SmartHRとSlackを連携して、SmartHRで従業員が削除されたら、Slackに自動通知する方法

年度末は退職者と新入社員の手続きが重なるとともに、人事担当者の負担も大きくなります。
その結果、退職手続きが遅れたり、情報共有の漏れなどのリスクが発生します。
しかし、SmartHRとSlackを連携し、SmartHRの従業員削除をトリガーにSlackに自動通知すれば、その問題を解消できるかもしれません。
これにより、退職者情報の共有が容易になり、スムーズな業務進行が可能になるでしょう。
特に従業員が同時に退職する場合は、関係部署への共有漏れが起こる可能性がありますが、自動化により防止できるはずです。

こんな方におすすめ

SmartHRの退職者情報をSlackで共有する作業を自動化したい方
退職者情報の共有をスピーディーに行い、対応漏れや遅れを防ぎたい方
退職者情報の通知を自動化し、人事担当者の負担を軽減したい方

それではここからノーコードツールYoomを使って、「SmartHRで従業員が削除されたら、Slackに通知する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

SmartHRとSlackの連携フローの作り方

SmartHRの従業員削除をAPIを介して受け取り、SlackのAPIを通じて通知することで自動化を実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

SmartHRとSlackをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるSmartHRのトリガー設定とその後に続くSlackのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、SmartHRとSlackの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:SmartHRとSlackをマイアプリ登録

SmartHRとSlackをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで、自動化設定が容易に進められるでしょう。

まず、SmartHRのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
SmartHR（OAuth）を一覧から探すか、検索欄で検索してください。

以下の画面が表示されるので、設定を行います。

次に、Slackのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じように、Slackを検索機能を活用して検索するか、一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、「チャンネルを検索」で使用するチャンネルを選択します。
Slackのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認します。

以下の画面が表示されたら、ワークスペースにサインインしてください。

SmartHRとSlackがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下のページから変更しましょう。
最初に、SmartHRの設定を行うため、「従業員が削除されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるSmartHRのトリガー設定とその後に続くSlackのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→お好みで変更可
「SmartHRと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
「トリガーアクション」→従業員が削除されたら

以下の手順を確認してください。

スクロールし、「サブドメイン」を設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「次へ」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、説明通りに実行してください。

次に、Slackの設定を行うため、「Slackに通知する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→お好みで変更可
「Slackと連携するアカウント情報」→使用しているアカウントどうか確認
「アクション」→チャネルにメッセージを送る

以下の画面が表示されたら、注意事項をご覧ください。
SlackチャンネルにYoomアプリをインストールする方法は、こちらを確認しましょう。

次に、「投稿先のチャンネルID」を設定してください。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、該当するチャンネルIDを選択します。
説明に従って設定しても問題ありません。

スクロールして「メッセージ」を設定してください。
SmartHRのアウトプットを活用して設定を行いましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
以下に例として設定しました。
使用用途に合わせて設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、SmartHRとSlackの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしてください。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のSmartHRとSlackを使った自動化の例

他にもSmartHRとSlackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.SmartHRに従業員が登録されたら、自動的にSlackに通知するフローです。
今回ご紹介したテンプレートは従業員削除をトリガーとしていましたが、従業員登録をトリガーにSlackに通知することもできます。
従業員登録後の入社準備や情報共有に役立つでしょう。

2.SmartHRで退職日が更新されたら、該当部署へ退職者の情報をSlackで自動通知するフローです。
退職日が更新された際に、Slackを活用して該当部署へ退職者情報を共有できます。
関係部署のみに退職者情報が通知されるため、共有が容易になるでしょう。

3.Slackに投稿された内容でSmartHRを検索し、自動的に従業員情報をSlackに通知するフローです。
Slackのメッセージ内容からSmartHRの従業員情報を検索できるため、アカウント管理がしやすくなるでしょう。
Slackに従業員情報を通知できるので、従業員情報の確認に便利です。

SmartHRとSlackの連携メリットと具体例

メリット1:スピーディーに情報を共有できる

従業員の退職が決定すると、引き継ぎ業務に集中してしまいがちですが、アクセス権限の削除などの業務も必要です。
SmartHRとSlackを連携することで、SmartHRの従業員削除をトリガーとし、Slackに自動通知できます。
これにより、退職手続きに関係する部署への共有が容易になり、スムーズに対応できるでしょう。
たとえば、総務部が退職者の社用パソコンや携帯の回収作業がしやすくなり、経理担当者は未払い経費や給与の処理を進められます。

メリット2:人事担当者の負担を軽減できる

退職者が増える年度末には、退職手続きだけでなく入社手続きも重なり、業務が追いつかない可能性があります。
特に人事担当者とっては、一番忙しい時期であり、その分作業負担も大きくなりがちです。
しかし、SmartHRの従業員削除をSlackで通知する自動化を活用すれば、スムーズに業務を進められるかもしれません。
たとえば、複数名が同時に退職する場合は、関係部署への共有漏れが起こる可能性がありますが、自動化により防止できます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、入社手続きなどに専念できるでしょう。

メリット3:対応漏れや遅れを防ぐ

従業員削除に伴って、アカウント削除や最終給与の計算など、さまざまな業務が発生します。
これらの業務が遅れたり、対応漏れが発生すると退職日までに業務を終えられない可能性があります。
その問題を解決するために、従業員削除の通知を自動化することが有効です。
たとえば、SlackにSmartHRの従業員削除が自動通知された際に、そのまま退職手続きを行えば、業務の遅延や漏れを防止できるでしょう。
この自動化により、退職手続きをうっかり忘れてしまうといった事態を防ぎ、退職日までに業務を終えられるはずです。

まとめ

退職手続きにおいて、スピーディーな情報共有や対応漏れの防止が重要となります。
SmartHRとSlackを連携し、SmartHRの従業員情報を削除した際に、Slackに自動通知することで、関係部署がスムーズに退職手続きを行えるでしょう。
これにより、人事担当者は異なる部署への共有が不要になるため、作業負担軽減にもつながります。
さらに、業務の遅延や漏れを防ぎ、退職日までに必要な業務を完了できるでしょう。
今回ご紹介したテンプレートを活用し、退職者情報の共有を効率化してください。