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「新入社員が増えるたびに、SmartHRへの招待を手作業で行うのは大変…」
「従業員リストと照らし合わせながら、招待済みかどうかの確認に時間がかかり、他の重要な人事労務業務が進まない…」
このように、従業員の入社対応におけるSmartHRへの招待業務に手間や課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">従業員リストをもとにSmartHRへの招待を自動で行える仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、人事戦略の立案や従業員エンゲージメント向上といった、より付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">SmartHRへの従業員招待を自動化する業務フローのテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎日定時にGoogle スプレッドシートからSmartHRに未招待の従業員を抽出し、一括で招待するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：SmartHR／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
以下の手順をご参照ください。
【SmartHRのマイアプリ連携】
検索窓にSmartHRと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「アカウント名」と「アクセストークン」を設定しましょう。
登録方法は以下をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です。
ここから「毎日、Google スプレッドシートからSmartHRに未招待の従業員を抽出し一括で招待する」フローの設定をしていきます！
まずは赤枠部分をクリックしましょう！
詳細については、スケジュールトリガーの設定方法を参考にしてください。
ここでは、「スケジュール設定」を行います。
フローボットを起動したい日付や時刻を設定しましょう。
今回は、コピーしたテンプレートの既存設定のままにします。
最後に「保存する」をクリックしましょう！
以下の赤枠をクリックしてください。
ここでは、Google スプレッドシートからレコードを取得する設定を行います。
タイトルを任意で修正し、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
続いて、「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」を設定します。
ボックスをクリックして表示される候補から選択可能です！
「テーブル範囲」は、Google スプレッドシートの対象となる範囲を英字で設定してください。
今回は以下のシートを使用するため、テーブル範囲は「A1:B」です。
次に進むと、「取得したいレコードの条件」を設定する画面に遷移します。
今回は「招待状況」が「未招待」のレコードを取得するように設定します。
設定を確認できたら、テストボタンをクリックします。
取得した値に表示されたことを確認しましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
最後に、「保存する」をクリックしましょう！
ここでは、繰り返し処理の設定を行います。
以下の注意事項を確認後、赤枠をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
次の画面で、繰り返し対象を指定していきます！
それでは、「繰り返し対象の取得した値」を設定します。
「オペレーション」は、「複数のレコードを取得（最大300件）」を選択してください。
「取得した値」は、先ほどのステップで取得した「従業員ID」を設定しましょう！
最後に「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！
最後の設定です！
ここでは、SmartHRの未招待の従業員に招待を送る設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「従業員ID」を設定しましょう！入力欄をクリックし、Google スプレッドシートのトリガー設定で取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
「招待者のユーザーID」を設定しましょう！入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
続いて、「従業員情報収集フォームID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される候補から選択しましょう。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
「テスト成功」の表示を確認します。
テストに成功すると、対象の従業員の登録メールアドレス宛に、SmartHRから招待メールが送信されます。
確認後、「保存する」をクリックしてください！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
Yoomでは、SmartHRを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、SmartHRに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
従業員がSmartHRに登録されたら、Google WorkspaceやジョーシスなどのIT管理システムに新規ユーザーを自動で追加ができます。
また、freee人事労務やAirtable、Excelの管理表にも情報を同期し、OneDriveやGoogle Driveに従業員ごとのフォルダを自動作成も可能です。
さらに、登録時や削除時にはSlackやLINE WORKSに通知ができます。
これにより、新入社員の入社手続きにおけるアカウント発行とデータ転記の手間を解消し、人事情報の正確な管理を実現できます。
SmartHRへの従業員招待を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた招待業務や招待状況の確認作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぎながら迅速な入社対応を実現できます。</span>
これにより、人事担当者は面倒な定型業務に時間を奪われることなく、採用活動や制度設計といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：招待が失敗した場合の検知は可能ですか？
A：招待が失敗した場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーの対処法は以下をご確認ください。
Q：フリープランでこの自動化は実現できますか？
A：今回ご紹介したフローには、「同じ処理を繰り返す」オペレーションが含まれているため、フリープランではご利用いただけません。
「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
Yoomではミニプラン、チームプラン、サクセスプランの各機能を、プランごとに2週間トライアルで体験することができます。
詳しくは以下をご確認ください。
Q：招待だけでなく退職者の処理も自動化できますか？
A：Yoom側では「退職処理」としてSmartHR上の在籍ステータスを変更したり、退職手続きを完了させたりすることはできません。
しかし、YoomとSmartHRを連携することで、従業員情報を自動で削除することはできます。
SmartHRの実行可能なAPIアクションは以下のリンクからご確認ください。
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