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チームで共有しているJira Softwareに新たな課題が追加された場合や、自分が課題を追加する際、どのように対応していますか？大体の場合は、定期的にJira Softwareへアクセスをする、というのがセオリーではないでしょうか。
しかし、チェックしても課題が追加されていなかったり、自分が担当者ではない課題の場合もありますよね。また、課題の追加のためだけに作業を中断してJira Softwareへアクセスをするというのも、少々手間ではないでしょうか。
そこで今回は、課題の管理が効率的になる可能性を高める自動化を紹介します。AIを活用した自動化のため、IT社会に順応した業務効率の向上が期待できるでしょう。
今回の連携により、Slackの特定のチャンネルに投稿されたメッセージをAIの抽出機能を活用して課題名や担当者などの必要な情報を抽出し、Jira Softwareの課題に自動追加可能になります。そのため、課題の追加にかかる手間が削減できるはずです。
例えば、これまでは新たな課題が発生した際、作業を中断してJira Softwareにアクセスする必要がありました。しかし今回の自動化を導入すれば、メインコミュニケーションツールとして活用しているSlackのチャンネルに課題の内容を投稿するだけで自動作成されるため、ツール間を移動する手間が省けます。
これにより、課題の追加にかかる時間を削減できる可能性が高まります。
Slackの特定のチャンネルに課題内容を投稿することで、Jira Softwareにアクセスしなくても課題をチェックしやすくなる見込みがあります。
例えば、これまでは課題が追加される度にJira Softwareにアクセスする必要がありました。しかし、Slackの特定のチャンネルに課題内容を送信したうえで課題が自動作成されるようになるため、Slackからも課題の詳細をチェック可能になるでしょう。
また、誰がいつ頃課題を追加したのかも把握できるため、Slack上で課題についての相談などが行いやすくなるかもしれません。
SlackとJira Softwareの連携を行うことで、繰り返しの定型作業が簡素化され、時間の節約となることが期待できます。
例えば、これまでは課題が発生するたびにJira Softwareへアクセスし、新たな課題を追加する必要がありました。加えて課題を確認する側も定期的にJira Softwareをチェックしなければならず、「タスクを確認するというタスク」が発生している状態とも言えます。
そこで今回のアプリ連携を活用すると、常用してるSlackだけで課題の確認が完結するため、繰り返しの作業にかかる時間を節約できることが見込めるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Slackでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、Slackの特定のチャンネルに投稿されたメッセージの内容から、指定した文字列をAIの抽出機能でピックアップします。
そして、Jira SoftwareのAPIを用いてこのデータを受け取り、新しい課題として登録することが可能です。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
Slackと入力し、Slackのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
上記のような画面が表示されるので、Jira Softwareと連携したいチャンネルをプルダウンから選択します。
その後、「許可する」を押しましょう。
Yoomの画面に自動で切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Jira Softwareを検索し、Jira Softwarのアイコンをクリックします。
2.アカウント名の設定とアクセストークンの取得
必須項目を設定していきます。
詳しくは赤枠内のJira Sofrwareのマイアプリ登録方法をご確認ください。
3.追加をクリック
2つの必須項目が設定できたら、右下の追加ボタンを押しましょう。
上記の表示がされれば連携完了となります。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Slackでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Slackのアイコンの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
各項目を設定します。
まずは起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
IDはボックスをクリックすることで選択可能です。
一覧表示されるため、Jira Softwareと連携したいIDを選択してください。
5.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.AI機能
AIのアイコンの「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
次へを押しましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.必須項目の確認
必須項目の確認を行います。
課題に追加する内容を抽出するテキストは、Slackに送信されたメッセージとして設定済みです。
次に、抽出したい項目の確認です。
対象のテキスト「メッセージ」から、抽出したい項目を「課題タイトル・課題詳細」としています。
これにより、Slackで上記画像のようなメッセージを指定したチャンネルに送信することで、Jira Softwareにこの内容で課題が作成されるようになります。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
続けて、Jira Softwareに課題を作成する設定を行います。
1.データベースを操作する
Jira Softwareのアイコンの「課題を追加」をクリックします。
次へを押します。
2.必須項目の設定
必須項目を入力していきます。
サブドメインはボックス下部の捕捉通りに入力しましょう。
プロジェクトキーと課題タイプIDはボックスをクリックすることで選択可能です。
課題を追加するIDをそれぞれ選択しましょう。
その他の設定に関しては、テンプレートを活用しているため完了しています。
3.テストの実行
設定が完了したらテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら設定は完了です。保存を押してください。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でアプリ連携が完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Slackでメッセージが投稿されたらJira Softwareに課題を作成する
他にSlackとJira Softwareを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.Jira Softwareで課題が追加されたらSlackに通知する
課題の追加を素早く把握するなら、こちらのテンプレートもおすすめです。今回のフローボットと併用するのはいかがでしょうか。
2.Jira Softwareのボード情報を取得し、Slackに通知する
課題だけではなくボードの情報も通知できます。プロジェクトの進行をスムーズにするためにご活用ください。
3.Jira Softwareで課題が作成されたら、Google スプレッドシートにレコードを追加しSlackに通知する
課題をGoogle スプレッドシートに自動格納できます。課題について詳細な分析などを行いたい場合にお役立てください。
Jira Softwareを活用することでタスク整理が上手くいきやすくなりますが、課題の作成や確認を簡易化することで、その利便性は大きく向上するはずです。
そのため、今回紹介した自動化を行えば、今まで以上に快適な作業環境が整う可能性があります。
Yoomを使用するにあたり、プログラミングの知識は必要ありません。どなたでも手順通りに設定を行えば自動化を導入できるため、これまであきらめていた方でもお気軽にお試しいただけます。ぜひご活用ください。
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