Outlookで予定登録されたらZoomで会議を作成する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるOutlookのトリガー設定と後に続くZoomの通知設定

続いてYoomの画面にてフローボットを操作していきます。

以下画像の赤枠内をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。

トリガーの時間は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。（プランによって選択できる最短の時間が異なります）

ユーザーIDをクリックすると、画面下に「候補」が表示されるので、任意のユーザーを選択しましょう。

続いては操作条件の設定を行います。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠内の箇所をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠内の箇所、「変換対象の日付・日時」の入力項目をクリックすると、「アウトプット」が表示されます。

最初から入力されている「{{開始日時}}」は削除します。

アウトプットの中から「テキストからデータを抽出」をクリックしましょう。
「実行時間_テキストからデータを抽出」をクリックします。

続いて「テスト」をクリックし、「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。

いよいよ最後の設定です。

以下画像のような画面が表示されるので、赤枠内の「ミーティングを作成」をクリックします。

連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
入力が必須になっている箇所について説明します。
・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを指定してください
・トピック：〇〇企業MTGなどわかりやすい内容を入力します
・日付：ミーティングが行われる日付が入力されるのでそのままで問題ないです
・開始時刻：ミーティングが開始される時刻が入力されるのでそのままで問題ないです
・会議時間：予想されるミーティングの長さを入力しましょう

入力が完了したら「テスト」をクリックし、「テスト完了」を確認後に「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

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OutlookやZoomを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやZoomのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

OutlookとZoomを連携した自動化例

Outlookで予定が作成されたら、Zoomミーティングを作成して会議リンクをOutlookに追加することもできます。
また、Outlookでメールを受信したら、Zoomミーティングを作成してリンクを送付したり、Zoomミーティング終了後に録画リンクや議事録をOutlookで送付したりする連携も可能です。

Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

ワークフローで申請が承認されたらOutlookに通知する

ジョブカン経費精算・ワークフローやGaroonなどで申請が承認されたらOutlookへメールを自動で通知します。

指定した日時にOutlookメールを送信する

月末や毎日決まった時間などに自動でOutlookメールを送信します。

Zoomを活用した自動化例

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こししてデータベースに保存する

Zoomでミーティングが終了したら会議の内容を文字起こしして、Notionやkintoneなどに自動で保存します。

Zoomでミーティングが終了したらチャットツールにレコーディングURLを通知する

Zoomでミーティングが終了したら、SlackやChatworkなどにレコーディングURLを自動で通知します。

Zoom会議終了後、録画を文字起こし・要約し議事録をPDFでクラウドストレージに保存する

Zoom会議終了後に、録画の文字起こしと要約を行い、議事録としてPDFをGoogle DriveやOneDriveなどに自動で保存します。

OutlookとZoomの連携メリットと具体例

予定管理の効率化

Outlookでスケジュールが登録されたら、自動的にZoom会議が作成されることで、会議の設定作業が大幅に効率化されるのではないでしょうか。
まず、手動でZoomミーティングのURLを生成する手間がなくなります。
また、会議の日時や参加者の設定も自動で行われるので、予定に関わる管理の手間を減らせますよね。
例えば、営業やカスタマーサポートのように、頻繁に会議を設定する部署にとって、この自動化は大きな助けとなり、時間を有効に使うことができるはずです。

会議の参加者への通知が自動化

OutlookとZoomを連携させることで、会議が登録されたら、すべての参加者に自動でZoomの会議リンクや詳細を送信することもできます。
これにより、会議の詳細を一度設定すれば、すぐに参加者がその会議にアクセスできる状態が整いますよね。
具体的には、リモートワークが普及した現在、会議のスケジュール変更やリマインドの煩わしさが減り、通知漏れやスケジュールミスを防げるはずです。

会議の重複防止

OutlookとZoomを連携させることで、同じ時間帯に複数の会議が重複するリスクを減らすことができます。
Outlookでスケジュールを調整した際に、すでに同じ時間にZoom会議が設定されていれば、システムが自動的に警告を出すこともできます。
この機能により、会議のダブルブッキングを防ぎ、スケジュール管理のミスを回避できますよ。
特に、複数の部署が同じ時間帯に会議を設定する可能性がある場合、重複を避けるための予防策として非常に有効ではないでしょうか。

まとめ

OutlookとZoomの連携は、会議のスケジュール管理を効率化し、業務の生産性を向上させる強力なツールです。
自動化により、会議の設定や通知の手間を省き、スケジュールミスを防ぐことができます。
特にリモートワークが増える中で、こうしたツールの活用は、業務の円滑な進行に大きく貢献します。
ぜひこの機会に、OutlookとZoomの連携を試してみませんか？