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■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「SmartHRに新しい家族情報が登録されるたびに、給与計算ソフトや別の管理シートに手で入力し直すのが面倒…」
「扶養家族の情報を更新した際、関連部署への連絡や書類作成に時間がかかってしまっている…」
このように、SmartHRの家族情報に関する手作業での情報管理に課題を感じていませんか？
もし、SmartHRに家族情報が追加されたら、その内容を自動でスプレッドシートに記録し、関係者に通知する仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
より重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはSmartHRの家族情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから、SmartHRに家族情報が新規登録された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、担当者へメールで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
SmartHRのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からSmartHRを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
詳しい設定方法は、SmartHRのマイアプリ登録方法をご参照ください。
これでSmartHRのマイアプリ登録が完了です。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「家族情報が新たに登録されたら」をクリックしてください。
以下の画面に切り替わるので、「連携アカウントを追加」をクリックしてください。
「サブドメイン」を、注釈を参考に入力しましょう。
SmartHRのURLから取得可能です。
設定したら「追加」を押して次へ進んでください。
再度「サブドメイン」を、入力してください。
入力が完了したら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
テストに成功したら「次へ」進みます。
以下の画面に移行するので、トリガーとなるイベント(家族情報を新たに登録する)を実行しましょう。
作成するデータの内容は、テスト用のため架空の情報（「山田テスト」や「テスト太郎」など）でOKです。
今回は下図のようなデータを作成しました。
作成が完了したら、Yoomに戻り「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
あらかじめGoogle スプレッドシートを作成しておきましょう。
記録したい項目に合わせて、任意で作成してください。
作成が完了したら、Yoomに戻り設定を進めていきます。
「レコードを追加する」をクリックしましょう。
次の画面に移行するので、連携アカウントを確認してください。
データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」は、先ほど作成したシートを候補から選択してください。
「スプレッドシートのタブ名」も、候補から選択してください。
「テーブル範囲」は、シートに合わせて手入力します。
全ての設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
「追加するレコードの値」は、シートの項目が反映されます。
項目に合わせて取得した値を活用し、それぞれ設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映されます。
全ての設定が完了したら、「テスト」を押してください。
テストに成功すると、実際Google スプレッドシートに記録されるので確認してみましょう。
確認ができたら、Yoomに戻り「完了」をクリックしてください。
担当者へメールで通知する設定を行います。
「メールを送る」を、クリックしてください。
「To」は、任意のメールアドレスを設定してください。
なお、最後にメール送信のテストを行うので、実際にメールを受け取れるアドレスを設定しましょう。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
「件名」と「本文」は、下図のように取得した値を活用して自由に入力できます。
用途に合わせて、固定値と変数（取得した値）を組み合わせ設定してみましょう。
入力が完了したら「次へ」を押してください。
入力した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
※送信エラーになった場合は、送信先メールアドレスの形式が正しくない可能性があります。非対応文字が含まれていないか、@が大文字になっていないかなどご確認ください。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、SmartHRに家族情報が新規登録された際に、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で記録し、担当者へメールで通知するフローの連携手順になります。
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、SmartHRに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Googleフォームの履歴書OCRやSlackからの情報でSmartHRに従業員を自動登録が可能です。
さらに、登録・情報更新をトリガーに、KING OF TIMEやカオナビなどの各種人事労務システムと情報を同期します。
また、OneDriveに従業員フォルダを作成したり、退職時にはZoomアカウントの自動削除やSlackへの通知といったオフボーディング処理を自動実行します。
これにより、新入社員の入社手続きと退職時の削除処理を自動化し、人事情報の正確な管理を実現できます。
■概要
「GitHubでIssueが新しく作成されたら、SmartHRで従業員の登録をする」フローは、GitHubとSmartHRをYoomでつなぐ業務ワークフローです。Issueが立ち上がるたびに、従業員情報を自動でSmartHRに登録し、入社準備の手間とミスを減らします。この自動化で一度の操作だけで二つのサービスを連携、スムーズな人事プロセスが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSmartHRの従業員情報も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートで社員情報を管理している総務担当者
・Google スプレッドシートを共同編集しているチームメンバー
2.SmartHRを管理業務で使用している方
・SmartHRで人事情報を管理している担当者
・SmartHRの更新作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の管理に適したツールです。
しかし、従業員情報の更新が発生した際は優先して更新作業を実施する必要があるため、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
従業員情報の更新作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Google スプレッドシートで行情報を更新すると、自動的にSmartHRの従業員情報を更新するため、SmartHRにログインして情報を更新する手間を無くすことができます。
また、このフローに続けてコミュニケーションツールから通知を出すことができ、従業員情報の更新により発生する作業を特定のメンバーに迅速に連携することが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
採用候補者からGoogleフォームで履歴書を受け取る際、その内容を確認してSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの要因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付された履歴書をOCRで自動で読み取りSmartHRへ従業員情報を登録するため、こうした採用業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを削除するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで従業員情報の管理を行っている人事担当者
・従業員の入退社情報を管理しているが、退社した従業員のZoomアカウントを手動で削除するのが手間と感じている方
・人事情報と連携して効率的にアカウント管理を行いたいと考える方
2.Zoomを利用して会議を行うことが多い企業
・複数のSaaSツールを日常的に使用しており、それらのツール間での手作業が多くなっていると感じている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRで従業員が削除されたらZoomでユーザーを自動削除するフローを使うことで、管理の手間を削減できるというメリットがあります。
手動での削除作業が不要になるため、時間と労力を他の重要な業務に集中できるでしょう。
また、自動で削除されることで削除し忘れるリスクが軽減します。
これによりセキュリティリスクが軽減するため、会社の信頼性向上に寄与します。
■注意事項
・SmartHRとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに従業員毎のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でSmartHRを利用する方
・従業員管理でSmartHRを活用している方
・各種申請の効率化でSmartHRを利用している方
2.フォルダ管理を担当している方
・従業員毎にフォルダを作成し管理している方
・Onedriveでのフォルダの作成を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveはクラウド上でフォルダやファイルの管理ができるため、場所を問わずアクセスできるのがメリットです。
しかし、OneDriveのフォルダを従業員毎に作成・管理している場合、手動による作成作業が煩わしいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録されたら、OneDriveに自動で従業員毎にフォルダを作成することができるため、手動による作成作業が不要になります。
OneDriveへのフォルダの作成がシームレスに行われることで、タスクの集中を妨げることが無くなり、業務効率を向上させることが可能です。
また、フォルダの作成漏れやフォルダ名の誤りといったヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・ SmartHR、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、迅速かつ正確な情報伝達が求められる重要な業務ですが、手作業での連絡は手間がかかり、抜け漏れのリスクも伴います。特に、IT資産の返却やアカウントの削除依頼など、各部署への個別連絡は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日を更新するだけで、関連部署のSlackチャンネルへ自動で通知が可能です。これにより、連絡業務を効率化し、スムーズな退職手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
◼️概要
SmartHRに従業員が登録されたら、給与/勤怠/人事評価各システムへ登録します。
SmartHRへの登録を起点に、他のツールにアクセスをすることなく自動登録が可能です。
今回は、PCAクラウド給与、KING OF TIME、カオナビを例として設定します。
◼️設定方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、SmartHR（OAuth）を押して、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：従業員情報が登録されたらを選択します。
・サブドメイン：SmartHRのURL上にサブドメインをコピーアンドペーストし、テストします。
・次ページ：テストを押し、登録情報が取得できたら保存します。
※一度も従業員登録を行っていない場合、次ページのテストでレスポンスが返らないため、デモで従業員登録を行った上で再度テストしてください。
PCAクラウド給与の設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：データ領域の選択
・データ領域：候補から対象のデータ領域を選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
③＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：社員情報を登録を選択してください。
・対応する項目：①のトリガーから取得したアウトプット項目を対応箇所に埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
④＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、PCAクラウド給与を選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：PCAクラウドからログアウトを選択してください。
・データセンター：対象のデータセンターを選択してください。
※PCAクラウドとの連携時の注意点はこちら。
KING OF TIMEの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、KING OF TIMEを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：従業員の登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
※前段で取得したアウトプットを後続のオペレーションに埋め込む方法はこちら。
カオナビの設定の場合
②＋マークからアプリと連携するオペレーションを選択し、カオナビを選択して以下の設定を行いテスト・保存してください。
・アクション：メンバーを登録を選択してください。
・必須および任意項目：それぞれの必要項目に①のトリガーから取得したアウトプット項目を埋め込みます。
◼️注意事項
・SmartHRおよびデータを連携する各ツール(今回の場合PCAクラウドやKING OF TIME、カオナビ等)とYoomの連携が事前に必要です。
・連携(マイアプリ登録)についてはこちら。
・従業員の氏名やメールアドレス、勤務時間などを適切に設定してご利用ください。
・ 各アプリケーションの設定やカスタマイズを任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
新しい従業員が入社するたび、Slackで連絡を受け取り、その情報をSmartHRへ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか？
この定型的な作業は、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルに従業員情報を投稿するだけで、SmartHRへの従業員登録が自動で完了するため、こうした課題をスムーズに解消し、正確で迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
従業員の退職に伴う手続きは、正確性が求められる一方で、複数のシステムへの情報更新が必要となり、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特にfreee人事労務とSmartHRを併用している場合、それぞれのシステムで手作業による情報更新を行うと、作業負荷が増加し、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用することで、freee人事労務で従業員情報が「退職」に更新された際に、SmartHRの情報を自動で更新でき、これらの課題を解消し、よりスムーズな退職処理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
SmartHRの家族情報に関する連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた家族情報の転記や関連部署への連絡といった手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事労務担当者は面倒な定型業務から解放され、制度設計や従業員エンゲージメント向上といった、より戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：扶養家族の場合のみ通知するなど、条件分岐は可能ですか？
A：はい、可能です。
ミニプラン以上で利用できる分岐設定を使うことで、特定の条件の場合のみ通知できるようになります。
Q：どんな家族情報（続柄、扶養状況など）を取得できますか？
A：SmartHRに登録されている家族の氏名や社員との関係（配偶者・子どもなど）、扶養区分といった基本情報を取得できます。
これにより、家族構成や扶養状況を正確に把握し、人事手続きや申請業務をスムーズに進めることが可能です。
Q：連携が途中で失敗した場合、エラーに気づく仕組みはありますか？
A：連携が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
