「取引先からのメールの内容から、毎回Sansanに手入力するのが面倒！」
「メールの署名情報をそのままSansanに登録できたら、もっと楽なのに！」
こんな悩みを抱えている営業やバックオフィスの方も多いのではないでしょうか？
メール内容から会社名や役職、電話番号を手作業でコピー＆ペーストするのは時間がかかるだけでなく、入力ミスのリスクもあります。
さらに、大事な連絡先を登録し忘れることもあるでしょう。
しかし、OutlookとSansanを連携すれば、この作業を効率化できるかもしれません！
手作業なしで名刺情報をSansanに登録し、すぐに社内に共有することも可能です。
本記事では、OutlookのメールからSansanにスムーズに名刺情報を登録する方法を紹介します。
手作業を減らし、よりスマートな名刺管理を始めましょう！
ぜひ、この記事を参考にして、OutlookとSansanの連携を試してみてください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にOutlookとSansanの連携が可能です。
YoomにはあらかじめOutlookとSansanを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を、手作業でSansanに登録している方
- Sansanへの名刺登録漏れや入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
- AIを活用して、手作業で行っている定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで名刺情報がSansanに自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」を設定し、AI機能で抽出した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文の情報（変数）を基に、会社名、部署名、氏名など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、前段のAI機能で抽出した各情報（変数）を、Sansanのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OutlookとSansanを連携してできること
OutlookとSansanのAPIを連携すれば、OutlookのデータをSansanに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにOutlookとSansanの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
Outlookで受信するメールから名刺情報を管理し、手動での名刺登録に時間を取られている方におすすめです。
名刺情報の登録ミスや漏れを防ぎ、正確に登録できるでしょう。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を、手作業でSansanに登録している方
- Sansanへの名刺登録漏れや入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
- AIを活用して、手作業で行っている定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで名刺情報がSansanに自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」を設定し、AI機能で抽出した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文の情報（変数）を基に、会社名、部署名、氏名など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、前段のAI機能で抽出した各情報（変数）を、Sansanのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OutlookとSansanの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとSansanを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとSansanの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubSpotにコンタクトが登録されたら、kintoneにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとSansanをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Outlookのトリガー設定およびSansanのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を、手作業でSansanに登録している方
- Sansanへの名刺登録漏れや入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
- AIを活用して、手作業で行っている定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで名刺情報がSansanに自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」を設定し、AI機能で抽出した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文の情報（変数）を基に、会社名、部署名、氏名など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、前段のAI機能で抽出した各情報（変数）を、Sansanのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1：OutlookとSansanをマイアプリ連携
1．Outlookのマイアプリ登録
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
アカウントのパスワードを入力し、サインインをクリックします。
2．Sansanのマイアプリ登録
※Sansanは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、普段は制限されているSansanも問題なくお試しいただけます。
ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
Outlookと同様検索窓にSansanと入力し、候補をクリックします。
表示された画面で必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにOutlookとSansanが表示されたらマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Sansanに名刺情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信したメールに記載されている署名情報などを、都度手作業でSansanへ登録する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、AIが自動でメール本文から会社名や氏名、連絡先といった情報を抽出し、Sansanへ名刺情報として登録する処理を自動化します。手入力の手間や転記ミスをなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信したメールの署名情報を、手作業でSansanに登録している方
- Sansanへの名刺登録漏れや入力ミスをなくし、顧客情報を正確に管理したい方
- AIを活用して、手作業で行っている定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで名刺情報がSansanに自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」を設定し、AI機能で抽出した情報を基に名刺データを登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードを任意で設定することが可能です。
- AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文の情報（変数）を基に、会社名、部署名、氏名など抽出したい項目を自由に設定できます。
- Sansanに名刺データを登録する際は、前段のAI機能で抽出した各情報（変数）を、Sansanのどの項目に登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Outlook、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面が表示されたら、テンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
特定の件名のメールを受信したことをYoomで検知するための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
次に、連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
今回連携するアカウントで間違いないかを確認し「次へ」をクリックします。
続いてアプリトリガーのAPI接続設定の画面が表示されます。
必要事項を入力しましょう。
トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールフォルダID：Outlook内のIDを候補から選択します。候補は枠内をクリックすると表示されます。
キーワード：キーワードを入力すると、件名にそのキーワードが含まれている場合にYoomのフローボットが起動します。「名刺」などわかりやすいキーワードを入力しましょう。
設定が完了したら、条件に一致するメールをOutlookで送信してから「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、以下のようなアウトプットが表示されます。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
アウトプットに関して、詳しくはこちらをご参照ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：メールからテキストデータを抽出する
以下の赤枠の箇所をクリックし、受信したメールから名刺データとして登録する情報を取得するための設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「次へ」をクリックします。
以下の注意事項を確認しましょう。
すでに値が設定されています。
YoomのAIを利用し、Outlookで受信したメールから一部のデータを抽出するため、Outlookのアウトプットから「本文」を選択しましょう。
Sansanで名刺情報を作成するため、抽出したい項目には「姓」「名」「会社名」「メールアドレス」が設定されています。
確認できたら、「テスト」をクリックし、アウトプットに間違いがないか確認して「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Sansanへ名刺データとして登録する
Sansanへ名刺データを登録するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
今回連携するSansanのアカウントに間違いがないか確認し、「次へ」をクリックします。
YoomのAIで取得したアウトプットを使用し、「姓」「名」「会社名」「メールアドレス」を入力します。
「ステップ4」でOutlookのメール内容から抽出した内容をアウトプットとして入力することが可能です。
「テスト」をクリックし、実際に名刺情報が作成できているかSansanで確認してください。
確認できたら、「保存する」をクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の赤枠部分の「トリガーをON」をクリックしたら、自動でフローボットが起動します。
SansanのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからSansanへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSansanからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する
SansanとOutlookを連携することで、名刺情報に対して自動的にOutlookメールを送付することができます。
お礼メールの送信忘れを防ぎたい方や、名刺のやり取りが多く手動でのメール送信に時間がかかっている営業部門の方などにおすすめです。
Sansanに名刺情報が登録されたら、Outlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Sansanに名刺の情報が登録されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
SansanとOutlookを連携することで、名刺情報に対して自動的にOutlookメールを送付することができるので、お礼の連絡漏れなどをなくすことができます。
■注意事項
・Sansan、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanで名刺が登録されたら、Outlookでタスクを作成する
Sansanの名刺登録をトリガーに、Outlookにタスクを追加できるため、後続業務がスムーズになるでしょう。
名刺登録後にフォローアップを行いたい方におすすめのフローです。
Sansanで名刺が登録されたら、Outlookでタスクを作成する
試してみる
■概要
Sansanで交換した名刺情報を基に、フォローアップのタスクを手作業でOutlookに登録していませんか？この作業は手間がかかるうえ、対応漏れにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Sansanに名刺が登録されると同時にOutlookへ自動でタスクが作成されるため、こうした課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SansanとOutlookを利用し、手作業での情報連携に手間を感じている営業担当者の方
- 名刺交換後のフォローアップ対応の抜け漏れを防ぎ、顧客対応を迅速化したい方
- チーム全体の営業活動を標準化し、効率化を図りたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Sansanに名刺が登録されると自動でOutlookにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮することができます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、名刺情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップ体制の構築に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SansanとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、名刺情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでタスクを作成するアクションでは、件名や本文などの各項目を任意で設定できます。
- その際、固定のテキストだけでなく、トリガーで取得したSansanの会社名や氏名といった情報を変数として埋め込むことで、より具体的なタスク内容を自動で設定することが可能です。
■注意事項
- Sansan、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
OutlookやSansanのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookやSansanのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてください！
Outlookを使った自動化例
Sansanに登録された名刺情報をkintoneに追加したり、Microsoft Teamsに通知したりできます。
kintoneやメールに添付された名刺情報を基に、Sansanに自動登録可能です！
Gmailで添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
試してみる
■概要
オンラインでの名刺交換が増える中、画像で受け取った名刺情報を手作業で顧客管理システムに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受け取った名刺画像付きのメールをトリガーにOCR機能で情報を自動で読み取り、Sansanへ登録することが可能です。面倒な手入力をなくし、顧客情報の管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った名刺画像をSansanに手作業で登録している方
- 名刺情報のデータ化に時間がかかり、本来の業務に集中できていない方
- 手入力による登録ミスや漏れをなくし、顧客情報管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailにメールが届くと自動で名刺情報がSansanに登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、該当ラベルが付与されたメールの受信をきっかけにフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無などに応じた後続処理の条件を設定します。
- 次に、オペレーションのOCR機能で、メールに添付された名刺画像を読み取り、必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を連携して登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報を利用し、後続のオペレーションを分岐させるための条件を任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取る対象ファイルや、会社名・氏名・メールアドレスといった抽出項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- Sansanへの登録アクションでは、固定のテキストを入力したり、前段のOCR機能で取得した情報を変数として埋め込んだりするなどの設定ができます。
■注意事項
- Gmail、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「分岐する」はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションおよびSansanとの連携はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Gmailのラベル設定で添付ファイルの有無を登録している場合、「分岐する」オペレーションは不要となります。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Sansanに登録された名刺情報をGoogleスプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Googleスプレッドシートに登録するフローです。
SansanとGoogleスプレッドシートを連携することで、新しい名刺情報が自動的にGoogleスプレッドシートに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Sansan、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
・無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanで名刺情報が登録されたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Sansanで新しい名刺情報を登録した際、その情報をチームメンバーに都度共有するのは手間がかかりますよね。
手作業で行うとなると、共有の遅延や漏れといったミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Sansanへの名刺情報の登録をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsに通知が送信されるようになります。
ヒューマンエラーを防ぎ、迅速かつ正確な情報共有が実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Sansanで得た名刺情報を迅速にチーム共有したい営業担当者の方
- 手作業による通知作成や共有漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
- SansanとMicrosoft Teamsを活用し、情報共有の効率化を図りたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Sansanへの名刺登録をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手動で行っていた情報共有の手間や時間を削減できます。
- 手作業による通知の遅れや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チーム内での確実な情報連携を実現します。
■フローボットの流れ
- SansanとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでSansanを選択し、「名刺情報が登録されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、名刺が登録された旨をチームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの通知アクションでは、通知を送りたいチャネルを指定してください。
- 通知するメッセージ本文には、Sansanから取得した会社名や氏名などの名刺情報を変数として埋め込み、内容を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Sansan、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
kintoneの新規レコードをSansanに登録する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報を、Sansanへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか？
これらの情報はビジネスにおいて重要であるため、正確かつ迅速に処理する必要があります。
このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されると、自動でSansanにもデータが登録されるため、二重入力の手間やヒューマンエラーを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとSansanの両方を利用しており、二重入力の手間をなくしたいと考えている方
- 手作業による顧客情報の転記ミスや登録漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方
- SaaS間の連携を自動化し、営業活動や顧客管理の効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneに情報を一度登録するだけでSansanにも自動でデータが反映されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システムが自動でデータを連携するので、手作業による入力間違いや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データ品質の維持に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとSansanをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコード情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでSansanの「名刺データを登録」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを取得する」アクションでは、取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- Sansanの「名刺データを登録」アクションでは、kintoneから取得したどの情報を、名刺交換日や氏名、部署名、役職名などのどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォーム情報をもとに、Sansanで名刺を登録かつZoomでミーティングを作成する
試してみる
■概要
フォームからお問い合わせがあった際、Sansanへの名刺登録やZoomでのミーティング作成を手作業で行っていませんか。個別のツールを開いて情報を転記する作業は手間がかかり、入力ミスや対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでSansanへの名刺登録からZoomミーティングの作成、案内メールの送信までが自動で完結し、リード獲得から商談設定までをスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで得た情報をSansanやZoomに手入力しており、手間を感じている方
- リードへの対応速度を向上させ、商談化率を高めたいと考えている営業担当者の方
- 手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、顧客情報を正確に管理したい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信を起点に一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SansanとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「情報入力フォーム」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSansanを選択し、「名刺データを登録」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでYoomメール機能を選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成したミーティング情報などを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、氏名や会社名、メールアドレスなど、取得したい情報に合わせて入力項目を任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際は、トピックや議題などの各項目に、フォームで取得した情報を変数として利用したり、固定値を設定したりすることが可能です。
- Yoomメール機能では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Zoomで作成したミーティングURLなど前段の情報を変数として本文に差し込むこともできます。
■注意事項
- Sansan、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Sansanを使った自動化例
YoomではOutlookと他システムをノーコードで連携し、Outlookへのメール送信を自動化できます。
例えば契約書や請求書を作成し、Outolookから自動で送信したり、フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信したりできます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、Outlookのカレンダーにも追加する
試してみる
■概要
GoogleカレンダーとOutlookの両方でスケジュールを管理している場合、予定の二重入力や転記漏れが発生することがあります。手作業での管理は手間がかかるだけでなく、重要な予定の登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が作成されると、自動でOutlookにもイベントが追加されるため、こうした課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとOutlookを併用し、手作業での予定登録に手間を感じている方
- カレンダーへの予定の転記漏れや二重登録などのミスを防ぎたいと考えている方
- 複数のツールをまたぐスケジュール管理を自動化し、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Outlookへのイベント追加が自動で完了するため、これまで手作業で行っていた二重入力の手間を省くことができます。
- 手作業によるカレンダーへの転記が不要になることで、登録漏れや日時・内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なスケジュール共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定して、連携の起点となるカレンダーを指定します。
- その後、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得した予定情報から件名や日時などを抽出します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Googleカレンダーから取得した予定の件名や説明文などを変数として設定し、イベント名や参加者など、抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションでは、件名や開始・終了日時などの各項目に、前段のAI機能で抽出した情報を変数として設定したり、特定の文字列を固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとOutlookそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookでメールを受信したら、Microsoft Excelの情報を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した問い合わせや顧客からの連絡メールを、一件ずつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？このような定型業務は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookでのメール受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を自動で抽出し、Microsoft Excelへデータを更新するため、手作業による転記業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するメールの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- メールからのデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中する時間を確保したい方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや対応漏れなどの課題を解決したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ更新までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定のフォルダでメールを受信したことを検知するアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信メールの本文から会社名や担当者名などの必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」を設定し、抽出したデータを指定のファイルやシートに追記・更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定したり、件名や本文に特定のキーワードを含むメールのみを対象とするように設定が可能です。
- AI機能では、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、問い合わせ内容など）をカスタムすることができます。
- Microsoft Excelでは、更新対象となるドライブIDやアイテムID、シート名、テーブルの範囲を指定することが可能です。
■注意事項
- OutlookとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受け取ったメールの返信文をChatGPTで作成し送信する
試してみる
■概要
日々Outlookで受信する多くのメール、特に定型的な問い合わせへの返信に時間を取られていませんか？
手作業での返信文作成は、時間もかかりコア業務を圧迫する一因になりがちです。
このワークフローは、Outlookでメールを受信するとChatGPTが自動で返信文を作成し、送信までを完結させることができ、こうしたメール対応業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール返信作業に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
- 定型的な問い合わせ対応を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
- ChatGPTを活用して、メール対応業務の効率化と品質の均一化を図りたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するたびにChatGPTが返信文案を自動作成するため、これまで手作業での文章作成に費やしていた時間を短縮できます。
- ChatGPTが設定された指示に基づき返信文を作成するため、担当者による対応のばらつきを防ぎ、返信業務の品質を均一化できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文を作成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを本文に入れて返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、どのような返信文を作成したいかに応じて、プロンプト（指示文）の内容や役割（ロール）、生成されるテキストの多様性を調整するtemperature値などを任意に設定してください。
- Outlookからメールを送信するアクションでは、返信先のメールアドレス（宛先）や件名、本文に含めるChatGPTが生成したテキストなどを、実際の運用に合わせて設定してください。
■注意事項
- ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Outlookに届く重要な報告や問い合わせメールの内容を、都度Google ドキュメントへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、その内容を自動で指定のGoogle ドキュメントに追記できるため、手作業による記録業務を効率化し、情報の集約を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する特定メールの内容を、Google ドキュメントに手作業で転記している方
- 問い合わせや報告メールの記録を自動化し、チームでの情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 日々の定型的なメール処理業務を効率化し、コア業務に集中する時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールがOutlookに届くと自動でGoogle ドキュメントに内容が追加され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象の件名を指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの内容などをどのドキュメントに追加するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google ドキュメントに追加するテキストは、トリガーで受信したOutlookのメール本文や送信者といった情報を変数として埋め込むことや、固定のテキストを追加することも可能です。
■注意事項
・OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
終わりに
OutlookとSansanの連携により、名刺管理を効率化できるでしょう。
この自動化を導入することで、手動での名刺登録が不要になり、スムーズに名刺を登録できます。
また、SansanからOutlookへの自動化もあり、登録された名刺情報からメールを送信したり、タスクを作成したりできます。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
この自動化を導入して、名刺を作成する時間を削減し、他の業務に専念できる環境を整えましょう。
自動化の設定はシンプルで、誰でも簡単に導入できるので、ぜひ試してみてくださいね。
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