「メールを受け取ったあとに、Trelloにタスクを手動で登録している」
「Outlookの予定ややり取りをTrelloにも反映させたいけど、つい後回しにしてしまう」
そんな業務上のちょっとした手間を感じている方も多いのではないでしょうか。
OutlookとTrelloの連携には本来、APIやプログラミングの知識が求められるケースもあります。しかし、エンジニアが社内にいなかったり、日々の業務で手が回らなかったりすると、設定そのものがハードルに感じてしまいますよね。
そこで本記事では、ノーコードツールのYoomを使って、OutlookとTrelloをかんたんに連携する方法をご紹介します。とくに「Outlookで受信した内容をTrelloにカードとして登録する」自動化フローを中心に、実用的なテンプレートや設定ステップを丁寧に解説しています。
OutlookとTrelloをもっとスムーズにつなげて、日々の業務をラクにしたい方は、ぜひ最後までご覧ください！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはあらかじめOutlookとTrelloを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
- メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
- Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとTrelloを連携してできること
OutlookとTrelloのAPIを連携すれば、OutlookのデータをTrelloに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
Outlookで日々のメールを確認し、重要な情報を見逃さずに管理したいビジネスユーザーや、Trelloでプロジェクト管理をしていて、メールからタスクを自動登録したいチームリーダーにおすすめのフローです。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
- メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
- Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する
Outlookカレンダーでの予定管理とTrelloでのタスク管理を併用している方や手動でのタスク登録に時間を取られ、業務効率化を図りたいチームリーダーにおすすめのフローです。
Outlookのカレンダーに予定が追加されたらTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで管理している予定を、タスク管理のためにTrelloへ一つひとつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに新しい予定が追加されると自動でTrelloにカードが作成されるため、こうした課題を解消し、より確実で効率的なタスク管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookの予定を基にTrelloでタスク管理を行っている営業担当者や秘書の方
- チームのスケジュールとタスクを連携させ、管理を効率化したいプロジェクトマネージャーの方
- SaaS間の情報連携を手作業で行っており、業務の自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに予定が追加されると自動でTrelloにカードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「データ操作・変換機能」を用いて、Outlookから取得した予定の件名や日時といった情報を、Trelloのカード作成に適した形式に加工します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、前段で加工した情報を基に対象のボード・リストへカードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ操作・変換機能では、Outlookから取得した予定の件名や日時といった情報を、Trelloのカードタイトルや説明文に入力したい形式へ任意に加工することが可能です。
- Trelloでカードを作成するアクションでは、作成先のボードやリストを指定できます。また、カードのタイトルや説明に、Outlookの予定に関する動的な情報を埋め込んだり、定型文などの固定値を設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
OutlookとTrelloの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にOutlookとTrelloを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとTrelloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はOutlookの受信内容からTrelloにカードを作成するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- OutlookとTrelloをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Outlookのトリガー設定およびTrelloのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
- メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
- Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：OutlookとTrelloをマイアプリ連携
今回使用するOutlookとTrelloをYoomのマイアプリに登録します。
事前にマイアプリ登録を行っておくと、後の自動化の設定がスムーズです。
1．Outlookのマイアプリ登録
「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
※Microsoft365（旧Office365）は一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。
パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。
2．Trelloのマイアプリ登録
次にTrelloのマイアプリ登録を行いましょう。
Outlook同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。
検索窓にTrelloを入力し、表示された候補をクリックしましょう。
連携のため必要事項を入力しましょう。
詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Outlookの受信内容からTrelloにカードを作成する
試してみる
■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度Trelloに手作業で転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、Trelloへ自動でカードを作成し、タスク管理の抜け漏れ防止と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでのメール対応とTrelloでのタスク管理を連携させ、業務を効率化したい方
- メールで受けた依頼や問い合わせを、手作業でTrelloのタスクとして管理している方
- メール起点のタスク対応漏れを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookの受信トレイからTrelloへカードを手動で作成する一連の作業が自動化されるため、これまで費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による情報の転記がなくなるため、件名や内容の入力ミス、重要なタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloを選択し、「カードを作成する」アクションを設定します。この際、トリガーで取得したOutlookのメール情報をTrelloのカード内容に紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定の件名や送信者、受信日時など、カードを作成したいメールの条件を細かくカスタマイズすることが可能です。
- Trelloのカードタイトルには、Outlookの件名や送信者名を変数として設定できます。また、メール本文をそのままカードの詳細に埋め込むこともできます。
■注意事項
- Outlook、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Outlookのトリガー設定
このステップではYoomAPIを利用し、Outlookでメールを受信したことを検知するための設定を行います。
まず以下の赤枠の箇所をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するOutlookのアカウントで間違いがないかを確認し「次へ」をクリックします。
続いて以下の画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
トリガーの起動間隔：5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールフォルダIDは、入力項目をクリックし、表示される候補から選択しましょう。
入力完了後「テスト」をクリックします。
以下のアウトプット画面のように、実際にOutlookから取得した情報が確認でき、この後の設定でこのアウトプットの情報を値として使用することができるようになります。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご確認ください。
「保存する」をクリックし、この設定を完了させましょう。
ステップ4：Trelloでカードを作成する
続いてOutlookで受信したメールの内容を元にTrelloでカードを作成するための設定を行いましょう。
以下の赤枠の箇所をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するTrelloのアカウントで間違いないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
続いて以下の画面が表示されるため、注釈に従って入力を進めましょう。
「タイトル」の箇所では、以下の画面のようにOutlookから取得したアウトプットを利用し「件名」を入力しています。
タイトル以降の箇所についても内容に従って入力を進めましょう。
説明の部分では参考として、Outlookのメールを元にカードが作成されたことが一目でわかるように入力しています。
入力後「テスト」をクリックしましょう。
テスト成功後、Trelloへ移動し、今回設定したOutlookの内容で実際にカードが作成されているか確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックします。
ステップ5：トリガーをONにする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
TrelloのデータをOutlookに連携したい場合
今回はOutlookからTrelloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTrelloからOutlookへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにタスクを作成する
Trelloでプロジェクト管理を行いながら、Outlookでのスケジュール管理も並行して行っている方や手動でタスクと予定を連携させる作業に時間を取られているチームリーダーやプロジェクトマネージャーにおすすめです。
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにタスクを作成する
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■概要
プロジェクト管理でTrelloをご利用中の方で、個人のタスク管理はOutlookで行っているという方も多いのではないでしょうか。しかし、Trelloに新しいカードが追加されるたびに、手動でOutlookにタスクを転記する作業は手間がかかり、タスクの登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloへのカード追加をトリガーに、Outlookへ自動でタスクを作成できるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloで管理しているタスクを、Outlookにも手動で登録している方
- タスクの二重入力による手間や、転記漏れなどのミスをなくしたいプロジェクトリーダーの方
- チーム内のタスク管理と個人のスケジュール管理をスムーズに連携させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloにカードを追加するだけでOutlookにタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮できます。
- 手作業での情報転記が不要になるため、タスクの登録漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カードが新たに作成されたら（Webhook）」というアクションを設定し、対象のボードなどを指定します。
- 続けて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったカードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションの「データを操作・変換する」を設定し、Outlookに登録したいタスク名や本文などの形式にデータを整えます。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、前段のオペレーションで取得・整形した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ操作・変換機能では、Trelloから取得したカードの情報をOutlookに登録する前に、指定した形式に変換できます。例えば、カード名と説明文を結合してタスクの本文にするといった設定が可能です。
- Outlookでタスクを作成するアクションでは、タスクの件名や本文に固定のテキストを入力したり、Trelloから取得したカード名や期限日といった情報を動的な値として設定したりと、柔軟なカスタマイズができます。
■注意事項
- Trello、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信する
新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくしたい方や、Trelloの確認に時間を取られている責任者におすすめのフローです。
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信する
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■概要
Trelloに新しいカードが追加されたら、Outlookにメールを送信するフローです。
TrelloとOutlookを連携することで、新しく作成されたカードを自動的にOutlookに追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Trello、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Trelloのマイアプリ登録方法は下記を参考にしてください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5543455
OutlookやTrelloのAPIを使ったその他の自動化例
OutlookとTrelloの連携以外にも、それぞれのAPIを活用することで、さまざまな業務を自動化できます。
業務効率化やタスク管理の最適化に役立つ便利な活用例をご紹介します。気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Outlookを使った便利な自動化例
Outolookからのメール送信を自動化することが可能です。
例えば契約書や請求書を作成しOutolookから自動で送信したり、入力フォームからの問い合わせに対してOutolookで自動的に返信を行うことができます。
Outlookで受信したメール内容をもとに、Googleカレンダーの予定を更新する
試してみる
■概要
Outlookで受信した予定変更のメールを確認し、都度手作業でGoogleカレンダーを更新するのは手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新忘れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにAIがメール内容を解析して関連するGoogleカレンダーの予定を自動で更新するため、面倒な転記作業から解放されて正確なスケジュール管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGoogleカレンダーを併用し、予定の更新作業を効率化したい方
- メールでの予定調整が多く、手作業によるカレンダーへの反映漏れを防ぎたい方
- スケジュール管理にかかる時間を減らし、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からカレンダーの更新まで一連の作業が自動化されるため、スケジュール管理に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、日時の入力間違いや予定の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、受信したメール本文から予定の更新に必要な情報を抽出します。
- 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションで、メール内容と合致する更新対象の予定を検索します。
- 最後に、Googleカレンダーの「予定を更新」アクションを設定し、AIで抽出した情報をもとに、検索した予定の内容を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでメール本文からデータを抽出する際、プロンプト（指示文）を自由に設定できます。受信するメールの形式に合わせて「更新後の日時」や「新しい場所」など、抽出したい項目を具体的に指定してください。
- Outlookのトリガー設定では、特定の差出人や件名に含まれるキーワードを指定することで、どのようなメールを受信した時にワークフローを起動させるか、条件を細かくカスタマイズできます。
■注意事項
- Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信した請求書の適格請求書発行事業者の登録有無を適格請求書発行事業者公表システムで確認しSlackに通知する
試してみる
■概要
取引先からOutlookで受信する請求書について、都度ファイルを開いて適格請求書発行事業者の登録番号を確認し、その結果をSlackに手入力で報告する作業は手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、請求書メールの受信をトリガーに、OCRによる登録番号の読み取りから適格請求書発行事業者公表システムでの照合、Slackへの結果通知までを自動化し、経理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- インボイス制度への対応で、請求書の確認業務に手間を感じている経理担当者の方
- OutlookとSlackを日常的に利用し、手作業での情報連携を効率化したい方
- 手作業による確認ミスや通知漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 請求書の受領から登録有無の確認、Slackへの通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による登録番号の転記ミスや確認漏れ、社内への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務品質の向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」を設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」を順に設定し、請求書ファイルを取得します。
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」で、ダウンロードした請求書ファイルから登録番号をテキストデータとして抽出します。
- 適格請求書発行事業者公表システムの「登録番号から公表情報を取得」で、抽出した登録番号の照合を行います。
- 分岐機能で登録の有無といった照合結果に応じて処理を分け、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」で関係者に結果を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名（例：「請求書」）やキーワード、対象のメールフォルダIDを任意で設定できます。
- OCR機能では、読み取り対象のファイルや抽出したい項目、使用するAIの種類、言語などを業務に合わせて自由に設定してください。
- 適格請求書発行事業者公表システムのオペレーションでは、前段のOCR機能で取得した登録番号の出力結果を指定します。
- 分岐機能では、事業者登録の有無など前段で取得した情報をもとに、後続のSlackへの通知内容などを変更するための条件をカスタマイズできます。
- Slackにメッセージを送るオペレーションでは、通知先のチャンネルIDや、登録有無の結果を記載したメッセージ内容などを任意で設定できます。
■注意事項
- Outlook、適格請求書発行事業者公表システム、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookでメールを受信したら、Zoomミーティングを作成してリンクを送付する
試してみる
■概要
お客様や取引先からOutlookでミーティングの依頼メールを受信した後、手動でZoomミーティングを作成してURLを返信する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、件数が増えると大きな負担になり、設定ミスや返信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をトリガーとして、Zoomミーティングの作成からURLの送付までを自動化し、日程調整業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZoomを使った日程調整を手作業で行い、効率化したいと考えている方
- メールでのミーティング依頼が多く、URLの発行ミスや返信漏れを防ぎたい方
- 定型的な日程調整業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいビジネスパーソン
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からZoomのURL発行、返信までが自動化されるため、日程調整にかかる作業時間を短縮できます。
- 手作業によるミーティングの日時設定ミスや、URLの貼り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメール本文からミーティングに必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションで「日付・日時形式の変換」を設定し、抽出した日付データをZoomに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、抽出・変換した情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成したミーティングURLを記載したメールを自動で返信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローボットを起動させるメールフォルダIDや、メールのチェック間隔を任意で指定できます。
- OCR機能では、メール本文のどの部分から、どの項目（例：氏名、希望日時など）を抽出するかを自由に設定できます。
- 日付・日時形式の変換オペレーションでは、抽出したテキスト形式の日付を、Zoomでのミーティング作成に適した日時の形式に変換するよう設定します。
- Zoomのミーティング作成では、抽出した情報をもとにトピックや開始時刻、会議時間などを動的に設定することが可能です。
- Outlookのメール送信オペレーションでは、件名や本文を自由に編集でき、前のオペレーションで生成されたZoomミーティングのURLなどを差し込んで送信できます。
■注意事項
- OutlookとZoomをそれぞれYoomと連携する必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの商談ステータスが受注になったら、Outlookの予定表にフォローアップを自動作成する
試してみる
■概要
Salesforceで商談が受注フェーズに進んだ後、Outlookカレンダーにフォローアップの予定を手入力する作業は、手間がかかる上に、入力漏れや日程間違いといったミスを引き起こす可能性があります。このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステータスが「受注」に更新されたタイミングを検知し、自動でOutlookにフォローアップの予定を作成するため、迅速かつ正確な顧客対応を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとOutlook間での情報連携を手作業で行っている営業担当者の方
- 顧客へのフォローアップ漏れをなくし、対応の質を高めたいと考えているマネージャーの方
- 営業プロセスの定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceのステータス更新を起点にOutlookへの予定作成が自動化されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。
- 手動での情報入力に伴う、予定の日時や顧客情報の入力ミス、転記漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、トリガーで取得した商談のフェーズが「受注」である場合に、後続のアクションを実行するよう条件を設定します。
- 条件に合致した場合のみ、Outlookの「予定表を作成する」アクションが実行されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Salesforceから取得した情報を用いて、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
- 例えば、商談フェーズが「受注」であるという条件に加えて、特定の商談金額以上である場合や、特定の商品が紐づく商談である場合など、より詳細な条件を設定できます。
■注意事項
- Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneで新規レコードが登録されたら見積書PDFを生成し、Outlookで送信する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客・案件情報をもとに、都度見積書を作成してOutlookで送付する作業に手間を感じていないでしょうか。この一連の作業は、手動で行うと入力ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーが発生しやすく、重要な業務でありながらも担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneに新規レコードが登録されるだけで、見積書PDFの自動生成からOutlookでのメール送信までを完結させ、業務の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneの情報を基に見積書を作成し、手作業でメール送付している営業担当者の方
- 見積書の作成・送付業務における入力ミスや送信漏れなどの人的ミスをなくしたい方
- 定型的な書類作成や送付業務を自動化して、より生産性の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に、書類作成からメール送信までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- kintoneのデータを直接利用して書類作成やメール送信を行うため、転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの発生を防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書PDFを生成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成したPDFを添付してメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先（To,CC,BCC）を任意のアドレスに設定できます。
- メールの件名や本文には、固定のテキストはもちろん、前段のオペレーションでkintoneから取得した会社名や担当者名といった情報を変数として埋め込み、動的に内容を作成することが可能です。
■注意事項
- kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Trelloの自動化例
Trelloにカードを自動的に登録したり、特定のボードのカードを取得し、SlackやChatworkなどに通知するといったことができます。
LINE公式アカウントで受け取ったメッセージをTrelloに追加する
試してみる
■概要
LINE公式アカウントでの顧客対応は重要ですが、受け取ったメッセージを一件ずつ確認し、Trelloに手入力でタスクとして追加するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、LINE公式アカウントでメッセージを受信するだけで、Trelloに自動でカードが作成されるため、こうした転記作業を自動化し、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- LINE公式アカウントで受けた問い合わせを手作業でTrelloに転記している担当者の方
- 顧客からのフィードバックやタスクの管理を効率化し、対応漏れを防ぎたいチームの方
- LINE公式アカウントからの情報をチーム全体でスムーズに共有し、連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- LINE公式アカウントへのメッセージを自動でTrelloにカードとして追加するため、手作業による転記の時間を短縮できます。
- 手作業でのコピー＆ペーストが不要になることで、入力ミスや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、LINE公式アカウントとTrelloをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでLINE公式アカウントを選択し、「ユーザーからメッセージを受けとったら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、受信したメッセージ内容などをカードに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloでカードを作成するアクションを設定する際に、カードを追加するボードやリストを指定してください。
- カードのタイトルや説明には、LINE公式アカウントで受信したメッセージ本文や送信ユーザーの情報など、前のステップで取得した情報を変数として自由に組み込んで設定できます。
■注意事項
- LINE公式アカウント、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成する
試してみる
■概要
Trelloでカードが作成されたら、Googleカレンダーに予定を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理でTrelloを利用している方
・チームのタスクをTrelloで管理しているプロジェクトマネージャー
・TrelloとGoogleカレンダーの両方を活用して業務を進めているチーム
2.業務でGoogleカレンダーを利用している方
・Googleカレンダーでスケジュール管理をしている方
・Googleカレンダーへのタスク追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーを利用することで、タスクやイベントの管理が効率化されます。
また、設定した時間にリマインダーを受け取ることができるため、予定の抜け漏れを防ぎ、業務進行がスムーズになります。
しかし、Trelloに追加されたタスクをGoogleカレンダーに都度手動で設定している場合、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Trelloにタスクが追加されると自動でGoogleカレンダーに登録することができます。
手動によるGoogleカレンダーへの設定が不要となるため、Googleカレンダーへの設定漏れやご入力を防止することができ、業務を効率化することが可能です。
■注意事項
・Trello、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloでカード情報が更新されたら、kintoneのレコードも更新する
試してみる
■概要
Trelloでタスクのステータスを更新した後、kintoneの顧客情報や案件管理アプリにも同じ内容を手作業で反映していませんか。このような二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloのカード情報が更新されると即座にkintoneのレコードも自動で更新されるため、こうした情報連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Trelloとkintoneを併用してプロジェクトや顧客情報を管理している方
- 2つのアプリ間の情報同期を手作業で行い、手間や入力ミスに課題を感じている方
- 定型的なデータ更新作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloでカード情報が更新されると、kintoneのレコードが自動で更新されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ更新作業がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら」というアクションを設定して、フローボットが起動するボードやリストを指定します。
- 続いて、オペレーションでTrelloの「カードの情報を取得」アクションを設定し、更新されたカードの詳細な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ステップ3で取得した情報をもとに、該当するレコードの情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」アクションにて、どのレコードを更新するかの条件を柔軟に設定してください。例えば、TrelloのカードIDと一致するkintoneのフィールドを指定することで、特定のレコードを対象にできます。
- 更新するkintoneのレコード項目に対して、Trelloから取得したカード名や説明などの情報、または任意の固定値を割り当てて、業務に合わせた設定にカスタマイズしてください。
■注意事項
- TrelloとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
Trelloのカードが更新されたらSalesforceで商談レコードを作成する
試してみる
■概要
Trelloで管理しているタスクから商談が発生した際、Salesforceへ手作業で情報を入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Trelloのカード情報が更新されると自動でSalesforceに商談レコードを作成できるため、こうした課題を解消し、営業活動の初動を迅速化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TrelloとSalesforceを併用し、タスクから商談への連携を手作業で行っている方
- 営業案件の登録漏れや入力ミスを防ぎ、データ精度を高めたい営業マネージャーの方
- 日々の定型業務を自動化し、より戦略的な営業活動に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Trelloのカード更新をトリガーにSalesforceへレコードが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTrelloを選択し、「カード情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでTrelloの「カードの情報の取得」アクションを設定し、更新されたカードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したカード情報から商談作成に必要なデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「商談オブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、抽出したデータを用いてレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloのトリガー設定では、自動化の対象としたいボードIDやリストIDを任意で設定してください。
- AI機能によるデータ抽出では、Trelloから取得したカード情報（変数）の中から、どの情報を抽出するかを自由にカスタマイズできます。
- Salesforceで商談レコードを作成する際、どの項目にどのデータ（変数）を登録するかを、自社の運用に合わせて任意に設定可能です。
■注意事項
- Trello、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
フォームの情報をもとにTrelloでカードを作成してGmailで送信する
試してみる
■概要
お問い合わせフォームや社内申請など、フォームで受け取った情報を手作業でTrelloに転記し、関係者にGmailで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業による情報の転記は、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でTrelloにカードが作成されGmailで通知が送信されるため、こうした定型業務の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け付けた情報をTrelloに転記する作業に、手間や時間を要している方
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への情報共有漏れを防ぎたいと考えている方
- TrelloとGmailを連携させ、情報共有からタスク管理までを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Trelloへのカード作成とGmailでの通知が自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、TrelloとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTrelloを選択し、「新しいカードを作成」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、カードが作成された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームの質問項目は、収集したい情報に応じて自由にカスタマイズできます。
- Trelloで新しいカードを作成するアクションでは、カードを追加したいボードIDおよびリストIDを任意で設定してください。
- Gmailで送信するメールの宛先（To, Cc, Bcc）は自由に設定可能です。また、件名や本文には、フォームで取得した情報やTrelloで作成されたカードの情報を組み込めます。
■注意事項
- TrelloとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
終わりに
OutlookとTrelloを連携することで、メールや予定の情報をそのままタスク管理に活かせるようになります。
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、誰でもかんたんに自動化フローを構築できます。手作業の負担を減らし、日々の業務をもっとスムーズにしたい方にぴったりです。
まずはYoomに無料登録して、あなたの業務に合った連携フローを試してみませんか？
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