日々の業務で、フォームに添付されたPDFや画像ファイルを確認する機会は多いと言えるでしょう。
しかし、これらのファイルを開いて内容を目で確認し、必要な情報を手作業でシステムに入力したり、他の担当者に転送したりする作業は、意外に時間と手間がかかるものです…
この記事では、こうしたOutlookでの書類関連業務の課題を解決するために、OCR（光学的文字認識）技術を活用して、添付ファイルの情報を自動で読み取り、処理を効率化する方法について解説します！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとOCRの連携が可能です。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をOutlookで指定の担当者へ通知できます。これにより、手作業による確認・通知業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認や転記作業に手間を感じている方 手作業によるファイルの確認ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたいと考えている方 OCRとメール通知を連携させ、一連の定型業務を自動化したい業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル読取り、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された画像やPDFファイルからテキストを読み取ります。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo, Cc, Bccにそれぞれ任意で設定できます。 メールの件名や本文は自由に編集でき、OCR機能で取得したテキストを変数として差し込むことや、固定の挨拶文や署名を追加することも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OutlookとOCRを組み合わせた様々な自動化の方法
OutlookとOCR機能を組み合わせることで様々な書類処理業務を自動化できます。
フォームで受け取った添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
Webフォームから送信された申込書やアンケートなどの添付ファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報やファイル自体をOutlookメールで関係者に通知します。
Googleフォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Googleフォームで添付ファイルを受け付けた際、ファイルを開いて内容を確認し、手作業で関係者にメール通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルを自動でOCR処理し、抽出したテキスト情報をOutlookで指定の宛先に通知します。定型的な確認・通知業務を自動化し、作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで請求書や申込書などの添付ファイルを受け取っている方 添付ファイルの内容確認とOutlookでの通知を手作業で行っている方 定型書類の確認・転記作業におけるヒューマンエラーを減らしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信から内容の読み取り、通知までを自動化し、手作業での確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による内容の転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、フォームの回答に含まれる添付ファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。 メールの件名や本文には、OCR機能で取得した情報を変数として埋め込むことで、通知内容を動的に変更することが可能です。 メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、業務に合わせたフォーマットで通知できます。 ■注意事項
Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちら を参照ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をOutlookで指定の担当者へ通知できます。これにより、手作業による確認・通知業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認や転記作業に手間を感じている方 手作業によるファイルの確認ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたいと考えている方 OCRとメール通知を連携させ、一連の定型業務を自動化したい業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル読取り、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された画像やPDFファイルからテキストを読み取ります。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo, Cc, Bccにそれぞれ任意で設定できます。 メールの件名や本文は自由に編集でき、OCR機能で取得したテキストを変数として差し込むことや、固定の挨拶文や署名を追加することも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスに追加されたファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
Google DriveやBoxといったオンラインストレージに契約書や請求書などのファイルが追加されると、自動でOCRが内容を読み取り、その結果をOutlookで指定の担当者やチームに通知。
Google Driveにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書の内容を確認し、手作業で関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。手作業による確認漏れや通知の遅延は、業務のスムーズな進行を妨げる一因となります。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されると自動でOCR機能が内容を読み取り、その結果をOutlookで即座に関係者へ通知できるため、こうした定型業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに保存される書類の内容確認と通知を手作業で行っている方 請求書や申込書などの書類処理における確認漏れや通知遅延を防ぎたい方 OCRとコミュニケーションツールを連携させて、定型業務の自動化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル保存を起点に、内容の読み取りから通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による確認漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の実現に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したいフォルダを指定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意に設定できます。 メールの件名や本文に、OCR機能で読み取ったテキスト情報などを変数として組み込み、具体的な通知内容を作成することが可能です。 メール本文には固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、また、送信先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）も任意で設定できます。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Boxにファイルが格納されたらOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Boxにアップロードされる請求書や申込書などの書類について、その都度内容を確認し関係者へ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業による確認や連絡は、対応漏れや遅延を引き起こす可能性があり、業務上のリスクになりかねません。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が書類の内容を自動で読み取り、Outlookで担当者へ即座に通知するため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで受領する請求書や契約書の確認・通知業務に手間を感じている管理部門の方 OCRを活用して書類のテキスト情報を抽出し、業務に活かしたいと考えているDX推進担当者の方 Outlookでの定型的な通知業務を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxにファイルがアップロードされると自動で内容を読み取りOutlookで通知するため、これまで手作業で行っていた確認・連絡業務の時間を短縮します。 手作業による書類の見落としや、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、監視対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った情報を本文に含めて指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo、Cc、Bccにそれぞれ任意で設定できます。 メールの件名や本文には、OCR機能で読み取ったファイル名やテキスト情報などを変数として埋め込むことで、より具体的な内容の通知が可能です。 メール本文には、定型的な挨拶文やご自身の署名などを自由に追加して、普段利用しているフォーマットで通知を送るように設定できます。 ■注意事項
Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
チャットツールで受信したファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールで受け取った見積書や発注書といったファイルをOCRで自動解析し、その内容や元ファイルをOutlookメールで関連部署や担当者に連携。
Microsoft Teamsで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsで受信した請求書や注文書といった添付ファイルの内容を確認し、関係者に共有する作業を手間に感じていませんか。一つひとつファイルを開いて内容を転記する作業は時間がかかるだけでなく、見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへのファイル投稿をきっかけに、OCRがファイル内容を自動で読み取り、その結果をOutlookで指定の担当者へ通知することができ、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft Teamsで受信する添付ファイルの確認や転記作業を自動化したいと考えている方 請求書や注文書などの書類処理における、確認漏れや転記ミスなどのリスクを軽減したい方 日々の定型業務を効率化し、より付加価値の高いコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Microsoft Teamsに投稿された添付ファイルのダウンロードから内容の読み取り、通知までを自動化できるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による添付ファイルの見落としや、ファイル内容の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、お使いのMicrosoft Teamsアカウント、OutlookアカウントをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、自動化を開始したいチャネルを指定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、Teamsに投稿されたファイルをダウンロードします。 オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで取得した情報を本文に含めたメールを関係者に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定することが可能です。 メールの件名や本文には、OCR機能によって抽出したファイルの内容を変数として埋め込むことで、具体的な情報を通知に含めることができます。 通知メールの本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、業務に合わせたフォーマットでメールを送信できます。 ■注意事項
Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Slackで受信した添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackで請求書や申込書などのファイルを受け取った際、その内容を確認して担当者へメールで通知する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、確認漏れや通知忘れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Slackに添付ファイルが投稿されると、OCR機能が自動で内容を読み取りOutlookで通知するため、こうしたファイル共有に関する一連の業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取ったファイルの内容確認や転記に手間を感じている経理や総務担当の方 SlackとOutlookを跨いだ手作業での情報伝達を自動化し、業務を効率化したい方 定型的な通知業務を自動化することで、より重要なコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿を起点に、内容の読み取りからOutlookでの通知までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 ファイル内容の確認漏れや転記ミス、メールでの通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定し、対象のチャンネルを指定します。 オペレーションで、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で取得した情報を本文に記載して指定の宛先にメールを送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意で設定できます。 メールの件名や本文には、OCR機能で取得したファイルの内容を変数として埋め込み、通知内容を具体的にすることが可能です。 メール本文には、固定の挨拶文や署名などを自由に追加でき、実際の業務に合わせたフォーマットで通知メールを作成できます。 ■注意事項
SlackとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OCRでファイルを読み取ってOutlookで通知するフローを作ってみよう
ここでは例として、Yoomのフォーム機能を使って受け付けたファイル付きの送信データをトリガーに、添付ファイルをOCRで読み取り、その結果をOutlookで担当者にメール通知する 自動化フローの作成手順を解説します。
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
Outlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
フォームのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をOutlookで指定の担当者へ通知できます。これにより、手作業による確認・通知業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認や転記作業に手間を感じている方 手作業によるファイルの確認ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたいと考えている方 OCRとメール通知を連携させ、一連の定型業務を自動化したい業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル読取り、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された画像やPDFファイルからテキストを読み取ります。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo, Cc, Bccにそれぞれ任意で設定できます。 メールの件名や本文は自由に編集でき、OCR機能で取得したテキストを変数として差し込むことや、固定の挨拶文や署名を追加することも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Outlookの連携
1.検索する 検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.アカウントの選択 連携したいアカウントを選択します。
画面が遷移しますので、パスワードを入力しサインインしてください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
フォームで送信された添付ファイルをOCRで読み取り、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Webフォームから送られてくる申込書や請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時に添付ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容をOutlookで指定の担当者へ通知できます。これにより、手作業による確認・通知業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け付けた添付ファイルの内容確認や転記作業に手間を感じている方 手作業によるファイルの確認ミスや、関係者への通知漏れを防ぎたいと考えている方 OCRとメール通知を連携させ、一連の定型業務を自動化したい業務改善担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信からファイル読取り、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になるため、入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガーを設定し、フォームが送信された際にフローが起動するようにします。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、フォームに添付された画像やPDFファイルからテキストを読み取ります。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を本文に含めて指定の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookでメールを送信するオペレーションでは、通知先となるメールアドレスをTo, Cc, Bccにそれぞれ任意で設定できます。 メールの件名や本文は自由に編集でき、OCR機能で取得したテキストを変数として差し込むことや、固定の挨拶文や署名を追加することも可能です。 ■注意事項
OutlookとYoomを連携してください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
ステップ3：フォームトリガーの設定
1.トリガーの選択 記念すべき最初の設定です！
2.フォームを作成
フォームトリガーの設定方法
3.フォームの表示確認と詳細設定
プレビュー内容が正しければ、作成したフォームの回答サンプルを入力していきます。
添付ファイルの入力欄をクリックすると、作成したファイルを選択することができます。
ステップ4：OCRでの読み取り設定
1.トリガーの選択 以下の赤枠をクリックしてください。
※OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
2.アクションを選択
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
3.詳細を設定
ファイルの添付方法：デフォルトで、フォームで送信したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければ、このままで大丈夫です。
抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は、スクリーンショットから「会社名,日付,金額」を抽出したいため下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
ステップ5：Outlookのメール送信設定
1.トリガーの選択 以下の赤枠をクリックしてください。
2.メールの設定 こちら
今回は、下記のようなメッセージ内容で設定しました。
3.メール送信のテスト
内容に問題がなければ、「テスト」を実行しましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
OutlookやOCRを活用したその他の自動化テンプレート事例
OutlookやOCRを活用した自動化は、今回ご紹介した事例以外にも様々な業務に応用できます。
Outlookを使った便利な自動化例
Outlookと他のツールを連携させることで、メッセージ受信時のSlack通知、Salesforceでのリード情報登録後のメール送信、受信した添付ファイルのDropboxへの自動アップロードが可能です。
Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookで重要な予定を管理していても、関係者への共有が漏れてしまったり、その都度Microsoft Teamsで通知するのが手間に感じたりすることはありませんか。このワークフローは、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信します。情報共有における手間や連絡漏れといった課題を解消し、スムーズなチーム連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとMicrosoft Teamsを使い、チームのスケジュール共有を手作業で行っている方 重要な会議や顧客とのアポイントなどの共有漏れをなくしたいと考えているマネージャーの方 日々の定型的な通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookに予定を登録するだけで自動的にMicrosoft Teamsへ通知されるため、手動でメッセージを作成し投稿する手間と時間を短縮することができます。 手作業による通知のし忘れや、共有先のチャネル間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで通知内容や送信先を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいカレンダーを持つユーザーIDを選択してください。 Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送信するチームやチャネルを自由に設定可能です。また、本文には固定のテキストだけでなく、Outlookのイベント名や日時といった情報を変数として埋め込めます。 ■注意事項
OutlookとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Salesforceでリード情報が登録されたら、Outlookでメールを送信する
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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、Outlookを開いて手作業でフォローメールを送るのは手間がかかりませんか。また、対応が遅れたり、宛先を間違えたりといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのリード登録をきっかけに、Outlookから指定した内容のメールを自動で送信でき、リードへの迅速なアプローチが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのリード情報を基に、Outlookでメールを手動作成・送信している方 リード獲得後の初回アプローチの速度と正確性を向上させたいと考えている営業担当者の方 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへのリード登録後、即座にメールが自動送信されるため、対応時間を短縮し、迅速な顧客対応を実現します。 手作業によるメールの作成や送信が不要になるため、宛先間違いや内容の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。 トリガーでSalesforceを選択し、「アプリトリガー」を設定して、リードが新規作成されたことを検知できるようにします。 次に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。 最後に、Salesforceから取得したリードのメールアドレスや氏名などの情報を活用し、送信するメールの宛先や本文を設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceのトリガー設定では、ご利用の環境に合わせてマイドメインURLや、対象となるオブジェクトのAPI参照名（例: Lead）を設定してください。 Outlookで送信するメールの件名や本文は自由に編集が可能です。Salesforceから取得した会社名や担当者名などを本文に差し込むことで、パーソナライズされたメールを送信できます。 ■注意事項
SalesforceとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信
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◼️概要
Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信するフローです。
メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図れます。
◼️注意事項
・ Outlook、SlackそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする
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■概要
Outlookで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを、都度手動でDropboxに保存していませんか。この単純作業は件数が増えると大きな手間となり、保存漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードするため、ファイル管理に関する手作業を効率化し、重要な書類の管理を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
OutlookとDropboxを日常的に利用し、ファイル管理の手作業に課題を感じている方 チームで共有するファイルを特定のフォルダに集約し、管理を効率化したいと考えている方 請求書などの重要書類の保存漏れを防ぎ、バックアップ体制を強化したい総務・経理担当の方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信からDropboxへのアップロードまでが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動での保存作業がなくなることで、ファイルの保存忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。 さらに、同じくOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、取得した添付ファイルをダウンロードします。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダを「受信トレイ」や特定のサブフォルダなど、候補から任意で選択することが可能です。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を自由にカスタマイズでき、ファイル名には固定のテキストだけでなく、メールの件名や受信日時などの情報を変数として設定できます。 ■注意事項
OutlookとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プラン によって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する
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■概要
毎月の月末に起動してOutlookにメールを送信するフローです。
Microsoft Excelへの集計処理や毎月の請求書発行処理など、様々な用途でご活用ください。
■注意事項
・OutlookとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐をするはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRを使った便利な自動化例
BoxやGoogle DriveにアップロードされたPDFのOCR処理・翻訳後に通知を送信したり、Outlookで受け取った名刺や契約書をOCRで読み取ったりできます。
BoxにアップロードされたPDFからテキストを抽出・翻訳し、Outlookに通知する
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■概要
海外との取引で受け取る外国語のPDF書類の確認に、手間や時間を要していませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存された海外の請求書や資料の内容確認に時間を要している方 PDFからのテキスト抽出や翻訳を手作業で行い、非効率だと感じている方 Outlookを使い、翻訳結果の共有をより迅速かつ正確に行いたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点に、テキスト抽出から翻訳、通知までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるテキストのコピーミスや翻訳漏れ、通知の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとOutlookをYoomと連携します。 トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでAI機能の「翻訳する」を選択し、抽出したテキストを指定の言語に翻訳します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、翻訳結果を含んだメールを任意の宛先に送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能のアクション設定では、PDFファイルから読み取る項目を任意で指定することが可能です。 AI機能による翻訳では、翻訳先の言語（英語、日本語など）を任意で設定できます。 Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。こちら 。
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Canvaでフォルダを作成する
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■概要
Gmailに届く請求書や発注書といった添付ファイルの内容を確認し、手動でCanvaにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけに、添付されたPDFや画像ファイルの内容をOCR機能で自動で読み取り、その情報を基にCanvaでフォルダを自動作成します。ファイル管理における定型業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信する添付ファイルを手作業で確認し、Canvaでフォルダ管理を行っている方 請求書や発注書などのファイル管理業務で、入力ミスやフォルダの作成漏れを防ぎたい方 ノンコア業務を自動化し、デザイン制作などの本来注力すべき業務に時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailにファイルが添付されたメールが届くと自動で処理が開始されるため、ファイル確認やフォルダ作成にかかる時間を短縮できます。 手作業によるフォルダ名の入力間違いや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとCanvaをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定します。 最後に、オペレーションでCanvaの「フォルダの作成」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を基にフォルダを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となる件名や差出人などのキーワードを任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、ファイルから抽出したいテキスト項目（例：会社名、請求番号など）を任意で指定できます。 Canvaのアクション設定では、フォルダを作成する場所（親フォルダID）を任意で指定し、フォルダ名は固定テキストのほか、OCRで読み取った情報などを組み合わせて設定できます。 ■注意事項
Gmail、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたPDFをOCRで読み取り、要約してOutlookで通知する
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■概要
取引先から日々送られてくるPDF形式の請求書や契約書などの内容を確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されると、自動でOCRが内容を読み取り、AIが要約した上でOutlookから関係者へ通知できます。これにより、手作業による確認や共有の手間を省き、迅速な情報連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveで受け取るPDFの内容確認と共有を手作業で行っている方 書類の確認漏れや重要な情報の見落としといったミスを防ぎたいと考えている方 OCRやAIを活用して、日々の定型業務を効率化したいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの格納から内容の読み取り、要約、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での確認や情報共有が不要になるため、重要な情報の見落としや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとOutlookをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 続いて、YoomのOCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストを抽出します。 さらに、YoomのAI機能で「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストの内容を要約します。 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を記載したメールを自動で送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガーでは、監視対象としたいフォルダのIDと、フローを起動する間隔を任意で設定してください。 Google Driveのファイルダウンロードでは、トリガーのアウトプット（出力情報）を活用して、対象のファイルIDを動的に指定します。 OCR機能では、対象ファイルの指定方法のほか、読み取りたい項目、使用するAIモデル、言語などを自由に設定できます。 AI機能では、要約の元となるテキスト（OCR機能のアウトプット）、要約後の文字数、要約の条件、言語を任意で設定してください。 Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由に設定でき、本文にはOCRやAIのアウトプットを差し込めます。 ■注意事項
Google Drive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで受け取った名刺画像をOCRで読み取り、AIで翻訳後Google スプレッドシートに追加する
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■概要
海外とのやり取りで受け取った名刺の管理は、言語の壁や手入力の手間が課題ではありませんか？特に、多言語の名刺情報を正確にデータ化する作業は時間がかかり、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで名刺画像が添付されたメールを受信するだけで、OCRでのテキスト化、AIによる翻訳、Google スプレッドシートへの登録までが自動で完結し、名刺管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
海外との取引が多く、Outlookで受け取った外国語の名刺管理に手間を感じている方 名刺情報の翻訳とGoogle スプレッドシートへの転記作業を効率化したい営業事務の方 手作業によるデータ入力ミスをなくし、正確な顧客情報データベースを構築したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookで受信した名刺画像を自動で処理するため、これまで手作業で行っていた翻訳やデータ入力に費やす時間を短縮できます。 OCRとAIが自動でテキスト化から転記までを行うため、手入力によるスペルミスや情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定します。 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした名刺画像からテキストを読み取ります。 次に、オペレーションでAI機能を設定し、読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します。 さらに、オペレーションでAI機能を設定し、翻訳後のテキストから会社名や氏名などのデータを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
AI機能の翻訳するアクションでは、翻訳元の言語と翻訳先の言語を自由に選択して設定することが可能です。 AI機能のテキストからデータを抽出するアクションでは、名刺から取得したい項目（会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。 ■注意事項
Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで送信された会議録をOCRで読み取りAIで要約した後、LINE WORKSに通知する
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■概要
会議後の議事録を共有するのに、手作業で確認・要約していませんか？重要な情報共有でありながらその処理に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した会議録ファイルをOCRでテキスト化してAIが要約を作成、LINE WORKSへ通知する一連の流れを自動化でき、迅速かつ効率的な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受け取った会議録を、手作業で要約・共有している方 会議内容の迅速な情報展開で、チームの連携を強化したいと考えているマネージャーの方 OCRやAIを業務に取り入れ、定型的な事務処理を効率化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、議事録の読み取りから要約、通知までが自動処理されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による要約内容のブレや転記ミス、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有に繋がります。 ■フローボットの流れ
OutlookとLINE WORKSをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し「特定の件名のメールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。 オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした議事録ファイルからテキストを抽出します。 オペレーションでAI機能を設定し、抽出したテキストを指定の形式で要約します。 オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」を設定し、作成された要約内容を指定のルームに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、起動条件となる件名のキーワードを任意で設定してください。 OCR機能では、抽出したい項目などを柔軟に設定することが可能です。 要約オペレーションでは、「箇条書きで要約」「重要なポイントを3点抽出」など、プロンプトを任意の内容に編集してください。 LINE WORKSへの通知アクションでは、メッセージを送信するトークルームや、要約結果と併せて送信する定型文などを自由に設定できます。 ■注意事項
LINE WORKS、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
今回は、OutlookとOCR機能を連携させて、フォームに添付されたファイルの処理をはじめとする様々な業務を自動化する方法についてご紹介しました。
OCRを活用してこれらの作業を自動化することで、単に作業時間を削減できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速な業務処理が可能になります！担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるはずです。
Yoomではプログラミングの知識が不要で、様々なSaaSアプリなどを自由に組み合わせて日々の業務フローを自動化することができます。
ぜひ、用意されているテンプレートを活用して、OutlookとOCRによる業務自動化を体験し、日々の業務効率化を実現してください。
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