・
【簡単設定】SmartHRの家族情報を自動で取得し活用する方法
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
「SmartHRに新しい家族情報が登録されるたびに、給与計算ソフトや別の管理シートに手で入力し直すのが面倒…」
「扶養家族の情報を更新した際、関連部署への連絡や書類作成に時間がかかってしまっている…」
このように、SmartHRの家族情報に関する手作業での情報管理に課題を感じていませんか？
もし、SmartHRに家族情報が追加されたら、その内容を自動でスプレッドシートに記録し、関係者に通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはSmartHRの家族情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
SmartHRの情報をGoogle スプレッドシートに記録し通知するフローを作ってみよう
それではここから、SmartHRに家族情報が新規登録された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、担当者へメールで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- SmartHRとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- SmartHRのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：SmartHRとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SmartHRのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からSmartHRを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法は、SmartHRのマイアプリ登録方法をご参照ください。
これでSmartHRのマイアプリ登録が完了です。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
- 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
- SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
- 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
- メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。
■注意事項
- SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：SmartHRのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「家族情報が新たに登録されたら」をクリックしてください。
以下の画面に切り替わるので、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。
「サブドメイン」を、注釈を参考に入力しましょう。
SmartHRのURLから取得可能です。
設定したら「追加」を押して次へ進んでください。
再度「サブドメイン」を、入力してください。
入力が完了したら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
テストに成功したら「次へ」進みます。
以下の画面に移行するので、トリガーとなるイベント(家族情報を新たに登録する)を実行しましょう。
作成するデータの内容は、テスト用のため架空の情報（「山田テスト」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は下図のようなデータを作成しました。
作成が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートのレコード追加
あらかじめGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう。
記録したい項目に合わせて、任意で作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
次の画面に移行するので、連携アカウントを確認してください。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」は、先ほど作成したシートを候補から選択してください。
「スプレッドシートのタブ名」も、候補から選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせて手入力します。
全ての設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「追加するレコードの値」は、シートの項目が反映されます。
項目に合わせて取得した値を活用し、それぞれ設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全ての設定が完了したら、「テスト」を押してください。
テストに成功すると、実際Google スプレッドシートに記録されるので確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
ステップ5：メールの送信設定
担当者へメールで通知する設定を行います。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、任意のメールアドレスを設定してください。
なお、最後にメール送信のテストを行うので、実際にメールを受け取れるアドレスを設定しましょう。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
「件名」と「本文」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
※送信エラーになった場合は、送信先メールアドレスの形式が正しくない可能性があります。非対応文字が含まれていないか、@が大文字になっていないかなどご確認ください。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、SmartHRに家族情報が新規登録された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、担当者へメールで通知するフローの連携手順になります。
SmartHRを活用したその他の自動化例
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、SmartHRに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームの履歴書OCRやSlackからの情報でSmartHRに従業員を自動登録が可能です。
さらに、登録・情報更新をトリガーに、KING OF TIMEやカオナビなどの各種人事労務システムと情報を同期します。
また、OneDriveに従業員フォルダを作成したり、退職時にはZoomアカウントの自動削除やSlackへの通知といったオフボーディング処理を自動実行します。
これにより、新入社員の入社手続きと退職時の削除処理を自動化し、人事情報の正確な管理を実現できます。
■概要
採用候補者からGoogleフォームで履歴書を受け取る際、その内容を確認してSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCRで自動で読み取りSmartHRへ従業員情報を登録するため、こうした採用業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとSmartHRを利用した採用業務に、手間や時間を要している人事担当者の方
- 履歴書の内容を手作業で転記する際に、入力ミスや漏れなどの課題を感じている方
- 採用プロセスを自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている採用責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信後、OCRでの読み取りからSmartHRへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームに添付された履歴書を対象とします。
- 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員の登録」アクションを設定して、OCRで読み取った情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、採用に必要な情報を取得するため、質問項目を自由に設定してください。
- OCR機能のアクションでは、履歴書から抽出したい氏名や住所などの項目を任意で設定できます。
- SmartHRに従業員を登録する際、対象となる事業所のIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
新しい従業員が入社するたび、Slackで連絡を受け取り、その情報をSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか？
この定型的な作業は、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに従業員情報を投稿するだけで、SmartHRへの従業員登録が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに解消し、正確で迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとSmartHRで従業員情報を管理しており、手作業での登録に課題を感じる人事労務担当者の方
- 入社手続きのたびに発生する複数ツールへの情報入力を非効率だと感じている方
- 従業員情報の登録業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに所定のフォーマットで情報を投稿するだけでSmartHRへの登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記することで、手入力による登録ミスや重要な情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を使い、「テキストからデータを抽出する」のアクションを設定し、Slackの投稿から従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、抽出したデータをもとにSmartHRへ従業員情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定で、従業員情報の投稿を検知する対象のチャンネルIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能の設定では、Slackに投稿するテキストの内容に応じて、変換タイプや抽出したい項目（氏名や入社日など）を任意で設定します。
- SmartHRで従業員を登録するアクションでは、自社の運用に合わせて事業所ID、雇用形態ID、社員番号などを任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「GitHubでIssueが新しく作成されたら、SmartHRで従業員の登録をする」フローは、GitHubとSmartHRをYoomでつなぐ業務ワークフローです。Issueが立ち上がるたびに、従業員情報を自動でSmartHRに登録し、入社準備の手間とミスを減らします。この自動化で一度の操作だけで二つのサービスを連携、スムーズな人事プロセスが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubで社内Issue管理しつつ、人事手続きの時間を削減したい人事担当者の方
- SmartHRに従業員登録するたびに手入力や確認作業が発生し、負担を感じている方
- GitHubとSmartHRの情報連携をシームレスに行い、ミスを防ぎたいチームリーダーの方
- Yoomを使ってSmartHRとGithubの連携を簡単に実現したいエンジニアやシステム運用担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 人事作業を自動化し、手入力の工数を削減
- 手作業によるミスを防ぎ、データの一貫性アップ
- 統一されたワークフローで引き継ぎもスムーズに
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、正確性が求められる一方で、複数のシステムへの情報更新が必要となり、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特にfreee人事労務とSmartHRを併用している場合、それぞれのシステムで手作業による情報更新を行うと、作業負荷が増加し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、freee人事労務で従業員情報が「退職」に更新された際に、SmartHRの情報を自動で更新でき、これらの課題を解消し、よりスムーズな退職処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とSmartHRを利用し、従業員の退職処理を行っている人事労務担当者の方
- 複数のSaaS間の情報連携を手作業で行っており、作業の効率化を検討している方
- 従業員情報の更新作業におけるヒューマンエラーを減らし、正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務で従業員情報が更新されると、SmartHRの従業員情報も自動で更新されるため、手作業での二重入力や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、freee人事労務で従業員情報に変更があった場合にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」を用いて、取得した従業員情報が「退職」に関連する特定の条件（例：退職日が入力されたなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 条件に合致した場合、オペレーションでSmartHRの「従業員を検索」アクションを設定し、該当する従業員をSmartHR内で特定します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、freee人事労務から取得した情報をもとに、SmartHRの従業員情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、フローを進行させる条件を任意で設定できます。例えば、freee人事労務の従業員情報から取得した「ステータス」が「退職」になった場合や、「退職日」が入力された場合など、運用に合わせて条件を指定してください。
- SmartHRの「従業員情報の更新」アクションでは、更新する項目や内容を自由に設定できます。freee人事労務から取得した値をそのまま利用するだけでなく、固定のテキスト情報を入力したり、他のオペレーションで取得した情報を組み合わせたりすることも可能です。
■注意事項
- freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要従業員情報の管理にGoogle スプレッドシートとSmartHRを併用しているものの、情報が更新されるたびに両方のツールに手作業で入力し直すのは手間ではないでしょうか？また、手作業による転記では、入力ミスや更新漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行情報が更新されると、SmartHRの従業員情報も自動で更新されるため、こうした情報管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 二重入力の手間をなくし、従業員情報の更新作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、データの正確性を担保したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの行が更新されると、SmartHRの従業員情報が自動で更新されるため、手作業での入力時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知したいセルなどを任意で設定してください。
- SmartHRで従業員情報を更新するアクションを設定する際に、固定値や前段のGoogle スプレッドシートで取得した情報を変数として、任意の項目に設定してください。
■注意事項- Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要新しい従業員が入社するたびに、SmartHRをはじめ、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビなど複数のシステムへ情報を手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。同じ情報を何度も入力する非効率さや、入力ミスなどのヒューマンエラーは避けたいものです。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員情報を登録するだけで、他の人事労務システムへのデータ登録が自動で完了するため、こうした入社手続きに関する課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRなど複数の人事労務システムを併用し、二重入力に手間を感じている方
- 手作業による従業員情報の転記で、入力ミスや連携漏れなどの課題を抱えている方
- 入社手続きに伴う定型業務を自動化し、人事部門の生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRへの登録を起点に、PCAクラウド給与など各種システムへ自動で情報が連携されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SmartHR、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPCAクラウド給与を選択し、「データ領域の選択」と「社員情報を登録」のアクションを設定し、最後に「PCAクラウドからログアウト」させます。
- 次に、オペレーションでKING OF TIMEを選択し、「従業員の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビを選択し、「メンバーを登録」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRから取得した従業員情報のうち、どの項目をPCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビに連携するかは任意で設定可能です。氏名や部署情報など、各システムの運用に合わせて必要なデータだけを連携させることができます。
■注意事項- SmartHR、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- PCAクラウド給与はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、迅速かつ正確な情報伝達が求められる重要な業務ですが、手作業での連絡は手間がかかり、抜け漏れのリスクも伴います。特に、IT資産の返却やアカウントの削除依頼など、各部署への個別連絡は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日を更新するだけで、関連部署のSlackチャンネルへ自動で通知が可能です。これにより、連絡業務を効率化し、スムーズな退職手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを基点とした退職手続きの連絡業務に、手間を感じている人事労務担当の方
- 従業員の退職に伴うアカウント削除や資産回収などを担当する情報システム部の方
- 退職者に関する部署内の情報共有を、迅速かつ確実に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで退職日を更新するだけでSlackへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による部署への連絡漏れや、退職者情報の伝達ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」を設定して、退職日が更新されたことを検知するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、SmartHRから取得した部署情報をもとに、通知先を切り替える処理を行います。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、各部署に応じたチャンネルへ退職者の情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへ通知する際、部署ごとに通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、情報システム部向けのチャンネルや経理部向けのチャンネルなどを指定することが可能です。
- Slackに送信するメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。SmartHRから取得した「従業員名」や「退職日」などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502
■概要
採用候補者からGoogleフォームで履歴書を受け取る際、その内容を確認してSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCRで自動で読み取りSmartHRへ従業員情報を登録するため、こうした採用業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとSmartHRを利用した採用業務に、手間や時間を要している人事担当者の方
- 履歴書の内容を手作業で転記する際に、入力ミスや漏れなどの課題を感じている方
- 採用プロセスを自動化し、よりコア業務に集中したいと考えている採用責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信後、OCRでの読み取りからSmartHRへの登録までを自動化し、手作業でのデータ入力にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力内容の間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをダウンロードする」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定して、フォームに添付された履歴書を対象とします。
- 最後に、オペレーションでSmartHRを選択し、「従業員の登録」アクションを設定して、OCRで読み取った情報を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、採用に必要な情報を取得するため、質問項目を自由に設定してください。
- OCR機能のアクションでは、履歴書から抽出したい氏名や住所などの項目を任意で設定できます。
- SmartHRに従業員を登録する際、対象となる事業所のIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要
新しい従業員が入社するたび、Slackで連絡を受け取り、その情報をSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか？
この定型的な作業は、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに従業員情報を投稿するだけで、SmartHRへの従業員登録が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに解消し、正確で迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackとSmartHRで従業員情報を管理しており、手作業での登録に課題を感じる人事労務担当者の方
- 入社手続きのたびに発生する複数ツールへの情報入力を非効率だと感じている方
- 従業員情報の登録業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackに所定のフォーマットで情報を投稿するだけでSmartHRへの登録が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で情報を転記することで、手入力による登録ミスや重要な情報の入力漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでデータ抽出機能を使い、「テキストからデータを抽出する」のアクションを設定し、Slackの投稿から従業員情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、抽出したデータをもとにSmartHRへ従業員情報を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定で、従業員情報の投稿を検知する対象のチャンネルIDを任意で設定してください。
- データ抽出機能の設定では、Slackに投稿するテキストの内容に応じて、変換タイプや抽出したい項目（氏名や入社日など）を任意で設定します。
- SmartHRで従業員を登録するアクションでは、自社の運用に合わせて事業所ID、雇用形態ID、社員番号などを任意で設定してください。
■注意事項
- Slack、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
「GitHubでIssueが新しく作成されたら、SmartHRで従業員の登録をする」フローは、GitHubとSmartHRをYoomでつなぐ業務ワークフローです。Issueが立ち上がるたびに、従業員情報を自動でSmartHRに登録し、入社準備の手間とミスを減らします。この自動化で一度の操作だけで二つのサービスを連携、スムーズな人事プロセスが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubで社内Issue管理しつつ、人事手続きの時間を削減したい人事担当者の方
- SmartHRに従業員登録するたびに手入力や確認作業が発生し、負担を感じている方
- GitHubとSmartHRの情報連携をシームレスに行い、ミスを防ぎたいチームリーダーの方
- Yoomを使ってSmartHRとGithubの連携を簡単に実現したいエンジニアやシステム運用担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 人事作業を自動化し、手入力の工数を削減
- 手作業によるミスを防ぎ、データの一貫性アップ
- 統一されたワークフローで引き継ぎもスムーズに
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、正確性が求められる一方で、複数のシステムへの情報更新が必要となり、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特にfreee人事労務とSmartHRを併用している場合、それぞれのシステムで手作業による情報更新を行うと、作業負荷が増加し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、freee人事労務で従業員情報が「退職」に更新された際に、SmartHRの情報を自動で更新でき、これらの課題を解消し、よりスムーズな退職処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とSmartHRを利用し、従業員の退職処理を行っている人事労務担当者の方
- 複数のSaaS間の情報連携を手作業で行っており、作業の効率化を検討している方
- 従業員情報の更新作業におけるヒューマンエラーを減らし、正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務で従業員情報が更新されると、SmartHRの従業員情報も自動で更新されるため、手作業での二重入力や確認作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、従業員情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、freee人事労務で従業員情報に変更があった場合にフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、「コマンドオペレーション」を用いて、取得した従業員情報が「退職」に関連する特定の条件（例：退職日が入力されたなど）に合致する場合のみ、後続の処理に進むように設定します。
- 条件に合致した場合、オペレーションでSmartHRの「従業員を検索」アクションを設定し、該当する従業員をSmartHR内で特定します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、freee人事労務から取得した情報をもとに、SmartHRの従業員情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、フローを進行させる条件を任意で設定できます。例えば、freee人事労務の従業員情報から取得した「ステータス」が「退職」になった場合や、「退職日」が入力された場合など、運用に合わせて条件を指定してください。
- SmartHRの「従業員情報の更新」アクションでは、更新する項目や内容を自由に設定できます。freee人事労務から取得した値をそのまま利用するだけでなく、固定のテキスト情報を入力したり、他のオペレーションで取得した情報を組み合わせたりすることも可能です。
■注意事項
- freee人事労務、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSmartHRで従業員情報を管理している人事労務担当者の方
- 二重入力の手間をなくし、従業員情報の更新作業を効率化したいと考えている方
- 手作業による転記ミスを防ぎ、データの正確性を担保したい情報システム部門の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行が更新されると、SmartHRの従業員情報が自動で更新されるため、手作業での入力時間を短縮できます。
- 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSmartHRをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員情報の更新」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに更新内容を指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートやシート、更新を検知したいセルなどを任意で設定してください。
- SmartHRで従業員情報を更新するアクションを設定する際に、固定値や前段のGoogle スプレッドシートで取得した情報を変数として、任意の項目に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- SmartHRなど複数の人事労務システムを併用し、二重入力に手間を感じている方
- 手作業による従業員情報の転記で、入力ミスや連携漏れなどの課題を抱えている方
- 入社手続きに伴う定型業務を自動化し、人事部門の生産性を高めたいと考えている方
- SmartHRへの登録を起点に、PCAクラウド給与など各種システムへ自動で情報が連携されるため、データ入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が減るため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、SmartHR、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでPCAクラウド給与を選択し、「データ領域の選択」と「社員情報を登録」のアクションを設定し、最後に「PCAクラウドからログアウト」させます。
- 次に、オペレーションでKING OF TIMEを選択し、「従業員の登録」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでカオナビを選択し、「メンバーを登録」アクションを設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRから取得した従業員情報のうち、どの項目をPCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビに連携するかは任意で設定可能です。氏名や部署情報など、各システムの運用に合わせて必要なデータだけを連携させることができます。
- SmartHR、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビのそれぞれとYoomを連携してください。
- PCAクラウド給与はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- KING OF TIMEのマイアプリ連携方法は「KING OF TIME マイアプリ登録方法」をご参照ください。
- カオナビのマイアプリ連携方法は「カオナビのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、迅速かつ正確な情報伝達が求められる重要な業務ですが、手作業での連絡は手間がかかり、抜け漏れのリスクも伴います。特に、IT資産の返却やアカウントの削除依頼など、各部署への個別連絡は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日を更新するだけで、関連部署のSlackチャンネルへ自動で通知が可能です。これにより、連絡業務を効率化し、スムーズな退職手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを基点とした退職手続きの連絡業務に、手間を感じている人事労務担当の方
- 従業員の退職に伴うアカウント削除や資産回収などを担当する情報システム部の方
- 退職者に関する部署内の情報共有を、迅速かつ確実に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで退職日を更新するだけでSlackへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による部署への連絡漏れや、退職者情報の伝達ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」を設定して、退職日が更新されたことを検知するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、SmartHRから取得した部署情報をもとに、通知先を切り替える処理を行います。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、各部署に応じたチャンネルへ退職者の情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへ通知する際、部署ごとに通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、情報システム部向けのチャンネルや経理部向けのチャンネルなどを指定することが可能です。
- Slackに送信するメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。SmartHRから取得した「従業員名」や「退職日」などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502
まとめ
SmartHRの家族情報に関する連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた家族情報の転記や関連部署への連絡といった手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事労務担当者は面倒な定型業務から解放され、制度設計や従業員エンゲージメント向上といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：扶養家族の場合のみ通知するなど、条件分岐は可能ですか？
A：はい、可能です。
ミニプラン以上で利用できる分岐設定を使うことで、特定の条件の場合のみ通知できるようになります。
Q：どんな家族情報（続柄、扶養状況など）を取得できますか？
A：SmartHRに登録されている家族の氏名や社員との関係（配偶者・子どもなど）、扶養区分といった基本情報を取得できます。
これにより、家族構成や扶養状況を正確に把握し、人事手続きや申請業務をスムーズに進めることが可能です。
Q：連携が途中で失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
