OutlookとZoomを連携して、Outlookで予定登録されたらZoomで会議を作成する方法

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ステップ1：OutlookとZoomをマイアプリ連携

まずはじめにOutlookのマイアプリ登録を行います。

「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画面が表示されるので、今回連携したいOutlookと紐づいているMicrosoft365のアカウントをクリックしましょう。

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パスワードを入力する画面でアカウントのパスワードを入力しサインインをクリックします。

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続いてZoomのマイアプリ登録を行います。

Outlook同様、「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「新規接続」を選択しましょう。

以下の画像の赤枠をクリックしましょう。

Client IDとClient secretを入力しましょう。

Zoomの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご確認ください。

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Zoomのマイアプリ登録ができました。
次のステップへ進みましょう。

ステップ2：テンプレートをコピーする‍

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3：起点となるOutlookのトリガー設定と後に続くZoomの通知設定

続いてYoomの画面にてフローボットを操作していきます。

以下画像の赤枠内をクリックしましょう。

以下の画像のような画面が表示されるので、「次へ」をクリックしましょう。

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トリガーの時間は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。

ユーザーIDをクリックすると、画面下に「候補」が表示されるので、任意のユーザーを選択しましょう。

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続いては操作条件の設定を行います。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠内の箇所をクリックしましょう。

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以下の画像のような画面が表示されます。
赤枠内の箇所、「変換対象の日付・日時」の入力項目をクリックすると、「アウトプット」が表示されます。

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最初から入力されている「{{開始日時}}」は削除します。

アウトプットの中から「テキストからデータを抽出」をクリックしましょう。
「実行時間_テキストからデータを抽出」をクリックします。

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続いて「テスト」をクリックし、「テスト成功」となったら「保存する」をクリックしましょう。

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いよいよ最後の設定です。

以下画像のような画面が表示されるので、赤枠内の「ミーティングを作成」をクリックします。

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連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。

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以下の画像のような画面が表示されるので、内容に従って入力を進めましょう。
入力が必須になっている箇所について説明します。
・メールアドレス：ミーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを指定してください
・トピック：〇〇企業MTGなどわかりやすい内容を入力します
・日付：ミーティングが行われる日付が入力されるのでそのままで問題ないです
・開始時刻：ミーティングが開始される時刻が入力されるのでそのままで問題ないです
・会議時間：予想されるミーティングの長さを入力しましょう

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入力が完了したら「テスト」をクリックし、「テスト完了」を確認後に「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。

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Outlook・Zoomを使ったその他の自動化例

①Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録する

Outlookで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。
これまで手動で入力作業を行っていた方は、その作業が不要になるため作業負担が軽減されるため、効率的にデータを管理したいと思っている方におすすめです。

②毎日指定の時間にOutlookでメールを送信する

毎日指定の時間にOutlookでメールを送信するフローです。メールの送信内容を自由に変更し、社内通知など定型メールの送信を行いたい方におすすめです。

③Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知

Zoomでミーティングが終了したら、Microsoft TeamsにレコーディングURLを通知フローです。チーム全体宛てのレコーディングの共有を漏れなくスムーズに行いたい方におすすめです。

まとめ

OutlookとZoomの連携は、会議のスケジュール管理を効率化し、業務の生産性を向上させる強力なツールです。自動化により、会議の設定や通知の手間を省き、スケジュールミスを防ぐことができます。特にリモートワークが増える中で、こうしたツールの活用は、業務の円滑な進行に大きく貢献します。
ぜひこの機会に、OutlookとZoomの連携を試してみませんか？

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