日々の業務効率化を実現してください。
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