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Outlook・OCR・OneDriveを連携して、Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに自動格納する方法
毎日Outlookに届く契約書や請求書をOneDriveに格納する作業を手動で行うのは、かなりの時間と労力が必要です。
そこで、AIによるOCR技術を活用すればその問題を解決できるかもしれません。
本記事では、Outlook・OCR・OneDriveを連携し、Outlookに添付されたファイルをOCRで読み取り、ファイル名を更新し、OneDriveに格納する自動化をご紹介します。
これにより、書類が届くたびに手動でデータを確認し、OneDriveに保存する手間が省けます。
こんな方におすすめ
- OutlookとOneDriveを日常的に活用していて、書類管理を効率化したい方
- 人的ミスを防ぎつつ、書類管理を正確に行いたい方
- ファイル名を統一し、フォルダを整理したい方
Outlook・OCR・OneDriveの連携メリットと具体例
メリット1:作業負担を軽減して人的ミスも防止する
Outlookで受信した書類をAIによるOCRで読み取ることで、手作業の処理が不要になるでしょう。
たとえば、毎月届く納品書や請求書の内容をOCRで自動的に読み取り、OneDriveのフォルダに格納する自動化を導入すれば、担当者の負担を大幅に軽減できます。
このように、OCRを活用することで、手作業で起こりがちだったファイルのダウンロードやアップロード漏れを防げるでしょう。
ヒューマンエラーが減るため、ファイルの確認作業も最低限に抑えられます。
メリット2:一貫したプロセスを実現できる
OCR処理を導入することで、一貫したプロセスを実現できるでしょう。
たとえば、Outlookで受信した取引先の契約書をOCRで読み取り、自動的にファイル名を更新し、フォルダに格納できます。
これにより、どの書類がどこに格納されたかが分かりやすくなるでしょう。
この自動化の導入により、担当者の経験やスキルに関係なく、統一されたファイル管理が可能になるかもしれません。
また、データの確認が容易になるだけでなく、管理者は適切にデータ管理ができるでしょう。
メリット3:円滑に業務を進められる
OCRを活用した書類データの自動格納は、必要な書類をスムーズに共有できる環境を整えられるでしょう。
たとえば、契約書を自動的にフォルダに分類することで、異なる部門のメンバーは書類の確認がしやすくなります。
これにより、ファイル格納の遅れや作業の停滞を防ぐことができるでしょう。
その結果、部門間でファイルの格納有無を確認する必要がなくなり、最小限のコミュニケーションでスピーディーに業務を進められるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しOneDriveに格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
Outlook・OCR・OneDriveの連携フローの作り方
Outlookで受信した書類データをOutlookのAPIを利用して受け取り、Yoomが提供するOCR機能を組み合わせることで、書類データの読み取りを実現することができます。
また、OneDriveが提供するAPIを用いることで、読み取った書類データをOneDriveに自動格納することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- OutlookとOneDriveをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くOCR・OneDriveのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Outlook・OCR・OneDriveの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
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■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1:OutlookとOneDriveをマイアプリ登録
OutlookとOneDriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、Outlookのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からOutlookを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Outlookにログインしてください。
続いて、OneDriveのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、OneDriveを検索するか、一覧から探してください。
以下の画面が表示されたら、OneDriveにログインしましょう。
OutlookとOneDriveがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、以下の画面で変更してください。
最初にOutlookの設定を行うため、「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしましょう。
ステップ3:フローの起点となるOutlookのトリガー設定とその後に続くOCR・OneDriveのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 「タイトル」→変更可
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「トリガーアクション」→特定の件名のメールを受信したら
以下の画面が表示されるので、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
スクロールし、「メールフォルダID」を設定します。
枠内をクリックすると、候補が表示されるので、該当するIDを選択してください。
次に、「キーワード」を設定します。
こちらで設定したキーワードが件名に含まれていると、フローボットが起動されます。
以下に例として、請求書を設定しました。
ご自由に設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、添付ファイルの有無により分岐する設定を行うため、「分岐｜添付ファイルの有無」をクリックしましょう。
※分岐、AIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能です。
その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなるため、注意してください。
Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができますので、ぜひお試しください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→変更可
分岐対象のアウトプット
- 「オペレーション」→特定の件名のメールを受信したら
- 「アウトプット」→添付ファイルの有無
分岐条件
「添付ファイルの有無」、「値と等しい」、「true」
確認できたら、「保存」をクリックしましょう。
次に、Outlookでメールに添付されたファイルの情報を取得する設定を行うため、「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→変更可
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→メールの添付ファイルの情報を取得する
以下の注意事項をご確認ください。
スクロールし、「メールID」を設定しましょう。
「特定の件名のメールを受信したら」のアウトプットから、「メールID」を選択してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、メールに添付されたファイルデータをダウンロードする設定を行うため、「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→変更可
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→メールの添付ファイルをダウンロード
以下の注意事項を確認してください。
スクロールし、先ほどと同様に「特定の件名のメールを受信したら」のアウトプットから「メールID」を選択します。
次に、「ファイルID」を設定しましょう。
「メールの添付ファイルの情報を取得する」のアウトプットから「ファイルIDの一覧」を選択してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、添付されたファイルの情報をAIを利用して読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしましょう。
※OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可
- 「アクション」→契約書（6500文字以内）を読み取る（15タスク）
以下の注意事項をご覧ください。
次に、「ファイルの添付方法」を設定しましょう。
取得した値を使用するため、以下のように設定してください。
その下に「追加で抽出したい項目」が表示されていますが、今回は使用しないので設定は行いません。
次のOneDriveの設定でアウトプットが必要な場合は、任意で設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にOneDriveにファイルをアップロードする設定を行うため、「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→変更可
- 「OneDriveと連携するアカウント情報」→正しいか確認
- 「アクション」→ファイルをアップロード
以下の注意事項を確認しましょう。
次に、「ドライブID」を設定します。
候補から該当するIDを選択しましょう。
スクロールして、「格納先のフォルダのアイテムID」を候補から選択し、設定してください。
次に、「ファイル名」を設定しましょう。
「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して、ファイル名を設定することで、自動的にファイル名が更新されます。
例として以下のように設定しましたが、任意で設定しましょう。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Outlook・OCR・OneDriveの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信する請求書などの書類を、都度手動で確認しOneDriveに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーにして、添付ファイルをOCRが自動で読み取り、内容に応じたファイル名でOneDriveの指定フォルダへ格納できます。定型的ながらも重要なファイル管理業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取った書類を都度手動でOneDriveに保存している方
- メールに添付された請求書などのファイル名を手作業で変更し管理している方
- OCRを活用して書類の情報を読み取り、ファイル管理業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からOneDriveへの格納までが自動化され、手作業によるファイル確認やリネーム、保存にかかる時間を短縮します。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ移動に伴う、命名規則の誤りや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を行う条件を設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」を設定し、OCRで読み取った情報を元にしたファイル名で指定フォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動するメールの件名キーワードや対象フォルダ、確認間隔を任意に指定できます。
- 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です。
- Outlookの添付ファイル情報取得やダウンロードのアクションでは、対象となるメールIDやファイルIDを指定できます。
- OCR機能では、読み取りたい項目や言語、使用するAIモデルなどを業務内容に合わせて自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロードでは、格納先のドライブIDやフォルダ、ファイル名を、OCRで取得した情報などを活用して動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
その他のOutlook・OCR・OneDriveを使った自動化の例
他にもOutlook・OCR・OneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Outlookで受信した契約書を自動的にOCRで読み取り、kintoneへ追加し、Microsoft Teamsに通知するフローです。
Outlookで受信した契約書をOCRで自動的に読み取り、そのデータをkintoneに追加し、Microsoft Teamsに通知できます。
手作業でのデータ登録や通知が不要になるため、担当者の負担を軽減し、作業時間を短縮できます。
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・手動での契約書情報の登録に手間を取られている方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書管理の一元化や処理状況の把握の迅速化を図りたい方
・契約書の処理漏れや遅延を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとMicrosoft Teamsでスムーズに情報が共有されます。
その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Outlookで受信した契約書をOCRで読み取りkintoneへ追加しMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 契約書管理に携わる担当者
・手動での契約書情報の登録に手間を取られている方
2. 業務やコミュニケーションの効率化を目指す管理者
・契約書管理の一元化や処理状況の把握の迅速化を図りたい方
・契約書の処理漏れや遅延を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
このフローにより、メール受信した契約書の情報を手動入力する必要がなくなり、kintoneとMicrosoft Teamsでスムーズに情報が共有されます。
その結果、担当者の負担軽減やフォローアップの迅速化、人的ミスの防止につながります。
■注意事項
・Outlook、kintone、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Google Chatに自動通知するフローです。
Outlookのメール内容をGoogle Chatに通知できるため、Google Chatを頻繁に使用している方やOutlookのメールを転送したいと考えている方におすすめです。
Outlookのメール内容をGoogle Chat上でスピーディーに確認できるでしょう。
■概要Outlookで受信する重要なメールを、一つひとつ確認して手作業でGoogle Chatに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookでメールを受信した際に、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Google Chatへ通知することが可能です。メールの確認と転記作業を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
■注意事項- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
- Outlookに届く問い合わせメールの内容を、手作業でGoogle Chatに共有している方
- AIを活用してメールから特定の情報を自動で抽出し、業務を効率化したいと考えている方
- メールの見落としやチームへの共有漏れを防ぎ、迅速な対応体制を構築したいチームリーダーの方
- Outlookのメール受信をトリガーに、AIによる情報抽出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、手作業での転記時間を削減できます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保ちながら迅速な共有を実現します。
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「メール本文から情報を抽出」アクションで、メール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のスペースに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定で、メールを検知するフォルダを受信トレイ全体だけでなく、特定のフォルダに限定することが可能です。
- Google Chatに通知するメッセージの内容は、AIが抽出した情報の中から必要な項目だけを選んで自由にカスタマイズできます。
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は「Google Chatでスペースにメッセージを送る方法」を参照ください。
3.Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記するフローです。
メール情報をMicrosoft Excelに記録できるため、過去のメッセージの確認に活用できそうです。
AIがメールのデータを抽出するため、Microsoft Excelに正確に転記できます。
■概要Outlookに届く定型メールの内容を、一件ずつ確認してMicrosoft Excelに手作業で転記していませんか？こうした作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したメール本文からAIが自動で必要な情報を抽出し、Microsoft Excelの指定したシートへ転記する作業を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- OutlookとMicrosoft Excelを使い、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 問い合わせ内容などをExcelで管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- AIを活用して、メールからのテキスト抽出やデータ入力を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Outlookのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる入力間違いや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目名（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）でテキストを抽出するかを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの転記設定では、対象のファイルやシート名を指定し、どの列にAIが抽出したどの情報を入力するかを任意で設定してください。
■注意事項- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OutlookとMicrosoft Excelを使い、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 問い合わせ内容などをExcelで管理しており、入力作業の自動化を検討している方
- AIを活用して、メールからのテキスト抽出やデータ入力を効率化したいと考えている方
- Outlookのメール受信を起点に、AIによる情報抽出からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのコピー＆ペーストによる入力間違いや、転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます。
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」アクションでメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが抽出した情報を指定のシートに転記します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするよう、フォルダIDを任意で設定してください。
- AI機能のテキスト抽出では、メール本文のどの部分から、どのような項目名（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）でテキストを抽出するかを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへの転記設定では、対象のファイルやシート名を指定し、どの列にAIが抽出したどの情報を入力するかを任意で設定してください。
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
OCRを活用した書類データの管理は、手作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
この自動化により、Outlookに添付されたファイル名を自動的に更新し、OneDriveに保存できるため、データ管理がしやすくなります。
これにより、書類の確認や検索がスムーズになるため、異なる部門間の連携も強化されるでしょう。
YoomのOCRを活用し、今まで手作業で行っていた業務を自動化に任せましょう。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
