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「従業員管理を効率化したい…」「作業時間を短縮したい」といった悩みを感じていませんか？
たとえば、従業員登録後の通知や従業員ごとのフォルダ作成を手動で行っている場合、ヒューマンエラーが起こりやすくなり、かえって修正作業に時間がかかってしまうこともあるでしょう。
そこでおすすめしたいのがSlackとSmartHRを活用した自動化フローです！
「でも自動化するにはプログラミング知識が必要そうだし、私には無理そう…」と諦めないでください。
実は、今回ご紹介する自動化はプログラミング知識がなくても、誰でも簡単に設定できます！
この自動化を活用することで、手作業による入力が不要となり、担当者の作業負担を大幅に軽減できるでしょう。また、人的ミスも防止できるため、ヒューマンエラーのリスクも抑えられます。
本記事では、SlackとSmartHRを連携してできる自動化や設定方法について詳しくご紹介します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にSlackとSmartHRの連携が可能です。
YoomにはあらかじめSlackとSmartHRを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
SlackとSmartHRを連携してできること
SlackとSmartHRのAPIを連携すれば、SlackのデータをSmartHRに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにSlackとSmartHRの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Slackで従業員情報を送信し、SmartHRに自動登録する
例えば部署で人材採用を行っているチームなどは、Slackに情報を通知するだけで、SmartHRに登録することが可能です！
SlackとSmartHRの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にSlackとSmartHRを連携したフローを作成してみましょう。
今回はYoomを使用して、ノーコードでSlackとSmartHRの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Slack／SmartHR
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Slackで従業員情報を送信し、SmartHRに自動登録」するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：SlackとSmartHRのマイアプリ登録をしよう
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
基本的な設定方法を解説しているナビがありますので、まずはこちらをご覧ください。
今回のフローで使用するSlackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
SmartHRのマイアプリ登録手順
次にSmartHRを連携しましょう。
先ほどと同様に、マイアプリを選択し新規接続をクリックしてください。。
マイアプリ一覧でSmartHR(OAuth)を選択します。Slackの時と同様に、アプリ名を検索してみましょう。
サブドメインを入力し追加をクリックしてください。
これでSmartHRのマイアプリ登録ができました。
ステップ2：テンプレートをコピーしよう
Yoomでは、1からフローボットを作成することも可能ですが、より簡単に設定を行うためにYoomで提供しているテンプレートを活用し作成する手順をご紹介します。
それでは下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてみましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックします。
「OK」をクリックしましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
ステップ3：Slackのトリガーを設定しよう
下準備が整ったら、早速フローボットを設定していきましょう。
コピーしたテンプレートの「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックします。
タイトルは事前に入力されていますが、変更することができます。
Slackと連携するアカウント情報は、マイアプリ登録を行ったアカウントが連携されています。
複数のアカウントを登録している場合は、アカウント情報を確認しておきましょう。
トリガーアクションは「新しいメッセージがチャンネルに投稿されたら」を選択し、次へをクリックします。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔とは何の時間？と思う方のために簡単に説明します。
簡単に言うとアプリ上でトリガーとなるアクションの有無を確認する間隔のことを指します。
選択した時間でアクションの有無を確認し、アクションが行われていれば、フローボットが起動します。
選べる最短の時間で設定すると新しい情報を取得することができます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
チャンネルIDは「候補」の項目から選択するか、入力してください。
設定したら、トリガーとなるアクション（新しいメッセージがチャンネルに投稿）を実行し、テストをクリックしましょう。
Slackの情報がアウトプット（取得した値）として取得できたら、保存しましょう。
ステップ4：テキストからデータを抽出する
次にSlackのメッセージ内容から、SmartHRに登録したい項目を取得する設定を行います。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
変換タイプは文字数に応じて設定し、次へをクリックしましょう。
※ここで設定した字数制限を超えたテキストが連携された場合、エラーとなりフローボットが停止しますのでご注意ください。
対象のテキストには、Slackのアウトプット（取得した値）の項目から「メッセージ本文」を選択してください。
アウトプットとは何か？ご説明しましょう。
トリガーやオペレーションで取得した値のことです。
取得したアウトプットを、次のアクション設定時に値として活用できます。
そしてフローボットを起動する度に、変動する値になります。
アウトプットについては詳細がありますので、確認してみてくださいね！
参考：アウトプットについて
抽出したい項目は、SmartHRに登録したい項目名を入力しましょう。
設定したら、テストをクリックしましょう。
取得したい項目がアウトプットに取得できたら、保存しましょう。
ステップ5：SmartHRのアクションを設定しよう
最後の設定項目になりました！
「従業員の登録」をクリックしましょう。
タイトルは変更することができます。
SmartHRと連携するアカウント情報が連携したいアカウントになっているか確認しておきましょう。
アクションは「従業員を登録」に設定し、次へをクリックしましょう。
事業所IDと雇用形態IDは添付画像のように、「候補」から選択しましょう。
社員番号は、「テキストからデータを抽出する」で取得した値から選択しましょう。
その他項目も取得した値を活用して設定していき、すべて設定できたらテストをクリックします。
SmartHRに従業員情報を登録できたら、保存しましょう。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認
「トリガーをON」にして動作チェックを行いましょう！
これでフローボットの設定ができました。
SmartHRのデータをSlackに連携したい場合
今回はSlackからSmartHRへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartHRからSlackへのデータ連携を実施することもできます。
ぜひ、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
SmartHRに従業員が登録されたら、Slackに通知する
Slackを活用して従業員の登録状況を共有したいという方におすすめのフローです。
Slackに手動で通知する作業を軽減できるため、他の業務に時間を有効活用できそうですね。
SlackやSmartHRのAPIを使ったその他の自動化例
SlackやSmartHRのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
気になるテンプレートがあればぜひこちらも試してみてください！
Slackを使った自動化例
メール受信やファイル格納をトリガーにSlackに通知可能です。
Slackの投稿内容に基づいて、他システムで共有したり、会議リンクを送信したりできます。
SmartHRを使った自動化例
従業員登録後の通知やフォルダ作成を自動化でき、他システムに登録された従業員情報に基づいてSmartHRに従業員を登録できます。
まとめ
SlackとSmartHRを連携すれば、手作業が不要になり、担当者の業務負担も大幅に軽減できるでしょう。
これにより、担当者は他の重要な業務に専念する時間を確保できそうですね！
また、従業員登録後の通知やフォルダ作成も簡素化されるので、ぜひ試してみてください。
Yoomを活用した自動化は、ご覧いただいた通りプログラミング不要で誰でも簡単に設定できるというメリットがあります。
「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、ぜひ無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！
日々の業務効率化のために、自社に合った業務フローを実現しましょう！
Q：従業員登録と同時に別のアクションも実行できますか？
A：
はい、できます。たとえば、従業員登録完了後に、Slackなどのチャットツールに通知したり、Google スプレッドシートなどのデータベースを更新する、といったことも可能です。
Yoomを使えば多種多様なツールを連携させることができ、様々な情報を反映することが可能です。
連携可能なアプリ一覧は、連携アプリ一覧からご確認ください。
Q：無料プランと有料プランでは何が違いますか？
A：
Yoomの無料プランでは毎月100タスク使用可能であり、作成できるフローボット数は5個まで、1つのフローボットに設定できるオペレーションは5個までとなっています。
今回ご紹介したテンプレートは、Yoomの無料プランでご利用いただけますが、有料プランになると、こうした実行可能なタスク数や、作成可能なフローボット数、利用可能なオペレーションやアプリなどが変わってきます。
無料プランと有料プランの違いは多岐に渡りますので、詳細は料金プランからご確認ください。
Q：連携が失敗した場合、どのように気づき、対処すればよいですか？
A：
Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗していることを知らせるメールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、エラー時の対応方法についてを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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