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「SmartHRに新しい家族情報が登録されるたびに、給与計算ソフトや別の管理シートに手で入力し直すのが面倒…」
「扶養家族の情報を更新した際、関連部署への連絡や書類作成に時間がかかってしまっている…」
このように、SmartHRの家族情報に関する手作業での情報管理に課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">SmartHRに家族情報が追加されたら、その内容を自動でスプレッドシートに記録し、関係者に通知する仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されます。
より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartHRの家族情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、SmartHRに家族情報が新規登録された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、担当者へメールで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SmartHRのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からSmartHRを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法は、SmartHRのマイアプリ登録方法をご参照ください。
これでSmartHRのマイアプリ登録が完了です。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「家族情報が新たに登録されたら」をクリックしてください。
以下の画面に切り替わるので、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。
「サブドメイン」を、注釈を参考に入力しましょう。
SmartHRのURLから取得可能です。
設定したら「追加」を押して次へ進んでください。
再度「サブドメイン」を、入力してください。
入力が完了したら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
テストに成功したら「次へ」進みます。
以下の画面に移行するので、トリガーとなるイベント(家族情報を新たに登録する)を実行しましょう。
作成するデータの内容は、テスト用のため架空の情報（「山田テスト」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は下図のようなデータを作成しました。
作成が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
あらかじめGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう。
記録したい項目に合わせて、任意で作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
次の画面に移行するので、連携アカウントを確認してください。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」は、先ほど作成したシートを候補から選択してください。
「スプレッドシートのタブ名」も、候補から選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせて手入力します。
全ての設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「追加するレコードの値」は、シートの項目が反映されます。
項目に合わせて取得した値を活用し、それぞれ設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全ての設定が完了したら、「テスト」を押してください。
テストに成功すると、実際Google スプレッドシートに記録されるので確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
担当者へメールで通知する設定を行います。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、任意のメールアドレスを設定してください。
なお、最後にメール送信のテストを行うので、実際にメールを受け取れるアドレスを設定しましょう。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
「件名」と「本文」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
※送信エラーになった場合は、送信先メールアドレスの形式が正しくない可能性があります。非対応文字が含まれていないか、@が大文字になっていないかなどご確認ください。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、SmartHRに家族情報が新規登録された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、担当者へメールで通知するフローの連携手順になります。
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、SmartHRに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームの履歴書OCRやSlackからの情報でSmartHRに従業員を自動登録が可能です。
さらに、登録・情報更新をトリガーに、KING OF TIMEやカオナビなどの各種人事労務システムと情報を同期します。
また、OneDriveに従業員フォルダを作成したり、退職時にはZoomアカウントの自動削除やSlackへの通知といったオフボーディング処理を自動実行します。
これにより、新入社員の入社手続きと退職時の削除処理を自動化し、人事情報の正確な管理を実現できます。
SmartHRの家族情報に関する連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた家族情報の転記や関連部署への連絡といった手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、人事労務担当者は面倒な定型業務から解放され、制度設計や従業員エンゲージメント向上といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：扶養家族の場合のみ通知するなど、条件分岐は可能ですか？
A：はい、可能です。
ミニプラン以上で利用できる分岐設定を使うことで、特定の条件の場合のみ通知できるようになります。
Q：どんな家族情報（続柄、扶養状況など）を取得できますか？
A：SmartHRに登録されている家族の氏名や社員との関係（配偶者・子どもなど）、扶養区分といった基本情報を取得できます。
これにより、家族構成や扶養状況を正確に把握し、人事手続きや申請業務をスムーズに進めることが可能です。
Q：連携が途中で失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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