【ラクラク設定】OutlookのデータをSansanに自動的に連携する方法

OutlookとSansanの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にOutlookとSansanを連携したフローを作成してみましょう！

今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSansanの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はHubSpotにコンタクトが登録されたら、kintoneにデータを連携するフローボットを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• OutlookとSansanをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Outlookのトリガー設定およびSansanのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：OutlookとSansanをマイアプリ連携

1．Outlookのマイアプリ登録

「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

アカウントのパスワードを入力し、サインインをクリックします。

2．Sansanのマイアプリ登録

※Sansanは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSansanも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。

Outlookと同様検索窓にSansanと入力し、候補をクリックします。

表示された画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにOutlookとSansanが表示されたらマイアプリ登録は完了です。

ステップ2：テンプレートコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画面が表示されたら、テンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：Outlookのトリガー設定

特定の件名のメールを受信したことをYoomで検知するための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックします。

‍

次に、連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
今回連携するアカウントで間違いないかを確認し「次へ」をクリックします。

続いてアプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
必要事項を入力しましょう。

トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

メールフォルダID：Outlook内のIDを候補から選択します。候補は枠内をクリックすると表示されます。

キーワード：キーワードを入力すると、件名にそのキーワードが含まれている場合にYoomのフローボットが起動します。「名刺」などわかりやすいキーワードを入力しましょう。

設定が完了したら、条件に一致するメールをOutlookで送信してから「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のようなアウトプットが表示されます。

※アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
アウトプットに関して、詳しくはこちらをご参照ください。

テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：メールからテキストデータを抽出する

以下の赤枠の箇所をクリックし、受信したメールから名刺データとして登録する情報を取得するための設定を行います。

「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。

‍以下の注意事項を確認しましょう。

すでに値が設定されています。
YoomのAIを利用し、Outlookで受信したメールから一部のデータを抽出するため、Outlookのアウトプットから「本文」を選択しましょう。

Sansanで名刺情報を作成するため、抽出したい項目には「姓」「名」「会社名」「メールアドレス」が設定されています。
確認できたら、「テスト」をクリックし、アウトプットに間違いがないか確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ5：Sansanへ名刺データとして登録する

Sansanへ名刺データを登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
今回連携するSansanのアカウントに間違いがないか確認し、「次へ」をクリックします。

YoomのAIで取得したアウトプットを使用し、「姓」「名」「会社名」「メールアドレス」を入力します。
「ステップ4」でOutlookのメール内容から抽出した内容をアウトプットとして入力することが可能です。
「テスト」をクリックし、実際に名刺情報が作成できているかSansanで確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

以下の赤枠部分の「トリガーをON」をクリックしたら、自動でフローボットが起動します。

SansanのデータをOutlookに連携したい場合 

今回はOutlookからSansanへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSansanからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する

SansanとOutlookを連携することで、名刺情報に対して自動的にOutlookメールを送付することができます。
お礼メールの送信忘れを防ぎたい方や、名刺のやり取りが多く手動でのメール送信に時間がかかっている営業部門の方などにおすすめです。

Sansanで名刺が登録されたら、Outlookでタスクを作成する

Sansanの名刺登録をトリガーに、Outlookにタスクを追加できるため、後続業務がスムーズになるでしょう。
名刺登録後にフォローアップを行いたい方におすすめのフローです。

Outlook‍やSansanのAPIを使ったその他の自動化例

OutlookやSansanのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。​
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！

Outlookを使った自動化例

Sansanに登録された名刺情報をkintoneに追加したり、Microsoft Teamsに通知したりできます。
kintoneやメールに添付された名刺情報を基に、Sansanに自動登録可能です！

Sansanを使った自動化例

YoomではOutlookと他システムをノーコードで連携し、Outlookへのメール送信を自動化できます。
例えば契約書や請求書を作成し、Outolookから自動で送信したり、フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信したりできます。

終わりに

OutlookとSansanの連携により、名刺管理を効率化できるでしょう。
この自動化を導入することで、<span class="mark-yellow">手動での名刺登録が不要になり、スムーズに名刺を登録できます。</span>
また、SansanからOutlookへの自動化もあり、登録された名刺情報からメールを送信したり、タスクを作成したりできます。

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
この自動化を導入して、名刺を作成する時間を削減し、他の業務に専念できる環境を整えましょう。
自動化の設定はシンプルで、誰でも簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね。