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SmartHRとSPIRALの連携は従業員情報管理を効率化し、業務の精度と信頼性を向上させる便利なソリューションです。
例えば、SmartHRで従業員情報が更新された際に、SPIRALの管理台帳も自動的に最新状態に保たれるため、手動でのデータ更新作業を省略できるでしょう。
本記事では、SmartHRとSPIRALの連携による具体的なメリットと連携方法を紹介します。
従業員情報の管理を効率化したい方や人事部門の担当者におすすめです。
SmartHRとSPIRALを連携することで、SmartHRで従業員情報が更新されると、SPIRALの従業員情報も自動で更新されます。従業員情報が自動的に同期されるため、異なるシステム間でのデータ不一致を防ぐことが期待できます。手動でのデータ移行や複数システムでの個別管理が不要となり、常に正確で一貫性のある情報を共有できるでしょう。これにより、従業員データに基づく他の業務プロセス（給与計算や勤怠管理など）の精度も向上し、業務全体の信頼性が高まるでしょう。
SPIRALの従業員情報の更新が自動化されることで、手作業による入力作業の削減が期待できます。
これにより、管理者は日常的なデータ入力に費やす時間を削減し、より重要な業務に集中できるでしょう。また、従業員数が多い場合でも一括更新が可能なため、スケールに応じた対応もスムーズに行えます。
特に、従業員の入退社手続きや社会保険手続きを行う、人事部門の担当者におすすめです。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「SmartHRで従業員情報が更新されたらSPIRALの従業員管理台帳を更新する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらSPIRALの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを活用して従業員情報の更新や管理を行っている方
・人事労務の業務を担当している方
・日常の業務でSmartHRを利用することが多い方
2.従業員情報の管理を効率化したい方
・SmartHRの従業員情報をSPIRALでも管理している方
・SPIRALへの従業員情報の更新を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に役立ち、人事労務の業務を効率化することができます。
しかし、SmartHRの従業員情報をSPIRALでも管理している場合、SmartHRで従業員情報が更新される度にSPIRALへの反映が必要となるため、非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でSPIRALの従業員管理台帳を更新することができます。
SPIRALへの手動による作業が不要となるため、入力誤りや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、SmartHRとSPIRALの従業員管理情報が常に同期された状態となるため、データの精度や信頼性を向上させることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、SmartHRをクリックします。
(3)SmartHRの新規登録画面より、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
SmartHRのマイアプリ登録方法は下記のサイトよりご確認ください。
(4)次にSPIRALの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からSPIRALをクリックします。
(5)SPIRALの新規登録画面から、アカウント名、アクセストークンを入力します。
APIエージェントの作成方法は下記のサイトをご参照ください。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにマネーフォワード ケッサイとSPIRALが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらSPIRALの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを活用して従業員情報の更新や管理を行っている方
・人事労務の業務を担当している方
・日常の業務でSmartHRを利用することが多い方
2.従業員情報の管理を効率化したい方
・SmartHRの従業員情報をSPIRALでも管理している方
・SPIRALへの従業員情報の更新を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に役立ち、人事労務の業務を効率化することができます。
しかし、SmartHRの従業員情報をSPIRALでも管理している場合、SmartHRで従業員情報が更新される度にSPIRALへの反映が必要となるため、非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でSPIRALの従業員管理台帳を更新することができます。
SPIRALへの手動による作業が不要となるため、入力誤りや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、SmartHRとSPIRALの従業員管理情報が常に同期された状態となるため、データの精度や信頼性を向上させることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
アプリトリガーの「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」をクリックします。
(2)SmartHRの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SmartHRと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「従業員情報が更新されたら（Webhook起動）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのWebhookイベント受信設定」画面から、WebhookURLをコピーし、SmartHRの管理画面で設定を行なってください。
設定が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次に、SPIRALと連携してレコードの更新設定を行います。
「レコードを更新」をクリックします。
(2)SPIRALの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、SPIRAL(ver.2)と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「レコードを更新」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、アプリＩＤ、データベースＩＤ、レコードＩＤを入力します。
・アプリＩＤ：候補から選択
・データベースＩＤ：候補から選択
・レコードＩＤ：アウトプットまたは直接入力
下へ進み、フィールドの識別名、値を入力します。
・フィールドの識別名：候補から選択
・値：アウトプットまたは直接入力
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「SmartHRで従業員情報が更新されたらSPIRALの従業員管理台帳を更新する」フローボットの完成です。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらSPIRALの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを活用して従業員情報の更新や管理を行っている方
・人事労務の業務を担当している方
・日常の業務でSmartHRを利用することが多い方
2.従業員情報の管理を効率化したい方
・SmartHRの従業員情報をSPIRALでも管理している方
・SPIRALへの従業員情報の更新を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に役立ち、人事労務の業務を効率化することができます。
しかし、SmartHRの従業員情報をSPIRALでも管理している場合、SmartHRで従業員情報が更新される度にSPIRALへの反映が必要となるため、非効率的です。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されると自動でSPIRALの従業員管理台帳を更新することができます。
SPIRALへの手動による作業が不要となるため、入力誤りや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、SmartHRとSPIRALの従業員管理情報が常に同期された状態となるため、データの精度や信頼性を向上させることが可能です。
■注意事項
・SmartHR、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
Yoomでは他にもSmartHRとSPIRALを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
Microsoft Teamsを連携することで、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されます。従業員情報をMicrosoft Teamsで社内に共有したい方におすすめです。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をMicrosoft Teamsで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・新規メンバーの情報をチーム全体に共有したい方
・新入社員を歓迎するメッセージをMicrosoft Teamsで送りたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でMicrosoft Teamsに通知されるため手作業が不要になり、業務効率の向上に繋がります。
・Microsoft Teamsのチャットや会議機能と連携することで、入社手続きの進捗管理や情報共有を効率化することができます。
・必要な情報をMicrosoft Teamsで共有することで、入社手続きをスムーズに進めることができます。
・手入力による情報伝達に伴うミスを削減し、正確な情報を関連する部署に共有することができます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsに通知する
このフローを使うことで、SmartHRで従業員が削除された際にMicrosoft Teamsに通知ができます。先ほど紹介した、1.のフローと併せて使うことで、登録と削除の通知を自動で受け取ることができます。
■概要
SmartHRで従業員が削除されたら、Microsoft Teamsのチャネルに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・従業員削除の情報を関係部署や担当者に迅速に通知したい方
・従業員削除に伴う手続き（アカウント削除、退職処理など）をスムーズに進めたい方
・手作業によるMicrosoft Teamsのチャネルへの通知の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用しているチームリーダー・マネージャー
・チームメンバーの異動や退職情報を把握し、チーム編成や業務分担の調整を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
・従業員がSmartHRから削除されたタイミングで自動的にMicrosoft Teamsのチャネルに通知が届くことにより、人事担当者以外にも関係部署やチームメンバー全員が迅速に退職者の情報を把握することができます。
・手入力でのMicrosoft Teamsのチャネルへの通知や情報共有が不要になるため、人事担当者の負担を軽減し、他の業務に時間を割くことができ業務の効率化になります。
・従業員削除の情報Microsoft Teamsで共有することによって、関係者への情報伝達がスムーズになり、退職手続きの遅延を防ぐことができます。
・Microsoft Teams上で退職者に関する情報共有や引き継ぎ事項の確認など、コミュニケーションを円滑に行うことができます。
・退職者のアカウント情報を速やかに把握することにより、必要なアクセス権限の削除などの対応を迅速に行うことができ、不正アクセスのリスクを低減できます。
■注意事項
・SmartHR、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新する
Google スプレッドシートで行を更新すると、SPIRALに更新した内容が反映されます。このフローを使用することで、片方のアプリを確認するだけで同じ情報がわかります。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらSPIRALのレコードも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・集めた情報を集約するために使用しているプロジェクトチーム
・外出先でも気軽に資料の確認を行いたいフィールドセールス担当者
2.SPIRALを使用してデータ管理を行う方
・キャンペーンの作成やデータ集計・分析を行うマーケティング担当者
・リード顧客の管理を行う営業アシスタント
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは個々により集めた情報を管理する場として有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで修正された情報を手入力でSPIRALを改めて編集することは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。。
手入力の手間を省き、業務の効率化をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートの編集内容を引用して、自動でSPIRALの情報を更新することで手作業を省き、入力のためにかかっていた時間を節約します。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
さらに、SmartHRとSPIRALを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
SmartHRとSPIRALの連携により、従業員情報の管理が自動化され、業務効率やデータの正確性が向上しそうですね！
手動更新の手間を省き、最新情報を常に反映することで、他の業務プロセスにも好影響を与えるでしょう。
Yoomは簡単に設定することができるだけでなく、コスト面においてもとても優秀です。開発費も、外注費もかからないので、すぐに始めることができます！
Yoomを活用したこの連携方法をぜひ試してみてください。
