SmartHRとLINE WORKSを連携して、SmartHRの情報を基に在籍証明書を発行してLINE WORKSに自動通知する方法

在籍証明書の発行から通知までを自動化に任せてみませんか？
従来のように手作業で行っていると、発行ミスや遅延のリスクが高まります。
しかし、SmartHRとLINE WORKSを連携し、在籍証明書の発行と通知を自動化に任せることで、そういったリスクを防止できます。
この自動化により、SmartHRのWebサイトからワンクリックで従業員情報を取得し、在籍証明書を発行できるため、スムーズに手続きが行えるでしょう。
また、LINE WORKSに通知することで、在籍証明書の確認もしやすくなります。

こんな方におすすめ

SmartHRとLINE WORKSを別々に活用していて、連携させたいと考えている方
在籍証明書の発行をミスなく正確に行いたい方
発行にかかる時間を短縮したい方

SmartHRとLINE WORKSの連携メリットと具体例

メリット1:手作業の手間を削減する

在籍証明書の発行はステップが多く、人事担当者にとっても負担が大きい作業だと言えるでしょう。
その課題を課題を解消するのにおすすめなのが、SmartHRとLINE WORKSの連携です。
たとえば、SmartHRのWebサイトから従業員情報を用いて、在籍証明書を発行し、LINE WORKSに自動的に通知できます。
これにより、手作業で在籍証明書に従業員情報を入力し、発行する必要がなくなるため、担当者の負担を軽減できます。
その結果、在籍証明書の発行から通知までの処理速度を向上できるかもしれません。

メリット2:人的ミスを削減する

在籍証明書の発行を手作業で行っている場合、入力漏れやミスが起こる可能性があります。
しかし、SmartHRとLINE WORKSの自動化を活用することで、このようなミスを軽減できるかもしれません。
たとえば、住宅ローンの申請を行う際に在籍証明書が必要な場合、誤った情報で提出すると、修正作業が必要になり、信頼性が低下するリスクが考えられます。
しかし、自動化を導入すれば正確に在籍証明書を発行できるため、精度の高い処理を実現できるでしょう。

メリット3:手続きをスムーズに行える

在籍証明書が急ぎで必要な場合、スムーズに手続きを行うことは非常に重要です。
Chrome拡張機能トリガーを活用すれば、SmartHRの従業員情報からワンクリックで発行でき、LINE WORKSへ通知できます。
たとえば、短期間での準備が求められる海外出張の場合でも、スムーズに在籍証明書を発行できるため、処理が遅れる心配がなくなるでしょう。
これにより、従業員の負担を軽減するだけでなく、作業時間の短縮にも貢献できます。
さらに、LINE WORKSに通知することで、書類の確認もしやすくなります。

それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRの情報で在籍証明書を発行しLINE WORKSに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

SmartHRとLINE WORKSの連携フローの作り方

SmartHRの従業員情報をAPIを介して受け取り、在籍証明書を発行し、LINE WORKSのAPIを通じて通知することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

SmartHRとLINE WORKSをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるSmartHRのトリガー設定とその後に続くLINE WORKSのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、SmartHRとLINE WORKSの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:SmartHRとLINE WORKSをマイアプリ登録

SmartHRとLINE WORKをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
あらかじめマイアプリ登録を行うことで、自動化設定がスムーズに進みます。

まず、SmartHRのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からSmartHR（OAuth）を探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。

以下の画面が表示されたら、「サブドメイン」を設定します。

続いて、Googleドキュメントで書類を発行する設定を行うため、Googleドキュメントのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、アプリ一覧からGoogleドキュメントを探すか、検索欄で検索しましょう。
以下の画面が表示されるので、Googleドキュメントにログインしてください。

続いて、LINE WORKSのマイアプリ登録を行ってください。
LINE WORKSを検索欄で検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定をしてください。
マイアプリ登録の詳しい設定方法は、こちらです。

SmartHR、Googleドキュメント、LINE WORKSがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更したい場合は、以下の画面から変更しましょう。
最初に、SmartHRのWebページを開いた状態で、拡張機能からYoomのフローボットを起動する設定を行うので、「従業員ページから起動」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるSmartHRのトリガー設定とその後に続くLINE WORKSのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
Chrome拡張機能の詳しい設定方法は、こちらから確認してください。
まだChrome拡張機能をインストールしていない方は、こちらのページからインストールします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可
「SmartHR(OAuth)と連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」→従業員ページから起動

以下の設定方法を確認してください。

スクロールし、「起動ページのURLサンプル」の設定を行います。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、Googleドキュメントの設定を行うので「書類を発行する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→お好みで変更可
「Googleドキュメントと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認

Googleドキュメントに移動し、在籍証明書の雛形書類を準備しましょう。
以下は例ですので、こちらを参照して設定してください。

Yoom画面に戻って、「雛形書類の連携」を設定しましょう。

次に、「発行書類」の設定を行ってください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は候補から選択しましょう。
候補は枠内をクリックすることで表示されます。

「出力ファイル名」を設定してください。
「従業員ページから起動」のアウトプットを活用することで、ファイル名に従業員の氏名が使用されます。
例ですので、ご自由に設定してください。
赤枠内の矢印をクリックするとアウトプットが表示されます。

以下のように設定方法が表示されたら、確認してください。

こちらでは、在籍証明書を従業員ごとに置換する設定を行います。
「置換対象の文字列」には、雛形書類に記載した項目名が表示されます。
「従業員ページから起動」のアウトプットから該当する項目を設定しましょう。

他の項目も同様に設定を行うと、以下のように表示されます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次に、LINE WORKSの設定を行うので、「トークルームにメッセージを送信」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→お好みで変更可
「LINE WORKS (API2.0)と連携するアカウント情報と連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
「アクション」→トークルームにメッセージを送信

以下の注意事項を確認してください。
ボットIDはこちらでボットを作成するか、管理画面からボットを追加することで取得可能です。

以下の画面が表示されるので、説明を確認して設定しましょう。

スクロールし、「メッセージ」の設定をしてください。
「従業員ページから起動」、「書類を発行する」のアウトプットを活用し、設定しましょう。
以下を参考にお好みで設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、SmartHRとLINE WORKSの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、チェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のSmartHRやLINE WORKSを使った自動化の例

他にもSmartHRやLINE WORKSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRに従業員が登録されたら、LINE WORKSに自動通知するフローです。
SmartHRの従業員登録をLINE WORKSに自動通知することで、入社手続きに必要な情報の共有が容易になります。
新入社員の情報をLINE WORKS上でスピーディーに把握できるため、システム間の移動を減らせます。

2.SmartHRで従業員が削除されたら、自動的にLINE WORKSに通知するフローです。
‍従業員の登録情報だけでなく、削除した際も通知できます。
特に退職処理やアカウント削除をスムーズに行いたい方におすすめの自動化です。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたら、SmartHRに従業員を自動登録するフローです。
Google スプレッドシートに登録された従業員情報を自動でSmartHRに登録できるので、転記作業が不要になります。
それぞれのシステムに従業員情報を登録する手間を省きたい方におすすめです。

まとめ

在籍証明書の発行から通知までを自動化することで、業務の精度とスピード向上に貢献できるでしょう。
SmartHRにWebサイトからワンクリックで従業員情報を取得し、在籍証明書を発行してLINE WORKSに通知すれば、手作業の手間を省けます。
これにより、ヒューマンエラーを防止し、発行処理が正確になります。

Yoomを活用した自動化の導入は、効率化だけでなく、誰でも簡単に利用できる点が魅力です。
このテンプレートを活用して、在籍証明書の発行処理を正確かつスピーディーに行いましょう。