Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する
Outlookカレンダーでの予定管理とTrelloでのタスク管理を併用している方や手動でのタスク登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダーにおすすめのフローです。
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「メールを受け取ったあとに、Trelloにタスクを手動で登録している」
「Outlookの予定ややり取りをTrelloにも反映させたいけど、つい後回しにしてしまう」
そんな業務上のちょっとした手間を感じている方も多いのではないでしょうか。
OutlookとTrelloの連携には本来、APIやプログラミングの知識が求められるケースもあります。しかし、エンジニアが社内にいなかったり、日々の業務で手が回らなかったりすると、設定そのものがハードルに感じてしまいますよね。
そこで本記事では、ノーコードツールのYoomを使って、OutlookとTrelloをかんたんに連携する方法をご紹介します。<span class="mark-yellow">とくに「Outlookで受信した内容をTrelloにカードとして登録する」</span>自動化フローを中心に、実用的なテンプレートや設定ステップを丁寧に解説しています。
OutlookとTrelloをもっとスムーズにつなげて、日々の業務をラクにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
YoomにはあらかじめOutlookとTrelloを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
OutlookとTrelloのAPIを連携すれば、OutlookのデータをTrelloに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Outlookで日々のメールを確認し、重要な情報を見逃さずに管理したいビジネスユーザーや、Trelloでプロジェクト管理をしていて、メールからタスクを自動登録したいチームリーダーにおすすめのフローです。
Outlookカレンダーでの予定管理とTrelloでのタスク管理を併用している方や手動でのタスク登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダーにおすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にOutlookとTrelloを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとTrelloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookの受信内容からTrelloにカードを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
今回使用するOutlookとTrelloをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリ登録を行っておくと、後の自動化の設定がスムーズです。
1．Outlookのマイアプリ登録
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
2．Trelloのマイアプリ登録
次にTrelloのマイアプリ登録を行いましょう。
Outlook同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックしましょう。
連携のため必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
このステップではYoomAPIを利用し、Outlookでメールを受信したことを検知するための設定を行います。
まず以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントで間違いがないかを確認し「次へ」をクリックします。
続いて以下の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールフォルダIDは、入力項目をクリックし、表示される候補から選択しましょう。
入力完了後「テスト」をクリックします。
以下のアウトプット画面のように、実際にOutlookから取得した情報が確認でき、この後の設定でこのアウトプットの情報を値として使用することができるようになります。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックし、この設定を完了させましょう。
続いてOutlookで受信したメールの内容を元にTrelloでカードを作成するための設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントで間違いないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
続いて以下の画面が表示されるため、注釈に従って入力を進めましょう。
「タイトル」の箇所では、以下の画面のようにOutlookから取得したアウトプットを利用し「件名」を入力しています。
タイトル以降の箇所についても内容に従って入力を進めましょう。
説明の部分では参考として、Outlookのメールを元にカードが作成されたことが一目でわかるように入力しています。
入力後「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、Trelloへ移動し、今回設定したOutlookの内容で実際にカードが作成されているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回はOutlookからTrelloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTrelloからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Trelloでプロジェクト管理を行いながら、Outlookでのスケジュール管理も並行して行っている方や手動でタスクと予定を連携させる作業に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャーにおすすめです。
新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくしたい方や、Trelloの確認に時間を取られている責任者におすすめのフローです。
OutlookとTrelloの連携以外にも、それぞれのAPIを活用することで、さまざまな業務を自動化できます。
業務効率化やタスク管理の最適化に役立つ便利な活用例をご紹介します。気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。
例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
Trelloにカードを自動的に登録したり、特定のボードのカードを取得し、SlackやChatworkなどに通知するといったことができます。
OutlookとTrelloを連携することで、メールや予定の情報をそのままタスク管理に活かせるようになります。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、誰でもかんたんに自動化フローを構築できます。手作業の負担を減らし、日々の業務をもっとスムーズにしたい方にぴったりです。
まずはYoomに無料登録して、あなたの業務に合った連携フローを試してみませんか？
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